Каков перечень обязательных документов для отдела кадров?

Содержание
  1. Необходимые кадровые документы с нуля для ООО
  2. Кадровые документы (учет) с нуля: виды 
  3. Виды кадровой документации
  4. Необходимые документы для кадрового учета: группа 1 
  5. Необходимые документы для кадрового учета: группа 2 
  6. Оформляем документы с нуля
  7. Особенности кадрового учета для микропредприятия 
  8. Перечень Обязательных Документов Отдела Кадров 2019
  9. Перечень обязательных документов по кадровому делопроизводству 2019
  10. Какие документы хранятся в личном деле работника
  11. Особенности кадрового делопроизводства
  12. Каковы обязательные кадровые документы для ООО в 2018 ― 2019 году
  13. Как сделать номенклатуру дел отдела кадров
  14. Перечень необходимых кадровых документов
  15. Перечень кадровых документов обязательных для организации 2019
  16. Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год образец
  17. Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год
  18. Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения
  19. Список обязательных документов в отделе кадров
  20. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия
  21. Кадровые документы
  22. Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы
  23. Каков перечень обязательных документов для отдела кадров?
  24. Наличие каких кадровых документов важно контролировать руководителю компании
  25. Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве – СИЗ, нормы, инструкции
  26. Их можно разделить на:
  27. Поэтому у каждого работодателя должны быть следующие журналы регистрации:
  28. Нужно ли регистрировать локальные акты?
  29. Кроме вышеперечисленных, в обязательном порядке нужны:
  30. Кадровые журналы ведение которых обязательно 2018
  31. Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2018
  32. Кадровый учет с нуля пошагово
  33. Обязательное ведение кадровой документации
  34. Ведение кадровой документации
  35. Трудовые отношения и ведение кадровой документации
  36. Кадровое делопроизводство на предприятии
  37. Кадровые документы организации
  38. Обязательные кадровые документы
  39. Перечень необходимых кадровых документов
  40. Документация по личному составу
  41. Распорядительные документы
  42. Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
  43. Информационно – расчетные документы

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

Каков перечень обязательных документов для отдела кадров?

Кадровые документы с нуля для ООО — это определенный перечень документов, которые должны оформляться на предприятии с момента его создания. О том, каков этот список, какие бумаги в него входят и как его оформить, расскажем в нашей статье.

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Виды кадровой документации

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

Оформляем документы с нуля

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Кадровые документы (учет) с нуля: виды 

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

  1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
  2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
  3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
  4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
  5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

  1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
  2. Устав ООО.
  3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
  4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
  5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
  6. Положения о создании филиалов, подразделений.
  7. Перечень аффилированных лиц.
  8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить. 

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

  1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

  1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
    • трудовой договор;
    • приложения к трудовому договору;
    • трудовая книжка;
    • личное дело сотрудника;
    • прочие документы.
  2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу – это какие приказы?»
  3. Внутренняя служебная переписка.
  4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
  5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1 

Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):

  1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек – скачать».
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
  3. Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
  4. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
  5. Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
  6. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
  7. Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы. 

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2 

Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
  2. Изучить уставную документацию ООО.
  3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
  4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
  5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году».
  6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
  7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
  8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу». 

Особенности кадрового учета для микропредприятия 

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

  1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
  2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

Источник: //rusjurist.ru/ooo/skachat_dokumenty_ooo/neobhodimye_kadrovye_dokumenty_s_nulya_dlya_ooo/

Перечень Обязательных Документов Отдела Кадров 2019

Каков перечень обязательных документов для отдела кадров?

) при наличии волеизъявления хотя бы одной стороны трудовых отношений о его заключении; положение о хранении коммерческой тайны, если сведения, допуск к которым получают работники в ходе осуществления своей трудовой деятельности, имеют статус такой тайны; график сменности, если работники трудятся в сменном режиме; должностные инструкции, если трудовые договоры, заключаемые с работниками, не определяют точный перечень выполняемых ими функций; положение о премировании, если существующая на предприятии система оплаты труда предусматривает начисление работникам премий различных видов; журнал прохождения медосмотров, если сотрудники предприятия обязаны проходить его регулярно (например, при выполнении автомобильных перевозок водители проходят предрейсовый осмотр).

РАЗНОЕ * организация кадровой работы * задачи кадровой службы * должностные инструкции сотрудников подразделения кадров * нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации * группировка документов в дела * требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы * подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения * ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: · Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); · График отпусков (статья 123 ТК РФ); · Правила и инструкции по охране труда.

Перечень обязательных документов по кадровому делопроизводству 2019

Приводим в порядок кадровые бумаги Документы по персоналу — «головная боль» бухгалтеров многих небольших фирм. Сколько кадровых документов должно быть в компании? Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер?

Перечень обязательных документов по делопроизводству 2019 Обязательные кадровые документы, перечень Каким документом регламентируется Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. 1 год (после замены новыми) (ст.

Какие документы хранятся в личном деле работника

  • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  • копии документов о повышении квалификации;
  • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
  • согласие на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • копию приказа о приеме на работу;
  • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  • договор о материальной ответственности и т. д.

Рекомендуем прочесть:  Пакет документов для возврата налога за обучение

Особенности кадрового делопроизводства

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

  1. Изучение актуальных нормативов.
  2. Определение списка требуемых документов.
  3. Составление плана дальнейшей работы организации.
  4. Определение ответственных за документы лиц.
  5. Формирование штатного расписания.
  6. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
  7. Определение законности режима труда на предприятии.

Каковы обязательные кадровые документы для ООО в 2018 ― 2019 году

При этом работодатель обязан заключить с работниками трудовые договоры, положения которых определяют порядок решения вопросов, подлежащих регулированию локальными нормативными актами (при их наличии). Форма такого договора установлена положениями постановления Правительства от 27.08.2016 № 853.

Какие нужно оформить с нуля кадровые документы для ООО, важно знать при формировании документооборота на вновь созданном предприятии для соблюдения существующих законодательных требований.

Отсутствие таких документов может повлечь за собой ряд неблагоприятных последствий для работодателя. Так, в соответствии с положениями ст. 5.

27 КоАП РФ размер штрафа, налагаемого на юридическое лицо за допущенные нарушения трудового законодательства, варьируется в пределах от 30 до 50 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 50 до 70 тыс. руб.).

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров

Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

//www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

Перечень необходимых кадровых документов

Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям.

Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом.

Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).

Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Перечень кадровых документов обязательных для организации 2019

Чтобы избежать ответственности, необходимо тщательно следить за тем, чтобы в организации присутствовали все предусмотренные документы. Необходимо отметить, что ответственность может наступить за отсутствие любого из документов, которые признаются обязательными.

Рекомендуем прочесть:  Если муж падарил дачный учаасток

Ввели отдельную ответственность на случай, если не сдать сведения персучета в ПФР. Так, если не предоставить сведения персонифицированного учета в срок или сдать не полностью, ответственных сотрудников оштрафуют на 300–500 руб. Ответственность прописана в статье 15.33.2 КоАП РФ

Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год образец

Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год представляет собой систематизированный перечень документов, прошедших за год через отдел.

Как правильно составить номенклатуру дел и на что при этом нужно опираться, вы узнаете из нашей статьи. Чем больше компания, тем выше документооборот в отделе кадров.

Но и в небольших организациях уже на этапе приема нового сотрудника на работу от него требуется определенный набор документов, формирующий личное дело.

С учетом важной роли судебной власти, специфики выполняемых ею функций и для повышения статуса работников аппарата суда целесообразно выделить судебную службу в самостоятельный вид государственной службы, в связи с чем и разработан данный законопроект, который направлен на установление статуса государственного служащего судебной службы РФ, правовых, организационных и финансово-экономических условий прохождения государственной судебной службы. Законопроектом предусматривается увеличение денежной компенсации за невыплату заработной платы до размеров одной сотой действующей ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации, что повысит уровень социальной защиты работников всех форм собственности. Проект федерального закона № 77694-7 «О внесении изменения в статью 25.1 Федерального закона « О государственной гражданской службе Российской Федерации» Законопроект подготовлен в целях сохранения на государствен­ной гражданской службе субъектов Российской Федерации высококвалифицированного руководящего состава.

Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год

В номенклатуру отдела кадров надо включать все дела, которые создаются в данном структурном подразделении. Как правило, в данный перечень включаются документы на бумажных носителях.

Между тем, в последнее время активно развивается электронный документооборот.

В этой связи в каждом тематическом подразделе перечня надо привести список документов, которые создаются и хранятся в электронном виде.

В большинстве случае составление номенклатуры дел не является обязательным.

Обеспечить составление перечня должны только те организации, которые включены в перечень субъектов, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Поэтому большая часть коммерческих организаций не обязана разрабатывать номенклатуру дел, но ее создание будет в интересах самой организации, поскольку позволит обеспечить регламентацию и правильное хранение дел.

Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2019 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Источник: //zakonandporyadok.ru/opeka/perechen-obyazatelnyh-dokumentov-otdela-kadrov-2019

Список обязательных документов в отделе кадров

Каков перечень обязательных документов для отдела кадров?

Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника. За отсутствие согласия сотрудников на обработку данных будут штрафы На сегодняшний день отсутствие согласия на обработку персональных данных не выделено в отдельный состав правонарушения.

Однако в настоящее время на рассмотрении в Госдуме находится законопроект, предусматривающий штрафы за подобное нарушение. В случае принятия закона штраф за отсутствие согласие на обработку персональных данных составит: для должностных лиц компаний – от 5 до 15 тыс.

руб.; для ИП – от 20 до 35 тыс. руб.; для компаний – от 30 до 50 тыс. руб. Положение об оплате труда.

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.

На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно — расчетные документы Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью.

К их числу относятся:- личная карточка работника,- штатное расписание,- табель учета рабочего времени,- личные дела.Форма большинства этих документов также унифицирована.Внутренняя служебная переписка Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений.

Кадровые документы

Внимание Положение об оплате труда (дополнительно возможно оформление отдельного положения о премировании, если раздела о премиях, надбавках и доплатах нет в положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка). Оно необходимо в силу ст.

135 ТК РФ, в соответствии с которой системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.
– Положение о хранении и защите персональных данных. В силу ст. 87 ТК РФ у работодателя должен быть локальный акт, устанавливающий порядок хранения и использования персональных данных работников.

Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

  • прием;
  • сортировка;
  • рассмотрение руководством;
  • направление исполнителям.

Обработка входящих документов Как обрабатывать входящие информационно-справочные документы, поступающие в кадровую службу Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки, если это почтовое отправление.

Важно Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю.
На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер.

Затем документы отсортируйте по исполнителям.

Каков перечень обязательных документов для отдела кадров?

Перечня) 4. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. 50 лет — ст.

358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) 5.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69) Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника. 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) 6.

Наличие каких кадровых документов важно контролировать руководителю компании

Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558. Вопрос из практики: Как визировать кадровые документы Согласование документов оформляется визой и является подтверждением, что содержание визируемого документа соответствует действительности и не противоречит законодательству. Виза включает в себя должность сотрудника, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Порядок проставления визы на документах прописан в ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденном постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Объясняется это тем, что именно это понятие фигурирует в Трудовом кодексе РФ, а значит, с юридической точки зрения данный термин будет грамотно использовать и в документах (ст. 20 ТК РФ).

Исключение составляют правовые отношения, связанные с государственной службой, где в ведомственных нормативных документах, которые регулируют служебный порядок, прямо используют определение «сотрудник», а не «работник».

Например, сотрудники полиции в Законе от 7 февраля 2011 г. № 3-ФЗ. В этом случае и в кадровых документах будет корректнее использовать именно «сотрудник».

В заключение стоит отметить, что использование в кадровых документах термина «сотрудник» вместо «работник» или наоборот не влечет для работодателя каких-либо негативных последствий. На этом основании нельзя работодателя привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства, а документы признать недействительными.

Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: · Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); · График отпусков (статья 123 ТК РФ); · Правила и инструкции по охране труда.

Источник: //juristufa.ru/2018/04/19/spisok-obyazatelnyh-dokumentov-v-otdele-kadrov/

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве – СИЗ, нормы, инструкции

Каков перечень обязательных документов для отдела кадров?

13:00, 03 октября 2013 2   20   6117

В статье «Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП» мы уже перечисляли все обязательные документы.

Их можно разделить на:

  •   локальные акты,
  •   договоры,
  •   приказы,
  •   основания к приказам (заявления, докладные и служебные записки, уведомления, акты и пр.)

Все эти документы либо создаются в организации, и тогда им нужно придавать юридическую силу правильным оформлением и фактом регистрации.

Либо поступают в компанию извне, следовательно, факт получения нужно тоже фиксировать.

Поэтому у каждого работодателя должны быть следующие журналы регистрации:

1. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

В этом же журнале можно регистрировать и договоры о материальной ответственности. А можно вести отдельный журнал регистрации договоров ИМО. Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.

2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.

3. Журнал регистрации приказов по личному составу

Этих журналов должно быть минимум два. Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения.

Заглянем в пункт 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558.

Этот Перечень впервые дал полное перечисление вопросов, которые регулируют приказы по личному составу, отделив их от других видов приказов. Как мы видим, некоторые приказы имеют не 75 лет, а только 5 лет хранения.

А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов» приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.

4. Журнал регистрации заявлений и служебных записок

Этот журнал можно завести отдельно, а можно регистрировать эти документы в качестве входящих. Т.е. регистрировать их допустимо в Журнале регистрации входящих документов.

5. Журнал регистрации уведомлений и актов

Этот массив документов нужно регистрировать в отдельном журнале. Нередки ситуации, когда именно акты и уведомления становятся единственными основаниями для издания приказа, поэтому они в обязательном порядке должны иметь регистрационный номер.

6. Журнал регистрации справок, выдаваемых работникам

Справки можно регистрировать отдельно, а можно в качестве исходящего документа. Т.е. справки с места работы, о заработной плате, и др. можно регистрировать в Журнале исходящих документов.

Нужно ли регистрировать локальные акты?

На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему.  Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.

В статье мы назвали не все журналы регистрации, которые должны быть у любого работодателя, а только журналы регистрации кадровых документов.

Кроме вышеперечисленных, в обязательном порядке нужны:

  1. «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» и «Расходно-приходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них»;
  2. «Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля»;
  3.  «Журнала учета проверок состояния воинского учета» ( можно завести при первой проверке);
  4. «Журнал регистрации несчастных случаев на производстве»;.
  5. «Журнал учета личных дел» (если они ведутся);
  6. «Журнал учета прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования» (если такое освидетельствование является обязательным).

В следующей статье мы покажем, как разработать регистрационную форм для учета приказов, трудовых договоров, входящих документов.

Источник: //slob-expert.ru/trudovoe-zakonodatelstvo/kakie-zhurnaly-registracii-kadrovyx-dokumentov-neobxodimy/

Кадровые журналы ведение которых обязательно 2018

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).

Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда.

Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.

Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2018

  • Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве
  • Кадровое делопроизводство — журналы учета
  • Журналы
  • Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы
  • Документы предприятия службы
  • Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Конструктор документов Кадры Кадровые документы Журналы В кадровом делопроизводстве распространена журнальная форма регистрации документов. Журналы регистрации используются для сохранности и учета документов, а также могут быть востребованы в спорных ситуациях между работодателем и работником, как дополнительное доказательство своевременности издания документа. Виды Кадровыми работниками ведутся, в частности, следующие журналы:

Кадровый учет с нуля пошагово

Если организация планирует использовать не унифицированные формы кадровых документов, их сначала необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя.

Идеальным будет издание Положения “О кадровой политике предприятия” или «Инструкции по кадровому делопроизводству».

В таких документах прописываются все правила ведения учета на вновь созданном предприятии в соответствии с действующими нормами права.

Источник: //rossiz.ru/obyazatelnye-zhurnaly-ucheta-v-kadrovom-deloproizvodstve/

Обязательное ведение кадровой документации

Каков перечень обязательных документов для отдела кадров?

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. 1 год (после замены новыми) (ст.

407 Перечня) Положение о защите персональных данных работников При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись.

№ 69)

Ведение кадровой документации

Какими же законодательными и нормативными актами регламентируется обязанность работодателя по ведению кадровой документации? Каковы правила ее создания, оформления и хранения? Ответим на эти вопросы в статье.

Необходимость документирования трудовых правоотношений устанавливает прежде всего Трудовой кодекс РФ, а именно: — трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (ст.

67 ТК РФ); — прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (ст. 68 ТК РФ); — на всех работников ведутся трудовые книжки (ст.

66 ТК РФ); — предусмотрено обязательное издание приказа (распоряжения) работодателя о применении к работнику дисциплинарного взыскания (ст.

Трудовые отношения и ведение кадровой документации

Формирование основ кадровой политики юридического лица осуществляется его высшим руководством.

Необходимо также отметить, что действующее законодательство не предусматривает обязанности работодателя доводить штатное расписание до сведения работников.

В том случае, если в должностной инструкции упомянуты те или иные документы, которыми работник должен пользоваться в процессе выполнения возложенных на него обязанностей, работодатель обязан обеспечить предоставление работнику этих документов.

Кадровое делопроизводство на предприятии

На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.

В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту: Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов.

Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто! Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.

Приказы по личному и кадровому составу.

Кадровые документы организации

Все вышеуказанные кадровые документы для ООО, как и для любого другого предприятия, относятся к локальным нормативным актам, они проверяются инспекторами федеральной службы по труду и занятости в первую очередь. Что касается кадровых документов для ИП, то их обязательный перечень является аналогичным, как и для крупных организаций.

Документация внутренней официальной переписки необходима для взаимодействия в письменном виде должностных лиц, сотрудников и администрации предприятия.

Обязательные кадровые документы

самые важные статьи вам на Не забывайте, что каждого нового сотрудника следует под подпись ознакомить с должностной инструкцией и своевременно провести для него инструктажи по охране труда! В ходе трудовой деятельности работник может быть переведен на новую должность.

В этом случае составляются следующие бумаги:

  1. дополнительное соглашение. Например, при переводе работника на 0,5 ставки или изменении оклада.
  2. приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5). Ознакомиться с тем, как выглядит образец заполнения данной формы, вы можете в материале;

Также каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Отдых предоставляется согласно графику отпусков. Здесь вы найдете образец его заполнения.

Постарайтесь не допустить нарушений при составлении графика.

Перечень необходимых кадровых документов

Каков перечень обязательных документов для отдела кадров?

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

  Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: · Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); · График отпусков (статья 123 ТК РФ); · Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.

График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы

Документация по личному составу

Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.

К этому виду документации относятся:• распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;• информационно – расчетные документы;• официальная внутренняя переписка;• журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности.

Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.

Распорядительные документы
  Документы подтверждающие трудовую деятельность Информационно-расчетные документы
  Внутренняя служебная переписка
  Журнал (книги) учета и регистрации
  Приказы по личному составу : – о приеме на работу- об увольнении- о переводе- о направлении в  командировку-о предоставлении отпуска-о поощрении

-о наложении дисциплинарного взыскания  

Приказы по основной деятельности – трудовые книжки- трудовые договора и изменения к ним

– копии приказов по личному составу

– личные карточки работников- личные дела работников

– табель учета рабочего времени

– заявление работника- служебные записки- объяснительные

– представления

– регистрация трудовых договоров- регистрация приказов о приеме, переводе и увольнения работников- регистрация приказов о предоставлении отпуска- регистрация приказов о командировках работников- регистрация командировочных удостоверений- регистрация служебных заданий- регистрация локальных нормативных актов- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним- регистрация приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий- выдача справок по личному составу

– учета больничных листов

 

Распорядительные документы

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.

Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).

Вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.

Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.

Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

К таким документам относятся:- трудовая книжка,- трудовой договор,- справка о трудовой деятельности,- копии приказов о приеме на работу и увольнении.Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж.

Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.

На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно – расчетные документы

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью.К их числу относятся:- личная карточка работника,- штатное расписание,- табель учета рабочего времени,- личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.

Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).

Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:- журнал регистрации трудовых договоров;- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;- журнал регистрации приказов о командировках работников;- журнал регистрации командировочных удостоверений;- журнал регистрации служебных заданий;- журнал регистрации локальных нормативных актов;- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;- журнал выдачи справок по личному составу;- журнал учета больничных листов;- журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны?

Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:- обязательные,- рекомендованные,- зависящие от специфики организации.

  Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.

  Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.

  Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда.

Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.

Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:

Перечень необходимых кадровых документов

Документ Ссылка на законодательство В каких случаях оформляется
Общие документы
Правила внутреннего трудового распорядка Ст. 189 ТК РФ Обязательно
Штатное расписание Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Источник: //www.bizneshaus.ru/kadry4.html

Центр права
Добавить комментарий