Приказ об организации архива на предприятии

Содержание
  1. Приказ о хранении документов | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
  2. Кто составляет приказ о хранении документов
  3. Когда составляется приказ о хранении документовв организации
  4. приказа о хранении документовв 2017 году
  5. Образец приказа о хранении документов
  6. Приказ об архиве организации образец
  7. Когда составляется приказ о хранении документовв организации
  8. приказа о хранении документовв 2017 году
  9. Нормативная база
  10. Приказ о хранении документов в организации образец – СИЗ, нормы, инструкции
  11. Приказ об архивировании — Ваш юрист
  12. Образец приказа о создании экспертной комиссии
  13. Опись и архивирование кадровых документов
  14. Правила формирования дел
  15. Архивирование приказов
  16. Мы классифицируем приказы по видам и срокам хранения:
  17. Архивируем приказы по личному составу
  18. Процесс архивирования приказов по основной деятельности
  19. Преимущества передачи в архив приказов нашим специалистами
  20. Требования к архивированию документов
  21. Общие требования
  22. Об утверждении примерного положения об архиве организации , Приказ Росархива от 11 апреля 2018 года №42
  23. Примерное положение об архиве организации
  24. I. Общие положения
  25. II. Состав документов Архива организации
  26. Приказ: от создания до архива
  27. Назначение и классификация приказов
  28. Реквизиты документа
  29. Классификация приказов
  30. Приказы по основной деятельности
  31. Приказы по личному составу

Приказ о хранении документов | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Приказ об организации архива на предприятии

Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства. В статье рассматриваются вопросы, связанные с организацией хранения документов на предприятии.

Из статьи вы узнаете:

  • кто составляет приказ о хранении документов;
  • когда составляется приказ о хранении документов;
  • что содержит приказ о хранении документов.

Приказ о хранении документов должен быть издан одновременно с началом производственной деятельности предприятия, поскольку обеспечение сохранности документации, сопровождающей деятельность организации, обязанность руководителя.

Приказ о хранении документов и локальные нормативные акты, регламентирующие использование и хранение документации, помогут стандартизировать все процедуры документооборота компании, обеспечить учет и сохранность каждого документа.

Кто составляет приказ о хранении документов

К основным задачам, которые призвана решать система делопроизводства предприятия, относится не только документирование всех производственных и организационных процессов и учет входящей, исходящей и внутренней документации, но и организация ее оперативного и архивного хранения. При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства.

Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон) устанавливается обязанность работодателей обеспечить сохранность документов, используемых во всех сферах деятельности предприятия. Причем, эта обязанность вменяется им независимо от формы собственности предприятий и источников их финансирования.

Как хранить приложения к приказам?

Поэтому на вопрос о том, кто составляет приказ о хранении документов в 2016 году, будет однозначен: руководители всех субъектов хозяйственной деятельности, в том числе государственных и муниципальных структур, предприятий и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Когда составляется приказ о хранении документов в организации

Если организации государственного или муниципального подчинения по умолчанию являются источниками комплектования документами государственных и муниципальных архивов, то коммерческие структуры могут быть отнесены к таким источникам на основании части 2 ст. 20 Закона, после того, как будет заключен договор с одним из таких архивов. По истечении сроков хранения, часть документов предприятия, на основании специальной экспертизы может быть включена в Архивный фонд РФ.

Документы предприятий-источников комплектования государственных и муниципальных архивов, не включенные в Архивный фонд РФ, а также та документация, которая аккумулируется на предприятиях, не являющихся такими источниками, остается в этих компаниях. Они самостоятельно должны организовать хранение документов и обеспечить их сохранность в соответствии с установленными сроками хранения.

Обязанностью работодателя является обеспечение сохранности всех документов, составляющих документооборот предприятия, в том числе, кадровых, финансовых и бухгалтерских. Эта обязанность начинает реализовываться после того, когда составляется приказ о хранении документов, устанавливающий порядок и правила их комплектования, учета и организации хранения.

приказа о хранении документов в 2017 году

Как правило, организация хранения документов на предприятии предполагает исполнение множества процедур, обеспечивающих уникализацию, идентификацию и сохранность каждого документа, поэтому имеет смысл регламентировать порядок учета и хранения всей документации, разработав специальный локальный нормативный акт, например, Положение о хранении документов, который и будет введен в действие приказом о хранении документов.

Если предприятие организует собственный архив, необходимо будет включить в Положение отдельный раздел, регламентирующий порядок создания и работы экспертной комиссии.

Подобный регламент также может быть установлен отдельным Положением об экспертной комиссии.

В задачи этой комиссии будет входить экспертиза ценности документов, образовавшихся в ходе деятельности предприятия, и создание номенклатуры дел, в которой будут определены сроки хранения документов в соответствии с действующими Перечнями.

Если такие локальные нормативные акты на предприятии будут разработаны, содержание приказа о хранении документов в 2016 году сведется к утверждению этих регламентов и установлению срока введения в действие. В случае их отсутствия, в тексте приказ о хранении документов в 2016 году должен будет устанавливать, в том числе:

  • перечень видов документов, подлежащих хранению;
  • наименование структурного подразделения или лиц, ответственных за организацию хранения документов;
  • порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
  • сроки оперативного и архивного хранения документов;
  • порядок передачи документов на архивное хранение;
  • перечень мер по обеспечению сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах;
  • порядок работы с документами и выдачи их исполнителям из архива.

Хранение электронной почты

Как видим, содержание приказа о хранении документов в случае отсутствия локальных нормативных актов, регламентирующих порядок хранения документации на предприятии и работу экспертной комиссии, будет довольно объемным, поэтому в разработке соответствующих регламентов есть прямой смысл.

Образец приказа о хранении документов

Приказ о хранении документов может быть составлен в произвольной форме. Если упомянутые выше локальные нормативные акты на предприятии не разработаны, разработать порядок хранения документов можно поручить исполнителям, упомянутым в приказе. Это могут быть члены экспертной комиссии. Примерный образец приказа о хранении документов представлен ниже.

Передача документов на хранение в архив организации

ООО «РИТМ»

г. Москва                                                                                                  «_17_» октября 2016 г.

О хранении документов

В соответствии с положениями Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в целях упорядочивания оперативного и архивного хранения документации, –

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Назначить ответственным за хранение документов ООО «Ритм» делопроизводителя Иванову И.И.

2. Поручить Ивановой И.И. разработать перечень видов документации, подлежащей обязательному хранению.

3. Создать экспертную комиссию в составе: председатель Иванова И.И., члены комиссии секретарь Сидорова С.С., начальник отдела кадров Петров П.П.

4. Экспертной комиссии в срок до 14 ноября 2016 года разработать порядок учета поступающей на хранение документации и порядок передачи документов на архивное хранение, определить сроки оперативного и архивного хранения документов, разработать мероприятия по обеспечению сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в документах.

Директор                                         О.Ю.Маев

С приказом ознакомлены:

Иванова И.И.

Сидорова С.С

Петров П.П.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210667-qqq-16-m9-prikaz-o-hranenii-dokumentov

Приказ об архиве организации образец

Приказ об организации архива на предприятии

Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства. В статье рассматриваются вопросы, связанные с организацией хранения документов на предприятии.

Из статьи вы узнаете:

  • кто составляет приказ о хранении документов;
  • когда составляется приказ о хранении документов;
  • что содержит приказ о хранении документов.
  • Приказ о хранении документов должен быть издан одновременно с началом производственной деятельности предприятия, поскольку обеспечение сохранности документации, сопровождающей деятельность организации, обязанность руководителя.

    Приказ о хранении документов и локальные нормативные акты, регламентирующие использование и хранение документации, помогут стандартизировать все процедуры документооборота компании, обеспечить учет и сохранность каждого документа.

    Когда составляется приказ о хранении документовв организации

    Если организации государственного или муниципального подчинения по умолчанию являются источниками комплектования документами государственных и муниципальных архивов, то коммерческие структуры могут быть отнесены к таким источникам на основании части 2 ст. 20 Закона, после того, как будет заключен договор с одним из таких архивов. По истечении сроков хранения, часть документов предприятия, на основании специальной экспертизы может быть включена в Архивный фонд РФ.

    Документы предприятий-источников комплектования государственных и муниципальных архивов, не включенные в Архивный фонд РФ, а также та документация, которая аккумулируется на предприятиях, не являющихся такими источниками, остается в этих компаниях. Они самостоятельно должны организовать хранение документов и обеспечить их сохранность в соответствии с установленными сроками хранения.

    Обязанностью работодателя является обеспечение сохранности всех документов, составляющих документооборот предприятия, в том числе, кадровых, финансовых и бухгалтерских. Эта обязанность начинает реализовываться после того, когда составляется приказ о хранении документов, устанавливающий порядок и правила их комплектования, учета и организации хранения.

    приказа о хранении документовв 2017 году

    Как правило, организация хранения документов на предприятии предполагает исполнение множества процедур, обеспечивающих уникализацию, идентификацию и сохранность каждого документа, поэтому имеет смысл регламентировать порядок учета и хранения всей документации, разработав специальный локальный нормативный акт, например, Положение о хранении документов, который и будет введен в действие приказом о хранении документов.

    Если предприятие организует собственный архив, необходимо будет включить в Положение отдельный раздел, регламентирующий порядок создания и работы экспертной комиссии.

    Подобный регламент также может быть установлен отдельным Положением об экспертной комиссии.

    В задачи этой комиссии будет входить экспертиза ценности документов, образовавшихся в ходе деятельности предприятия, и создание номенклатуры дел, в которой будут определены сроки хранения документов в соответствии с действующими Перечнями.

    Если такие локальные нормативные акты на предприятии будут разработаны, содержание приказа о хранении документов в 2016 году сведется к утверждению этих регламентов и установлению срока введения в действие. В случае их отсутствия, в тексте приказ о хранении документов в 2016 году должен будет устанавливать, в том числе:

  • перечень видов документов, подлежащих хранению;
  • наименование структурного подразделения или лиц, ответственных за организацию хранения документов;
  • порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
  • сроки оперативного и архивного хранения документов;
  • порядок передачи документов на архивное хранение;
  • перечень мер по обеспечению сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах;
  • порядок работы с документами и выдачи их исполнителям из архива.
  • Как видим, содержание приказа о хранении документов в случае отсутствия локальных нормативных актов, регламентирующих порядок хранения документации на предприятии и работу экспертной комиссии, будет довольно объемным, поэтому в разработке соответствующих регламентов есть прямой смысл.

    Нормативная база

    1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230 , 230.1
    2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.

    Источник: https://avtoritet-nsk.ru/?p=6528

    Приказ о хранении документов в организации образец – СИЗ, нормы, инструкции

    Приказ об организации архива на предприятии

    Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства. В статье рассматриваются вопросы, связанные с организацией хранения документов на предприятии.

    Из статьи вы узнаете:

    • кто составляет приказ о хранении документов;
    • когда составляется приказ о хранении документов;
    • что содержит приказ о хранении документов.

    Приказ о хранении документов должен быть издан одновременно с началом производственной деятельности предприятия, поскольку обеспечение сохранности документации, сопровождающей деятельность организации, обязанность руководителя.

    Приказ о хранении документов и локальные нормативные акты, регламентирующие использование и хранение документации, помогут стандартизировать все процедуры документооборота компании, обеспечить учет и сохранность каждого документа.

    Приказ об архивировании — Ваш юрист

    Приказ об организации архива на предприятии

    Архивная обработка документов по личному составу и основной деятельности

    В архивной деятельности есть свой сленг и термины, которые используются в нашей деятельности. Так вот:

    Архивация документов,

    Архивирование документов,

    и Архивная обработка документов это одно и тоже. Теперь о том, что это такое и для чего нужно более подробно:

    В деятельности любой организации вне зависимости от формы собственности формируются три условные группы документов:

    1. Документы по личному составу, срок хранения 75 лет;

    2. Документы по основной деятельности организации, срок хранения постоянно;

    3. Документы по финансово-хозяйственной деятельности (временного срока хранения), срок хранения 5 лет;

    В организациях часто происходит смешение документов с различными сроками хранения.

    Например, в кассовые документы (срок хранения 5 лет) подшивают трудовые договоры на разовые услуги (срок хранения 75 лет), что может привести к утрате особо ценной информации, в том числе и по личному составу, а также из-за боязни сотрудников уничтожить лишнее, к захламлению архива.

    При этом, не многие знают, что существует определенный порядок уничтожения документов, основным условием которого является обязательная архивная обработка документов со сроками хранения постоянно и 75 лет.

    Примерный перечень документов по личному составу, срок хранения 75 лет:

    -Приказы директора по личному составу (прием, увольнение, перемещение и т.д.);

    -Трудовые договоры (контракты);

    -Личные карточки уволенных работников (форма Т-2);

    -Личные дела уволенных работников;

    -Документы по начислению заработной платы работникам (лицевые счета, расчетные ведомости, платежные ведомости);

    Эти документы имеют особое, социальное значение для сотрудников как давно уволенных, так и работающих, любого уровня и ранга. Подтверждение стажа, квалификации, размера заработной платы и отчислений в пенсионный фонд — вот информационная ценность данных документов.

    Очень важно, чтобы эти документы сохранились в полном объеме, это исключит дальнейшиe судебныe разбирательства к работодателю, а как показывает судебная практика в большинстве случаев решения выносятся в пользу работника и несут за собой серьезные последствия для работодателя (штрафы, проверки и т.д.

    ) Также необходимо учесть, что документы по личному составу, вне зависимости от деятельности и масштаба организации, в обязательном порядке при ликвидации поступают на государственное хранение.

    Примерный перечень документов по основной деятельности организации, срок хранения постоянно:

    -Приказы директора по основной деятельности;

    -Штатные расписания и приложения к ним;

    -Годовые бухгалтерские балансы и приложения к ним;

    -Годовые отчеты по перечислению денежных средств в различные фонды;

    Данные документы в большинстве случаев не поступают на государственное хранение, но до момента ликвидации целесообразнее принять все меры по обеспечению их полноты и сохранности. По данным документам прослеживается история развития организации.Также существуют организации, источники комплектования архива, которые в обязательном порядке передают данные документы на государственное хранение.

    В архивную обработку входит:

    1. Отбор и систематизация документов по срокам хранения;

    2. Обработка документов по личному составу;

    3. Обработка документов по основной деятельности организации;

    4. Переплет и оформление документов;

    5. Выделение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

    Для чего необходимо проводить архивную обработку документов:

    -Обеспечение сохранности и учета особо ценных документов;

    -Подготовка дел к передаче на государственное и ведомственное хранение;

    -Экспертиза и восстановление утраченных документов;

    -Без предварительной обработки документов, законодательно запрещается уничтожать документы с истекшими сроками хранения;

    Выгода от архивной обработки документов:

    -Дальнейшее хранение документов соответствует требованиям законодательства;

    -Обеспечение сохранности персональных данных, все дела учтены в описи;

    -Экономия занимаемого документами места;

    -Экономия времени на поиск необходимого документа при выдачи справок социального характера;

    -Документы подготовлены к передаче на государственное хранение;

    -По результатам архивной обработки документов, можно составить акт о выделении документов на уничтожение с истекшими сроками хранения;

    www.leaderarchive.ru

    Образец приказа о создании экспертной комиссии

    Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.

    Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел.

    В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

    По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат — они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения также подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

    ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ С ЦЕЛЬЮ ИХ СПИСАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ — 8(495)506-13-7 9

    ПОДРОБНО ОБ УСЛУГЕ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЗДЕСЬ

    архивное делопроизводство, архивация документов, архивное хранение документов, переплет документов, утилизация документов, уничтожение архивных документов, переплёт бухгалтерских документов

    proektarhiv.ru

    Опись и архивирование кадровых документов

    Кадровые документы и бумаги, связанные со стажем работы и деятельностью каждого из сотрудников компании, в соответствии с законодательством имеют большие сроки хранения (до 75 лет и более). Именно поэтому подготовку кадровых документов для выделения их на хранение в архив необходимо производить своевременно.

    Ввиду того, что кадровые документы являются социально значимыми (они служат подтверждением прав работников на социальное обеспечение), при их архивировании особое внимание уделяют:

  • оформлению дел;
  • описи документов.
  • Правила формирования дел

    1. Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено.

    2. Сразу после подшивки одного документа дело является заведенным.

    3. Оформление обложки должно осуществляться одновременно с включением бумаг в дело. На обложке необходимо указать: наименование компании и структурного подразделения; номер или индекс дела; заголовок; срок хранения документов.

    4. Помещать в дела можно только выполненные и оформленные по всем требованиям документы по 1 экземпляру.

    5. В делах должны находиться подлинники рабочих бумаг (карточки сотрудников, регистрационные книги, приказы по личному составу и т.д.). Однако есть исключения: копии допустимы в случае, когда подлинник был отослан гражданину или в другую компанию (у автора будет свой второй экземпляр или копия). Как правило, это касается переписки.

    6. Проекты, дублетные экземпляры и документы, подлежащие возврату, не должны включаться в дела.

    7. Отдельные виды документов необходимо разделять, а именно: подлинники и копии; бумаги постоянного и временного хранения; планы и отчеты; распорядительные акты; проекты и утвержденные документы.

    8. В деле должна находиться отчетность только одного календарного года. Однако допустимо формирование в период деятельности отдельных личных, переходящих дел и документов комиссий.

    9. Дело не должно превышать 250 листов. В противном случае необходимо формировать части (тома).

    10. Внутри дела важно соблюдать порядок расположения рабочих бумаг (в зависимости от типа документа их сортируют в алфавитном, хронологическом порядке, по срокам хранения).

    11. Приложения должны быть присоединены к соответствующим документам.

    Стоит отметить, что все бумаги (приказы по личному составу, личные карточки сотрудников, личные дела, договорные бумаги и т.д.) имеют свою специфику и тонкости архивирования.

    orbrm.ru

    Архивирование приказов

    Чем крупнее компания, тем больше распорядительных актов. Часть из них оформляют, регистрируют делопроизводители, а часть – кадровики. Даже опытные сотрудники с профессиональным образованием не всегда точно знают, какие приказы, на какой срок передаются на хранение, и как это сделать, не нарушая законодательство.

    Закажите у нас услугу архивирования приказов и освободите себя от подбора, обучения нужных специалистов, постоянного страха – не найти нужный документ во время проверки. Вы будете уверены, что приказы хранятся правильно.

    Мы классифицируем приказы по видам и срокам хранения:

  • по личному составу (хранятся 75 лет или постоянно);
  • по основной деятельности (хранить постоянно);
  • административно-хозяйственные приказы (временное хранение).
  • Архивируем приказы по личному составу

    Документы, касающиеся личного состава, при подготовке к передаче в архив отделяем от остальных. Они сохраняются постоянно или 75 лет. Листы в каждом деле предварительно проверяем, дело оформляем и описываем. Специалист создает опись приказов по личному составу, систематизируя дела по годам и заголовкам.

    Процесс архивирования приказов по основной деятельности

    Архивирование приказов – часть работы по систематизации документооборота предприятия. Приказы по основной деятельности относятся к документам постоянного хранения, административно-хозяйственные хранятся 5 лет.

    Важно правильно их зарегистрировать и распределить: невнимательный или неопытный работник может перепутать сроки хранения, подшить документ не в то дело. При передаче в архив такие ошибки исправляются.

    Архивировать приказы можно по структурному принципу (удобно для крупных предприятий) или в общем хронологическом порядке. Мы подберем удобную вам систему, чтобы максимально быстро находить нужный документ.

    Преимущества передачи в архив приказов нашим специалистами

    Мы изучаем специфику предприятия, с которым заключаем договор, поэтому безошибочно готовим и передаем в архив приказы.

    • На этапе анализа документооборота компании исключаем хаотичное размещение приказов в делах, систематизируем в зависимости от ценности и сроков хранения.
    • Создаем грамотные описи для быстрого поиска документов.
    • У вас не возникнет проблем при проверках кадровых и архивных служб – наведем порядок с приказами и другой документацией в архиве.
    • www.storehouse.ru

      Требования к архивированию документов

      Передаче в архив компании подлежат: законченные в текущем делопроизводстве документы; бумаги с постоянным или превышающим 10 лет сроком хранения; личные данные работников; документы упраздненной компании (предшественника).Архивная обработка документов состоит из нескольких этапов:

    • отбор бумаг по срокам хранения;
    • обработка документации по личному составу и роду деятельности предприятия;
    • переплет и оформление;
    • выделение документов к уничтожению (утративших значение и с истекшими сроками хранения).
    • Общие требования

      • Составление внутренней описи производят в случае, если данная процедура предусмотрена инструкцией по делопроизводству. В описи необходимо кратко отразить содержание дела, а также указать количество документов.
      • Удостоверяющая надпись дел фиксирует число и особенности нумерации листов; она заверяется составителем. Стоит обратить внимание на то, что последующие изменения, касающиеся состояния и состава документов, отмечаются в удостоверяющей надписи со ссылкой на соответствующий акт или приказ.
      • Перед тем как передать дела временного и постоянного хранения в архив, их необходимо переплести – оформить в твердую обложку. При этом первичная бухгалтерская документация прошивается плотными нитками с целью предотвратить несанкционированное изъятие документов.
      • Надписи на обложке выполняются светостойкими чернилами. Особое внимание стоит уделить соответствию заголовков дел содержанию документов. На папке также должен быть номер по описанию, номер описи и номер архивного фонда (при наличии такового). В случае изменения названия организации (структурных подразделений) правки вносятся следующим образом: старое наименование заключается в скобки, рядом указываются новые данные.
      • Архивировать документы необходимо в строгом соответствии с действующими правилами и нормативными актами. При нарушении установленного регламента контролирующие органы могут привлечь организацию к административной ответственности.После архивирования документы передают в подразделение архива. Принятие дел производят сотрудник архива и работник компании, отвечающий за сдачу документов. Официальным подтверждением служит акт приема-передачи, в котором указывают количество переданных дел и их номера. Кроме того, число переданных на хранение дел фиксируют в итоговой записи сводной номенклатуры.

    Источник: https://nevarono.ru/post-8161/

    Об утверждении примерного положения об архиве организации , Приказ Росархива от 11 апреля 2018 года №42

    Приказ об организации архива на предприятии

    В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.

    5320; 2015, N 48, ст.6723; 2016, N 10, ст.1317, N 22, ст.3097; 2017, N 25, ст.3596; 2018, N 1, ст.19), подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г.

    N 293 “Вопросы Федерального архивного агентства” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034),

    приказываю:

    Утвердить прилагаемое примерное положение об архиве организации.

    Руководитель

    А.Н.Артизов

    Зарегистрировано

    в Министерстве юстиции

    Российской Федерации

    15 августа 2018 года,

    регистрационный N 51895

    Примерное положение об архиве организации

    УТВЕРЖДЕНО

    приказом Федерального

    архивного агентства

    от 11 апреля 2018 года N 42

    I. Общие положения

    1. Примерное положение об архиве организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 “Вопросы Федерального архивного агентства” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034).

    2. Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив организации).

    3.

    Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

    4. Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

    Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

    После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

    5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.

    2253; 2010, N 19, ст.2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.5320; 2015, N 48, ст.6723; 2016, N 10, ст.1317, N 22, ст.3097; 2017, N 25, ст.3596; 2018, N 1, ст.

    19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

    ________________

    Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 “Вопросы Федерального архивного агентства” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034).

    II. Состав документов Архива организации

    6. Архив организации хранит:

    а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

    б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций – предшественников (при их наличии);

    в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

    ________________

    Источник: http://docs.cntd.ru/document/542622369

    Приказ: от создания до архива

    Приказ об организации архива на предприятии

    На основании приказов осуществляются почти все действия работодателя в сфере работы с кадрами: ведутся личные дела, трудовые книжки, другие документы работников.

    Приказ – это внутренний распорядительный документ организации, издаваемый единолично руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации, содержащий обязательные для исполнения предписания.

    Назначение и классификация приказов

    В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учёте на основании приказов осуществляются практически все действия, совершаемые работодателем в сфере работы с кадрами.

    Ведутся учётные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников.

    Ведение делопроизводства в организации регламентируется Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан, от 21 декабря 2011 года № 1570.

    Приказами оформляются решения правового характера, а также по:

    • оперативным;
    • организационным;
    • кадровым (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий; изменение фамилии; поощрения, награждения, наложение дисциплинарных взысканий; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников; дежурства по профилю основной деятельности; командировки);
    • и другим вопросам работы организации.

    Реквизиты документа

    Реквизитами приказа являются:

    1. изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);
    2. официальное наименование организации;
    3. наименование вида документа;
    4. дата приказа;
    5. регистрационный номер приказа;
    6. место издания приказа;
    7. заголовок к тексту;
    8. текст;
    9. подпись;
    10. отметка о согласовании приказа;
    11. оттиск печати.

    В организации должны быть все установленные законодательством виды документов:

    • по основной деятельности;
    • по личному составу.

    Однако для субъектов малого и среднего предпринимательства существуют некоторые послабления. Такие субъекты могут составлять документы на стандартных листах бумаги форматов А4, А5. Вместо бланков разрешено использование чистых листов с проставлением в левом верхнем углу оттиска штампа с наименованием организации.

    Если для организаций существует требование издавать приказы на государственном и русском языках, то субъекты малого и среднего предпринимательства могут при составлении приказов использовать один язык – государственный или русский язык, или иной язык делопроизводства и т. д.

    Классификация приказов

    По общим правилам приказы любой организации подразделяются на:

    • приказы по основной деятельности;
    • приказы по личному составу;
    • приказы по кадрам.

    К порядковому номеру приказа через дефис добавляется буквенный индекс:

    • по основной деятельности – «П»;
    • по личному составу – «Л/С»;
    • по кадрам – «К» (например, № 1-П, № 1-Л/С, № 1-К).

    Каждый вид приказов имеет самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года. Приказы оформляются на государственном и русском языках, имеющих одинаковую силу. Версии приказов формируются в отдельное дело, регистрируются в регистрационно-учетных формах:

    • журнале регистрации приказов по основной деятельности;
    • журнале регистрации приказов по личному составу;
    • журнале регистрации приказов по кадрам.

    Все журналы включаются в номенклатуру дел документационной службы. Журналы хранятся по месту заведения, а при ликвидации юридического лица без правопреемников передаются на государственное хранение.

    Приказы оформляются на специальном бланке приказа, форма которого установлена Типовыми правилами.

    Приказы по основной деятельности

    К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы компании, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

    Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

    Обязательными реквизитами этого вида приказа являются:

    • наименование организации;
    • название вида документа (ПРИКАЗ);
    • дата издания;
    • регистрационный номер;
    • место издания;
    • заголовок к тексту;
    • текст;
    • подпись;
    • визы.

     Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в нем поручения должны быть конкретными, реальными, обеспеченными достаточными материально-техническими и финансовыми средствами. Это поможет исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.

    Приказы по основной деятельности издаются по вопросам:

    • создания, реорганизации или ликвидации организации;
    • утверждения (изменения) структуры и штатной численности, штатного расписания;
    • сокращения штатной численности;
    • создания новых структурных подразделений;
    • создания коллегиальных и совещательных органов, комиссий;
    • установления режима работы и внесения изменений в него;
    • утверждения (изменения) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
    • утверждения внутренних типовых форм документов;
    • аттестации персонала;
    • делегирования полномочий;
    • распределения зон ответственности;
    • планирования деятельности;
    • осуществления контроля за деятельностью (отчетность);
    • информационного и документационного обеспечения деятельности и др.

    Приказы по основной деятельности имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года, нумеруются отдельно от приказов по личному составу и кадрам и имеют буквенный индекс «П» (например, № 1-П, № 2-П и т. д.).

     Версии приказов по основной деятельности на государственном, русском и ином языке формируются в отдельное дело, регистрируются в регистрационно-учетной форме – журнале регистрации приказов по основной деятельности и включаются в номенклатуру дел документационной службы.

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности хранится по месту заведения, а при ликвидации юридического лица без правопреемников передается на государственное хранение.

    Приказы по личному составу

    Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, премирование, поощрение, увольнение и т. д.

    Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности.

    Приказы по личному составу – это обязательные документы в сфере трудовых правоотношений.

    Приказы по личному составу издаются работодателем (представителем работодателя) единолично, за исключением специалистов, уполномоченных на разработку проекта приказа (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу). Приказы по личному составу имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением буквенного индекса «Л/С» (например, № 1-Л/С, № 2-Л/С и т. д.).

     Версии приказов по личному составу на государственном, русском и ином языке формируются в отдельное дело, регистрируются в регистрационно-учетной форме – журнале регистрации приказов по личному составу и включаются в номенклатуру дел документационной службы.

    Журнал регистрации приказов по личному составу хранится по месту заведения, а при ликвидации юридического лица без правопреемников передается на государственное хранение.

    Согласно п.

    12 Перечня типовых документов, приказы, распоряженияруководителя организации по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилий; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты, пособия; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными (особо вредными) и опасными (особо опасными) условиями труда; отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутриреспубликанские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными (особо вредными) и опасными (особо опасными) условиями труда) хранятся 75 лет ЭПК; по основной деятельности постоянно.

    Источник: https://kadry.mcfr.kz/article/946-prikaz-ot-sozdaniya-do-arhiva

    Центр права
    Добавить комментарий