Срок хранения путевых листов

Содержание
  1. Росархив путевые листы срок хранения
  2. Какие бланки путевых листов использовать
  3. Как оформить путевой лист для нескольких водителей
  4. Как регистрировать путевые листы
  5. Как хранить путевые листы
  6. Штрафы за ошибки
  7. Статьи по теме «Путевой лист»:
  8. Особенности
  9. Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ
  10. Как хранить бухгалтерские документы
  11. Хранение путевых листов на предприятии. Сроки хранения документов
  12. Обязательно ли применять только унифицированную форму путевого листа
  13. Должна ли организация ежедневно оформлять новый путевой лист
  14. Как оформить путевой лист, если два водителя работают на одной машине
  15. Как расписать маршрут в путевом листе
  16. Сроки хранения путевых листов
  17. Путевой лист индивидуального предпринимателя
  18. путевого листа индивидуального предпринимателя
  19. Правила оформления путевого листа индивидуального предпринимателя
  20. Срок хранения путевых листов в организации
  21. Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?
  22. Заполняем журнал учета путевых листов
  23. Правила заполнения журнала учета путевых листов
  24. Онлайн журнал для бухгалтера
  25. Как осуществляется учет путевых листов
  26. Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8
  27. Срок хранения путевых листов на предприятии
  28. Нюансы хранения путевых листов
  29. Нужно ли хранить испорченные путевые листы?
  30. Какие путевые листы имеют право храниться на предприятии?
  31. Допускается ли использование и хранение путевых листов, составленных по индивидуальной форме?
  32. Штраф за отсутствие путевого листа | Юридические Советы
  33. Какое наказание
  34. Дополнительная ответственность
  35. Как осуществляется учет путевых листов. Сроки хранения документов

Росархив путевые листы срок хранения

Срок хранения путевых листов

Путевой лист – документ для учета работы водителя, пробега и маршрута автомобиля. Путевой лист нужен, чтобы обосновать (бензин, газ, моторное масло и т. п.) в налоговом учете и рассчитать зарплату водителю.

Какие бланки путевых листов использовать

Организация или индивидуальный предприниматель вправе использовать самостоятельно разработанные бланки путевых листов либо бланки, которые утверждены Госкомстатом или отраслевыми ведомствами. Используемые формы закрепите в учетной политике.

По-новому заполняйте путевые листы

Минтранс требует оформлять отдельный путевой лист на каждый рейс. По каким путевым листам теперь налоговики разрешат списывать расходы, разобралась редакция . Безопасные варианты оформления смотрите на .

Как оформить путевой лист для нескольких водителей

Если транспортное средство посменно используют два водителя и больше, путевой лист оформляют на каждого водителя. При этом время выезда и показания одометра на этот момент указывают в путевом листе водителя, который первым выехал в рейс. А время заезда и показания одометра — в путевом листе водителя, который вернулся на место стоянки. Как заполнять маршрут путевого листа >>

Образцы путевых листов можно скачать в Системе Главбух .

Как регистрировать путевые листы

Организации и ИП, которые занимаются перевозками, регистрируют путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Этот журнал учета движения иногда также называют реестром путевых листов.

Как хранить путевые листы

Хранить водителей надо в течение пяти лет. Если компания или ИП потеряют документы, налоговики выпишут штраф как за грубое нарушение правил учета в сумме 10 000 руб.

Штрафы за ошибки

Кроме того, водителя при перевозке пассажиров или груза без путевого листа могут оштрафовать на 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Штраф проверяющие выпишут не только за отсутствие путевого листа, но и за нарушение правил его оформления. Например, если в бланке путевого листа нет отметки о медосмотре, штраф для компании составит 30 000 руб., а для ее должностного лица – 5000 руб. (ст. 12.31.1 КоАП РФ).Посмотрите, как заполнять путевой лист , чтобы избежать штрафов и учесть ГСМ в расходах.

Статьи по теме «Путевой лист»:

Вступил в силу приказ Минтранса № 467 от 21.12.2018. С 1 марта выдавайте путевые листы на сокращенные сроки, по-другому заверяйте подписи и фиксируйте данные одометра. Если будете работать по-старому, не сможете списать в расходы ГСМ. 18671

Путевые листы относятся к документам строгой отчетности, главная функция которых состоит в учете и контроле расходования топлива автомобилями, которые числятся у предприятия. Они применяются как в специализированных автотранспортных компаниях, так и во всех остальных, где есть служебные машины.

Только в первом случае положено использовать унифицированную форму этого документа, а во втором – компания вправе сама ее разрабатывать и закреплять внутренними приказами. В теме о путевых листах есть много нюансов, но сегодня мы сосредоточим свое внимание на таком вопросе, как хранение путевых листов на предприятии.

Ведь это очень важный момент, потому что если такие документы списать раньше времени, то контролирующие органы могут признать такие действия нарушением закона и наложить штрафы.

Особенности

Срок хранения путевых листов в организации прописан в двух государственных документах: Приказе Министерства транспорта № и Приказе Министерства культуры № . Согласно им, в архиве организации данная бумага должна пролежать 5 лет.

При этом приказ Министерства культуры уточняет, что храниться такая документация должна пять лет, если за это время была проведена хотя бы одна проверка или ревизия. Если таковых не было, то уничтожать путевой лист нельзя.

Есть еще одна особенность, согласно которой если путевой лист был выписан на человека, работающего в тяжелых и условиях, то в таком случае хранить бумагу следует 75 лет. Таков точный срок хранения путевых листов в организации, и его надлежит соблюдать.

Храниться такая документация должна пять лет, если за это время была проведена хотя бы одна проверка или ревизия, а если таковых не было, то уничтожать путевой лист нельзя.

Поскольку путевой лист относится к первичной документации, то его и следует хранить в бухгалтерии точно так же, как и остальные бумаги, попадающие под эту категорию. Сданные в бухгалтерский отдел листы оттуда переносятся в архив, где и лежат до тех пор, пока не придет время их списывать и уничтожать.

Помещение должно быть отдельным, со специальными стеллажами или глухими шкафами. Чтобы избежать порчи бумаги, рекомендуется плотно занавешивать все окна, мешая проникновению в комнату солнечных лучей.

А для предотвращения кражи рекомендуется закрывать комнату на замок, ключ от которого будет храниться у ответственного лица.

Минимальный срок хранения путевого листа автомобиля составляет 5 лет. В некоторых случаях он может быть продлен, и это нужно учитывать. Нужно всегда правильно хранить такие документы, чтобы не иметь проблем с проверяющими государственными инстанциями.

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ. Как хранить бухгалтерские документы. Какие бухгалтерские документы хранить обязательно – читайте в статье.

Вопрос: Путевые листы на автомобили должны храниться в бухгалтерии или у механика.

Ответ: Коммерческие организации самостоятельно определяют где хранить бухгалтерские документы. Законодательством не закреплено где именно нужно хранить путевые листы. Вместе с этим для обеспечения контроля за сохранностью путевых листов, их целесообразно хранить в бухгалтерии.

Отсутствие первичных документов признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена НК. Поэтому, первичные бухгалтерские документы (в том числе путевые) лучше хранить в бухгалтерии.

Обоснование

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152).

Как хранить бухгалтерские документы

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно ().

В законах об акционерных обществах и об ООО есть перечень документов, которые хранить обязательно ( , ). В частности, это первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.

Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Источник: https://proektrt.ru/rosarhiv-putevye-listy-srok-hraneniya.html

Хранение путевых листов на предприятии. Сроки хранения документов

Срок хранения путевых листов

В своей работе унифицированные формы путевых листов должны применять автотранспортные компании. Все другие организации могут, но не обязаны их использовать в своей деятельности.

Обязательно ли применять только унифицированную форму путевого листа

Нет, необязательно. Каждая организация может самостоятельно разработать свой бланк.

Его форму необходимо утвердить приказом руководителя и закрепить в учетной политике.

Если вы решили разработать собственную форму путевого листа, обязательно включите в него все обязательные реквизиты, которые предусмотрены приказом Минтранса России от 18.09.2008 №152.

Помимо этого, такой документ должен быть составлен с учетом требований, которые законодательство предъявляет к первичным документам.

Должна ли организация ежедневно оформлять новый путевой лист

Каждый день оформлять путевые листы должны автотранспортные предприятия.
Остальные организации могут оформлять путевой лист каждый день, но совсем не обязаны это делать. Этот документ можно оформлять на любой срок, не превышающий один месяц.

Как оформить путевой лист, если два водителя работают на одной машине

Можно в один путевой лист вписать фамилии всех водителей, а можно выписать на каждого водителя отдельный путевой лист.

Как расписать маршрут в путевом листе

Маршут необходимо расписать как можно подробней. Если поездки происходят в пределах города, то необходимо указать все пункты пребывания автомобиля. При этом обязательно следует указать время выезда автомобиля и его прибытия, а также пройденный километраж. Все эти данные необходимы для подтверждения расходов на ГСМ.

Сроки хранения путевых листов

Путевые листы, в соответствии с п.18 разд.3 приказа Минтранса от 18.09.2008 №152, должны храниться в течение пяти лет.

Похожие материалы

Порядок применения транспортной накладной

Амортизационная премия. Спорные вопросы

Шпаргалка для бухгалтера по самым важным изменениям в учете с 2013 года

Распространенные ошибки, допускаемые при расчете налогов

Ошибки в первичных документах? Как подтвердить расходы

Популярные материалы

Вся правда о бухгалтерских фирмах. Раскрываем секреты

Бухгалтерский аутсорсинг или бухгалтер?

Как индивидуальному предпринимателю вести деятельность в другом регионе

Обособленные подразделения — кратко о самом важном

Как ИП на УСН может распоряжаться наличными денежными средствами

Документы, необходимые для регистрации ИП в качестве работодателя в ПФР и ФСС

Отчетность ИП на ОСНО

Отчетность ИП на УСН без работников

Отчетность ИП на УСН с работниками

Штрафы ИП за несвоевременную сдачу отчетности

Патентная система налогообложения 2013

Упрощенная система налогообложения 2013

Льготы для УСН 2012-2013

Льготы для ЕНВД 2012-2013

Стоимость патента в Москве на 2013 год

Размер фиксированных взносов ИП

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ. Как хранить бухгалтерские документы. Какие бухгалтерские документы хранить обязательно – читайте в статье.

Вопрос: Путевые листы на автомобили должны храниться в бухгалтерии или у механика.

Ответ: Коммерческие организации самостоятельно определяют где хранить бухгалтерские документы. Законодательством не закреплено где именно нужно хранить путевые листы. Вместе с этим для обеспечения контроля за сохранностью путевых листов, их целесообразно хранить в бухгалтерии.

Отсутствие первичных документов признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена НК. Поэтому, первичные бухгалтерские документы (в том числе путевые) лучше хранить в бухгалтерии.

Обоснование

Путевой лист индивидуального предпринимателя

Срок хранения путевых листов

 Особенности и правила использования документа Индивидуальные предприниматели могут заниматься бизнесом в сфере автотранспорта на тех же правах, что и юридические лица – каких-либо ограничений на этот счет в законах не существует.

В случае использования автомобилей для коммерческих целей (за исключением личного автомобиля ИП) необходимо обязательно оформлять на каждую поездку путевые листы для ИП.

Основные требования к оформлению и правилам использования путевых листов изложены в законе № 259-ФЗ, который регламентирует использование этого документа как для ИП, так и для юридических лиц.

Основываясь на этом законодательном акте предприниматели обязаны составлять путевые листы и использовать их в качестве обязательной сопроводительной документации для любых поездок коммерческого транспорта.

путевого листа индивидуального предпринимателя

Сотрудники ГИБДД могут требовать у водителя путевой лист для проверки его права на управления остановленным для проверки транспортным средством.

Поэтому если водитель имеет доверенность на право управления и управляет легковым автомобилем, не предназначенным для регулярной перевозки пассажиров, то оформлять для него путевой лист не обязательно.

Данное правило означает, что для всех грузовых автомобилей и при пассажирских перевозках путевой лист нужно использовать всегда.

Как и в случае с организациями, путевый листы индивидуальных предпринимателей в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:

  • время действия путевого листа – либо одна дата (в таких случаях путевой лист действует только в течение указанной даты), либо дата начала и окончания использования автомобиля (законодательно срок действия путевого листа ограничен максимум 1 месяцем); Использование путевых листов индивидуальных предпринимателей сроком действия 1 месяц допускается только для легковых автомобилей и только при условии, что они не перевозят пассажиров на регулярной основе.
  • сведения о собственнике транспортного средства – Ф.И.О. предпринимателя, адрес регистрации и номер телефона; В тех случаях, когда путевой лист оформляется юридическим лицом, а не ИП, в данных организации обязательно должны фигурировать наименование организации с указанием правовой формы, юридический адрес и номер телефона;
  • данные транспортного средства – какого оно типа (грузовой или легковой автомобиль, автобус), марка автомобиля и номерной знак. Также перед каждый выездом водитель автомобиля (или главный механик) фиксирует время выезда и показания одометра на этот момент, те же данные фиксируются в путевом листе индивидуального предпринимателя и при заезде на место постоянной стоянки.
  • данные водителя – Ф.И.О., номер и дату выдачи водительского удостоверения, данные предрейсового мед.осмотра.

Кроме обязательных реквизитов путевой лист индивидуального предпринимателя может содержать и дополнительные сведения, например, описание цели поездки, промежуточных точек на маршруте, данные перевозимого груза для грузовых автомобилей.

Правила оформления путевого листа индивидуального предпринимателя

При заполнении путевого листа индивидуальный предприниматель должен руководствоваться определенными правилами:

  • Путевой лист оформляется индивидуально только на один автомобиль;
  • Нельзя нарушать ограничения на срок действия путевого листа – путевой лист, использующийся вне указанных в нем дат, считается недействительным;
  • Возможно оформление нескольких путевых листов для ИП, использующих посменную работу нескольких водителей на одном автомобиле;
  • Если ИП не лично выступает в роли водителя, то он обязан принять приказ о назначении лица (лиц), уполномоченного заверять внесенные в путевой лист показания одометра на момент въезда и выезда автомобиля из гаража или с места постоянной стоянки. Назначенное ответственное лицо заверяет данные о пробеге и времени выезда личной подписью, а также специальным личным штампом (печатью).
  • ИП, использующие автомобили и выдающие путевые листы, должны вести журнал их учета – Журнал учета путевых листов, в котором фиксировать данные по выданным водителям путевым листам;
  • Срок хранения использованных путевых листов индивидуальных предпринимателей – 5 лет;
  • Перед выездом каждый водитель обязан пройти медицинский осмотр. По факту осмотра медицинский работник вносит его результаты в путевой лист ИП и заверяет их подписью и личной печатью с указанием Ф.И.О.

Таким образом, практически все ИП, деятельность которых связана с использованием автомобилей, вынуждены использовать путевой лист индивидуально предпринимателя в качестве основной сопроводительной документации при каждой поездке.

Бланки путевых листов для ИП вы можете скачать в конце данной статьи, либо приобрести практически в любом магазине канцелярских товаров.

Своевременно и по правилам заполненные путевые листы помогут ИП не только соблюдать требования законодательства, но и осуществлять контроль использования транспортных средств.



Источник: http://www.burokratam-net.ru/rabota-i-biznes/ip/putevoi-list-individualnogo-predprinimatelya.html

Срок хранения путевых листов в организации

Срок хранения путевых листов

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из 2 частей:

  1. Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
  2. Табличная часть, в которой указываются:
  • номер путевого листа и дата его выдачи;
  • данные водителя и его табельный номер;
  • гаражный номер автомобиля;
  • подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
    • водителя — о получении путевого листа;
    • диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
    • бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

Также при необходимости делается примечание.

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?

Важно Но организации и ИП могут делать иначе: уточнять периоды, за которые ведется учет, и заполнять его, не оставляя пустых строк. Законодательство позволяет выдавать водителям документы на поездку на срок до 1 месяца.

Если за это время транспортным средством будет пользоваться не один, а два водителя, то разрешается выдавать каждому из работников свою «путёвку». В таком случае по факту их возвращения в форму учета вписываются все поступившие бухгалтеру документы.

https://www.youtube.com/watch?v=8CvOUGJJJcs

При заполнении реестра большая часть информации при этом будет одинаковой, но это не страшно.

Заполняем журнал учета путевых листов

Журнал учета путевых листов, образец заполнения Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78, но она действует до сих пор и содержит обязательные реквизиты, необходимые для бухгалтерского и налогового контроля, а также для дальнейшего расчета заработной платы водителям.

К обязательной информации относится:

  • сведения о номере и дате выдачи путевого листа;
  • данные о водителе, его табельном номере;
  • гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять соответствующую колонку).

Записи в форме подтверждают сразу три работника:

  • сам водитель;
  • тот, кто занес сведения, (например, диспетчер);
  • а также бухгалтер, получивший документ.

Правила заполнения журнала учета путевых листов

журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок. Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8.
Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги.

Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

Онлайн журнал для бухгалтера

Собственники автотранспортных предприятий часто задают вопрос про журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его и в каком виде. Собственники знают, что любое предприятие, на балансе которого находятся легковые или грузовые автомобили, обязано вести учет их передвижения.

О том, как организовать учет и в какой форме, мы расскажем ниже. Для чего нужен Поскольку налогоплательщикам позволено списывать часть производственных расходов, организациям нужны документы, подтверждающие затраты.

В транспортной сфере одним из таких первичных документов является путевой лист. Вся информация, которая касается маршрута поездки, водителя, используемого транспортного средства, перевозки грузов или пассажиров, содержится в нем.
Информация о самом листе должна учитываться в специальном журнале.

Как осуществляется учет путевых листов

При перевозке объемных грузов, требующих лицензии, необходимо заполнить графу «лицензионная карточка», а также указать номера товарных накладных в соответствии с перевозимым грузом, особенно если он представляет материальную ценность. В конце рабочей смены заполненный путевой лист передается диспетчеру, который обязан сделать запись в журнале с сохранением заполненного бланка «путевки».

Внимание По мере заполнения, предусмотренного внутренним распорядком организации, журнал необходимо передавать для проверки бухгалтеру. Для этого в журнале учета есть выделенная графа для отметок сдачи документации в бухгалтерию.

В случае отсутствия лица, ответственного за ведение журнала, возможно заключение договора со сторонними организациями, которые занимаются техническим обслуживанием транспорта перед выездом на линию либо предоставляют услуги стоянки транспортных средств.

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива. Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера.

Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой.

При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно.

Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет. Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале.

https://www.youtube.com/watch?v=IyoZ4WvGPdI

Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи.
В июле 2018 года водителю было выписано 3 путевки.

Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ. Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О.

(полностью) водителя и его табельный номер.

Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию. Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера.

Аналогичным образом отражаем остальные путевки. После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.

Руководитель компании своим приказом должен утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Для этого проводят контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях).

Источник: http://Auto-instruktor199.ru/srok-hraneniya-putevyh-listov-v-organizatsii/

Срок хранения путевых листов на предприятии

Срок хранения путевых листов

Путевые листы являются особо важным локальным документом, позволяющим штатным водителям предприятия получать в свое пользование определенное количество бюджетного топлива и транспортное средство предприятия для осуществления трудовых обязанностей. В ниже представленной статье будут рассмотрены нюансы, касающиеся составления и методики хранения путевых листов, установленные Законодательством РФ.

Из представленной статьи вы узнаете:

  • какие существуют нюансы хранения путевых листов;
  • какие предусмотрены законодательством сроки хранения путевых листов;
  • нужно ли хранить испорченные путевые листы;
  • какие путевые листы имеют право храниться на предприятии.

Нюансы хранения путевых листов

Для путевых листов рекомендуется использовать отдельный регистрационный журнал, а для хранения — создать отдельный каталог. В зависимости от того, насколько предприятие крупное и какие услуги предоставляет, будет зависеть важность данного документа.

Если организация напрямую осуществляет транспортные услуги и предоставляет своим водителям исключительно рабочие автомобили, то путевые листы из простых локальных бумажек превращаются чуть ли не в основной трудовой документ, по которому можно провести учет затраченных бюджетных ресурсов.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Согласно законодательным актам, путевые листы могут располагаться вместе с другими товарно-транспортными документами или содержаться в отдельном виде, но до них должен быть легкий доступ ответственного лица, если подразумевается скорая проверка или требуется провести переучет использованных бюджетных средств.

Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами

Нужно ли хранить испорченные путевые листы?

Нередко случаются ситуации, когда водитель или любой другой сотрудник предприятия может умышленно или случайно повредить путевой лист во время осуществления трудовых обязанностей.

Но такие документы ни в коем случае нельзя выбрасывать, аннулированные или пришедшие в негодность листы учета использованных ресурсов и транспорта должны храниться в отдельной папке до того момента, пока государственными органами не будет проведена соответствующая проверка.

Как выявить документы с истекшим сроком хранения

Досрочное уничтожение испорченных путевых листов может проходить исключительно по письменному разрешению непосредственного директора предприятия, который соглашается взять на себя возможную ответственность за утилизацию пришедшей в негодность документации. Сама утилизация проводиться после составления акта на списание, подписанного членами проверяющей комиссии.

Закрепляем в трудовом договоре характер работы: разъездной, подвижной, в пути

Какие путевые листы имеют право храниться на предприятии?

В современном мире существует огромное количество компаний, так или иначе, нуждающихся в собственном или наемном транспорте. Для таких учреждений предусмотрена определенная классификация путевых листов, которые допускается использовать и хранить в архиве после использования в работе:

  • путевые листы для специальных автомобилей (учитываются все доступные транспортные средства, присутствующие в автопарке организации);
  • путевые листы легкового такси (указывается количество собственных автомобилей, задействованных в работе наемными таксистами);
  • путевые листы автобусов (транспорта для гражданских и транспортных перевозок);
  • путевые листки автобусов необщего пользования (автобусы для личного пользования);
  • путевые листы для грузовых машин (сдельные и не сдельные).

Использование и хранение путевых листов подразумевается для предприятий любой формы собственности, если у таковой имеется собственное транспортное средство.

В течение какого срока организация обязана хранить больничные листки

Допускается ли использование и хранение путевых листов, составленных по индивидуальной форме?

В принципе, Законодательством не запрещается составлять бланки учета и контроля за использованием частного имущества организации в произвольной форме.

https://www.youtube.com/watch?v=8BhXfTQmQsE

Но порядки хранения и учета таких документов ничем не будут отличаться от правил, касающихся прочих видов документации.

Путевые документы должны содержать полное название организации, инициалы ответственного лица-водителя, поле для проставления даты и подписи сотрудника.

Существуют так же унифицированные виды путевых листков, которыми, чаще всего, пользуются транспортные организации, имеющие в своем распоряжении большой автомобильный парк.

Обязан ли работодатель формировать и хранить вторые экземпляры или копии расчетных листков в организации

Источник: https://www.kdelo.ru/art/383592-qqq-16-m10-srok-hraneniya-putevyh-listov

Штраф за отсутствие путевого листа | Юридические Советы

Последнее обновление Август 2018

Путевой лист для множества автомобилей входит в число документов, подтверждающих легальность использования машины. Он выписывается не только если транспорт в собственности у организации, а также у предпринимателя (ИП).

Есть ситуации, когда путевка понадобиться на частные машины, например, личный автомобиль работника, на котором он отправился в служебную командировку. Так как за отсутствие путевого листа в 2018 году предусмотрена административная ответственность, то лучше знать случаи, когда нужно обзавестись этим документом.

Какое наказание

Административное законодательство предусматривает штраф за отсутствие путевого листа (часть 2 статьи 12.3 КоАП РФ).

Сумма штрафа 500 руб. независимо кто виновник или простой гражданин, или ИП, или организация. Также не имеет значения на какую машину нет документа. Штраф за отсутствие путевого листа грузового автомобиля такой же, как в случае с автобусом или легковым автомобилем.

Других мер воздействия не предусмотрено. То есть сотрудник ГИБДД не вправе ни отстранить от управления, ни арестовать транспорт, ни прочие меры.

Дополнительная ответственность

В тоже время отсутствие путевого листа является поводом для составления документов о наличии еще нескольких нарушений.

  • Непрохождение медицинского осмотра перед выездом. Предрейсовый осмотр должен организовывать собственник (арендатор) транспорта. Чаще всего это работодатели водителя. Непроведение медосмотра вообще как такового наказывается штрафом от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 11.32 КоАП РФ).
  • Нарушение оформления результатов предрейсового медосмотра. Результаты медосмотра вносятся в путевой лист. При отсутствии медосмотра в путевом листе, как и при отсутствии самого документа (даже если осмотр фактически был) на организацию (ИП) возлагается штраф – 30 000 руб. А если осмотр должно организовать обычное физическое лицо, то сумма наказания – 3 000 руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
  • Отсутствие контроля техсостояния транспорта. Коммерческие автомобили, перевозящие людей и груз, в обязательном порядке перед выпуском на смену подлежат техосмотру. Об успешном прохождении делается отметка в путевом листе. Если её нет, то осмотр не оформлен как следует. За что предусмотрен штраф юридическому лицу в сумме 30 000 руб., это для организаций и предпринимателей. Для граждан – 3000 руб. (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Таким образом, отсутствие путевого листа может привести к крупному суммарному штрафу.

Например, коммерческий грузовик доставлял продукты питания для гипермаркета. Проверяя документы у водителя, сотрудник ГИБДД выявил, что отсутствует путевой лист.

Транспортная организация обеспечила прохождение медосмотра и техсостояния, но не составила путевой лист и не выдала его водителю, а водитель выехал в рейс без документа. Штраф на организацию будет 60 000 руб. за неоформление осмотров (30 тыс. за медосмотр и 30 тыс.

за техосмотр), а водителю 500 руб. за управление автомобилем без путевого листа.

Штрафы для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей одинаковые. Однако организации в довесок налагаю санкции и на её должностных лиц (директор, начальник транспортного цеха и пр.). Эта сумма увеличивает сумму штрафов за отсутствие медосмотра и технического контроля по 5 тыс. руб.

Источник: http://f-52.ru/srok-hraneniya-putevyh-listov-na-predpriyatii/

Как осуществляется учет путевых листов. Сроки хранения документов

Срок хранения путевых листов

В своей работе унифицированные формы путевых листов должны применять автотранспортные компании. Все другие организации могут, но не обязаны их использовать в своей деятельности.

Центр права
Добавить комментарий