Составление штатного расписания

Правила составления штатного расписания на предприятии – СИЗ, нормы, инструкции

Составление штатного расписания

Одним из видов локальных нормативных документов является штатное расписание. Этот вид документа применяется для обеспечения контроля количества и состава предприятия любой собственности.

Штат сотрудников компании

Для этого существуют определенные правила составления штатного расписания.

Необходимость документа

Штатное расписание представляет собой комплектование кадров организации. Он не входит в перечень первичных документов, поэтому некоторые предприятия не практикуют его составление и ведение. Несмотря на это его наличие оказывает значительную помощь руководящему звену в обеспечении контроля работы компании. Кроме этого документ помогает при общении с проверяющими инстанциями.

При проверке работы предприятия представителями налоговой или трудовой инспекции наличие штатного расписания не обязательно, но желательно.

Если такового документа не окажется, это может интерпретироваться, как один из видов нарушения Трудового Законодательства или Охраны труда. Это может караться наложением штрафных санкций в размере 1 – 2 тыс.

рублей на ответственное лицо или до 30 тыс. рублей на организацию.

Основная функция штатного расписания заключается в обосновании причин увольнения или сокращения сотрудников предприятия. Его отсутствие значительно усложняет руководству возможность доказать законность этих процессов.

Составление и ведение ШР входит в обязанности ИТ или сотрудника кадрового отдела. В большинстве случаев эту задачу возлагают на плечи бухгалтеров.

Так как подпись под документом ставят руководитель и главбух компании, они отвечают за его достоверность. При составлении штатного расписания срок не имеет никакого значения.

Для этого инструкция по ведению документации должна содержать такие пункты:

  • В документе необходимо точно указать условия составления и его правок.
  • Руководитель предприятия обязан составить и подписать приказ о начале действия ШР. В него обязательно должен быть включен пункт, который включает в себя перечень лиц, ответственных за составление и ведение штатного расписания.
  • Кроме этого, должны быть указаны сотрудники, которые обязаны быть поставлены в известность о внесении в расписание любых изменений.

На предприятии нужно иметь список законодательных и нормативных актов, на основании которых составляется документ, вносятся в него правки и прочие нюансы по работе с данным документом.

Особенности составления

При составлении документа рекомендуется использовать форму Т – 3, которая содержит все нужные для работы данные.

Штатное расписание

В нее необходимо внести такие данные:

  • Название предприятия. Должно соответствовать тому, которое указано в учредительной документации (вплоть до сокращений и названии на иностранном языке).
  • Код ОКПО. Состоит из 8 цифр.
  • Точная дата написания. Оформляется в формате число, месяц, год.
  • Период действия. Точно указывается период времени, на протяжении которого штатное расписание имеет своюсилу.
  • Название структурного подразделения организации. Эти данные вносятся в соответствии с классификатором. Если он отсутствует, информация вносится в алфавитном порядке.
  • Код подразделения. Используются данные, внесенные в классификатор или составленные руководством компании. Во втором случае может использоваться любой принцип.
  • Должность, разряд, категория. Данные вносятся, начиная от руководящего звена и по убывающей. Следует обратить внимание на то, что если сотрудник относится к служащим, он занимает определенную должность, если же он рабочий, указывается его профессия.
  • Количество ШЕ. Информация носится отдельно по всем должностям и профессиям. Если человек работает по совместительству, нужно указать долю, например, 2, 75; 0, 5 и т.п.
  • Ставка по тарифу или оклад. При внесении данных учитывается средняя заработная плата за месяц, которая зависит от системы ОТ. Следует учесть то, что размер ставки необходимо указывать в валюте нашей страны – рублях. В некоторых случаях используется процентная ставка или коэффициент. Не рекомендуется использовать доллары или другую валюту. По законодательству это не запрещается, но, согласно ТК страны ставка в валюте автоматически переводится в рубли по существующему на данный момент курсу. Кроме этого, при разбирательстве дела в суде такая практика будет квалифицироваться, как нарушение. Это связано с тем, что курс имеет свойство изменяться в сторону падения. Судьей такое положение может считаться, как создание неприемлемых условий оплаты труда для сотрудников предприятия.
  • Размер надбавок. В данных графах указываются выплаты компенсационного или стимулирующего характера. Их размер установлен законодательством и поощряется руководителем предприятия.
  • В последней графе суммируются данные, которые указаны в графах 5, 6, 7, 8. Эта цифра умножается на количество сотрудников, согласно штатного расписания.
  • Не исключена возможность того, что некоторые данные, используемые при заполнении формы, нуждаются в небольшом пояснении. Эта информация фиксируется в графе Примечания.
  • Под документом в обязательном порядке ставит подпись руководитель организации и главбух. Кроме этого документ имеет свой номер.

После того, как штатное расписание составлено руководителем предприятия составляется приказ, в котором до ведома сотрудников доводится информация о том, что ШР составлено, указывается информация об общем количестве сотрудников компании, а также срок, на протяжении которого документ имеет силу. Приказ, заверенный руководителем и иными ответственными людьми, регистрируется. Данные о регистрации вносятся в специальный журнал. Штатное расписание и приказ о нем находятся на хранении вместе с другими документами компании.

Скачать Типовое штатное расписание [3.99 KB]

Внесение изменений в ШР

Не исключена возможность того, что в штатное расписание, как и в любой другой документ, необходимо будет внести какие – либо правки. Каким документом вносятся изменения в штатное расписание? Так как документ набирает силу только после подписания приказа, внести изменения в него можно также в соответствии с приказом по предприятию.

Внесение изменений в штатное расписание

Как правило, дата подписания приказа и дата, когда изменения набирают силу, не аналогичны. В том случае, когда изменении я не масштабные, в штатное расписание вносятся правки. В противном случае возникает необходимость о составлении нового штатного расписания. Об этом составляется новый приказ.

Внесение изменений в расписание в первую очередь затрагивает интересы сотрудников компании. Это, в свою очередь, требует выполнения изменений договоров по трудоустройству. Согласно законодательства, для проведения этой процедуры необходимо соблюдать такие условия:

  • Заручиться согласием каждого сотрудника, трудовой договор которого требует изменений.
  • Представитель руководства или отдела кадров обязан поставить каждого рабочего в уведомление о том, что возникла необходимость о составлении нового штатного расписания. По законодательству есть определенные временные рамки, на протяжении которых уведомление должно быть доведено до сотрудников.
  • Известно немало случаев, когда руководители предприятия считают, что наличие приказа о внесении изменений в договор по трудоустройству и согласие сотрудника с данными правками – одно и то же. Это не так. Как пример можно рассмотреть внесение изменений в размер заработной платы сотрудников компании. В обязанности руководителя компании входит не менее, чем за 60 дней довести до ведома сотрудников то, что будет изменен их оклад. Сразу после этого составляется и подписывается соответствующий приказ, в котором также указывается необходимость изменения штатного расписания. Обязательно в приказе оговаривается информация о том, по каким точно должностям будут вноситься изменения, а также дата вступления будущих правок в силу. Кроме подписи руководителя и главного бухгалтера под приказом ставят свои подписи и сотрудник кадрового отдела, которые будут непосредственно заниматься изменением трудовых договоров.
  • После этого с каждым из вышеуказанных сотрудников необходимо составить допсоглашение, где детально оговаривается не только факт, но и причина, по которой происходит изменение оклада. Если таковая не удовлетворит человека или вообще не будет указана, он имеет право потребовать выплаты материальной компенсации за тот период, на протяжении которого он, выполняя ту же работу, получал меньший оклад. На практике происходит в основном повышение заработной платы. Но не исключена и возможность ее понижения. Причиной такого хода могут стать изменения организации условий труда или технологических условий организации трудового процесса, принятие руководством компании новой управленческой политики, модернизация процесса, падение уровня рентабельности компании или ее реорганизация. При этом должность и обязанности сотрудников не меняются. Если этого нельзя избежать, руководство обязано привести веские доказательства, подтвержденные законодательной базой, о невозможности сохранения должностей.
  • При сокращении кадров в штатное расписание также вносятся изменение. Это связано с удалением некоторых единиц по штату из документа. С учетом того, что о предстоящем сокращении сотрудники уведомляются за 60 дней до этого, внесенные изменения в ШР также вступают в силу в данное время. При наличии штатного расписания на предприятии, у его руководителя будет законное документальное подтверждение того, что из перечня штатных единиц компании данные должности были удалены. В противном случае действия руководителя могут быт восприняты, как противозаконные.

Источник: http://rossiz.ru/pravila-sostavleniya-shtatnogo-raspisaniya-na-predpriyatii/

Правила составления штатного расписания организации

Составление штатного расписания

На каждом предприятии имеется кадровый отдел, на который возложено множество различных функций. Представители этого подразделения ведут личные дела работников предприятия и занимаются подготовкой внутренней документации.

Многие люди наверняка задавались вопросом о методах сбора и систематизации сведений о сотрудниках компании. Для этой цели используется такой «инструмент», как штатное расписание.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть, что такое штатное расписание, а также изучить правила составления этого документа.

Формой документирования кадрового ресурса предприятия в составе и количестве является штатное расписание организации

Предназначение документа

Штатное расписание предприятия – нормативный акт, содержащий в себе сведения обо всех сотрудниках, задействованных в работе организации, их уровне заработной платы и дополнительных выплатах.

Говоря простыми словами, в этом локальном документе отражается обобщенная информация обо всех работниках компании и их должностях. Важно обратить внимание на то, что в данном бланке, в обязательном порядке фиксируется размер зарплаты для каждого специалиста.

При составлении акта необходимо учитывать все дополнительные выплаты и надбавки.

Как показывает практика, рассматриваемый документ часто используется во время решения конфликтов между работниками и администрацией предприятия.

Давайте представим себе ситуацию, где администрация компании провела сокращение штата работников, в ходе которого было уволено несколько сотрудников.

В том случае, если один из уволенных тружеников обратится в суд, рассматриваемый документ будет являться доказательством, свидетельствующим о правомерности действий руководителя компании.

Так как данный документ имеет первостепенную важность, контролирующие органы выдвигают ряд требований к его составлению. Заполненный акт должен быть пронумерован, тщательно прошит и скреплен фирменной печатью. Как уже была сказано выше, данный акт имеет несколько основных функций, среди которых следует выделить:

  1. Оптимизацию рабочего процесса.
  2. Использование в качестве основания для начисления зарплаты работникам.
  3. Фиксацию сведений о работниках, принятых в штат организации.
  4. Фиксацию перевода сотрудников с одной должности на другую.
  5. Составление внутреннего графика трудовой деятельности.

Штатное расписание относится к категории обязательных актов, относящихся к внутренней документации предприятия. Однако наличие этого акта, не является обязательным требованием контролирующих органов.

Также нужно отметить, что в действующем Трудовом Кодексе отсутствует регламент, обязывающий работодателей разрабатывать ШР.

Так почему же этот документ входит в категорию обязательных актов? Использование штатного расписания при учете выдачи заработной платы является одним из главных требований Роскомстата.

Несмотря на отсутствие в действующем законодательстве четких норм, большинство компаний используют подобные акты. Этот факт объясняется тем, что многие проверки от контролирующих органов начинаются с изучения этого документа.

Создание штатного расписания позволяет оптимизировать процесс трудовой деятельности работников и упрощает расчет заработной платы и дополнительных выплат.

Штатное расписание – кадровый документ, отражающий данные о штатном составе компании с указанием всех имеющихся должностных позиций и заработной платы персонала организации

Также следует отметить, что в текущем законодательстве отсутствует информация, связанная со сроком действия рассматриваемого акта. Это означает, что задача по определению срока действия акта возлагается на лицо, занимающееся составлением расписания. В большинстве случаев, срок действия акта составляет один календарный год. Датой введения бланка во внутренний документооборот предприятия — назначается 1 января. Наличие отметки о сроке действия бланка, является одним из основных требований Росстата. Отсутствие данной отметки, свидетельствует, что штатное расписание не имеет срока действия, что позволяет использовать акт на протяжении нескольких лет.

После того как у документа окончится срок действия, работодателю необходимо передать бланк в архив, имеющийся на территории компании. После трех лет хранения акта в архиве предприятия, бланк передается Росархиву.

Ко всему вышеперечисленному следует добавить пару слов о таком документе, как штатная расстановка. При составлении этого необязательного акта используется штатное расписание. На страницах ведомости указывается подробная информация о каждом работнике предприятия, и фиксируются все сведения, занесенные в личные карточки.

Кем составляется документ

Давайте рассмотрим вопрос: кто составляет штатное расписание на предприятии? Основанием для разработки данного акта является издание приказа от руководителя компании. Именно в приказе указывается работник, ответственный за составление и ведение подобной документации.

Важно обратить внимание на то, что данные обязанности могут быть поручены абсолютно любому сотруднику. На практике, ведением штатного расписания занимаются работники из кадрового или бухгалтерского отдела. Также следует отметить, что данный документ подготавливается в двух экземплярах.

Первый хранится в кадровом отделе, а второй у главного бухгалтера компании.

На некоторых предприятиях иногда возникает необходимость в изменении данного документа. Такая необходимость может быть связана с реорганизацией предприятия и оптимизацией трудовой деятельности аппарата управления.

Также штатное расписание подлежит обязательному исправлению, при внесении изменений в соответствующие законы. Как показывает практика, подобные ситуации наблюдаются довольно редко.

Значительно чаще изменение в штатном расписании связано с увеличением или уменьшением штата компании или повышением уровня оплаты труда.

По законодательству разработка этого нормативного акта является обязательной

Приказ о внесении правок в действующее расписание издается руководителем только в том случае, когда изменения в организации не имеют глобального масштаба. Основанием для внесения правок, является именно приказ от руководства фирмы. Нужно отметить, что информация о внесении правок в расписание компании не всегда доносится до каждого работника.

Человек, занимающийся ведением подобной документации, должен тщательно изучить правила составления штатного расписания организации. Согласно Постановлению Росстата, при внесении правок в ШР, данные поправки фиксируются в личных карточках работников.

В том случае, когда поправки вносятся в трудовую книгу, должностному лицу следует получить письменное согласие работника на изменение отметки в трудовой книжке. Такая необходимость возникает в ситуации, связанной с изменением формулировки названия должности работника.

Вносить такие поправки в трудовую книгу можно только после получения письменного ответа от работника. В том случае, когда изменяется величина оклада, администрация компании должна уведомить сотрудников за два месяца до дня изменений.

Информация об изменении величины окладов в обязательном порядке вносится в трудовое соглашение, между работником и работодателем.

Структура документа

Как составить штатное расписание правильно? Для того чтобы избежать распространенных ошибок во время составления рассматриваемого акта, рекомендуется использовать унифицированную форму «Т-3». Данная форма содержит в себе таблицу со всеми столбцами и ячейками, где фиксируется информация о трудовой деятельности в компании.

Данный бланк может использоваться как основа при разработке собственной версии документа. Важно обратить внимание, что использование данной формы не является обязательным требованием Росстата. Необходимость использования формы «Т-3» возникает только в том случае, когда в организации установлена государственная форма управления.

Структура штатного расписания сотрудников имеет ряд особенностей, свойственных только для этого акта. Штатное расписание можно условно разбить на несколько разделов:

  1. Шапку – здесь указываются реквизиты организации.
  2. Тело – здесь, для предоставления информации о работниках предприятия, используется специальная таблица.
  3. Заключение – содержит в себе сведения о лицах, подписавших данный акт.

В шапке бланка указывается название предприятия и его код, согласно общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Далее указывается порядковый номер документа, соответствующий номеру, зафиксированному в журнале учета внутренних документов компании.

После этого, необходимо указать дату введения штатного расписания и срок действия документа. Затем приводится информация о приказе руководства, который является основанием для разработки ШР. В заключение данного раздела указывается размер штата организации.

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом

В теле документа размещается таблица, где указываются сведения о каждом работнике.

Порядок заполнения этого раздела мы рассмотрим ниже. В заключение бланка фиксируются фамилии работников, которые несут ответственность за ведение внутренней документации.

В большинстве случаев, в этой части акта ставят свои подписи руководители бухгалтерского и кадрового отдела.

Правила заполнения

Давайте рассмотрим с чего начать заполнение главного раздела штатного расписания. В первой графе необходимо указать название структурного подразделения. При заполнении этой графы следует учитывать порядок подчиненности отделов. Первым номером указывается администрация. Далее приводится информация о секретариате, финансовом отделе и бухгалтерии.

Во второй графе ставится код, соответствующий номерам подразделений. Номер «01» присваивается администрации компании. В третьей графе перечисляются должности работников каждого из отделов.

Нужно обратить внимание, что при заполнении этой графы следует использовать квалификационно-тарифные справочники для того, чтобы избежать возможных ошибок.

Должности, установленные на предприятии, должны указываться без сокращений и только в именительном падеже.

В четвертом столбце фиксируется количество штатных единиц. Это означает, что в данной графе следует указать, сколько сотрудников предприятия занимают данную должность. В некоторых случаях допускается указание дробных чисел. Такая необходимость может возникнуть в том случае, когда один или несколько сотрудников компании работают на полставки.

Рассматривая порядок составления штатного расписания, следует выделить важность пятой графы. Здесь указывается информация о величине заработной платы, тарифной ставке и дополнительных выплатах.

В том случае, когда сотрудники, занимающие одну и ту же должность, но получающие разную зарплату, в данной графе указывается единый оклад. Разница в тарифах фиксируется в столбце с надбавками.

Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод, что оклад сотрудников, занимающих одну и ту же должность, должен быть одинаковым.

Штатное расписание может составляться и утверждаться в компании ежегодно или с установленной периодичностью

С 6 по 8 графы указываются надбавки и дополнительные выплаты. В случаях отсутствия бонусов в этих столбцах ставится прочерк.

Финансовая компенсация положена сотрудникам, задействованным на вредном производстве, а также работникам, осуществляющим трудовую деятельность в ночные часы и выходные дни. В девятом столбце фиксируется месячный размер оплаты. Для расчета величины оплаты трудовой деятельности используются данные, приведенные в столбцах 5, 6, 7, 8.

Последний столбец отводится для различных примечаний. Здесь следует указать внутренний документ, использующийся в качестве основания для осуществления выплат.

После того как будет заполнена вся таблица, подводится итог. Данные сведения указываются в четвертой и девятой колонке.

Благодаря заполненной таблице, можно получить информацию о величине штата сотрудников и месячном фонде оплаты трудовой деятельности. Заполненная таблица подлежит обязательной проверке.

Затем, штатное расписание передается для утверждения руководству компании. Для ввода данного документа в эксплуатацию необходимо издание соответствующего приказа.

Заключение

Разработка и ввод в эксплуатацию штатного расписания является одним из важных организационных моментов. Данный акт используется в качестве основания для увольнения или принятия новых сотрудников.

Также этот документ используется при начислении заработной платы работникам компании.

Благодаря отсутствию строго регламента, каждая компания может самостоятельно разрабатывать собственную форму акта, вводя дополнительные разделы и графы таблицы.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/terminologiya/pravila-sostavleniya-shtatnogo-raspisaniya-organizatsii.html

Составление штатного расписания

Составление штатного расписания

Штатное расписание – один из основных документов, призванных решать на предприятии вопросы кадрового характера. В нем прописываются вакантные места и их количество, тарифная ставка по той или иной специальности, возможные надбавки. Только с помощью данной бумаги владелец или директор предприятия может заключать трудовые договора или сокращать сотрудников.

Зачем нужен документ штатного расписания?

Составление данного документа является обязательным, так как он уберегает работников от необоснованного увольнения (см. также – как правильно уволить сотрудника), гарантирует правильную оплату труда. Кроме того, без наличия расписания нельзя проводить сокращение согласно ст. 81 ТК РФ и принимать на работу специалистов и рабочих.

На основании данного документа руководство выносит следующие постановления:

  • Подписание заявления на работу;
  • Снятия работника с должности;
  • Суммы выплат заработной платы;
  • Установление тарифной ставки того или иного работника.

Руководствуясь все тем же документом отдел кадров:

  • Подбирает необходимые трудовые кадры;
  • Подготавливает необходимые документы в сфере кадров;
  • Анализирует качественный состав работников;
  • Вносит предложения по реорганизации кадрового состава;
  • Подготавливает необходимую документацию.

Отсутствие штатного расписания считается нарушением КЗоТа и карается штрафами

Выписки из кадрового документа могут потребоваться налоговой службе, инспекции по труду, различным фондам – пенсионному и социального страхования и даже Центру занятости.

Кто занимается составлением?

Ответственность за составление может налагаться на различные отделы в зависимости от того, какова структура предприятия. Так, составлять его могут:

  • Специалисты из отдела кадров;
  • Бухгалтер или главный бухгалтер;
  • Экономист;
  • Руководитель предприятия.

Документы для составления расписания

При составлении расписания необходимо опираться на ряд нормативных документов, куда относятся:

  • Классификаторы профессий;
  • Трудовой кодекс РФ;
  • Тарифная сетка, утвержденная государством.

Кроме этого, при составлении бумаги рекомендуется брать за основу форму документации №Т-3. Правда, данная форма фиксации расписания не обязательна для применения и служит в качестве шаблона или примера, на основе которого каждое предприятие может составить свою форму для разработки расписания. Стоит отметить, что в форме зафиксированы основные реквизиты для заполнения.

Документ о количестве рабочих и их окладах составляется самостоятельно предприятием и отражает все сведения о сотрудниках, кроме внештатных.

В случае если установленная форма не устраивает руководство предприятия, ее всегда можно адаптировать под требования организации.

Что отмечается в документе?

В штатном расписании указываются следующие данные:

  • Информация о кадровом составе организации и окладе каждого работника;
  • Структура предприятия – отделы, филиалы, другие подразделы;
  • Должности в соответствии со специальными классификаторами, причем, включая вакантные должности и места для инвалидов. Указанная в документе должность фиксируется в трудовой книжке при приеме на работу;
  • Объем единиц штата для каждой вакансии. В случае вакансии, предусматривающей работу по совместительству, в соответствующей строке фиксируется значение 0.5 или 0.75;
  • Оклад для каждой должности. При заполнении данной строки необходимо помнить о минимальной заработной плате. С помощью данного документа фиксируются доплаты – в процентном или денежном виде. Такие надбавки зачастую предоставляются за стаж, выслугу, тяжелые или опасные условия труда, престижность заведения.

Составляя расписания на одинаковые должности с разным уровнем оплаты труда, для каждой единицы прописывается профессия и квалификация, тарифная ставка.

Количество требуемых специалистов зависит от структуры предприятия, установленными ранее нормативами численности и обслуживания. При этом учитывается объем работы на предприятии.

Образец составления штатного расписания

Предлагаем пример структуры штатного расписания согласно форме № Т-3.

В шапке штатного расписания или на титульной странице указываются следующие данные:

  • Название организации – полное наименование предприятия, при наличии сокращенного варианта оно указывается в скобках сразу за полным;
  • Код по ОКПО – индификационный номер предприятия. Найти его можно воспользовавшись «Общероссийским классификатором предприятий и организаций». Подробнее о коде ОКПО читайте тут;
  • Номер документа – присваивается порядковый номер расписания;
  • Дата составления – указывается число, месяц и год, когда был составлен документ;
  • Утверждено. В данной строке также необходимы места для номера и даты приказа. Заполняются после утверждения расписания;
  • На период – в данной строке указывается дата вступления в действие расписание и срок его окончания;
  • Штат (единиц) – общее количество рабочих мест, отображенных в документе.

Основная часть документа представляет собой таблицу, в которой прописывается:

  • Наименование раздела – отделов, филиалов, представительств. Обычно сначала идут административные отделы, далее – отделы и цеха;
  • Код подразделения – номер в структуре организации. На небольших предприятиях может не заполняться;
  • Должность и квалификация работника. Для заполнения данного столбца можно использовать классификаторами профессий ОК 016-94, классификатором занятий ОК 010-93, другими классификационными справочниками;
  • Количество единиц рабочего штата;
  • Тарифная ставка, оклад;
  • Надбавки – устанавливаются как законодательством, так и самим работодателем. Фиксированная сумма или процент;
  • Всего – указывается сумма оклада со всеми надбавками. При этом если все выплаты указаны в рублях, то считается общая их сумма. В противном случае ставится прочерк, указываются примечания и перечисляются нормативные акты для надбавок;
  • Примечания – внесение дополнительной информации и пояснений.

На основе внесенных данных по окладу и надбавках, а также количеству штатных единиц просчитывается бюджет заработной платы организации. Данная сумма указывается на штатном расписании. Внизу под готовым расписанием необходимы подписи руководителей предприятия, отдела кадров и бухгалтерии. Печать на готовом документе не ставится.

Данная структура может быть использована при составлении штатного расписания любого предприятия.

Утверждение и сроки действия

Зачастую новое расписание составляется в начале года. Готовый документ утверждается руководителем с помощью приказа. После этого в строку «Утверждено» на готовом документе вносятся номер и дата приказа.

В связи с тем, что штатное расписание напрямую связано с оплатой труда, вводить новый вариант лучше всего в начале месяца.

Готовый документ издается в трех экземплярах. Один находится у руководителя предприятия, второй – в отделе кадров, третий – в бухгалтерии.

Руководители структурных подразделений получают извлечения из штатного расписания.

Сроки действия документа строго не нормированы. Зачастую расписание составляется на год, но в некоторых случаях оно может действовать несколько лет или же измениться через пару месяцев в связи с реорганизацией предприятия. Обычно руководство предприятия само устанавливает сроки действия расписания и указывает его на самом документе.

Корректировка документа

В некоторых ситуациях может возникнуть потребность во внесении изменений в действующий документ. Одними из наиболее распространенных причин становятся:

  • Появление новых должностей;
  • Корректировка оклада;
  • Изменения в списке вакантных должностей и должностей по совместительству;
  • Сокращения должностных единиц;
  • Переименование подразделов и должностей.

Изменить действующий документ можно двумя способами:

  1. Составить новое расписание;
  2. Издать указ о внесении изменений в уже готовом документе.

Об изменениях, которые предполагают ухудшение условий работы на предприятии – уменьшение размера заработной платы, увеличение рабочего времени и т.д., руководство обязано известить работников за 2 месяца до их вступления в силу.

: Как заполнить штатное расписание с помощью 1С?

Один из наиболее простых способов составления штатного расписания – применение для его составления разнообразных компьютерных программ. Одна из них – 1С. В данном видео-уроке представлена информация о том, как с помощью программы составить штатное расписание и правильно оформить его.

Штатное расписание – базовый документ, на основе которого осуществляется прием на работу, сокращение, а также рассчитывается итоговая заработная плата за месяц. За его составление отвечает любой уполномоченный руководством работник. Единых требований к оформлению документа нет, но большинство предприятий используют для его создания форму №Т-3.

Источник: https://moyaidea.ru/sostavlenie-shtatnogo-raspisaniya.html

Основные правила составления штатного расписания

Составление штатного расписания

Одним из видов локальных нормативных документов является штатное расписание. Этот вид документа применяется для обеспечения контроля количества и состава предприятия любой собственности.

Штат сотрудников компании

Для этого существуют определенные правила составления штатного расписания.

Это может быть важно

При разработке штатного расписания предприятия могут возникнуть некоторые важные вопросы, которые знать необходимо.

Филиалы фирмы

Среди наиболее значимых и часто встречающихся можно выделить следующие:

  • Если предприятие имеет один или несколько филиалов, не стоит для каждого из них составлять отдельное штатное расписание. Согласно законодательства страны, филиалы не являются работодателями.
  • При необходимости указания в штатном расписании компании сотрудников, привлеченных на сезонные работы, в документ можно внести графу Период работы, где и указать этот вид сотрудников. Стоит также обратить внимание на то, что обязательно необходимо указать срок, на протяжении которого люди будут работать.
  • Должности сотрудников, указанные в ШР должны соответствовать тем, которые значатся в трудовых договорах данных людей.
  • Если человек принят на должность, которая отсутствует в расписании, руководителю необходимо провести корректировку локальных документов компании.
  • В том случае, когда одну должность занимает несколько человек, в трудовых договорах которых указано, что они работают по совместительству, при подсчете суммарного количества единиц по штату нужно указывать точную цифру. Например, если одну должность занимает 3 человека, два из которых работает на 0, 5 ставки, а третий – на 1 ставку, в сумме нужно указывать 2, 0 штатные единицы.
  • Если на предприятии практикуют бестарифную или смешанную систему оплаты, для точного указания единиц измерения можно использовать коэффициент или проценты.
  • В случае отсутствия в штатном расписании действующих окладов, оно не имеет никакой юрсилы. Это идет в противоречии с законодательством.
  • Штатное расписание не имеет никакой привязки к сотрудникам компании. В связи с этим при составлении выписки в ней не указываются данные рабочего.
  • При необходимости составления выписки из ШР филиалом компании или ее представительством, этот вопрос должен быть оговорен в уставе компании. Кроме этого они могут действовать по доверенности. Если таковое отсутствует, выписка запрашивается в бухгалтерии основного предприятия.
  • При наличии в выписке, какой – либо ошибки или малейшего исправления, документ не имеет силы.
  • Если должностным лицом составлен подложный документ, на него будет наложен штраф.
  • Такое же наказание грозит должностному лицу, которое отказало сотруднику в выдаче выписки из штатного расписания. Человек не имеет права требовать для выдачи документа, какие – либо копии документации или определенную плату. Выписка выдается бесплатно.

Нередко у индивидуальных предпринимателей возникает вопрос о целесообразности составления и ведения штатного расписания.

С одной стороны, в законодательстве указано, что штатное расписание составляется для предприятия, а не для сотрудника, ног с другой стороны, в случае проведения проверки федеральной инспекцией труда, у частного предпринимателя могут возникнуть большие проблемы, которые заключаются в наложении штрафа или закрытии предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=W3zDjW_icjw

При составлении штатного расписания нужно учитывать то, что оклады сотрудников, которые занимают одну должность, не должны иметь вилки. Может быть разница в сумме дополнительных выплат (надбавок, премий и т. п.).

На разницу оказывает влияние квалификация сотрудника, стаж его работы на данном предприятии, сложность выполняемой работы. Ни в коем случае нельзя забывать о том, что после составления нового штатного расписания, старое обязательно должно храниться.

Проект старого ШР хранится на протяжении 5 лет, весь перечень переписки, связанной с составлением документа хранится 3 года, штатная расстановка (дополнение к штатному расписанию) сохраняется до 75 лет.

Для того чтобы избежать трудностей с самостоятельной разработкой формы штатного расписания компании, специалисты рекомендуют использовать уже готовую форму Т – 3 или скачать другие разновидности форм, из которых можно выбрать наиболее подходящую для конкретного предприятия.

Не стоит игнорировать необходимость составления и ведения штатного расписания компании. Нужно чрезвычайно тщательно отнестись к этому процессу. Это окажет существенную помощь в том случае, если кому – либо будет оказано в оформлении на конкретную должность, при сокращении штатов или уменьшении ставки.

Штатное расписание от «А» до «Я» — на видео:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://VyborPrava.com/trud/pravila-sostavleniya-shtatnogo-raspisaniya.html

Центр права
Добавить комментарий