Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Содержание
  1. Обнаружит в личном деле сотрудника копию паспорта
  2. Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?
  3. Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах
  4. Роструд запретил хранить копии паспортов в личных делах работников
  5. Копия паспорта в личном деле работника
  6. Роструд запретил хранить копии паспортов в личном деле работника? почему?
  7. Нельзя хранить копию паспорта в личном деле
  8. Возник спор. можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника
  9. Должны ли храниться копии паспортов в личном деле
  10. Имеет ли право работодатель хранить в личном деле все копии документов?
  11. Какие документы хранятся в личном деле работника
  12. Как организовать хранение личных дел сотрудников
  13. Паспорт в личном деле
  14. Налоги и Право
  15. Хранение копии паспорта в личном деле работника
  16. Можно ли хранить копии документов в личном деле?
  17. Копия паспорта в личном деле
  18. Должна ли быть копия паспорта в личном деле работника
  19. Личное дело сотрудника
  20. Как правильно хранить копии документов в личном деле работника
  21. Если вы решили вести личные дела работников
  22. Внести сведения и хранить копии — большая разница
  23. Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?
  24. Нет цели — нет права хранить копии
  25. Хранение копии паспорта
  26. Выводы и рекомендации

Обнаружит в личном деле сотрудника копию паспорта

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина.

Ведь по нормам статьи 86 ТК РФ: При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд. Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д) можно, но вот хранить их копии — нет.

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Внимание Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Правовая база: ПЯТНАДЦАТЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ АПЕЛЛЯЦИОННЫЙ СУД ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 14 марта 2014 г.

N 15АП-22502/2013 Дело N А53-12557/2013 Резолютивная часть постановления объявлена 06 марта 2014 года. Полный текст постановления изготовлен 14 марта 2014 года.

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в составе: председательствующего судьи Смотровой Н.Н. судей М.В.

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

При отсутствии ЛНА — штраф. Сейчас везде берут согласие на обработку ПД. Другое дело, что не все берущие считают нужным информировать и разъяснить- для чего, а обязаны. Попросту говоря, пахнет бюрократией и снятием с себя ответственности.

Например, мне при трудоустройстве не сообщили, что будет открыта зарплатная карта в таком-то банке. Знай я — отказалась бы оставлять свои персональные данные, (так как этот банк меня не устраивает), а без них карту открыть бы не смогли.

С другой стороны, мне не приходится каждый раз являтся лично для сверки документов, чтобы подтвердить, например, льготный налоговый вычет или лично подвозить документы на квалификацию для предстоящих курсов, так как все копии имеются в деле.

Резюме. Роструд разрешил хранить персональные данные работника, только при условии его согласия на их обработку.

Роструд запретил хранить копии паспортов в личных делах работников

А ориентироваться надо не на какой-то непонятный сайт «КДело», где написан бред про анкеты и автобиографию, а на действующее законодательство.И да, надо срочно уничтожить все копии всех личных документов всех сотруднков, в т.ч. уволившихся. Странно, что кадровики не в курсе.

ну и дайте тогда ссылку на действующий НПА, где указано, что нельзя снимать и хранить копии документов? Особенно, если в согласии на обработку персданных указано в т. ч.

и » копирование»Мне таких не поппадалось Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
« Первая ← Пред.1 След.

Копия паспорта в личном деле работника

Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 Закона N 152-ФЗ).

Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.

Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.В соответствии с ч. 1 ст.

Роструд запретил хранить копии паспортов в личном деле работника? почему?

Условие, при котором хранить копии документов безопасно Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен.

В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации.

В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации.

Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных». С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, паспорта, СНИЛС, ИНН.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Архивист18 2018-12-08 12:17 «У нас в личных делах хранятся все копии документов, справки,ТД, заявления, приказы.

Получается в личных делах нельзя хранить копии документов?» Справки имеют другой срок хранения в отличие от личного дела, поэтому их не целесообразно помещать в ЛД при передаче их в архив предприятия.

Приказы имеются в оригинале, поэтому их тоже не целесобразно хранить в ЛД. Если ТД не хранятся в отдельных делах, то естестенно экземпляр работодателя хранится в ЛД и передаётся вместе с ним в архим предприятия, так как он (ТД) имеет один и тот же срок хранения: до 2003 года — 75 л. после 2003 — 50 лет.

Общество не предоставило судам первой и апелляционной инстанциям правовых оснований для сбора и дальнейшей обработки копий страниц паспорта работников и фотографий работников.

Арбитражный суд оставил без изменения решение Арбитражного суда Ростовской области, а апелляционную жалобу без удовлетворения.

Таким образом, в Вашем случае нужно получать 1 общее согласие на обработку персональных данных: Директору «Альфа»А.В.

Львовуот А.С. Кондратьевапаспорт серия 45 01 № 255123выдан «12» февраля 2000 г. ОВД «Хамовники» г. Москвызарегистрированной(го) по адресу: 119021, г. Москва,ул. Хамовнический вал, д. 8, кв.

64 СОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ Настоящим я, Кондратьев Александр Сергеевич, представляю Работодателю (оператору)«Альфа» (ОГРН 1234567890123, ИНН 7708123456), зарегистрированному по адресу: 125008, г.Москва, ул.

Михалковская, д.
Важно И даже после увольнения.

Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать? Если в организации такие документы действительно нужны, оговорите это в ЛНА, получите согласие на хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются. Штрафы за несоблюдение закона Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили. Тем не менее, в судебной практике уже имеются случаи, когда наличие копий у работодателя судьи посчитали ненужным. В частности, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и хранить копии паспортов не нужно.

А на то, что они вам устно говорят, можно вообще внимания не обращать. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Пигги [e-mail скрыт] Россия, Москва #6[500700] 23 октября 2018, 16:13 Вообще-то, требование о недопустимости хранения копий личных одкументов ввели совсем недавно, как бы не более трёх месяцев назад. И до этого нигде не было обязательного требования копировать документы сотруднков. Сотрудник просто их предъявлял, кадровик списывал информацию в нужные графы личного дела. Отдавал только трудовую. Снимать копии всегда было незаконно, если кто не в курсе.

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Евгения [email protected]В ходе проверки прокуратуры было установлено, что сотрудник ООО «ДИП» не давал согласия на обработку биометрических персональных данных.

Кроме того, в карточках учета кадров компании допускалась обработка персональных данных родственников работников без их разрешения – в частности, полностью прописывалась дата рождения, хотя законом предусмотрен сбор только года рождения.

Таким образом, инспектор отдела кадров нарушила ФЗ «О персональных данных».В надзорном органе отмечают, что, в соответствии с действующим законодательством, возможность обработки персональных данных допускается только с письменного согласия их владельца.

В отношении инспектора было возбуждено дело по ст. 13.11. КоАП РФ (нарушение установленного законом порядка распространения информации о персональных данных).

Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию. Статьей 65 ТК РФ предусмотрено, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. Трудовой Кодекс Российской Федерации предусматривает следующие документы, которые должен вести работодатель: — трудовой договор (статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации). Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации в трудовом договоре указываются следующие персональные данные работника: фамилия, имя, отчество работника; сведения о документах, удостоверяющих личность работника; — трудовая книжка (статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации).

Источник: http://pbcns.ru/obnaruzhit-v-lichnom-dele-sotrudnika-kopiyu-pasporta/

Нельзя хранить копию паспорта в личном деле

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

  • трудовой договор;
  • приказы о приеме на работу и других событиях;
  • анкету сотрудника;
  • обязательно трудовую книжку.

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет.

Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет».

Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.

Возник спор. можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника

По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.

2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит не только информацию, позволяющую однозначно сделать вывод об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных.

Внимание Доброго дня!Кадровики помогите, пжл-та, разобраться с копиями документов в личном деле.На просторах интернета прочитала, что за хранении копии паспорта в личном деле будут штрафовать, размер штрафа-50000,00.Чтобы избежать штрафа, нужно хранить копии документов, только пока не достигли цели, для которой их снимали.

Даже нельзя хранить справки о рождении ребенка, если уже выплатили пособие.У нас в личных делах хранятся все копии документов, справки,ТД, заявления, приказы.Получается в личных делах нельзя хранить копии документов?Спасибо.

По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.

2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит информацию, позволяющую однозначно сделать вывод не только об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных.

Своей волей и в своих интересах выражаю согласие на осуществление Работодателем(оператором) любых действий в отношении моих персональных данных, которые необходимыили желаемы для достижения указанных целей, в том числе выражаю согласие на обработку без ограничения моих персональных данных, включая сбор, систематизацию, накопление,хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в т.

ч.

Источник: http://adler-group.ru/nelzya-hranit-kopiyu-pasporta-v-lichnom-dele/

Должны ли храниться копии паспортов в личном деле

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций.

Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример Трудовой контракт заключен 01.02.2021 г.

Имеет ли право работодатель хранить в личном деле все копии документов?

06 Декабря 2021, 08:21 Ответ юриста был полезен? + 0 — 0 Похожие вопросы

  1. 23 Октября 2021, 13:18, вопрос №1788845
  2. 17 Февраля 2021, 11:07, вопрос №1147251
  3. 20 Декабря 2016, 16:53, вопрос №1078475
  4. 29 Апреля 2021, 16:21, вопрос №1624804
  5. 26 Апреля 2021, 20:08, вопрос №1622129

Смотрите также

Какие документы хранятся в личном деле работника

То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения. Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета.

Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована. Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной.

Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т.

д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок.

Как организовать хранение личных дел сотрудников

Факт знакомства с содержанием фиксируется личной подписью и датой ознакомления в карточке, прилагаемой к делу гражданского служащего. Дела можно хранить как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах.

Единственное требование —эти шкафы и сейфы должны исключать доступ к их содержанию третьих лиц. Документы в сейфах располагают по номерам, а в небольших организациях в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, определяется законодательно: в коммерческих организациях бумаги с содержанием персональных данных работников хранятся 75 лет (см.

пункт 656 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), потом уничтожаются. Для госов немного не так.

Пока человек работает, его бумаги с персональными данными лежат в отделе кадров, после увольнения их переместят в отдельный шкаф (для уволенных) и будут там держать еще 10 лет.

Подробнее об этом см.

здесь: http://www.1kadry.ru/#/document/131/80807/?step=20.

Исследовав все обстоятельства дела, судом первой инстанции сделан правильный выводу о том, что, для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д.

Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника.

За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей.

Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы.

Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован.

Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

  • приказы о приеме на работу и других событиях;
  • обязательно трудовую книжку.

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет. Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой?

Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет». Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам. В частности, нарушением требований будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к тудовой деятельности гражданина.

Ведь по нормам : — При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд.

Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Источник: http://ros-trud.ru/dolzhny-li-hranitsja-kopii-pasportov-v-lichnom-dele-67493/

Паспорт в личном деле

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

. Какие еще документы опасно хранить кадровикам?

Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей.

Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы.

Налоги и Право

Согласие работника на хранение паспорта в личном деле

  • Для удобства кадровой работы, в том числе для оформления командировок, доверенностей на сотрудников в личном деле сотрудников хранятся копии российского и заграничного паспорта. Можно ли хранить данные документы в личном деле сотрудника? Нужно ли согласие сотрудника на это?

Работодатель может хранить копии российского и заграничного паспорта сотрудника в личном деле.

К персональным данным работника, получаемым работодателем и подлежащим хранению у работодателя в порядке, предусмотренном действующим законодательством относятся следующие сведения, содержащиеся в личных делах работников: —

Хранение копии паспорта в личном деле работника

Работодатель может хранить копии российского и заграничного паспортов работника в личном деле, поскольку в законодательстве отсутствует запрет на хранение данных работника при наличии согласия на обработку персональных данных.

  1. Вопрос Во время собеседования один кандидат запретил нам сд(13 kB)
  2. Оформление трудовых отношений образцы документов, коммента(2 MB)
  3. Вопрос ___Можно ли хранить данные копии российского и загра(23 kB)
  4. Статья Организуем работу с персональными данными сотруднико(217 kB)

При заключении с физическим лицом ГПД нужно ли получать у него согласие на обработку персональных данных.

Можно ли хранить копии документов в личном деле?

Кадровики помогите, пжл-та, разобраться с копиями документов в личном деле. На просторах интернета прочитала, что за хранении копии паспорта в личном деле будут штрафовать, размер штрафа-50000,00. Чтобы избежать штрафа, нужно хранить копии документов, только пока не достигли цели, для которой их снимали.

Даже нельзя хранить справки о рождении ребенка, если уже выплатили пособие. У нас в личных делах хранятся все копии документов, справки,ТД, заявления, приказы. Получается в личных делах нельзя хранить копии документов?

Вопрос: Правомерно ли в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» хранение копий документов, таких как копия паспорта и ИНН в личных делах работников?

Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Согласно ч.

Копия паспорта в личном деле

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Скорее, уточнил условия хранения, но не запретил. Это значит, что работодателю достаточно сверить документы, хранить же их копии не обязательно.

Другое дело, что не все берущие считают нужным информировать и разъяснить- для чего, а обязаны.

Попросту говоря, пахнет бюрократией и снятием с себя ответственности.

Роструд разрешил хранить персональные данные работника, только при условии его согласия на их обработку.

Правовые источники: ст 24 Конституция РФ, ФЗ 152, ст 86 ТК РФ.

Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных. Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало.

Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника.

От редакции Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.

Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен.

Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом (ст.

Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

  1. обязательно трудовую книжку.
  2. трудовой договор;
  3. анкету сотрудника;
  4. приказы о приеме на работу и других событиях;

Поэтому,

Должна ли быть копия паспорта в личном деле работника

Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях.

Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи). Также согласно п. 2 ч. 1 ст. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.

Полный перечень возможных наказаний выглядит так:

Личное дело сотрудника

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Согласно ст.

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Работодатель должен помнить, что он:

  • обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
  • не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
  • если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

  • на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
  • на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника.

Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных.

А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

  • обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
  • обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
  • содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

  • для целей добровольного медицинского страхования работников;
  • для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Онлайн-обучение в Контур.Школе

Управление персоналом и кадровое делопроизводство

Посмотреть программу

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Выводы и рекомендации

Определите правомерность своих действий:

  • Если вы собираете и храните в документах по кадровому учету копии документов работника, когда это не предусмотрено нормативными правовыми актами и согласием, то вы превышаете объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Подобный вывод есть в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013. Именно после появления этих дел и начались многочисленные вопросы относительно хранения копий документов работника.
  • Если у вас есть конкретная цель, собирать и хранить копии правомерно. Помните, что хранение копий документов работника законно только в том случае, если работодатель определил конкретную цель их обработки (хранения), не допускающую излишней обработки персональных данных. Цель должна быть прописана в согласии на обработку персональных данных. При отсутствии такой цели и согласия хранение копий документов, даже если работодатель определит возможность, является нарушением законодательства о персональных данных.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1669

Центр права
Добавить комментарий