Срок хранения служебных записок в организации

Содержание
  1. Что такое журнал регистрации служебных записок. Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления
  2. Что такое журнал регистрации служебных записок?
  3. Ответственные лица
  4. Оформление книги учета
  5. Инструкция по заполнению
  6. Срок хранения
  7. Служебная записка: пример написания
  8. В каких случаях требуется написание служебной записки
  9. Как правильно написать служебную записку
  10. А можно в электронном виде?
  11. Срок хранения служебных записок
  12. Нормативная база
  13. Срок хранения объяснительных и докладных записок
  14. Какие сроки хранения переписки бывают и от чего они зависят?
  15. Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная
  16. Объяснительные записки срок хранения
  17. Как правильно написать объяснительную записку
  18. Записка объяснительная
  19. Объяснительная записка
  20. Объяснительная записка срок хранения
  21. Сколько хранятся служебные записки к приказам в организации
  22. Перечни документов со сроками хранения: порядок их применения. часть ii
  23. Как составить служебную записку
  24. Сроки хранения приказов
  25. Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Что такое журнал регистрации служебных записок. Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления

Срок хранения служебных записок в организации

Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом.

Если показатель превышает 600-700 документов в год, целесообразно перейти на регистрационно-карточную систему.

Вопрос стоит менее остро в учреждениях, имеющих электронную базу. В отличие от бумажных вариантов такие журналы легко подвергаются механизированной обработке.

Что такое журнал регистрации служебных записок?

Для фиксации факта получения служебных записок заводится журнал.

Он должен быть отдельным. В нем не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.

Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой.

Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учета служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.

Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.

Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.

Советуем закрепить в локальном акте перечень нерегистрируемых документов.

Речь идет не о выявлении нарушений при аудиторской проверке, а об упущенных возможностях.

Ведение журнала учета служебных записок позволяет:

  • быстро определить количество поступивших на исполнение внутренних документов;
  • оперативно найти информацию по тому или иному случаю;
  • по датам отследить исполнительность лица, в обязанности которого входит визирование записок;
  • пресечь регистрацию задним числом;
  • подтвердить, что бумага была подана, рассмотрена в определенный день конкретным специалистом.

Журнал и записки имеют юридическую силу, могут быть использованы в суде в качестве доказательства.

Список возможностей напрямую зависит от способа ведения. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает журналов.

Ответственные лица

Вопрос находится в компетенции кадровых работников. В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.

Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.

Оформление книги учета

Вопрос не рассмотрен на законодательном уровне.

Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать.

В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.

Где она хранится?

Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства. Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.

Отсутствие на предприятии унифицированного образца позволяет ответственному за вопрос специалисту вести журнал в произвольной форме.

В случае возникновения трудностей при создании концепции шаблона, подбором граф, воспользуйтесь следующей памяткой:

  1. данные следует свести в таблицу;
  2. каждая новая строка несет информацию только об одной конкретной записке;
  3. каждому документу присваивается свой уникальный номер;
  4. нумерация порядковая;
  5. форма имеет годовую периодичность.

Рекомендованные реквизиты шапки:

  • индекс;
  • дата регистрации;
  • адресат (в теле таблицы перечисляются все заинтересованные стороны);
  • краткое содержание;
  • примечание.

Даже если у записки имеется несколько адресов, регистрируется она только 1 раз.

Расширенный вариант может быть дополнен следующими графами:

  1. номер документа (указывается отдельно от номера записи);
  2. кто подписал (должность, фамилия, имя, отчество);
  3. дата оформления записки (не путайте с числом, когда было осуществлено визирование);
  4. кому подана записка (здесь указывается должность, фамилия, имя, отчество);
  5. отметка об исполнении.

Если строгого бланка не существует, то определенные требования к самому журналу — бумажному носителю — все же предъявляются.

Скачать образец журнала регистрации служебных записок

Пример документа на фото ниже:

Он обязан иметь твердую обложку. Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.

Клеевой переплет, сквозная нумерация страниц помогут избежать несанкционированного добавления листов, их вырывания. Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом.

Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту.

Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения.

Инструкция по заполнению

Рекомендуем ориентироваться на стандарты заполнения журналов внутренней переписки. В их основе лежит деление документа на четкие структурные части.

Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.

Общие рекомендации, постулаты, требования:

  • уместно угловое расположение нумерации страниц;
  • указывайте номера в верхней части листов;
  • применяйте шрифт Times New Roman;
  • 14 размер считается оптимальным;
  • дата начала приводится на обложке (правый нижний угол);
  • отметка об окончании — число, когда журнал был заполнен — ставится на обложке (правый нижний угол);
  • название учреждения должно быть центрировано;
  • наименование предприятия располагается в верхней части лицевой стороны обложки выше всех других сведений;
  • нумерацию страниц начинайте со второй.

Последняя страница заполняется не до конца. Необходимо оставить свободное место для сведения данных. Надпись должна содержать точное число актов. В случае необходимости указываются ошибки в нумерации, пропуски номеров.

В конце приводится должность делопроизводителя, его подпись и ее расшифровка.

Пример:

В журнале зарегистрировано 150 документов с вх. №1 по 152. Пропущены номера 6, 14.

Скачать образец заполненного журнала регистрации служебных записок

На картинке пример записей:

Срок хранения

Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 25 августа 2010 года журналы, книги учета регистрации на коммерческих и некоммерческих предприятиях должны храниться 5 лет.

Целесообразность создания единой базы внутренней переписки отчетливо видна, хоть подобная мера и не является обязательной. Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль. При правильной постановке вопроса, грамотном распределении обязанностей подобная книга учета способна привести к упрощению системы.

«Слушай, давай все это выкинем», — сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет».

Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива.

До следующего раза — когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

Сколько должна храниться документация?

Источник: https://bizkompass.com/biznes-process-p1470.html

Служебная записка: пример написания

Срок хранения служебных записок в организации

Служебная записка — образец того, как бумажный документ может сохранять важность и популярность даже в эпоху электронных коммуникаций. И это несмотря на то, что в законе ничего не сказано о том, как надо оформлять служебную записку, и даже самого этого понятия нет. В этой статье разберемся, зачем нужны служебные записки, кто может их писать и как сделать это правильно.

В каких случаях требуется написание служебной записки

В Трудовом Кодексе нет четкого описания ситуаций, когда необходимо писать служебную записку, ее составление продиктовано, как правило, внутренними нуждами каждой конкретной компании. Но именно здесь и кроется секрет популярности этого документа — он служит почти универсальным способом корпоративной коммуникации между подразделениями или сотрудниками.

Цель служебной записки — сообщить сотрудникам о внештатной ситуации или корпоративном событии, скоординировать действия внутри команд или между подразделениями, внести предложения об оптимизации работ, обосновать те или иные рабочие мероприятия.

Нет единого списка случаев, где нужны служебные записки, ведь ситуации, когда сотрудникам компании надо обменяться информацией, в каждой компании разные. Приведем лишь несколько примеров, когда без служебной записки не обойтись:

  • На каком-то этапе выполнения работ произошел сбой, и работник хочет не просто проинформировать об этом своего руководителя, а еще и предложить способ решения проблемы.
  • Внутри коллектива возникли разногласия, и работник хочет привлечь к этому внимание руководства, чтобы погасить конфликт.
  • Отделу требуется новое оборудование, и руководитель получает служебную записку с обоснованием предстоящих расходов.
  • Сотрудник предлагает новый вид рекламы и приводит обоснование затрат. Преобразования в одном подразделении затрагивают смежный отдел, и руководитель согласовывает действия со своим коллегой.
  • Коллектив недоволен условиями труда, сообщает об этом и вносит конкретные предложения по их улучшению.
  • В процессе выполнения масштабной задачи выясняется, что срок конечной реализации может измениться. Тогда ответственный исполнитель пишет тимлиду записку с отчетом о ходе работ и обоснованием переноса дедлайна.
  • Для выполнения внеплановой или срочной работы нужно, чтобы сотрудник пришел на работу в неурочное время. Руководитель этого сотрудника пишет соответствующую записку в отдел кадров или вышестоящему начальству.

Кто и кому может написать служебную записку? Каждый сотрудник любому коллеге своего ранга или непосредственному руководителю.

Как правильно написать служебную записку

Поскольку в трудовом законодательстве нет строгих указаний, как написать служебную записку, образцы этого документа могут немного отличаться. Жестких требований, на которые могут обратить внимание при проверке, нет. Можно писать на от руки или распечатать, но лучше, если все служебные записки в компании будут оформлены одинаково.

Служебная записка — это разновидность внутренней справочно-информационной документации компании. Она содержит вспомогательные сведения и напрямую не выполняет указательной функции. Но, несмотря на это, влияние на управленческие решения она все же оказывает. Следовательно, этот документ нужно должным образом оформить.

Оптимальным решением будет принятие локального нормативного акта, где будут определены случаи и стандарты оформления служебных записок и другой организационно-информационной документации. Их можно закрепить, например, в Инструкции по делопроизводству.

В этой инструкции желательно указать:

  • какие виды служебных записок могут использоваться при коммуникации внутри компании (объяснительные, аналитические, докладные и другие);
  • в каком виде (бумажном или электронном) следует создавать записки, если в бумажном, то как: написанными вручную или отпечатанными;
  • принятую в компании структуру документов с обозначением обязательных элементов и общими рекомендациями по написанию текста;
  • порядок подачи и регистрации записок;
  • сроки хранения.

Скачать образец >>>

В основе общепринятых норм — ГОСТ Р7.097–2016. С 1 июля 2018 года он заменил своего предшественника, ГОСТ Р6.30–2003. Вот примерная структура типовой служебной записки:

  • «Шапка», расположенная сверху листа. В левой части шапки — название подразделения отправителя, справа сообщается кому и от кого записка, с указанием ФИО и должностей.
  • Название документа, размещенное по центру. В нашем примере — служебная записка. Под названием слева — дата составления и номер. Номер нужен на случай регистрации записки в общем реестре документации.
  • Заголовок, который может быть слева или по центру. Он содержит точное обозначение предмета обращения. Например, «О переносе конечного срока выполнения работ».
  • Текстовый блок. Содержит описание сложившейся ситуации и конкретные предложения действий.
  • «Подвал» с указанием должности и ФИО составителя, а также его подписи.

Отдельного внимания заслуживает текстовый блок. Здесь все должно быть четко и по делу. Лучше всего разделить текст на небольшие абзацы, в которых:

  • кратко, без вводных слов и других канцеляризмов описать ситуацию или проблему;
  • изложить свое предложение или просьбу;
  • указать тех, кто присоединяется к этой записке, если отправители — группа сотрудников.

Приведем примеры, как это может выглядеть на практике:

Служебная запискаОб увеличении заработной платы дизайнеру Никите Игнатьеву.Никита Игнатьев работает в компании с января 2018 года. За это время он разработал фирменный стиль организации, сделал и передал в разработку сайт, создал множество рекламных материалов.

Используя эту визуальную рекламу, мы успешно провели три выставки и расширили клиентскую базу. В целом объем заказов нашей продукции вырос за 2018 года на 15%.В связи с вышеизложенным, предлагаю увеличить должностной оклад Игнатьева Н.И до 80000 рублей, начиная с марта 2019 года.

Руководитель контент-группы, Броскин А.Н.

Или другой пример, из информационных реалий:

Служебная запискаОб оптимизации SEO-задач.Отдел SEO выдает рекомендации по наполнению текстов ключами в виде таблиц, где указан только список ключевых фраз, без количества вхождений.

В результате авторы часто перенасыщают тексты ключами, что плохо влияет на качество изложения и влечет за собой трудоемкие правки.

В связи с этим предлагаю изменить форму технических заданий от SEO: указывать в таблицах минимальное и максимальное число вхождений для каждой ключевой фразы.

Копирайтер, Соловьева Екатерина.

Вот выдержки из ГОСТа, которые могут пригодиться при оформлении распечатанных служебных записок:

  • Предпочтительные шрифты: Arial, Calibri, Verdana, Times New Roman с кеглем (размером букв) от 12 до 14.
  • Отступ для начала абзаца — 1,25 см.
  • Межстрочный интервал — одинарный или полуторный.
  • Рекомендуемые поля — верхнее и нижнее не меньше 2 см; левое 2,5–3,5 см, чтобы было пространство для подшивки; правое до 2,5 см, но не меньше 1,25 см. Если предполагается двусторонняя печать, левое и правое поля должны быть равны.
  • Выравнивание — по ширине. Длина строк в угловых элементах не должна превышать 7,5 см.
  • Нумерация страниц — справа вверху, арабскими цифрами (буквенное обозначение «стр.» не нужно). Лучше всего умещать всю информацию записки на одном листе, но если сведений много или есть документы, которые служат приложением к записке, листы надо пронумеровать.

Обычно СЗ составляется в одном экземпляре. Но есть ситуации, когда составителю нужно иметь какие-то гарантии на будущее (например, если речь идет о жалобе или описании экстренной ситуации). В этом случае лучше сделать 2 экземпляра и оба зарегистрировать в секретариате.

Частый вопрос — обязательно ли писать служебную записку на фирменном бланке? Нет, не обязательно, ведь это внутренний документ. Но иногда этого требует внутренний регламент компании. В некоторых организациях даже есть специальные бланки для внутреннего документооборота.

А можно в электронном виде?

Если в компании введен электронный документооборот, то и служебные записки пересылаются по корпоративной почте. При этом необходимость подписи сохраняется. В данном случае — электронной. С одной стороны, это дает небольшую экономию времени (и бумаги). С другой, обостряет вопрос хранения документа.

Срок хранения служебных записок

Срок хранения служебных записок в организации

I раздел — изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию;II раздел — описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию.Не содержит выводов и предложений Виды записок по степени доступности

Примеры записок Предложение о премировании конкретного работника Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме № М-29)утв.

Нормативная база

Начиная работу по определению сроков хранения документов, в первую очередь ознакомьтесь с действующим законодательством: федеральными и региональными законами и иными нормативными правовыми актами, в которых указаны сроки хранения документов, регулирующих сферу вашей деятельности.

Что касается «правил для всех», то сроки хранения переписки зафиксированы в типовых перечнях. В изданных в 2011 г.

«Методических рекомендациях по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения» (согласованы ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 г.) рекомендуется при определении сроков хранения документов обращаться к действующим типовым перечням документов, список которых приводится там же:

  • Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2003;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности ОАО «Российские железные дороги», с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности органов федеральной фельдъегерской связи со сроками их хранения. – М., 1999;
  • Перечень документов органов Прокуратуры Российской Федерации и их учреждений, с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального Банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
  • Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов. – М., 2005;
  • Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения. – М., 1999;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2010 (далее – Перечень 2010 года);
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2000 (далее – Перечень 2000 года).

На сегодняшний день Перечень 2000 года не является действующим. Часто спрашивают, каким перечнем пользоваться при установлении сроков хранения документов: перечнем, действующим сегодня, или перечнем, действовавшим на период создания документа?

Заведующая отделом документоведения ВНИИДАД Вера Иритикова в своем интервью, опубликованном сразу после выхода Перечня 2010 года, советовала: «По итогам 2010 года (когда составляются итоговая запись номенклатуры дел, а в последующем – описи и акты о выделении не подлежащих хранению документов к уничтожению), а также в процессе проведения экспертизы ценности организации должны устанавливать/уточнять сроки хранения документов, созданных в течение 2010 делопроизводственного года, по новому Перечню типовых архивных документов 2010 года».

Перейти  Типовой образец договора купли-продажи гаража по доверенности

При составлении номенклатуры дел, естественно, пользуются тем перечнем, который действовал именно в тот период. Но теперь, когда приходится обрабатывать документы давно прошедших лет, я всегда беру в руки и новый Перечень 2010 года. Если сроки хранения сегодняшнего перечня отличаются от сроков хранения старого, то нужно оценивать значимость документов.

На всякий случай напоминаю, что установленные сроки хранения организация может превысить, но не может безнаказанно сократить. А значит, из нескольких предписанных сроков обычно выбирают наиболее длинный.

Есть и такие документы, для которых срок хранения нигде не установлен, в этом случае его оптимальную продолжительность специалистам организации нужно будет вычислить самостоятельно.

Обычно такие решения документируются протоколом экспертной комиссии.

Срок хранения объяснительных и докладных записок

Обратите внимание! Положения этого документа носят рекомендательный характер (абз. 4 п.

https://www.youtube.com/watch?v=XLWAp4WWAlc

Для изготовления бланков используется белая бумага или бумага светлых тонов.

Принимаем решение о выборе срока хранения анализируемых документов.

Описательная статья, соответствующая их сути и содержанию – номер 87 «Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации». Срок хранения – 5 л.

Какие сроки хранения переписки бывают и от чего они зависят?

Основным критерием, оказывающим существенное влияние на сроки хранения документов, является содержательная часть письма – его информационная составляющая. То есть в первую очередь следует ответить на вопрос: о чем документ, какие бизнес-процессы он затрагивает? Как правило, по какому-либо вопросу выявляются:

  • наиболее ценные документы и
  • документы, содержащие первичную и второстепенную информацию.

При этом сроки хранения основной, первичной информации значительно отличаются от сроков хранения второстепенной, дополнительной информации.

Служебная записка об использовании личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно к месту работы Служебная записка о совершении дисциплинарного проступка Служебная записка о перемещении сотрудника Служебная записка о невыполнении трудовых обязанностей Служебная записка о направлении сотрудника в командировку Служебная записка о снятии дисциплинарного взыскания Служебная записка о совершении аморального проступка Еще больше полезных материалов для скачивания в разделе Образцы и документы к материалам журнала Как регистрировать официальные должностные письма? Одна из основных функций делопроизводства — обеспечение оперативного поиска в документальной базе организации.

  • наиболее ценные документы и
  • документы, содержащие первичную и второстепенную информацию.

При этом сроки хранения основной, первичной информации значительно отличаются от сроков хранения второстепенной, дополнительной информации. Так, если вы внимательно просмотрите отдельные разделы любого типового перечня, то увидите, что для основополагающих документов (решений, протоколов, планов, отчетов, докладов, регламентов и пр.

При этом если вы сомневаетесь в установленном сроке хранения документа, то отметка «ЭПК», добавляемая к сроку хранения, позволит по истечении указанного срока хранения комплекта документов внимательно изучить каждый отдельный документ, а при необходимости наиболее ценные документы выделить к более длительному хранению.

Нельзя не обратить ваше внимание и на «корреспондентский» признак формирования дел, ведь срок хранения документа может зависеть и от того, с кем, с организацией какого уровня вы ведете переписку.

Однако не всегда «корреспондентский» признак формирования дел является основополагающим при установлении сроков хранения документов.

В качестве иллюстрации можно рассматривать переписку кредитной организации с Центральным Банком РФ.

Несмотря на то, что переписка ведется с организацией федерального уровня, сроки хранения документов будут устанавливаться в зависимости от изложенных в них вопросов, то есть от информационной составляющей документа.

В последнем из трех случаев, описанных в Примере 3, начинает действовать следующее правило: при определении сроков хранения служебных писем необходимо ориентироваться и на сроки хранения, установленные для других документов по данной тематике.

При установлении сроков хранения документов на первое место ставятся интересы собственника документов, но не будем забывать и об истории.

Особое внимание необходимо уделить служебным письмам, относящимся к какому-либо периоду жизни общества или выдающегося государственного деятеля.

Например, особо ценной является переписка по хозяйственным вопросам, относящаяся к периоду Второй мировой войны. Естественно, что срок хранения документов этого периода максимален – постоянно.

Определение сроков хранения служебных документов – творческий процесс и подходить к нему необходимо с полной ответственностью. Поговорка «рукописи не горят» в этом случае не работает. А утрата (несвоевременное уничтожение) каких-либо документов часто бывает безвозвратной.

Перейти  Подача жалобы на постановление об административном правонарушении

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

Для фиксации факта получения служебных записок заводится журнал.

Он должен быть отдельным. В нём не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.

Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой.

Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учёта служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.

Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.

Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.

Советуем закрепить в локальном акте перечень нерегистрируемых документов.

Речь идёт не о выявлении нарушений при аудиторской проверке, а об упущенных возможностях.

Ведение журнала учёта служебных записок позволяет:

  • быстро определить количество поступивших на исполнение внутренних документов;
  • оперативно найти информацию по тому или иному случаю;
  • по датам отследить исполнительность лица, в обязанности которого входит визирование записок;
  • пресечь регистрацию задним числом;
  • подтвердить, что бумага была подана, рассмотрена в определённый день конкретным специалистом.

Журнал и записки имеют юридическую силу, могут быть использованы в суде в качестве доказательства.

Список возможностей напрямую зависит от способа ведения. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов даёт журналов.

Об этом сказано в п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003.

При составлении номенклатуры дел, естественно, пользуются тем перечнем, который действовал именно в тот период. Но теперь, когда приходится обрабатывать документы давно прошедших лет, я всегда беру в руки и новый Перечень 2010 года.

Ты только что уничтожил документы. Хлоп! А по какому-нибудь новому нормативному документу им устанавливается постоянный срок хранения.

На всякий случай напоминаю, что установленные сроки хранения организация может превысить, но не может безнаказанно сократить. А значит, из нескольких предписанных сроков обычно выбирают наиболее длинный.

03 – «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;

08 – «Наименование организации»;

10 – «Наименование вида документа»;

11 – «Дата документа»;

12 – «Регистрационный номер документа»;

13 – «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (при ответе);

14 – «Место составления или издания документа»;

15 – «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);

18 – «Заголовок к тексту»;

20 – «Текст документа»;

21 – «Отметка о наличии приложения»;

22 – «Подпись»;

27 – «Отметка об исполнителе».

Обычно такие решения документируются протоколом экспертной комиссии.

Источник: https://imdbmedia.info/srok-khraneniya-sluzhebnykh-zapisok/

Объяснительные записки срок хранения

Срок хранения служебных записок в организации

Необходимость в составлении подобного официального письма возникает в нескольких случаях: когда необходимо оперативно уведомить определенное должностное лицо о возникшей проблеме; чтобы внести предложения об устранении этой проблемы; чтобы согласовать планируемые действия; Кроме того, среди целей такого письма может быть запрос информации, выдача инструкций или извещение. Она необходима, когда у сотрудника возникает потребность объяснить или согласовать с коллегами или руководством аспекты деловых вопросов. В ситуации, когда устного общения недостаточно, а сообщение необходимо задокументировать, составляют официальный письменный документ. Отметим, что данный вид документации не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Информация, включенная в него, не может содержать распоряжений или приказов.

Как правильно написать объяснительную записку

Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз.

3 введения к [important]Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. [/important] 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

[attention]Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации.

Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей).

Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п.

Записка объяснительная

А если мы обратимся, например, к п.

77 Перечня, то увидим, что докладные записки, затрагивающим вопросы состояния работы по рассмотрению обращений граждан, хранятся: — по месту составления — в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей — постоянно; в государственных организациях, не являющихся источником комплектования, — 10 лет; — в других организациях — 5 лет.

При детальном изучении Перечня мы сможем увидеть, что докладные и объяснительные записки зачастую входят в состав документов, перечисляемых для уточнения понятия «Документы о…».
Например, п.

Объяснительная записка

Регистрационный номер может быть присвоен как по месту составления, так и по месту получения.

Это должно быть определено действующей инструкцией по делопроизводству.

Рассмотрение внешней служебной записки: согласование и резолюция Минимальный срок рассмотрения служебных записок определяется внутренним нормативным актом организации.

Заинтересованные лица изучают документ, после чего проставляют на нем визы согласования.

После принятия того или иного управленческого решения по вопросу, освещенному в нем, руководитель компании выносит свою окончательную резолюцию по данной проблеме. Это и является конечным этапом процедуры рассмотрения.

Немного по-другому происходит процедура рассмотрения внешней должностной корреспонденции.

В отличие от внутренней, этот вид документации оформляется на фирменных бланках и подписывается непосредственно руководителем предприятия.

Объяснительная записка срок хранения

Правила просты:

  • Должна отсутствовать просторечная лексика, текст объяснительной записки выдержан в официально-деловом стиле;
  • Изложенная информация должна быть достоверна;
  • Всегда пишется от имени сотрудника;
  • Содержит подпись и дату оформления.

Объяснительная записка пишется в свободной форме.

Но для более правильного написания стоит ознакомиться с приведенными ниже образцами.

Объяснительная записка на работу Образец: Как видно из представленного образца, документ составлен четко по делу, указана причина опоздания, нет лишней информации.

После написания объяснительная записка об опоздании на работу передается должностному лицу, для принятия решения в отношении опоздавшего.

Если будет принято решение о применении мер дисциплинарного взыскания, то данная записка будет приложена к приказу о взыскании как доказательство.

Эта функция связана с передачей документации от составителя к исполнителю.

Для того чтобы облегчить поиск среди огромного массива официальных бумаг, как правило, используются регистрационные формы.

Служебная записка — это носитель ценной организационной информации.

Вопрос, изложенный в ней, требует принятия определенного административного решения руководством компании.

Решение может быть оформлено в виде резолюции руководителя или его уполномоченного представителя.

Следовательно, служебки нуждаются в регистрации наравне с другими внутренними документами.

В современном делопроизводстве используется несколько форм регистрации документов: карточная, журнальная и автоматизированная.

Выбор формы регистрации определяется потребностями и спецификой деятельности предприятия.

Самой распространенной до сих пор считается журнальная форма.

Ранее делопроизводитель мог различать должностные письма, руководствуясь определениями Краткого словаря видов и разновидностей документов (разработан Главархивом Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела): Должностное — информирует о выполнении определенных работ, направляется одним должностным лицом другому; Докладное — адресовано вышестоящему руководству, излагает вопрос с выводами и предложениями составителя; В ныне действующем Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ОКУД) служебная записка отсутствует как самостоятельный вид.

Присутствует лишь упоминание о докладной. При этом она упоминается в связи с нарушением трудовой дисциплины и имеет свой код унифицированной формы N 0286041.

Источник: http://jurist-company.com/obyasnitelnye-zapiski-srok-hraneniya/

Сколько хранятся служебные записки к приказам в организации

Срок хранения служебных записок в организации

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 г. Переписка об оформлении командировок 5 л. (1) (1) Для зарубежных командировок — 10 л. ЭПК Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации 5 л.

Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз 5 л. Переписка по воинскому учету работников 3 г. Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе 5 л. Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе 5 л.

Графики предоставления отпусков 1 г. Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину 3 г. Книги, журналы, карточки учета: (1) После увольнения (2) В зарубежные командировки — 10 л.

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников 75 л.

Важно

Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, срок хранения журналов регистрации После издания приказа ему присваивается номер. При нумерации приказов рекомендуется использовать буквенные индексы, которые легко запоминаются и упрощают работу с документами (например, буквенное обозначение «ОД» сразу ассоциируется с основной деятельностью).

Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от других, при этом каждый из них обязательно должен пройти регистрацию в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Данная процедура придает документу юридическую силу и позволяет отслеживать движение и исполнение локального нормативного акта.
Форма такого журнала не утверждена, поэтому делопроизводственная служба каждого конкретного предприятия может устанавливать свой вариант.

Перечни документов со сроками хранения: порядок их применения. часть ii

Знать сроки хранения необходимо каждому специалисту кадрового отдела, для правильного и непроблематичного введения всей документации компании. Знание сроков хранения избавляет вас от организационных проблем и возможных штрафов за неправильное использование и контроль над важными бумагами организации.

Как составить служебную записку

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 3 года Журналы учета рабочего времени 1 год Графики предоставления отпусков ст. 123 ТК РФ 1 год Перечень профессий с вредными условиями труда ст.

221 ТК РФ до замены новыми Перечни профессий до минования надобности Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации.

А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Сроки хранения приказов

Внимание

Для основополагающих бланков, в которых учитываются такие распоряжения, как отчеты, доклады, протоколы и так далее, срок хранения должен составлять минимум 5 лет с момента использования документа. При этом руководитель предприятия может продлить данный срок по своему усмотрению, если в данном приеме, по его мнению, имеется необходимость.

Нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку Если служебные записки содержат не слишком важную информацию, касающуюся хозяйственных вопросов (кроме случаев, когда планируется приобретение мебели и специализированной техники), такие документы допускается хранить в течение 1 года. Важно помнить, что, вне зависимости от важности содержательной информации, служебные записки необходимо учитывать и вести подобающим образом.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

ТК РФ 75 лет Трудовые договора, соглашения к ним ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст.

67 ТК РФ 75 лет Ограниченный срок хранения Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий 15 лет Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков Ст 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ 5 лет Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда ст. 135, 144, 147 ТК РФ 5 лет Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 лет Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок 5 лет Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания, дежурства, повышение квалификации и др.), приказы о командировании, приказы о премировании и поощрении работников ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г.

Считается, что именно за это время обычно меняется штатный состав, направление деятельности, общая политика и другие показатели жизнедеятельности предприятия. Если организация большая, то к данному процессу следует привлекать юридический отдел, бухгалтерию и другие структурные подразделения, которых касаются конкретные приказы или которые отвечают за их исполнение.

Привлеченные к процессу актуализации локальной документации лица должны определить, какие акты можно ликвидировать, а какие изменить. После проверки устаревшие приказы следует отменить одним документом.

Сколько хранятся приказы по основной деятельности? Даже если действие каких-то приказов прекращено, это не значит, что они должны быть уничтожены. После того как приказы прошли текущее хранение (от 1 года до 3 лет), решается вопрос об их архивном хранении.

  • Темы:
  • Текущее хранение документов
  • Архивное хранение документов
  • Подготовка к архивному хранению
  • Сроки хранения документов

О том, какие существуют правила хранения основных видов приказов и на какой срок они должны храниться в организации, вы сможете подробно узнать в этой статье. Из статьи вы узнаете:

  • приказы в организации;
  • принципы и сроки хранения приказов в организации;
  • сроки хранения приказов по личному составу;
  • срок хранения приказов по основной деятельности;
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы в организации Во многих коммерческих и некоммерческих организациях есть различные виды документов, но в данной статье речь пойдет именно о приказе, как об очень важном документе и неотъемлемом компоненте в работе любой компании.

Источник: http://elit43.ru/skolko-hranyatsya-sluzhebnye-zapiski-k-prikazam-v-organizatsii/

Центр права
Добавить комментарий