на основании чего разрабатывается Положение по документообороту в организации и есть ли типовой документ (форма), который можно было бы использовать в нашей организации?С уважением, Нагоранская Ольга

Содержание
  1. Устав, положение, регламент как основные организационно-правовые документы предприятия
  2. Устав предприятия, учреждения, организации
  3. Положение об организации, структурном подразделении, коллегиальном (или совещательном) органе
  4. Регламент как правовой акт
  5. Положение как организационно-правовой документ
  6. Виды положений
  7. Положение о структурном подразделении
  8. Реквизиты положения
  9. Локальное регулирование делопроизводства | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
  10. инструкции по делопроизводству: основные разделы   
  11. Инструкция по конфиденциальному делопроизводству
  12. Новые статьи
  13.       Утверждение и применение должностной инструкции в организации
  14. Должна ли в учреждении быть инструкция по делопроизводству
  15. Должностная инструкция делопроизводителя
  16. Инструкция по делопроизводству в небольшой организации
  17. Как ввести в действие новую Инструкцию по делопроизводству?
  18. Документооборот. Требования к оформлению документации
  19. Примерная инструкция по делопроизводству в учреждениях, организациях, на предприятиях. Общие положения
  20. Зачем нужна инструкция по делопроизводству
  21. Инструкция по делопроизводству
  22. Какие положения должны быть в организации ООО
  23. Кадровые документы (учет) с нуля: виды 
  24. Виды кадровой документации
  25. Необходимые документы для кадрового учета: группа 1 
  26. Необходимые документы для кадрового учета: группа 2 
  27. Оформляем документы с нуля
  28. Особенности кадрового учета для микропредприятия 
  29. Локальные нормативные акты организации: что это, перечень основных документов
  30. Что такое локальные нормативные акты (ЛНА)
  31. Ооо и ип – должны ли формировать лна

Устав, положение, регламент как основные организационно-правовые документы предприятия

на основании чего разрабатывается Положение по документообороту в организации и есть ли типовой документ (форма), который можно было бы использовать в нашей организации?С уважением, Нагоранская Ольга

Любая организация в своей работе опирается не только на законодательные, правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией. К таким документам относятся: устав, положение, регламент, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции.

Рассмотрим понятие, назначение, структуру и особенности устава, положения и регламента предприятия, учреждения, организации.

Устав предприятия, учреждения, организации

В соответствии со ст. 52 ГК РФ «юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида».

Во многих случаях, устав является основным учредительным документом юридического лица.

Под уставом, как организационным документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.[2]

Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

В уставе должны определяться: наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и других законодательных актах. Назовем некоторые из них:

  • устав общества с ограниченной ответственностью (ООО) – ст. 89 ГК РФ и ст. 11, 12 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ;
  • устав общества с дополнительной ответственностью (ОДО) – ст. 95 ГК РФ;
  • устав акционерного общества (АО) – ст. 98 ГК РФ и ст. 11-14 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ;
  • устав учреждения – ст. 14 Федерального закона «О некоммерческих организациях» от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ.

Положение об организации, структурном подразделении, коллегиальном (или совещательном) органе

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, задачи и функции, права и обязанности, организацию работы учреждений, структурных подразделений, служб.

Положение об организации относится к учредительным документам. Оно определяет статус организации, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации.

Обязательными реквизитами положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, оттиск печати.[3]

Положение о структурном подразделении – это правовой акт, определяющий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых.

Нормативно установленных требований положения о подразделении не существует. Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:

  • общие положения;
  • основные задачи;
  • функции
  • права и обязанности
  • ответственность
  • взаимоотношения.[3]

Обязательные реквизиты положения о структурном подразделении: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

Понятие, разделы текста, реквизиты положения о коллегиальном (или совещательном) органе аналогичны понятию и разделам текста и реквизитам положения о структурном подразделении.

Регламент как правовой акт

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. [3]

Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет:

  • статус этого органа;
  • порядок планирования работы;
  • порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
  • внесение материалов на рассмотрение;
  • порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
  • ведение протокола заседания;
  • оформление решений;
  • порядок доведения решений до исполнителей
  • материально-техническое обеспечение заседаний.[3]

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, стадию согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой, стадию утверждения руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

Обязательные реквизиты регламента: наименование организации (наименование коллегиального или совещательного органа, если регламент посвящен данному органу), вид документа, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

Список использованных источников

Источник: http://www.ekonomika-st.ru/drugie/delopr/delopr-7.html

Положение как организационно-правовой документ

на основании чего разрабатывается Положение по документообороту в организации и есть ли типовой документ (форма), который можно было бы использовать в нашей организации?С уважением, Нагоранская Ольга

Фундаментом организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы. Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц.

В данной статье мы подробно остановимся на таком организационно-правовом документе, как положение.

Наша справка

К организационно-правовым документам относятся:

  • устав;
  • учредительный договор;
  • положение об организации;
  • положения о структурных, обособленных подразделениях, о коллегиальном (совещательном) органе организации и т.д.;
  • регламент;
  • штатное расписание;
  • инструкция;
  • должностная инструкция;
  • правила внутреннего трудового распорядка и др.

Все организационно-правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если он есть) – советом директоров, собранием акционеров и т.п. Все нормы, содержащиеся в этих документах, обязательны для исполнения.

Виды положений

Наш словарик

Положение – это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами.

В коммерческой организации могут действовать несколько видов положений:

  • Положение об организации;
  • положения о структурных подразделениях, например Положение о бухгалтерии или Положение об отделе кадров;
  • положения, определяющие деятельность комиссии или группы, например Положение об экспертной архивной комиссии;
  • положения, регламентирующие работу должностных лиц, например Положение о генеральном директоре;
  • положения, регулирующие организационные отношения по какому-либо конкретному вопросу, например Положение об аттестации работников или положение о работе с заявлениями и претензиями физических лиц.

Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя.

Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях.

Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно.

Самый простой пример: отдел хочет сдать в архив неоформленные документы – в скоросшивателях или вовсе россыпью. Документы не отсортированы и неизвестно, к каким делам они относятся.

Начальник отдела настаивает на том, что разбирать эти документы и формировать их в дела должен секретарь.

Секретарь же, открыв Положение об архиве, обращает внимание начальника на то, что в архив принимаются документы, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это внутрикорпоративный закон, и с ним приходится считаться.

Обратите внимание

Такие документы, как Положение об аттестации, Положение о работе с претензиями и др., по сути являются  пошаговыми руководствами к действию: в них подробно описан каждый этап решения той или иной задачи.

Положение о структурном подразделении

Положения о структурных подразделениях, пожалуй, самая распространенная и востребованная разновидность положений.

Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательно не установлены, каждая организация самостоятельно решает, какие вопросы деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Основные разделы стандартного Положения о подразделении представлены в таблице.

Основные разделы Положения о подразделении и их содержание

Раздел положения раздела
1 Общие положения
  • полное наименование структурного подразделения (далее – СП);
  • наименование, номер, дата правового акта, на основании которого создано СП;
  • нормативные документы, которыми СП руководствуется в своей деятельности;
  • кто возглавляет СП;
  • кому подчиняется СП;
  • порядок назначения и освобождения от должности руководителя СП;
  • наличие печати
2 Основные задачи Задачи, для решения которых создано и работает СП
3 Функции Конкретные виды работ, выполняемые СП в рамках решения своих основных задач
4 Права и обязанности Права и обязанности руководителя и работников  СП при выполнении своих функций
5 Ответственность Виды ответственности, которую может понести руководитель и работники СП в случае невыполнения своих обязанностей (дисциплинарная, административная, а в некоторых случаях и уголовная)
6 Взаимоотношения Порядок взаимодействия СП с другими подразделениями организации: в какой форме осуществляется, какие документы при этом создаются и т.д.

Реквизиты положения

При подготовке положения оформляются  следующие реквизиты документа:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • заголовок к тексту;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления или издания документа;
  • гриф утверждения документа;
  • текст документа;
  • визы согласования документа.

Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов в положениях.

  • Наименование организации. Название организации-автора указывается согласно учредительным документам. Если в этих документах наряду с полным имеется и сокращенное наименование, то оно также указывается (Пример 1). Наименования на языках субъектов Российской Федерации или на иностранных языках указываются ниже наименования на русском или справа от него на одном уровне.

Автором положения может быть как филиал, так и структурное подразделение – в этом случае его название указывается под наименованием организации (см. Пример 1).

Авторами положения могут быть две и более организации (например, если создается Положения о взаимоотношениях). В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), как в Примере 2, и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).

  • Наименование вида документа. Данный реквизит печатается прописными буквами: ПОЛОЖЕНИЕ, точка после него не ставится.
  • Заголовок к тексту. Набирается с новой строки и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? (см. варианты расположения реквизита в Примерах 1 и 2).
  • Дата документа. Датой документа является дата его утверждения. Она проставляется в соответствующем поле утверждающим должностным лицом. Если положение подписывается двумя и более организациями, то его датой будет дата последнего утверждения (см. Пример 2).
  • Регистрационный номер документа. Даже если данное положение первое и единственное в своем роде, то номер ему все равно нужно присвоить: государственный стандарт[1] требует нумерации абсолютно каждого документа, созданного в организации. Положение, созданное двумя организациями, получает два номера, которые пишутся через дробь (см. Пример 2).
  • Место составления или издания документа. Этот реквизит оформляется в том случае, если место издания положения нельзя определить по наименованию организации. Так, например, для ЗАО «Томские коммунальные системы» заполнять его не требуется, в отличие от ОАО «Средневолжская строительная компания». Если в первом случае ясно, где находится предприятие, то по второму наименованию точное местонахождение организации определить невозможно.

С другой стороны, если документ издается филиалом ЗАО «Томские коммунальные системы», расположенном в районном центре Томской области, то именно этот районный центр и будет указан в качестве места составления документа (см. Пример 1).

  • Гриф утверждения документа. Обычно положения утверждаются руководителем организации. Но в рамках своей компетенции и при наличии соответствующих полномочий это может сделать и другое должностное лицо. Например, Положение о делопроизводстве по обращениям граждан может утвердить и административный директор. Гриф утверждения в положении состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (см. Пример 1).

Кроме того, положение может быть утверждено распорядительным документом – обычно приказом по основной деятельности. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера (см. Пример 2).

Пример 1

Верхняя часть положения, изданного филиалом организации

Общество с ограниченной ответственностью «Самарское строительное предприятие» (ООО «ССП»)Тольяттинский филиалПОЛОЖЕНИЕ о работе с заказчиками – физическими лицами«10» июня 2014 г. № 12-ОПДг. Тольятти УТВЕРЖДАЮ Начальник филиалаРомашов Л.А. Ромашов 10.06.2014

Пример 2

Верхняя часть положения, утвержденного двумя организациями

Закрытое акционерное общество «Авторемонтное предприятие» Общество с ограниченной ответственностью «Восточный логистический центр» (ООО «ВЛЦ»)

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2014/polozhenie/

Локальное регулирование делопроизводства | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

на основании чего разрабатывается Положение по документообороту в организации и есть ли типовой документ (форма), который можно было бы использовать в нашей организации?С уважением, Нагоранская Ольга

Основным локальным нормативным актом в сфере работы с документами традиционно является инструкция по делопроизводству, в которой закрепляются принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском документов организации.

Как правило, в инструкциях по делопроизводству описывается только порядок обработки организационно-распорядительной документации, несмотря на то, что существенные особенности можно выделить при работе, например, с кадровыми, конфиденциальными и некоторыми другими документами. Кроме того, отметим, что в нашем журнале  уже затрагивался вопрос о целесообразности разработки нескольких инструкций по делопроизводству с различными подходами к данной проблеме.

Можно по-разному отвечать на вопрос о количестве и содержании инструкций по делопроизводству в организации, все ранее высказанные мнения специалистов, безусловно, заслуживают интерес и являются основанием для продолжения начатой дискуссии. Но сейчас хотелось бы подчеркнуть, что на практике далеко не во всех современных организациях, особенно относящихся к среднему и малому бизнесу, есть названный локальный нормативный акт по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству не только не утрачивает своего значения в условиях внедрения электронного документооборота, а напротив, способствует его успешному функционированию. Поэтому считаем целесообразным рассмотреть основные требования к его содержанию и оформлению.

инструкции по делопроизводству: основные разделы   

Текст инструкции по делопроизводству может включать различные разделы, названия и состав которых определяются самой организацией. Охарактеризуем наиболее важные из них.

Общие положения. Это обязательная вводная часть инструкции, где, прежде всего, определяется назначение данного документа, цель и задачи его разработки. В разделе должно быть указано, в соответствии с какими нормативными правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства разработана инструкция и на какие системы документации она распространяется.

Следует отметить, что вопросы нормативно-правового обеспечения организации и ведения делопроизводства остаются одними из наиболее актуальных в настоящее время.

Федеральные органы исполнительной власти разрабатывают инструкции по делопроизводству на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

При этом в инструкциях по делопроизводству должны учитываться условия и специфика деятельности федерального органа исполнительной власти.

Другие организации при разработке инструкций по делопроизводству могут руководствоваться (в связи с отсутствием иного) рекомендациями Государственной системы документационного обеспечения  управления (М., Главархив СССР, 1991).

В данном разделе также устанавливается, кто отвечает за состояние делопроизводства в организации, осуществляет организационно-методическое руководство в области документирования управленческой деятельности и контролирует работу с документами.

Здесь же целесообразно показать, как осуществляется прием-передача дел при смене специалистов, работающих с документами, а также при их замене в период отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т.п.

), какие действия следует предпринимать в случае утраты или порчи документов.

Состав документов организации. В разделе определяются виды документов, используемых для документирования функций управления, сферы их применения, места создания и использования. Материалы этого раздела являются основой для разработки табеля и альбома форм документов организации.

Подготовка документов. Здесь рассматриваются требования к составлению и оформлению служебных документов:

состав реквизитов и правила их написания, виды бланков документов, порядок придания документам юридической силы, особенности подготовки отдельных групп документов (организационных, распорядительных, информационно-справочных и др.).

       В данном разделе следует определить полномочия работников организации по согласованию, подписанию и утверждению документов, а также необходимость и формы участия в подготовке документов специалистов других организаций.

        В самостоятельный подраздел рекомендуется выделить требования к языку и стилю служебных документов.

       На заметку!       

 С учетом материалов данного раздела разрабатываются альбом форм документов и сборник типовых и трафаретных текстов документов.

       Организация документооборота. В этой части инструкции характеризуются все процедуры, связанные с обработкой документов в процессе их движения, отдельно для потоков документов: поступающих из других организаций (входящих), отправляемых в другие организации (исходящих), создаваемых и используемых в организации (внутренних).

       Для входящих документов важно показать, по каким критериям в ходе предварительного рассмотрения документов они подразделяются на:

  • регистрируемые в службе делопроизводства или регистрируемые в структурных подразделениях в зависимости от того, какая система регистрации (централизованная или децентрализованная) принята в организации;
  • передаваемые на рассмотрение руководителю организации или направляемые непосредственно в структурные подразделения;
  • контролируемые в ходе их исполнения или неподлежащие контролю.

       Для исходящих и внутренних документов устанавливаются основные этапы движения проектов документов, способы тиражирования документов, порядок доведения документов до исполнителей, правила отправки документов в зависимости от способа передачи по каналам связи: почта, факс, телеграф, электронная почта и др.

       В этом же разделе должно быть определено, кто и как ведет учет объема документооборота в организации, как используются получаемые данные для совершенствования работы с документами и определения оптимальной штатной численности работников делопроизводственной службы.

       На заметку!      

Материалы данного раздела инструкции являются основой для разработки графика документооборота организации.

        Вопросы ведения электронного документооборота и работы с электронными документами могут быть выделены в самостоятельный раздел инструкции или, при необходимости, в отдельную инструкцию по СЭД.

       Информационно-поисковая система по документам организации. В инструкции по делопроизводству должны быть показаны:

регистрационно-учетные формы, используемые в организации: традиционные (книги, журналы, карточки) и электронные; принятая система индексации документов; порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов; используемые в организации системы поиска документов (по видам документов, по вопросам деятельности организации, ретроспективный поиск и т.п.).

       Контроль исполнения документов. В данном разделе описывается система постановки документов на контроль и ведения контроля, указывается порядок снятия документов с контроля, определяются показатели, характеризующие состояние исполнительской дисциплины, а также меры воздействия на исполнителей, нарушающих сроки исполнения документов.

Важно знать!

Особое внимание в инструкции должно быть уделено предупредительному контролю, направленному на исключение ситуаций, приводящих к срыву исполнения документов.

       Организация документов в делопроизводстве. В разделе раскрываются вопросы систематизации документов в соответствии с разработанной в организации номенклатурой дел, описывается порядок формирования документов в дела, перечисляются признаки заведения дел, приводятся правила формулирования заголовков дел и их индексации.

        Здесь же должен быть показан порядок оперативного хранения документов: оформление обложек дел, использование дел в справочных целях, условия изъятия из дел отдельных документов и т.п.

        Передача документов на архивное хранение. В инструкцию по делопроизводству обязательно должны быть включены вопросы проведения экспертизы ценности документов, организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы.

       В разделе следует описать порядок составления описей дел, отбора документов на уничтожение, передачи документов длительного и постоянного сроков хранения в архив организации, отбора и передачи документов в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы на основании соответствующих договоров.

       Названные разделы инструкции по делопроизводству при необходимости могут быть дополнены другими по усмотрению организации, например:

особенности работы с отдельными видами документов; функциональные обязанности работников организации, занятых подготовкой и обработкой документов; осуществление контроля за состоянием системы делопроизводства; ответственность за нарушение предусмотренных инструкцией требований; направления совершенствования системы делопроизводства и др.

К инструкции по делопроизводству целесообразно приложить:

  • образцы бланков официальных документов организации;
  • образцы регистрационных форм (с примерами их заполнения);
  • разработанные в организации классификаторы и перечни, например: классификатор структурных подразделений, классификатор исполнителей, перечень причин неисполнения документов и т.д.;
  • формы документов аналитического характера (справка о состоянии исполнительской дисциплины, сведения об объеме документооборота и т.п.);

формы: номенклатуры дел, внутренней описи документов дела, описей дел (постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу), листа-заверителя дела, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.    

Инструкция по конфиденциальному делопроизводству

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, лучше изложить в отдельной инструкции, так как знакомиться с ней и работать в соответствии с ее требованиями должны лишь те сотрудники, которые имеют доступ к документам, содержащим коммерческую тайну, в то время как Инструкцией по делопроизводству руководствуются все работники организации, связанные с обработкой документов.

Новые статьи

       В Инструкции по конфиденциальному делопроизводству должны быть указаны виды информации, составляющей коммерческую тайну; виды и разновидности конфиденциальных документов; правила работы с этими документами; доступ к конфиденциальной информации; режим коммерческой тайны, ее охрана и т. п.       

      Утверждение и применение должностной инструкции в организации

Инструкция по делопроизводству разрабатывается службой делопроизводства с участием представителей всех структурных подразделений организации и согласовывается с заинтересованными должностными лицами (например, с заместителем руководителя организации, отвечающим за ведение делопроизводства, с руководителем юридической службы, с руководителями других структурных подразделений организации).

Согласованный проект инструкции утверждается приказом руководителя организации, так как введение инструкции в действие требует осуществления ряда организационных мероприятий, которые должны быть доведены до работников распорядительным актом руководителя, например:

_____________________________________________________________________________

Закрытое акционерное общество «ТЕХНИКА-СЕРВИС»

(ЗАО «ТЕХНИКА-СЕРВИС»)

ПРИКАЗ

30.11.2010                                                                                                   № 123

г. Москва

Об утверждении Инструкции

по делопроизводству

       В целях упорядочения работы с управленческой документацией, обеспечения сохранности документов и совершенствования информационно-поисковой системы по документам организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210480-qqe-16-m7-lokalnoe-regulirovanie-deloproizvodstva

Должна ли в учреждении быть инструкция по делопроизводству

на основании чего разрабатывается Положение по документообороту в организации и есть ли типовой документ (форма), который можно было бы использовать в нашей организации?С уважением, Нагоранская Ольга

Основная цель инструкции — упорядочение создания документов, повышение их качества и сокращение количества, рациональная организация документооборота, совершенствование работы с документами.1.3.

Документы учреждения входят в состав Архивного фонда Чувашской Республики, являются имуществом учреждения; вопросы работы с документами регулируются законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики, нормативно-методическими документами государственной архивной службы, положением об архиве, уставом (положением) учреждения.1.4.

Настоящая инструкция регламентирует порядок документирования деятельности учреждения, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, приема, учета, хранения и использования документов.1.5. Положения настоящей инструкции распространяются на традиционное делопроизводство.

Должностная инструкция делопроизводителя

Делопроизводитель должен знать: — нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; — основные положения Единой государственной системы делопроизводства; — структуру предприятия и его подразделений; — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; — основы организации труда; — правила эксплуатации вычислительной техники; — основы законодательства о труде; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5.

Инструкция по делопроизводству в небольшой организации

Управление документами.

Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами. Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат и др.).

В небольших организациях создание службы нерентабельно, поэтому обычно вся работа с документами как административными, так и по личному составу поручается секретарю. Нередко секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров.

Как ввести в действие новую Инструкцию по делопроизводству?

Ведь обучение не было проведено, настройки в СЭД не сделаны, необходимые бланки не заказаны и т.п. И все подготовительные мероприятия, необходимые для обеспечения работы с документами в соответствии с новой Инструкцией, заранее готовятся и поэтапно осуществляются.

Например, совместно с отделом кадров и ИТ-подразделением служба делопроизводства:

    проводит обучение ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. В тестовом режиме эти сотрудники работают в заранее настроенных шаблонах, карточках, базах данных и представлениях СЭД в соответствии с правами доступа.

Документооборот.

Требования к оформлению документации

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль.

Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат. Выделяют три вида документопотока:

  1. внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
  2. входящий (поступающий в организацию);
  3. исходящий (направленный из организации);

Работа с документами в организации делится на этапы.

Они следующие: для входящих

  1. обработка, исполнение, подготовка ответов
  2. рассмотрение руководством организации и направление на исполнение
  3. прием и первичная обработка
  4. контроль исполнения
  5. предварительное рассмотрение делопроизводителем
  6. регистрация

для исходящих

  1. разработка, оформление
  2. отправка
  3. регистрация

для внутренних

  1. регистрация
  2. разработка, оформление
  3. контроль исполнения
  4. обработка, исполнение, подготовка ответов

для всех

  1. учет и анализ объемов документооборота.

Примерная инструкция по делопроизводству в учреждениях, организациях, на предприятиях.

Общие положения

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или ОКГУ, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телефонов, счетов в банках, идентификационный номер, адрес электронной почты и др).4.4.

Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия.Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (постановления, приказы и др.) оформляются с соответствующим названием.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные по форме документы, оформляются в виде « совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принявшей этот документ.Документы, создаваемые от имени двух или более организации , оформляются без бланка.

Все экземпляры совместных документов, включая приложения должны быть подлинниками, т.е.

Зачем нужна инструкция по делопроизводству

У каждого работника не просто свой взгляд на вещи, но еще и собственный, наработанный годами, опыт, навыки, умения.

Получается, что и представление о форме и содержании одного и того же документа может быть совершенно разным.

Если пустить дело на самотек, то в одной организации будут создаваться бумаги, имеющие различные формы, внешний вид. Люди, сменяя на рабочем месте, станут путаться, терять данные. А ведь любой документ – это не просто бумага с текстом, а и судьба конкретного работника или проекта.

Многие из них должны храниться долгие годы, чтобы человек смог подтвердить факт своего участия в работе предприятия (например, кадровая документация).

Подготовка Инструкции осуществляется в соответствии с действующим законодательством на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства.

Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются:

  1. правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
  2. методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
  3. законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела;

Составлением инструкции обычно занимается служба документационного обеспечения при участии архива и юридической службы.

Инструкция по делопроизводству

В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Источник: http://domprava76.ru/dolzhna-li-v-uchrezhdenii-byt-instrukcija-po-deloproizvodstvu-81741/

Какие положения должны быть в организации ООО

на основании чего разрабатывается Положение по документообороту в организации и есть ли типовой документ (форма), который можно было бы использовать в нашей организации?С уважением, Нагоранская Ольга

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Виды кадровой документации

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

Оформляем документы с нуля

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Кадровые документы (учет) с нуля: виды 

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

  1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
  2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
  3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
  4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
  5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

  1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
  2. Устав ООО.
  3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
  4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
  5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
  6. Положения о создании филиалов, подразделений.
  7. Перечень аффилированных лиц.
  8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить. 

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

  1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

  1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
    • трудовой договор;
    • приложения к трудовому договору;
    • трудовая книжка;
    • личное дело сотрудника;
    • прочие документы.
  2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы?»
  3. Внутренняя служебная переписка.
  4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
  5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1 

Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):

  1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек — скачать».
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
  3. Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
  4. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
  5. Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
  6. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
  7. Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы. 

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2 

Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
  2. Изучить уставную документацию ООО.
  3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
  4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
  5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году».
  6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
  7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
  8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу». 

Особенности кадрового учета для микропредприятия 

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

  1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
  2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

Источник: https://rusjurist.ru/ooo/skachat_dokumenty_ooo/neobhodimye_kadrovye_dokumenty_s_nulya_dlya_ooo/

Локальные нормативные акты организации: что это, перечень основных документов

Чтобы учесть специфику деятельности и адаптировать существующие нормы законодательства в отношении компании, ответственные лица на предприятии могут оформлять локальные нормативные акты.

Эти документы конкретизирует положения законов и устанавливают правила, которые не были рассмотрены в них, но необходимы для урегулирования трудовых отношений.

Существует обязательный локальные нормативные акты организации перечень.

Что такое локальные нормативные акты (ЛНА)

Локальные нормативные документы это правила, которые создаются и утверждаются внутри строго определенного субъекта бизнеса для регулирования взаимоотношений между администрацией фирмы и ее наемного персонала.

Чтобы улучшить условия труда работников, обезопасить их деятельность, максимально качественно задействовать трудовые ресурсы оформляются локальные нормативные акты содержащие нормы трудового права.

При необходимости эти документы помогают разрешать возникающие споры с сотрудниками и избегать ситуаций, когда организацию могут привлечь к соответствующим мерам ответственности.

Локальные нормативные акты разрабатываются на основании положений законов и не могут им противоречит. Если они ухудшают положение работающих на предприятии лиц, то тогда они признаются недействительными либо в указанных рамках, либо полностью в целом.

Порядок разработки и принятия локальных нормативных актов определяются законодательно в связи с важностью данных нормативов. Создают их, как правило, специалисты разных сфер деятельности — экономисты, правоведы, кадровики и т. д.

Многие часто путают внутренние нормативы организации с кадровой документацией. Однако, между ними существует значительное различие.

Внимание! Документы кадровой службы лишь фиксируют и учитывают происходящие на предприятии моменты, а локальные нормы осуществляют регулирование взаимоотношений администрации компании с наемным персоналом.

Например, табель учета рабочего времени сотрудников или регистрационные журналы не являются локальными нормативными документами.

Ооо и ип – должны ли формировать лна

Законодательно закрепляется, что локальные нормативные акты предприятия должны существовать у хозяйствующего субъекта, если он зарегистрирован в налоговых органах в качестве юрлица и у него существуют заключенные с работниками трудовые договора. Поэтому если деятельность осуществляется в виде организации, подобные документы придется создавать.

Источник: http://k-p-a.ru/kakie-polozheniya-dolzhny-byt-v-organizatsii-ooo/

Центр права
Добавить комментарий