Как организовать архивную работу в компании с нуля

Содержание
  1. Организация архива
  2. Организация архива в работе  компании
  3. Варианты работ по организации архива 
  4. Правила организации архива 
  5. Организация архива специализированной архивной фирмой
  6. Выберете оптимальную форму создания архива
  7. Ведение архива предприятия сторонней организацией
  8. Ведение архива специалистами ООО “Архивный Сервис”
  9. Уничтожить документы с истекшими сроками хранения. Как это сделать? 
  10. Все  проблемы связанные с этими вопросами, ООО “Архивный Сервис” способен решить с помощью своих квалифицированных специалистов.
  11. смотрите также:
  12. Организация работы ведомственного архива
  13. Нормативно-методическая база по организации работы ведомственного архива
  14. Учетные документы архива предприятия
  15. Состав документов архива предприятия
  16. Проверка наличия и состояния дел в архиве предприятия
  17. План работы архива организации
  18. Организация использования документов ведомственного архива
  19. И напоследок
  20. Как создать и улучшить архив компании
  21. Зачем архивировать? Три основные потребности
  22. Каковы преимущества архива для компании?
  23. Как создать архив: важные вопросы
  24. Какие документы нужно хранить?
  25. Как отбирать документы для архивного хранения?
  26. Как нужно хранить документы?
  27. Каковы требования к безопасности информации?
  28. Как оценить объемность документа?
  29. Какой доступ к документам нужно обеспечить?

Организация архива

Как организовать архивную работу в компании с нуля

Любая компания вынуждена иметь свой архив. А это значит, что стоит задуматься о такой вещи, как грамотная организация архива.

Организация архива в работе  компании

Организация архива – вынужденный и очень важный процесс в работе любой компании. В независимости от сроков существования, любая организация должна сохранять ряд документации: например, кадровые документы, бухгалтерские документы. А это значит, что необходимо правильно организовать работу архива.

Варианты работ по организации архива 

В большинстве случаев, за такой процесс, как организация архива, отвечает отдел делопроизводства компании. Но есть еще несколько вариантов решения данной проблемы.

Некоторые организации создают отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит организация и ведение архива компании.

При таком выборе стоит помнить, что организация архива фирмы должна быть осуществлена при соблюдении некоторых правил. 

Правила организации архива 

  • выделение отдельного помещения для размещения архива, состояние которого будет отвечать нормам хранения архивных документов,
  • назначение ответственных сотрудников архива приказом руководителя организации,
  • соблюдение всех законодательных норм архивного дела, принятых в Российской Федерации (причем не только при создании архива, но и при дальнейшем его ведении).

Организация архива специализированной архивной фирмой

Однако, существует еще один способ, при котором все трудности, связанные с такой процедурой, как организация архива компании, значительно сокращаются. И этим способом является обращение в специализированную архивную фирму.

Профессионалы не только ответят на все вопросы, связанные с данным процессом, но и предоставят возможность хранения архива на своей территории, помогут в ведении архива и в утилизации документов, срок хранения которых уже истек.

Выберете оптимальную форму создания архива

Организация архива – трудоемкий процесс. В независимости от того, какой из вариантов создании архива выбрала компания, не стоит забывать, что архив существует не только для того, чтобы хранить документацию, но и для того, чтобы периодически работать с ней. А это значит, что необходимо не только выбрать оптимальную форму создания архива, но и установить четкие правила работы с ним. 

Ведение архива предприятия сторонней организацией

Управление и ведение архива предприятия сторонней организацией позволяет компаниям сконцентрироваться на собственном бизнесе, снизить финансовые риски, минимизировать управленческие и финансовые затраты. Сторонние организации берут на себя все обязательства необходимые для полноценного функционирование архива.

В итоге получается, что суммы, потраченные на оплату управления и ведения архива организацией, могут оказаться заметно меньше, чем те средства. Что тратятся на содержание собственной архивной службы. При этом качество оказываемых услуг по ведению архива – на высоте. Специалисты таких организаций обычно всегда в курсе всех изменений в законодательстве.

                                                        

Ведение архива специалистами ООО “Архивный Сервис”

Ведение архива специалистами ООО “Архивный Сервис” производится с учетом пожеланий клиента. Отчетность предоставляется по первому требованию в той форме, которая удобна клиенту. 

Уничтожить документы с истекшими сроками хранения. Как это сделать? 

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения следующий. В первую очередь   специалисты  ООО “Архивный Сервис”  проводят экспертизу  ценности документов и отбирают документы, не подлежащие хранению и те, которые должны быть уничтожены. Затем по результатам отбора документов, составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются к нам на участок для утилизации. Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются.

Погрузка и вывоз на уничтожение (утилизацию) осуществляются под контролем нашего сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Передача дел для уничтожения оформляется актом или накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество передаваемых дел.

Все  проблемы связанные с этими вопросами, ООО “Архивный Сервис” способен решить с помощью своих квалифицированных специалистов.

 Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем решить этот вопрос.

смотрите также:

Ответственность при архивных проверках

Закон о бухгалтерском учёте от 23.11.1996 г. № 129-ФЗ

Систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов

Внутренняя опись документов дела при проведения архивных работ

Хранение бухгалтерской документации

Источник: https://archiv-s.ru/public/organizatsiya-arkhiva/

Организация работы ведомственного архива

Как организовать архивную работу в компании с нуля

Здесь мы предлагаем вашему вниманию пошаговое руководство по восстановлению или организации работы архива предприятия с нуля в тех случаях, если данная деятельность осуществлялась ненадлежащим образом или же не осуществлялась вовсе. Данная инструкция проста и доступна, в ней мы подробно объясним, что необходимо сделать, если вам поручено вести ведомственный архив, а вы не представляете, с чего нужно начинать.

Нормативно-методическая база по организации работы ведомственного архива

Без нормативно-методических документов, регламентирующих ведение архивного дела, обойтись не удастся.

Поэтому вам следует заглянуть в список, где приведены комментарии по их использованию, там вы найдете минимальное количество нормативных документов, которые всегда должны находиться в ведомственном архиве под рукой у сотрудников.

Это необходимо также и в том случае, если обработка документов будет проводиться при помощи сторонних специалистов.

Если на вашем предприятии производится комплектование документов для муниципального или государственного архива, то есть осуществляется передача туда бумаг на постоянное хранение, то вы сможете контактировать с куратором данного архивного учреждения, который может проконсультировать вас по многим вопросам, и вы почерпнете у него массу полезной информации.

Обычно архив организации является частью службы делопроизводства, то есть секретариата, канцелярии, общего отдела и пр. При наличии большого объема документации, ведомственный архив можно организовать в качестве отдельного структурного подразделения.

Работу проводят на основании положения об архиве организации. Если его еще нет, то следует разработать данный документ на основе примерного положения об архиве, которое утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 г. №176. Чтобы облегчить свою задачу, вы можете взять за образец тот пример, который мы приводим на своем сайте.

Должностная инструкция сотрудника, ответственного за архив предприятия, должна содержать информацию о видах осуществляемых им работ, а также его права и обязанности.

Архивные документы организации, как правило, хранятся в специально приспособленных для этого помещениях, оборудованных в соответствии с нормативными требованиями.

Небольшие организации, в которых в течение года образуется лишь небольшое количество дел, архивные документы могут храниться в том же помещении, где располагается служба делопроизводства, однако в металлическом шкафу, который не только запирается, но и может быть опечатан.

Учетные документы архива предприятия

Если вы создаете архив не с нуля, то необходимо проверить наличие в вашем архиве уже составленных учетных документов. Независимо от конкретной ситуации вам следует понимать, какие установленные формы для учета документов в архиве организации нужно вести в соответствии с актуальными нормативными требованиями. На нашем сайте вы найдете полезную статью по этой тематике.

Если вы нашли в архиве дело фонда, а также описи дел, это очень хорошо. Их изучение поможет вам разобраться с составом и количеством архивной документации. Для ведения ведомственного архива также необходимо наличие номенклатуры дел за последние годы.

Состав документов архива предприятия

На основании соответствующего положения в архив предприятия поступает следующая документация, завершенная отделом делопроизводства:

  • Документы постоянного хранения, которые обычно формируются только у тех организаций, которые передают документацию на государственное хранение. Прочие же компании могут не иметь таких документов, так как вправе устанавливать десятилетние сроки хранения и более. Зачастую вместо постоянного хранения в компаниях применяют вариант хранения «до ликвидации организации».
  • Документы по личному составу.
  • Документы временного хранения со сроком более 10 лет, если они имеются в организации.
  • Документы временного хранения со сроком менее10 лет достаточно редко передаются в архив, это может проводиться лишь по решению руководителя фирмы, например, из-за того, что недостает места для хранения этих документов в структурных подразделениях компании.

Проверка наличия и состояния дел в архиве предприятия

Если вам необходимо принять дела от другого сотрудника, составляется акт приема-передачи дел. Это осуществляется в ситуации смены ответственного за архив, в котором проводят прием-передачу архивных документов, а также при изменении справочного аппарата, помещения или оборудования архива.

Если у вас на руках не тот ведомственный архив, который создается с нуля, и в нем уже находятся те или иные документы, вам понадобится проведение проверки наличия и состояния имеющихся в нем дел. Эта процедура проводится для того, чтобы установить соответствие их состава и количества по факту и по учетным формам.

Другими словами, проводится сравнение описания, стоящего на обложке дела, с описанием, имеющимся в архивных описях. Если все совпадает – прекрасно, если же будут выявлены различия, их необходимо будет устранить. В процессе такой проверки следует оформить акт установленной формы.

Готовые акты необходимо будет разместить в деле фонда.

План работы архива организации

Когда наступит момент составления плана работы ведомственного архива, необходимо будет рассмотреть, что в этот план включается.

Если это необходимо, вы можете запланировать восстановление учетных документов. Особое внимание необходимо уделить описям дел. В случае отсутствия этих документов, их следует завести. Описи дел тех документов, которые будут передаваться на государственное хранение, будут находиться в госархиве, а потому вы можете сделать копию и для своей организации.

Необходимо будет установить, каким документам необходима обработка и упорядочения, а какие – подлежат уничтожению в связи с истечением срока их хранения. Чтобы разобраться с этим, вам следует изучить номенклатуру дел предприятия.

Существующие нормы предполагают, что документы постоянного хранения, документы по личному составу, а также те, которые имеют срок хранения более 10 лет, не позднее, чем через три года после того как будет завершено делопроизводство, должны подвергнуться полному оформлению, то есть быть подшиты в твердую обложку. Обработка документов с научно-технической точки зрения весьма трудоемкая, и для нее необходимы специальные навыки. Именно поэтому ее могут проводить не только сотрудники предприятия, но также и сторонние специалисты, с которыми заключаются соответствующие договора на оказание услуг.

Следует составить график приема дел в архив предприятия от каждого структурного подразделения, который должен быть согласован с руководителями данных структурных подразделений.

Если в организации документы также передаются на государственное хранение, желательно проконсультироваться по вопросам сроков, порядка передачи и т.д. с куратором госархива.

Организация использования документов ведомственного архива

Необходимо будет провести организацию использования документов архива фирмы, если наступит практическая необходимость. На основании своей заявки сотрудник организации может получить нужное дело на срок до 30 дней, но при необходимости этот срок можно продлить еще на 30 дней.

В особой форме под названием книга выдачи дел из хранилища, ставятся отметки о получении, а затем о возвращении каждого конкретного дела. На место выданного архивного дела должна вкладываться карта-заместитель.

Хотя на практике в организациях с небольшим объемом использования архивных документов последнее требования чаще всего не применяется.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Мы рекомендуем проводить оформление выдачи дел из архива только при помощи книги выдачи дел из хранилища с условием росписи получателя за получение конкретного дела. Посторонние лица не должны быть допущены к делам архива, так как всегда следует помнить о том, что на вас лежит персональная ответственность за сохранность документов.

Какие непредвиденные ситуации могут возникнуть? Нет ничего страшного в том, если вас попросили быстро просмотреть дело, причем оно не было вынесено из помещения архива, и в данном случае можно пренебречь бюрократическими процедурами.

Однако, если дело выносят из архива, пусть даже на небольшой срок, например, чтобы сделать ксерокопию, всегда могут возникнуть непредвиденные ситуации, и в результате дело исчезнет, и со временем вы даже не сможете вспомнить, у кого его нужно искать.

И напоследок

У сотрудника архива должна быть соответствующая квалификация, чтобы проводить следующие работы:

  • Проверка формирования и оформления дел в структурных подразделениях, которая также включает осмотр состояния хранения документов, в ходе которого составляется соответствующая справка или докладная записка на имя руководителя.
  • Оказание помощи сотрудникам структурных подразделений компании при работе с документами.
  • Участие в создании номенклатуры дел предприятия, а при необходимости также и в разработке нормативно-методической базы архивного дела и делопроизводства фирмы.

Мы надеемся, что данная статья была вам полезна, и вы успехом будете применять полученные знания в работе!

Источник: https://delo-pro.ru/arxivnoe-delo/organizaciya-raboty-vedomstvennogo-arxiva.html

Как создать и улучшить архив компании

Как организовать архивную работу в компании с нуля

Сегодня архив стал необходимостью для каждой компании. Но перед тем как проводить в жизнь выработанную политику архивирования, каждая организация должна оценить свои архивные потребности и задать ряд важных вопросов.

Архивирование – это упорядоченный способ хранения информации с целью ее повторного использования. Сегодня архив стал необходимостью для каждой компании. Но перед тем как проводить в жизнь выработанную политику архивирования, каждая организация должна оценить свои архивные потребности и задать ряд важных вопросов.

Понимание важности архивирования едва ли не важнее самой информации, которая хранится в архиве. Те руководители, которые уже осознали ценность архива для корпоративного блага перешли к структурированию данных как в бумажном, так и в электронном виде.

Зачем архивировать? Три основные потребности

Архив отвечает трем потребностям пользователей.

Первая и наиболее важная – это необходимость для предприятия доказать, что она сделала или чего не сделала. Речь идет о случаях, когда необходимо подтвердить те или иные действия перед надзорными органами или во время судебных споров. В обоих ситуациях компания должна предоставить контрольным органам все необходимые документы для защиты своих прав и интересов.

Вторая потребность относится к повторной утилизации данных в отношении таких документов, которые представляют собой результаты исследований. Они могут оказаться полезными для нового проекта.

Кроме того, неоднократное использование информации может быть обусловлено желанием сэкономить, поскольку проведение некоторых операций обходится компании слишком дорого или требует больших временных затрат.

Третья потребность – сохранить корпоративную память. Это необходимо, чтобы утвердить корпоративную культуру, позволяющую эффективнее выстраивать отношения с клиентами, партнерами, сотрудниками, а также создавать имидж компании в обществе.

Каковы преимущества архива для компании?

Преимущества архивирования главным образом касаются следующих потенциальных рисков:

Юридические. В работе практически каждой организации наступает момент, когда необходимо доказать факт проведенной операции или отстоять свою позицию в суде. Это влечет за собой создание архива документов, которые потенциально способны спасти честь компании в случае возникающих споров.

Логистические. Документы были грамотно архивированы с технической точки зрения, но практически доступ к ним невозможен. Это возможно в случае неправильной логистической политики.

Проблемы в работе с архивными документами появляются, когда они не были классифицированы для последующего поиска и имеющаяся система действует неслаженно. Представьте себе огромный логистический центр, который компания использует для хранения тонн документов.

Если в такой системе не будет порядка, то поиск простой бухгалтерской ведомости может стать невыполнимой миссией.

Финансовые. Финансовые риски состоят из двух частей. Во-первых, это размер штрафа и обложение налогом либо правовое наказание в результате финансовых махинаций. Во-вторых, существует косвенный эффект: время, потерянное на поиски документов, могло быть использовано для выполнения профильных задач, от выполнения которых зависит успех компании в целом.

Технические. Данная группа рисков имеет отношение к обеспечению сохранности информации и доступа к ней.

В случае если по каким-то техническим причинам (сбой в системе, если речь идет об электронном документообороте) привычный доступ к делам был перекрыт, на помощь может прийти бумажный архив документов.

Сегодня многие компании отдают предпочтение электронному архиву, подкрепленному бумажным. Однако и здесь возможны свои риски, связанные с устареванием форматов и инструментами (программным обеспечением) для воспроизведения данных.

Риски, связанные с обеспечением безопасности. Конфиденциальные данные (стратегические и персональные) могут с легкостью утечь за пределы компании, в особенности если они находятся в общедоступном месте. Архивные помещения имеют дополнительный уровень защиты, что позволяет предотвратить риски несанкционированного доступа.

Как создать архив: важные вопросы

задача компании, связанная с архивированием документов, касается оптимизации своих собственных потребностей. Отсюда первый вопрос: что мы будем архивировать? Вслед за ним следует озадачиться другими проблемами: почему или зачем? как долго? Это наиболее общие вопросы, ответить на которые можно благодаря набору вспомогательных.

Какие документы нужно хранить?

В первую очередь при создании архива нужно помнить о критерии важности документа для бизнес-процессов компании. Важным считается тот документ, который помогает ей развиваться или по крайней мере не препятствует этому.

Зачастую сотрудники архивных отделов или лица, исполняющие их обязанности (бухгалтеры, офис-менеджеры и др.), не уделяют должного внимания созданию единой картотеки архивных данных, которая бы позволила оперативно находить нужный документ.

Другая проблема – непонимание того, что является важным для организации. Понятие важности документа порой становится слишком субъективным. Что может быть признано важным и первоочередным для архивирования?

  • текущие архивы компании – текущие документы – иные документы, созданные ранее, которые могут потребоваться компании в момент наступления случая страховой ответственности;
  • юридические документы, которые должны храниться согласно установленным законом требованиям;
  • вспомогательные документы;
  • документы, которые могут быть использованы в будущем;
  • документы как носители исторической памяти.

Как отбирать документы для архивного хранения?

Каждый тип документов имеет свои особенности. Однако существует два общих параметра, позволяющих систематизировать архив документов:

  • уязвимость информации (конфиденциальность, уникальность и трудность в реставрации, либо, наоборот, потоковая информация, легкая по содержанию и воспроизведению);
  • частота использования того или иного типа документа, от которой зависит уровень его доступности.

Как нужно хранить документы?

Система архивирования должна гарантировать сохранение данных до конца их жизненного цикла в качестве документа. Срок хранения документов определяется в соответствии со следующими критериями:

  • важность документа для уставной деятельности компании;
  • в случае необходимости рассмотрения дел для судебных разбирательств;
  • документы частого и длительного пользования требует увеличенного срока жизни.

Каковы требования к безопасности информации?

Если данные должны быть восстановлены в правовой или в аудиторской среде, необходимо, чтобы они были внесены и чтобы их применение можно было проследить до даты их архивации, начинающейся с момента их создания. Это должно соответствовать нескольким основным требованиям:

  • разборчивость информации;
  • регистрация с момента создания документа;
  • идентификация автора или авторов документа;
  • постоянство данных.

Как оценить объемность документа?

Разные типы документов (счета, электронные письма, протоколы правления и т.д.) имеют разный объем данных в зависимости от их роли на предприятии. В архиве целесообразно ввести картотеку, которая бы это учитывала. Она также поможет:

  • определить приоритеты в управлении документами (самые объемные документы, как правило, наиболее важные);
  • оценить необходимость в складировании (критерий отбора по длительности хранения) и степень издержек.

Какой доступ к документам нужно обеспечить?

При ответе на этот вопрос необходимо учесть два существенных момента. Во-первых, это право доступа, устанавливаемого с целью обеспечить неприкосновенность, например, персональных данных. Только строго очерченный круг лиц получает доступ к важным документам.

Во-вторых, кроме типа самой информации, хранимой на носителях, нужно подумать о том, как часто информация будет запрашиваться.

Следовательно, при частом обращении необходимо предоставить возможность оперативного поиска документов, что возможно только благодаря упорядочиванию документов в архиве.

Источник: http://naar.ru/articles/kak_sozdat_i_uluchshit_arhiv_organizatsii/

Центр права
Добавить комментарий