Как оформить введение автоматизированной системы учета рабочего времени?

Содержание
  1. Биометрические системы учета рабочего времени — цель и особенности
  2. Внедрение биометрической системы учета рабочего времени
  3. Цель использования биометрической системы учета рабочего времени
  4. Законность биометрических систем учета рабочего времени
  5. Приказ о введении биометрической системы учета рабочего времени
  6. Портативная биометрическая система учета рабочего времени
  7. Системы учета рабочего времени и контроля доступа сотрудников
  8. Что такое система учета рабочего времени сотрудников и когда она нужна
  9. Системы учета рабочего времени по карточкам
  10. Биометрические системы учета рабочего времени по отпечатку пальца
  11. Программные решения по организации системы учета рабочего времени
  12. Системы контроля доступа и учета рабочего времени
  13. Введение пропускного режима на предприятии: как всё организовать?
  14. Основная сложность введения пропускного режима – недовольство сотрудников
  15. Правила введения пропускного режима
  16. Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников | Автоматизированная система учета рабочего времени и контроля персонала на предприятии
  17. Что такое система учета рабочего времени?
  18. Какие данные контролируются?
  19. Контроль доступа
  20. Возможности системы
  21. Установка
  22. Преимущества СУРВ и СКУД
  23. Автоматизация учета рабочего времени
  24. Система контроля и управления доступом (СКУД)
  25. Биометрические системы учета рабочего времени сотрудников
  26. Есть ли альтернативы?
  27. Учет рабочего времени онлайн
  28. Детали дня
  29. Отчет по эффективности
  30. Отчет по динамике
  31. Отчет по рабочему времени
  32. Табель рабочего времени
  33. Отчет по времени
  34. KickIdler – это новый взгляд на работу персонала

Биометрические системы учета рабочего времени — цель и особенности

Как оформить введение автоматизированной системы учета рабочего времени?

Потери рабочего времени возникают из-за опозданий, раннего ухода со службы сотрудников и частых несанкционированных перерывов. В условиях рыночной экономики все вышеперечисленное значительно снижает конкурентоспособность производства. Поэтому сегодня все большее число работодателей стремится автоматизировать системы подсчета рабочего времени для осуществления необходимого контроля.

Внедрение биометрической системы учета рабочего времени

Ввод электронных терминалов экономически эффективен, поскольку помогает решать множество задач:

  • Отслеживать и одновременно учитывать прогулы. Биометрические идентификаторы не позволят скрыть факт невыхода на работу;
  • Фиксировать уход работника в неположенное время, частые перекуры, опоздания на работу, затянувшиеся обеденные перерывы. Подсчитано, что данные отлучки и опоздания составляют до 15% времени, оплачиваемого работодателем;
  • Облегчить труд бухгалтеров в части подсчета зарплаты работников, занятых на посменных или почасовых ставках. Исключаются неточности и искажение данных журналов учета и иных первичных документов. При этом налицо экономия времени самих бухгалтеров.

В среднем небольшая фирма с численностью сотрудников в 50 человек окупит внедрение и установку таких программ доступа уже через два месяца.

Цель использования биометрической системы учета рабочего времени

Инновационные системы учета не только позволяют увеличить производительность труда, но и повысить общую дисциплину организации. Кроме того, дактилоскопы помогают сократить расходы на содержание охраны, турникетов и добавочной единицы нормировщика.

Точность и достоверность данных обеспечивается тем, что пройти идентификацию может только обладатель уникальных отпечатков пальцев.

Переходя на автоматизированный учет рабочего времени, предприятие, во избежание возможных сбоев в функционировании системы, должно провести подробный инструктаж сотрудников.

Некорректное использование биометрики может привести к искажению данных и выводу из строя самого прибора.

Законность биометрических систем учета рабочего времени

Конституция Российской федерации охраняет частную жизнь и персональные данные граждан — статья 24 Основного Закона.

Статья 9 ФЗ № 128 содержит перечень должностей, которые обязаны пройти дактилоскопическую идентификацию. Для таких категорий специалистов процедура является обязательной и составление документации, подтверждающей их согласие, не требуется.

Во всех остальных случаях требуется согласие, поскольку несанкционированное сотрудником использование его личных данных является незаконным.

Приказ о введении биометрической системы учета рабочего времени

Переход организации на биометрические пропускные системы должен сопровождаться изданием приказа. Он составляется с учетом внутреннего распорядка, устава и не может противоречить действующему законодательству.

Прежде, чем внедрять на производстве биометрические методики учета, администрации необходимо получить письменное согласие каждого из сотрудников на обработку персональных данных, согласно статье 8 Федерального Закона № 128. Один из экземпляров такого соглашения выдается на руки служащему.

Портативная биометрическая система учета рабочего времени

Компактные биометрические аппараты бывают настольными, настенными. Управлять ими не сложнее, чем обычной оргтехникой: компьютерами, принтерами, факсами. В отличие от своих предшественников — считывателей карт, дактилоскопы на порядок дороже, но при этом обладают рядом неоспоримых преимуществ:

  • Не нуждаются в дополнительных идентификаторах;
  • Отпечатки пальцев невозможно забыть дома или потерять;
  • Исключение человеческого фактора: система полностью компьютеризирована;
  • Для обслуживания достаточно одного квалифицированного специалиста.

Но, как и любая техника, считыватели могут сбоить. Причин тому несколько, и практически все они вполне преодолимы при соблюдении технических требований. Неточности и поломки могут быть вызваны:

  • Неправильном прикладывании пальца к сенсору. Неодинаковое его положение может помешать определению личности;
  • Грязь и пыль. Загрязненные руки искажают данные;
  • Перебои в энергосистеме и доступе в интернет. Организациям, решившим перейти на дактилоскопические считыватели, необходимо предварительно позаботиться о бесперебойной работе всемирной сети и обеспечить постоянный источник энергии — генератор.

Единственная непреодолимая проблема может возникнуть с качеством самих отпечатков. По статистическим данным, у 2-3 человек из ста папиллярный рисунок выражен очень слабо. Это выявляется еще на этапе регистрации, поэтому у руководителя есть время на принятие решения о способе идентификации таких сотрудников.

Можно ли обмануть сканер? Теоретически технологии подделки отпечатков пальцев существуют. Но, чтобы применить их на практике, учитывая все особенности, необходимо проделать ряд манипуляций, которые вряд ли осуществимы в условиях массовой проверки, например, утром или по окончании рабочего дня.

Решение об установке подобных систем должно быть продумано и приниматься с учетом его целесообразности, а не в качестве дани моде.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (9 4,22 из 5)
Загрузка…

Источник: https://russiansu.ru/rabochee-vremya/biometricheskie-sistemy-ucheta-rabochego-vremeni-cel-i-osobennosti.html

Системы учета рабочего времени и контроля доступа сотрудников

Как оформить введение автоматизированной системы учета рабочего времени?

Сейчас на российских предприятиях часто возникает вопрос необходимости использования систем контроля доступа и учета рабочего времени сотрудников, которые позволяют оптимизировать процесс управления персоналом и повысить эффективность труда.

При этом существует достаточно большое количество различных технических и организационных решений, позволяющих внедрять самые разнообразные системы учета рабочего времени сотрудников — по карточкам, биометрические по отпечатку пальца, программные или непосредственно классические методики контроля.

И знать об их особенностях следует каждому работодателю.

Что такое система учета рабочего времени сотрудников и когда она нужна

Большинство работодателей рано или поздно сталкиваются с необходимостью повышения эффективности труда сотрудников, и одним из вариантов ее обеспечения может стать внедрение специализированных автоматических систем учета рабочего времени.

Использование таких систем позволяет обеспечить как фактическую экономию работодателю — за счет использования принципов суммированного учета рабочего времени, так и гарантировать фактическое документальное подтверждение пребывания работника на рабочем месте, что может быть полезно в случае возникновения каких-либо трудовых споров и вынесения дисциплинарных взысканий.

Необходимо отделять понятие системы учета рабочего времени как организационно-технологического решения, и как общего принципа ведения его с точки зрения кадрового дела.

В данной статье будут рассматриваться именно практические методы обеспечения учета рабочего времени, в то время как непосредственно о видах учета рабочего времени можно прочитать в отдельной статье.

Наиболее простым вариантом системы учета рабочего времени можно назвать стандартное ведение табеля посещаемости при фиксированной продолжительности рабочего дня.

Он подразумевает собой практическое ведение одного документа в котором учитывается присутствие или отсутствие работника на своем рабочем месте в течение дня. Однако сейчас за счет развития технологических решений существует множество куда более эффективных систем учета.

При этом необходимо понимать, что системы учета могут устанавливаться с различной целью. Так, к основным целям можно отнести:

  • Обеспечение практической экономии за счет использования суммированного учета рабочего времени. В таком случае работодатель в первую очередь контролирует сам факт присутствия сотрудника на рабочем месте или на территории предприятия в целом, и обеспечивает оплату по почасовой ставке в зависимости от реально отработанного времени.
  • Для реализации гибкого графика труда. Во многих современных организациях нет строго установленного графика труда, и поэтому для обеспечения эффективной меры учета рабочего времени разумно применять различные автоматизированные системы.
  • Обеспечение дополнительной правовой защиты работодателя. В случае возникновения спора по поводу применения дисциплинарного взыскания, например, за прогул или опоздание на работу, наличие автоматизированной системы учета может обеспечить дополнительные доказательства работодателю на случай привлечения государственной инспекции по труду или обращения сотрудника в суд.
  • Контроль доступа и обеспечение мер безопасности на предприятии. Многие системы учета рабочего времени могут предполагать также и ограничение доступа посторонних лиц на предприятие и использоваться одновременно с этим в качестве дополнительной меры безопасности.
  • Фиксация рабочего процесса и анализ трудовой эффективности сотрудников. Различные варианты рассматриваемых систем могут контролировать не только фактическое нахождение сотрудника на рабочем месте, но и совершать контроль эффективности использования рабочего времени, фиксируя невыполнение сотрудником своих обязанностей.

Системы учета рабочего времени по карточкам

Раньше всего в Российской Федерации начали вводиться автоматизированные системы учета рабочего времени по карточкам. Они могут реализовываться сейчас в различном формате, предполагая установку турникетов или просто считывающего механизма на входе или выходе из помещения. При этом такие системы имеют ряд определенных преимуществ и недостатков.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

К основному достоинству таких систем можно отнести простоту реализации, низкую техническую сложность монтажа и настройки системы. Кроме этого, именно такие системы могут эффективно использоваться в случае уличного применения. Также, система учета рабочего времени сотрудников по картам является относительно недорогой.

Однако имеются у таких систем и определенные недостатки. В частности, работник может забыть или потерять карточку, и на ее замену может потребоваться дополнительное время. Кроме этого, карточкой сотрудника могут воспользоваться его коллеги чтобы фактически ввести работодателя в заблуждение относительно нахождения того или иного работника на его рабочем месте.

При этом современные системы, работающие с карточками, могут обладать и дополнительной автономностью, не требуя постоянного подключения к компьютеру и общей сети учета, а сохраняя сведения о проведении операций непосредственно в собственной памяти, что предоставляет дополнительные гарантии на случай отключения электроэнергии или иных проблем с работой системы.

Биометрические системы учета рабочего времени по отпечатку пальца

Под биометрическими системами учета рабочего времени сейчас подразумеваются в первую очередь такие технические решения, которые обеспечивают фиксацию биометрических, индивидуальных показателей каждого работника. Этот подход обладает рядом определенных преимуществ.

Наиболее часто биометрические системы предполагают использование для считывания отпечатка пальца сотрудника. Использование иных показателей, таких как ое распознавание или распознавание сетчатки глаза распространено намного реже и куда сложнее в практической реализации.

Сбор и использование в рабочей деятельности биометрических данных является обработкой персональных данных, на которую требуется обязательное наличие письменного согласия работника, получение которого необходимо обеспечить во избежание обвинения в нарушении порядка обработки персональных данных.

К достоинствам систем учета рабочего времени по отпечатку можно отнести отсутствие необходимости всегда иметь с собой карточку и соответственно — рисков её утери.

Кроме этого, такие системы исключают возможность злоупотребления со стороны коллектива и не позволяют фактически «отмечаться» за отсутствующего на работе коллегу.

Но в то же время, есть ряд существенных недостатков, которые также следует учитывать при обустройстве подобных систем.

Так, данные технологические решения являются куда более сложными и требуют тщательной настройки и более сложного обслуживания. При этом их стойкость к постоянным воздействиям негативных факторов на порядок ниже чем у стандартной карточной пропускной системы. Поэтому реализация подобных технических решений на улице является крайне затрудненной.

Кроме этого, статистически у 2-4% людей возникают сложности с распознаванием отпечатка пальцев — в первую очередь это касается женщин, за счет мене выраженной фактуры кожи и использования косметики, и мужчин, занятых на работах, связанных с физическим трудом, так как повышенная запыленность и наличие мозолей могут усложнять восприятие их отпечатков.

Сейчас существует большое количество комплексных решений, предусматривающих использование в рамках одной системы учета рабочего времени как доступа по отпечатку пальца, так и по карточке, например, для сотрудников, которые имеют сложности с распознаванием их пальцев техникой.

Программные решения по организации системы учета рабочего времени

Кроме фактических систем, контролирующих лишь приходы и уходы сотрудников, сейчас есть возможность имплементации более сложных решений, обеспечивающих программный контроль за затратами рабочего времени трудящимися.

Наиболее простыми в данном случае являются программы удаленного доступа к компьютерам, если работа сотрудников связана именно с их использованием.

Такие программы позволяют фиксировать открытые работниками программы, их действия в разные периоды рабочего дня, нажатия клавиш и делать снимки экрана для последующего анализа в выборочные промежутки времени.

Также сейчас развиваются и системы видеонаблюдения за сотрудниками, позволяющие также в автоматическом режиме фиксировать их местонахождение и выполняемые действия, как путем фиксации снимков их рабочего процесса, так и с использованием более сложных программных комплексов, которые могут оценивать и факт нахождения сотрудника на его рабочем месте либо отсутствия на нём.

Автоматизированные станки и оборудование сейчас иногда тоже позволяет контролировать производственный процесс и выработку работника, вплоть до количества проведенных операций и времени их совершения, что также дает возможность работодателям более плотно и конкретно контролировать рабочий процесс.

Необходимо учитывать, что сотрудники физически не могут заниматься работой исключительно все рабочее время, и их отсутствие на рабочем месте либо отсутствие активности может быть обеспечено не только нецелесообразным использованием рабочего времени.

Например, оператор компьютера может в течение нескольких минут не совершать никаких операций по причине телефонного разговора или обсуждения важного рабочего вопроса с коллегами.

Отдельно следует отметить возможность ведения контроля и телефонных переговоров сотрудников при использовании служебных телефонных аппаратов, внутренней связи или IP-телефонии.

Последнее часто используется также не только для фактической фиксации исполнения сотрудником своих должностных обязанностей, но и в целях обеспечения контроля качества оказываемых услуг клиентам и соблюдения корпоративной этики.

Системы контроля доступа и учета рабочего времени

Близость технологических решений позволяет комбинировать системы учета рабочего времени по отпечатку или карточкам также с системами контроля доступа на предприятие.

При этом такие комбинированные системы позволяют также решить вопросы несанкционированного доступа на служебную территорию, обеспечить контроль за перемещениями самих сотрудников и гарантировать повышенный уровень безопасности в рамках субъекта хозяйствования.

Следует отметить, что использование подобных систем, объединяющих в себе контроль доступа и учет рабочего времени, является более выгодным, чем установка подобных систем по отдельности друг от друга.

Так, добавление функции контроля доступа в среднем обойдется лишь на 25-50% дороже, чем просто введение системы учета рабочего времени и наоборот. (36 голос.

, 4,10 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/kadry/sistemy-ucheta-rabochego-vremeni-i-kontrolya-dostupa-sotrudnikov.html

Введение пропускного режима на предприятии: как всё организовать?

Как оформить введение автоматизированной системы учета рабочего времени?

Наша организация небольшая, но в последнее время постоянно растет. Работников становится больше, больше заказчиков приходят в офис. Директор решил ввести пропускной режим и установить турникеты.

Специалисту по безопасности он поручил заняться оборудованием, мне, секретарю, – подготовить приказ о введении пропускного режима.

В приказе я указала, что в организации будет введен пропускной режим, работники будут обязаны пользоваться магнитными пропусками, и отправила работникам приказ по электронной почте.

Когда турникеты были установлены, появились проблемы. Одни были недовольны, что надо задерживаться у турникета, другие говорили, что мы ограничиваем их свободу, третьи не понимали, как пользоваться пропуском, четвертые теряли и портили пропуска. Наверное, я что-то не учла при оформлении приказа. Как избежать подобных проблем при введении пропускного режима?

Основная сложность введения пропускного режима – недовольство сотрудников

Введение пропускного режима, как правило, имеет две основные цели:

1) охрана безопасности работников и имущества организации от возможных посягательств посторонних лиц;

2) автоматизация учета входа и выхода работников, облегчение учета рабочего времени в организации, который является обязанностью работодателя согласно части четвертой ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Автоматизированный табельный учет дисциплинирует работников, гарантирует объективность при учете.

Введение пропускного режима может вызвать недовольство сотрудников, причем степень накала страстей может быть различной. Рассмотрим три ситуации.

Ситуация 1

В организации был свободный доступ ко всем помещениям, работники просто расписывались у секретаря, приходя на работу.

В связи с ростом компании и случаями злоупотребления такой свободой руководство решило ввести пропускной режим: установить турникеты, раздать карточки доступа.

Изменения вызвали недовольство работников, которые не привыкли к строгой дисциплине, ведь теперь нужно отчитываться за каждые 5–10 минут задержки, а вся информация фиксируется автоматически.

Ситуация 2

Работники организации соблюдали пропускной режим, который не был закреплен в документах. При нарушении пропускного режима работниками привлечь их к ответственности оказалось невозможно: нет утвержденных правил – нет нарушения.

Поэтому в определенный момент руководство приняло решение разработать и утвердить Положение о пропускном режиме.

Работники не возражали против самого пропускного режима, но некоторые из них недоумевали: «Зачем нам новый документ? Ведь мы все соблюдаем. Нам не доверяют?»

Ситуация 3

При действующем пропускном режиме организация решила заменить устаревшее оборудование на более современное, в связи с чем потребовалось несколько изменить процедуру получения карточек допуска, использования оборудования, процесс учета отработанного времени и его анализ. Подобные изменения не вызвали массовых недовольств, ведь изменения коснулись только технических деталей и не затронули организационной стороны.

Как бы то ни было, при введении пропускного режима фактор сопротивления работников учитывать необходимо. Иногда от людей можно услышать, что в данной ситуации ограничивается их свобода. Конечно, это не так.

Их право на передвижение не ограничивается, но порядок входа и выхода определяется правилами, установленными конкретным работодателем. Согласно части первой ст.

8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Таким образом, работодатель имеет право издать локальный нормативный акт, устанавливающий пропускной режим в организации.

Кроме того, необходимость введения пропускного режима возникает в случаях, когда требуется пресечь нарушения трудовой дисциплины работниками: опоздания, уход с работы до окончания рабочего дня, вынос имущества без разрешения работодателя. Документы, которыми вводится пропускной режим, должны обеспечивать возможность привлечения нарушителей к ответственности.

Обратите внимание!

Согласно ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, т.е. подписать положение и приказ должен генеральный директор (директор) либо уполномоченное им лицо по доверенности.

Рассмотрим правила, позволяющие избежать наиболее частых ошибок, которые возникают при введении пропускного режима в организации.

Правила введения пропускного режима

Правило № 1: любые нововведения должны подкрепляться приказом руководителя (Пример 1).

Права и обязанности работников, принципы пользования устанавливаемым оборудованием лучше всего изложить в Положении о пропускном режиме, которое станет приложением к приказу о введении пропускного режима и требования которого работники обязаны будут соблюдать. Ведь в соответствии с частью первой ст.

189 ТК РФ дисциплина труда – обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с Трудовым кодексом, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. Согласно части второй ст.

21 ТК РФ работник обязан соблюдать трудовую дисциплину, а на основании ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания.

При нарушении правил пропускного режима (утеря и порча магнитной карточки, использование чужой магнитной карточки, проход без магнитной карточки, вынос материальных ценностей вне установленного порядка) работников можно будет привлечь к дисциплинарной ответственности.

Правило № 2: чтобы уменьшить сопротивление работников при введении пропускного режима, нужно привлечь их к разработке этих нововведений. Если работники примут участие в разработке Положения о пропускном режиме, они поймут, что их мнение принято во внимание.

Рекомендуется создать комиссию по разработке Положения о пропускном режиме в составе начальников отделов, представить на ее рассмотрение подготовленный ответственными отделами (секретариат, служба безопасности, отдел персонала) проект Положения. Комиссия внесет в документ свои предложения и замечания, начальники отделов обсудят Положение в своих коллективах. Сообщение о подготовке Положения о пропускном режиме можно разместить на доске объявления, в интранете.

Правило № 3: при разработке Положения о пропускном режиме необходимо подробно описать порядок входа и выхода в (из) организацию (и), порядок выдачи магнитных пропусков, правила их хранения, ответственность за их утерю и порчу (Пример 2).

Кроме того, необходимо описать порядок вноса/выноса материальных ценностей, правила прохода для гостей организации (встреча, сопровождение на территории). Можно предусмотреть особые правила для лиц государственного надзора и контроля, которые могут проходить при предъявлении соответствующих документов.

Укажите, кто наблюдает за турникетами (охрана организации или охранная организация по договору), функции охранника у турникета, его полномочия.

Правило № 4: приказ, которым утверждается Положение о пропускном режиме, должен содержать точную дату начала действия пропускного режима – например, через неделю после ознакомления работников с приказом.

Это время необходимо для адаптации работников к новым условиям.

Кроме того, в приказе должны быть указаны должностные лица, ответственные за функционирование пропускного режима в организации, чтобы работники знали, к кому обращаться при возникновении вопросов.

Правило № 5: с приказом и Положением должны быть ознакомлены под роспись все работники, на которых будет распространяться данный режим. В соответствии с частью третьей ст.

68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Привлечь работника к дисциплинарной ответственности можно только при условии, что он ознакомлен с документом (в данном случае с Положением о пропускном режиме) под роспись.

Ознакомление возможно путем проставления росписи либо в Журнале ознакомления с локальными нормативными актами, либо в листе ознакомления, прилагаемом к Положению.

Ознакомить уже работающих сотрудников с Положением о пропускном режиме необходимо сразу же после подписания приказа и Положения, только принятых – до подписания трудового договора.

Кстати

Отправление документов по электронной почте не заменяет ознакомление под роспись, которое предусмотрено законодательством. При отправке документов по электронной почте будет проблематично доказать факт ознакомления работника с приказом и Положением о пропускном режиме при возникновении трудового спора.

Правило № 6: наличие в организации пропускного режима желательно отразить в Правилах внутреннего трудового распорядка. В этом документе достаточно лишь упомянуть о наличии пропускного режима в организации, сделав ссылку на Положение и приказ о пропускном режиме.

Правило № 7: при введении в действие приказа о пропускном режиме рекомендуется провести небольшую PR-акцию (например, в форме беседы со всеми работниками коллективно либо по отделам).

При этом следует подчеркнуть, что введение пропускного режима, ограничение прохода посторонних лиц и пронесения посторонних предметов вводится в первую очередь с целью обеспечения безопасности работников; указать на заботу руководства о защите жизни и здоровья своих сотрудников. На такой встрече работники имеют возможность задать волнующие их вопросы.

Положение и приказ можно дополнительно разместить на досках информирования, в интранете, разослать по электронной почте.

Пример 1

Приказ о введении пропускного режима

ООО «Торговый дом “Столица”»

ПРИКАЗ

15.08.2014                                                                                                              № 15

г. Москва

О введении пропускного режима

В целях обеспечения безопасности работников, сохранности имущества и материальных ценностей

ПРИКАЗЫВАЮ:

Источник: https://www.profiz.ru/sr/10_2014/prop_rezhim/

Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников | Автоматизированная система учета рабочего времени и контроля персонала на предприятии

Как оформить введение автоматизированной системы учета рабочего времени?

Офисные сотрудники минимум треть рабочего времени тратят на общение, развлечения и отдых, например, компьютерные игры и социальные сети. Все это снижает эффективность и результативность труда.

Учет рабочего времени сотрудников лежит в основе эффективного управления персоналом. Это необходимая мера для любого компании или организации.

Добиться трудовой дисциплины помогут современные технологии, контролирующие рабочее время и занятость персонала.

Что такое система учета рабочего времени?

Система учета рабочего времени (СУРВ) – это комплекс аппаратных и программных мер, которые используются для контроля деятельности сотрудников фирмы в автоматическом режиме.

Первые данные о том, сколько сотрудники тратят часов на работу и сколько – на сторонние задачи, доступны всего через несколько дней после внедрения автоматизированной системы учета времени.

Какие данные контролируются?

Учет рабочего времени сотрудников включает запись и анализ:

  • контроля доступ (время прихода на работу и ухода домой);
  • нахождения на рабочем месте (позволяет выявить сотрудников, которые без причины покидают рабочее место);
  • отработанных часов (отслеживаются больничные, отпускные дни, отгулы);

Все эти данные сопоставляются с реально проведенными на рабочем месте часами.

Контроль доступа

В качестве варианта системы учета рабочего времени используют СКУД – системы учета и контроля доступа. Помимо функции контроля СКУД является необходимой мерой безопасности, так как позволяет контролировать доступ посторонних к объекту и обеспечивает сохранность корпоративного имущества.

Задача СКУД – зафиксировать точное время появления на рабочем месте и время ухода. Системы позволяют легко контролировать опоздания или момент завершения рабочего дня, даже когда начальства нет на месте. СКУД используют не только на крупных промышленных объектах, но и на частных предприятиях и отдельных секретных помещениях.

Возможности системы

Работа всех компонентов системы направлена на учет, регистрацию, обработку, анализ и хранение данных о деятельности предприятия. Основная возможность СКУД – это контроль прихода и ухода персонала. Функция реализуется с помощью автоматизированной системы, которая устанавливается на вход и не позволяет пройти без электронного ключа доступа.

Механизм ограничения доступа включает в себя систему видеонаблюдения, турникеты, усиленные замки с электронным ключом и другие элементы, которые запрещают свободный вход/выход в здание или офис.

Электронный ключ чаще всего представляет собой магнитную или пластиковую карту, которую сканируют для доступа к объекту. У каждого сотрудника свой идентификатор, который «вшивается» в электронный ключ. В качестве ключа доступа могут выступать документы, удостоверения или биометрия (считывание фото, отпечатков пальцев, сетчатки глаза, голоса и других особенностей).

Данные ключей считываются и записываются в общий электронный журнал учета, который хранится на облачном или локальном сервере.

Программный модуль СУРВ отслеживает активность каждого пользователя. В зависимости от версии ПО, типа подписки и стоимости, программа документирует данные о работе с установленным набором программ. Иногда в программе учета есть возможность контроля телефонных звонков, просмотр рабочего стола пользователя в режиме реального времени, контроль почтового ящика.

Функция контроля рабочего времени есть и в DLP-системах. В «КИБ СёрчИнформ» можно отследить действия пользователей в программах и на сайтах, чтобы рассчитать производительность сотрудника или отдела.

Установка

Процесс установки аппаратной части системы контроля включает прокладку кабелей для установки аппаратных компонентов; монтаж исполнительных модулей: замков, защелок, дверей и прочих элементов; установку и настройку центрального ПК для обработки данных учета.

Далее начинается работа с программной оболочкой СУРВ, которая предусматривает внедрение системы контроля для центрального компьютера, установку необходимого для работы СУРВ программного обеспечения.

Завершающая стадия – настройка параметров контроля и разработка схемы отображения отчетов по работе каждого сотрудника.

Фирма может устанавливать системы контроля доступа и учета рабочего времени как вместе, так и отдельно.

Преимущества СУРВ и СКУД

Внедрение СУРВ и СКУД помогает:

  • Повысить уровень контроля за счет полного исключения человеческого фактора, когда всю работу по учету выполняет компьютер, и сотрудники смогут подменять или «прикрывать» друг друга.
  • Наладить непрерывную работу с возможностью запуска системы в режиме 24/7.
  • Совместить поддержку ограничения доступа, учета рабочего времени, видеонаблюдения и других функций.

Система учета рабочего времени – это удобный способ проконтролировать регламент работы и продуктивность сотрудников фирмы. СУРВ служит инструментом для оценки персонала, который помогает принимать взвешенные кадровые решения.

Источник: https://searchinform.ru/kontrol-sotrudnikov/uchet-rabochego-vremeni/avtomatizirovannyj-uchet-rabochego-vremeni-sotrudnikov/

Автоматизация учета рабочего времени

Как оформить введение автоматизированной системы учета рабочего времени?

Шутки шутками, но и в 2018 году многие компании продолжают использовать этот устаревший метод для того, чтобы контролировать продуктивность персонала.  Но постойте на минуточку, о какой продуктивности может идти речь, если вы или ваши коллеги заполняете табель учета рабочего времени от руки? 

Если вы не хотите, чтобы ваша компания застряла в 90-х, пришло время воспользоваться решениями, которые позволяют автоматизировать эту функцию. В зависимости от потребностей современные компании используют следующие комплексы мер. 

Система контроля и управления доступом (СКУД)

СКУД предназначена для управления доступом персонала на заданную территорию.

С помощью средств идентификации (таких как, например, ключ-карта) можно осуществлять и учет рабочего времени, которое сотрудник провел в офисе, фиксировать прогулы или опоздания.

 Внедрив СКУД, вы всегда будете знать, когда человек пришел на работу, сколько раз за день и куда выходил, когда вернулся с обеда и т.д. Но на практике есть несколько способов обмануть систему, и работники это часто используют.

Во-первых, свою ключ-карту можно передать постороннему лицу или другому сотруднику. В этом случае вы никогда не узнаете, кто на самом деле покинул свое рабочее место и зачем. Во-вторых, выйти из кабинета или здания можно в момент открытия дверей другим сотрудником. Точно так же можно и вернуться обратно. А ваша система будет «думать», что человек все время был на рабочем месте. 

Кроме того, система фиксирует лишь сам факт присутствия сотрудника на работе. Это хорошо для дисциплины, но вовсе не гарантирует продуктивность. Да, человек может сидеть на своем рабочем месте с 9 до 18, но при этом играть в онлайн-игры или сидеть . Увы, СКУД вам об этом не расскажет. Для полноценной автоматизации учета рабочего времени этот способ не идеален.

Биометрические системы учета рабочего времени сотрудников

Биометрические системы также предназначены для контроля и управления доступом персонала на заданную территорию, однако этот способ является более совершенным.

Для идентификации работников здесь применяются считыватели, которые распознают индивидуальные биометрические характеристики. Чаще всего контроль и управление доступом в таких системах осуществляется путем сканирования отпечатка пальца.

В этом случае у сотрудников остается меньше шансов обмануть систему, поскольку захватить с собой палец коллеги,  как ключ-карту теперь не получится.

Однако и в случае установки биометрических СКУД остается вариант выйти из кабинета при открытии дверей другим сотрудником. Кроме того, наиболее предприимчивые работники могут сделать фальшивый отпечаток из гипса и силикона всего за несколько минут, посмотрев видеоинструкцию на . 

Есть ли альтернативы?

К счастью, да. Автоматизированная система учета рабочего времени за компьютером  KickIdler отслеживает активность сотрудников за компьютером, включая всю историю посещенных сайтов и запущенных программ.

Кроме того, наш программный комплекс предоставляет детальную статистику по перерывам, прогулам и другим отклонениям от рабочего процесса, а по каждому сотруднику программа формирует подробные отчеты, которые позволяют руководителю полностью автоматизировать процесс учета рабочего времени и проконтролировать эффективность работы своих сотрудников. 

Учет рабочего времени онлайн

Автоматизация учета рабочего времени – одна из основных функций нашего программного комплекса. Данная функция включает в себя следующее:

Детали дня

В данный отчет собирается общая информация о работе сотрудника за компьютером в течение дня. Вы получаете полную картину активности сотрудника.

Используя эти данные, можно увидеть, опоздал ли сотрудник или ушел раньше графика, в какие часы был максимально продуктивен, а в какие позволил себе ничего не делать.
Данные отчеты расположены только в веб-интерфейсе Центрального Сервера.

У сотрудников нет доступа к данной информации, следовательно, подделать данные о своей работе и обмануть систему невозможно.

Отчет по эффективности

В данном отчете выводится статистика по использованию программ, приложений или сайтов в зависимости от их эффективности. К примеру, работа в 1С может считаться эффективной, а посещение сайта с фильмами – неэффективным видом деятельности.

В отчете по эффективности также выводится время простоя приложения, что исключает возможность обмана со стороны сотрудника.

Теперь нельзя просто открыть рабочее приложение или сайт, а самому выйти на перекур, все простои и остановки в работе система автоматически зафиксирует и отобразит в отчете.

Отчет по динамике

В данном отчете выводится распределение активности сотрудников в зависимости от выбранного периода и группы эффективности. Полученные данные позволяют эффективно распоряжаться человеческими ресурсами компании, выбирая наиболее продуктивное время каждой из выбранных групп для решения важных задач.

Отчет по рабочему времени

Данный отчет отображает информацию о рабочем дне сотрудника, а также об отклонениях от графика работы. Над основной таблицей с данными отображается и сводная таблица с суммарным временем и общим количеством прогулов, опозданий и ранних уходов. 

Данный отчет расположен только в веб-интерфейсе Центрального Сервера. У сотрудников нет доступа к данной информации, следовательно, подделать данные о своей работе и обмануть систему невозможно.

Табель рабочего времени

В табеле отображается информация по отработанным часам за каждый рабочий день, а также данные об общем количестве прогулов за период и количестве отработанных дней и часов. Данный отчет также расположен только в веб-интерфейсе Центрального Сервера.

Отчет по времени

В данном отчете отображаются все программы и сайты, которые открывали сотрудники, по каждому из приложений собирается время работы, активность и время простоя. Выводится ТОП-5 наиболее часто используемых приложений. При формировании отчета можно также учесть графики рабочего времени, что позволит отображать информацию по использованию приложения только в рабочее время.

KickIdler – это новый взгляд на работу персонала

Следует отметить, что функционал KickIdler не ограничен только  учетом рабочего времени за компьютером. Это не очередная программа для простого подсчета рабочих часов. В данном программном комплексе реализован ряд уникальных функций, которые позволяют вывести контроль за работой сотрудников на новый уровень.

  • Онлайн-мониторинг компьютеров позволяет наблюдать (и записывать видео) за мониторами сотрудников в режиме онлайн и выявлять нарушения рабочего распорядка;
  • Система контроля нарушений позволяет оперативно выявлять  нарушения сотрудников и предотвращать утечку информации;
  • Функция удаленного доступа к рабочим столам позволяет осуществить дистанционное управление компьютерами сотрудников всего за 1 клик;
  • Функция кейлоггера запоминает все нажатия клавиш сотрудником, позволяя посмотреть, что набирал работник параллельно с историей действий за ПК;
  • Контроль удаленных сотрудников позволит зафиксировать, сколько часов отработал фрилансер, что важно при начислении зарплаты. Онлайн-мониторинг и анализ эффективности покажут, насколько продуктивно сотрудник на аутсорсе использовал свои рабочие часы. Функция удаленного доступа позволит также осуществить удаленное администрирование ПК сотрудников.

Зачем вести учет рабочего времени вручную, когда можно воспользоваться расширенным функционалом KickIdler? Автоматизация учета рабочего времени онлайн освободит вас от рутинной работы. С помощью нашего программного комплекса вы сможете легко проконтролировать эффективность работы своих сотрудников и найти слабые места в работе персонала. 

Читать “Кадровое дело”

Источник: https://www.kickidler.com/ru/about/media-about-us/automation-of-accounting-of-working-time.html

Центр права
Добавить комментарий