Как оформить работу с дистанционным сотрудником?

Содержание
  1. Образец трудового договора с дистанционным работником 2017-2018
  2. Трудовое законодательство об удаленном труде
  3. Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником
  4. Работа по совместительству с возможностью удаленного труда
  5. Особенности оформления кадровых документов при дистанционном труде
  6. Возможности электронного взаимодействия при заключении трудового соглашения
  7. Отличия договора с работающим дистанционно сотрудником от обычного трудового соглашения
  8. Трудовой договор дистанционного работника – образец
  9. Итоги
  10. Пошаговая инструкция по приему на работу дистанционного работника
  11. Как принять на работу удаленных работников — пошаговая инструкция
  12. Какие документы нужны получить от удаленного работника?
  13. Заключение трудового договора с дистанционным работником
  14. Что должно быть в трудовом договоре
  15. Оформление приказа Т-1
  16. Ознакомление работника с внутренними документами организации
  17. Надо ли вносить сведения о трудоустройстве в трудовую книжку
  18. Как отражать сведения об удаленном работнике в табеле
  19. Как оформить дистанционного сотрудника: трудовой договор, соглашение о работе, приказ о переводе | Оформление на работу надомных работников
  20. Условия работы — как для офисных сотрудников
  21. Без трудовой книжки, но с электронной подписью
  22. Дистанционный формат работы
  23. Место работы или место заключения договора
  24. Поводы для увольнения
  25. Согласие сотрудника
  26. А есть еще надомники — это другое
  27. Дистанционные работники: что нужно знать бухгалтеру
  28. В чем отличие от надомной работы
  29. Как правильно составить договор
  30. Что писать в Табеле учета рабочего времени
  31. Перевести работника на «дистанционку»
  32. «Дистанционная» командировка
  33. Регистрировать ли обособленное подразделение
  34. Учет компенсаций

Образец трудового договора с дистанционным работником 2017-2018

Как оформить работу с дистанционным сотрудником?

Трудовой договор с дистанционным работником – образец 2017-2018 прилагается к настоящей статье – документ, который должен содержать отсылку к договоренностям об осуществлении работы вне рабочих мест, созданных работодателем и контролируемых им. Рассмотрим особенности оформления такого договора.

Трудовое законодательство об удаленном труде

Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником

Работа по совместительству с возможностью удаленного труда

Особенности оформления кадровых документов при дистанционном труде

Возможности электронного взаимодействия при заключении трудового соглашения

Отличия договора с работающим дистанционно сотрудником от обычного трудового соглашения

Трудовой договор дистанционного работника – образец

Итоги

Трудовое законодательство об удаленном труде

Удаленный труд предполагает, что выполняемая сотрудником работа осуществляется им не на том месте, которое создается и контролируется работодателем. Действующая редакция ТК РФ описывает 2 варианта такого труда:

  • надомный (гл. 49), при котором место работы для работника определено как место его жительства;
  • дистанционный (гл. 49.1), когда место работы не устанавливается и работник вправе выбирать его сам.

У обоих вариантов много общего:

  • взаимоотношения между удаленным сотрудником и работодателем базируются на тех же положениях ТК РФ, которые распространяются на обычных работников, с учетом особенностей, возникающих в силу особого характера удаленного труда;
  • работник может не появляться по месту нахождения работодателя или бывать там изредка по мере необходимости, но при этом считается находящимся на работе;
  • время, затрачиваемое на труд, работодателем не контролируется, и работник может сам регулировать периоды труда и отдыха;
  • объем поручаемой сотруднику работы должен обеспечивать для него возможность соблюдать установленную законодательством продолжительность рабочего времени и чередовать периоды труда и отдыха;
  • средства труда, участвующие в выполнении работы, могут принадлежать как работнику, так и работодателю;
  • работнику положена компенсация расходов, понесенных им в процессе выполнения работы, в т. ч. за использование принадлежащего ему имущества;
  • специально оговаривается порядок взаимодействия по передаче работнику задания на работу и получению от него результатов труда;
  • для работодателя перечень его обязанностей по отношению к работнику в части вопросов охраны труда ограничивается проведением инструктажа, обеспечением медицинского обслуживания и необходимостью расследовать несчастный случай с работником, если такой будет иметь место, при этом он должен обеспечивать надомников средствами спецзащиты и контролировать условия их труда;
  • в трудовой договор могут включаться особые основания для увольнения.

Надо ли оформлять табель на работающих удаленно сотрудников, читайте в статье «Нужно ли вести табель на сотрудника надомника?».

Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником

Кроме общего, между надомной и дистанционной работой есть ряд существенных различий:

  • надомник привязан к определенному месту, на котором выполняется работа, в то время как работающий дистанционно может выполнять работу в любом удобном для него месте;
  • надомнику разрешено привлекать к выполнению работы членов своей семьи, а дистанционный работник делает работу сам;
  • надомник создает вещи материального характера, требующие вложения в них исходных материальных затрат, а работа дистанционного характера приводит к созданию интеллектуальных продуктов;
  • работа надомником требует осуществления непосредственного взаимодействия с работодателем при получении от него исходных материалов (если их предоставляет работодатель) и передаче ему готовой продукции, а с работающим дистанционно все подобное взаимодействие осуществляется посредством электронных средств связи;
  • для дистанционного работника могут устанавливаться:
    • режим труда, согласованный с работодателем;
    • право применения усиленной квалифицированной электронной подписи создаваемых документов;
    • особые условия в части охраны труда, обеспечения процесса труда, предоставления отпусков.

Работа по совместительству с возможностью удаленного труда

ТК РФ не содержит запрета на удаленную работу для совместителей. Заключая договор о такой работе с совместителем, следует помнить о правилах, установленных гл. 44 ТК РФ, в силу которых для совместителя:

  • рабочее время определяется как половина нормальной продолжительности рабочего дня, и, соответственно, объем выполняемой им работы будет вдвое меньше, чем у обычного работника;
  • предоставление отпуска происходит одновременно с отпуском по основному месту работы;
  • не действуют гарантии, положенные лицам:
    • работающим в районах Крайнего Севера;
    • совмещающим работу и учебу;
    • прекращение договора возможно с предупреждением об этом за 2 недели в случае приема для выполнения тех же функций другого работника, оформляемого на основное для него место работы.

Подробнее об особенностях оформления на работу совместителя читайте в материале «Как правильно оформить работу по совместительству по ТК РФ?».

Особенности оформления кадровых документов при дистанционном труде

Прием работника на удаленную работу не освобождает работодателя от обязанности обмена документами с ним с целью:

  • получения от работника всех необходимых сведений о нем;
  • предоставления работником оригиналов и копий документов, имеющих значение для трудоустройства и дальнейших расчетов по оплате труда;
  • оформления подписываемого обеими сторонами трудового договора и возможных дополнений к нему;
  • ознакомления работника под подпись с внутренними нормативными актами;
  • получения работником справок от работодателя.

Но если с надомником такой обмен можно совершить при непосредственном контакте в момент получения материалов для работы или передачи готовой продукции, то для дистанционного работника такой способ не всегда доступен.

Поэтому взаимодействие с ним и в отношении кадровых документов разрешено осуществлять с применением электронных средств связи.

При этом документы, которые работник должен представить работодателю в оригинале, подлежат пересылке обычной почтой заказным письмом с уведомлением.

В отношении прочих документов возможны такие варианты электронного обмена:

  • через обычную электронную переписку с последующей отправкой почтой тех бумаг, которые работнику и (или) работодателю нужно иметь в оригинале;
  • с использованием электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, причем от получателя обязательно направление ответного подтверждения.

Посредством электронных документов допускается осуществлять:

  • знакомство с внутренними нормативными актами;
  • подачу заявлений;
  • предоставление объяснений.

Возможности электронного взаимодействия при заключении трудового соглашения

Согласование условий трудового соглашения, заключаемого с дистанционным работником, осуществляется в процессе электронной переписки. Но окончательный вариант этого документа должна иметь в бумажном варианте каждая из сторон. Поэтому ст. 312.

2 ТК РФ обязывает работодателя не позже 3 календарных дней с момента заключения договора путем обмена электронными документами направить работнику согласованный текст договора (или дополнительного соглашения к нему) обычной почтой заказным письмом с уведомлением.

Документы, необходимые для трудоустройства (паспорт, трудовую книжку, свидетельство СНИЛС, документы о воинском учете и об образовании, справки), можно подать работодателю в электронном виде. Если он сочтет такое представление недостаточным, то ему почтой заказным письмом направляются нотариально заверенные копии этих бумаг.

В отношении 2 видов документов, нужных для трудоустройства, для дистанционных работников установлен особый порядок оформления:

  • свидетельство СНИЛС лицо, его не имеющее, должно оформлять самостоятельно;
  • запись в трудовой книжке (либо сама трудовая книжка при первом оформлении трудового договора работником) по соглашению между работником и работодателем может не оформляться, но если такого соглашения нет, то книжку надо передать работодателю лично или через почту заказным письмом.

Если запись о дистанционной работе не вносится в трудовую книжку, то основанием для подтверждения трудового стажа за период такой работы будет являться трудовой договор. И в этом случае факт наличия его оригинала на руках у работника приобретает особое значение.

О том, для чего нужно подтверждение трудового стажа, читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать?».

Отличия договора с работающим дистанционно сотрудником от обычного трудового соглашения

Трудовой договор с дистанционным работником заключается в обязательном порядке (ст. 312.1 ТК РФ). Однако особые условия осуществления дистанционного труда и возможности, предоставляемые действующим законодательством, обусловливают существование ряда отличий такого договора от договора с обычным работником. В договоре с работающим дистанционно:

  • обязательно указание на дистанционный характер работы, при этом в качестве места заключения договора указывают местонахождение работодателя;
  • присутствует условие о неоформлении трудовой книжки, если такое соглашение достигнуто;
  • устанавливается определенный режим работы, если это важно для работодателя, и порядок предоставления отпусков;
  • оговаривается необходимость оформления усиленной квалифицированной электронной подписи, если такая подпись нужна работнику для работы;
  • содержится перечень технических средств и программного обеспечения, которые работник должен применять в работе, если в такой оговорке есть необходимость, а также приводится список передаваемых работнику средств труда, если такая передача осуществляется работодателем;
  • отражается объем компенсации за использование имущества, принадлежащего работнику и используемого для выполнения дистанционной работы, а также иных расходов, возникающих в связи с этой работой;
  • устанавливается порядок обмена заданиями на работу и результатом их выполнения;
  • определяются дополнительные обязанности работодателя по вопросам охраны труда, если в этом есть необходимость;
  • отражаются условия увольнения, дополняющие перечень причин, содержащихся в ТК РФ, если принято решение об их включении в текст документа.

Трудовой договор дистанционного работника – образец

Трудовое соглашение, заключаемое с дистанционным работником, как и договор с обычным работником, имеет произвольную форму, но должно содержать обязательные сведения, предусмотренные ст. 57 ТК РФ, с учетом особенностей, отличающих дистанционный труд от обычного.

О том, какие сведения составляют содержание трудового соглашения, читайте в статье «Порядок заключения трудового договора (нюансы)».

Образец трудового договора о дистанционной работе 2017-2018 можно посмотреть на нашем сайте.

Скачать образец

Итоги

Трудовое законодательство РФ допускает возможность осуществления работы вне места нахождения работодателя. Такой труд имеет 2 разновидности (надомный и дистанционный), которым присущи как общие черты, отличающие этот труд от обычного, так и свои особенности.

Дистанционный труд отличает преобладание электронных форм взаимодействия и возможность не оформлять трудовую книжку.

Трудовой договор с дистанционным работником оформляется в обычном порядке, но с включением в его текст положений, требующих согласования между работником и работодателем в силу особого характера работы. 

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/trudovoj_dogovor/obrazec_trudovogo_dogovora_s_distancionnym_rabotnikom_20162017/

Пошаговая инструкция по приему на работу дистанционного работника

Как оформить работу с дистанционным сотрудником?

04 05 2017      trudovik       Пока нет комментариев

Дистанционная работа в последнее время набирает популярность, в связи с чем в трудовой кодекс была добавлена глава 49.1, регулирующая порядок приема на работу удаленных сотрудников.

Удаленный сотрудник должен быть принят в штат в соответствии с ТК РФ, с ним заключается трудовой договор, оформляется нужная кадровая документация, он имеет право на трудовые гарантии, отпуск, оплату больничных.

Ниже представлена пошаговая инструкция для кадровиков — как принять на работу дистанционного работника.

Удаленный работник — это такой сотрудник, который осуществляет трудовые функции, согласно инструкции для должности, вне места расположения организации работодателя.

При этом отсутствует прямой контроль начальника над дистанционным подчиненным ввиду удаленности данных лиц друг от друга.

Связь между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством телефона, электронной почты, сети Интернет, почтовой связи.

При приме дистанционного работника опираться нужно на главу 49.1 ТК РФ.

Если работник принимается в организацию не удаленно, то пошаговая инструкция выглядит таким образом.

главы 49.1:

  • ст.312.1 — понятие дистанционной работы и дистанционного работника;
  • ст.312.2 — вопросы, касающиеся заключения и изменения трудового договора;
  • ст.312.3 — организация труда удаленного сотрудника;
  • ст.312.4 — время работы и отдыха;
  • ст.312.5 — порядок увольнения дистанционного сотрудника.

Как принять на работу удаленных работников — пошаговая инструкция

Если рассмотреть процедуру оформления приема на работу удаленных сотрудников, то можно выделить следующие шаги:

Шаг 1 Достигается устное соглашение о трудоустройстве
Шаг 2 Получается комплект документов от будущего дистанционного работника
Шаг 3 На основании полученной документации формируется трудовой договор
Шаг 4 Электронная копия договора, заверенная электронной подписью руководителя организации, направляется работнику для подписания (если нет возможности подписать договор электронно, то направляется оригинал договора с помощью почтовой связи)
Шаг 5 После подписания работником один экземпляр трудового договора возвращается работодателю
Шаг 6 На основании трудового договора составляется приказ о приеме на работу по форме Т-1
Шаг 7 Удаленному работнику передаются в электронном виде необходимые документы, которые будут регулировать работу такого сотрудника (должностные инструкции, различные положения, внутренние локальные акты предприятия)
Шаг 8 На дистанционного работника заводится личная карточка Т-2
Шаг 9 Если нужна запись в трудовой книжке — то она передается работодателю заказным письмом с описью вложения

Данная пошаговая инструкция в ряде случаев может включать дополнительные шаги, однако в целом процедура регулируется указанным порядком. При этом работодателю нужно четко соблюдать требования гл.49.1 ТК РФ, где оговариваются особенности процедуры трудоустройства дистанционного работника.

Какие документы нужны получить от удаленного работника?

Пакет документации, требуемый для оформления трудоустройства на дистанционную работу, стандартный. Включает в себя такие бумаги:

  • заявление от работника — только, если это нужно самому работодателю в силу каких-либо внутренних потребностей и установленного порядка;
  • паспорт;
  • документы об образовании;
  • военный билет для военнообязанных;
  • трудовая книжка, если нужно внести запись о приеме на работу;
  • СНИЛС.

Если у удаленного работника нет СНИЛС, то получить его он должен самостоятельно ввиду удаленности от места работы.

Полный список документов для приема на работу.

Если есть рекомендательные письма, то их также можно направить работодателю, однако для оформления трудоустройства они особой роли не играют.

Обмен документами между дистанционным работником и работодателем можно произвести с помощью почтовой связи (отправляются заказным письмом документы и их заверенные копии) или с помощью электронного документооборота. Последнее возможно, если у обеих сторон имеется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Изначально указанный комплект документов нужно направить в электронном виде, далее, если того потребует работодатель, их нужно передать в оригинале на бумаге через заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.

Заключение трудового договора с дистанционным работником

После получения документации от гражданина, работодатель обязан составить трудовой договор, который будет учитывать специфику удаленной работы.

Электронный вариант трудового договора направляется работнику в двух экземплярах, после подписания один экземпляр возвращается работодателю.

После этого в течение трех дней работодатель обязан направить бумажный оригинал трудового договора дистанционному работнику с помощью заказного письма.

Что должно быть в трудовом договоре

Особенности трудового договора при приеме дистанционного работника:

  • следует четко обозначить, что работа носит дистанционный характер, то есть осуществляется удаленно от работодателя;
  • сроки направления электронных документов о подтверждении полученных документов, направляемых каждой из сторон друг другу, то есть описывается порядок обмена документацией между удаленным сотрудником и работодателем;
  • режим и график работы — может строго регламентироваться, возможно установление собственного графика дистанционным работником;
  • способ передачи отчетов удаленных сотрудником о проделанной работы, периодичность направления отчетов;
  • порядок обеспечения работодателем необходимым оборудованием для работы, техническими и программными средствами;
  • предоставляемые дополнительные гарантии, связанные с удаленной работой — оплата связи, интернета и пр.

Образец трудового договора с дистанционным работником.

Оформление приказа Т-1

Следующий этап пошаговой процедуры приема на работу удаленного работника — это заполнение приказа о приеме на работу, для этого рекомендуется использовать унифицированный бланк Т-1.

Приказ о приеме на работу составляется стандартным образом, при этом в поле «условия работы» следует указать, что работа носит дистанционный характер.

Скачать образец приказа о приеме дистанционного работника.

Ознакомление работника с внутренними документами организации

Ознакомительная процедура обязательно проводится, несмотря на то, что работник будет трудиться дистанционно, то есть удаленно от места нахождения организации работодателя.

Работнику следует в электронном виде направить следующие документы:

  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Коллективный договор, если есть;
  • Должностную инструкцию;
  • Иные имеющиеся локальные акты, относящиеся к деятельности работника.

Факт ознакомления подтверждается с помощью постановки дистанционным работником подписи в необходимом месте.

Надо ли вносить сведения о трудоустройстве в трудовую книжку

Данный вопрос решается по желанию работника. Если он хочет, чтобы работодатель внес запись в трудовую книжку, то ее нужно передать заказным письмом работодателю, и последний обязан внести запись о приеме.

Если работнику данная запись не нужна, то трудовая книжка не представляется, и запись не вносится.

Трудовой стаж подтверждает заключенный трудовой договор.

Как правильно внести запись в трудовую книжку?

Как отражать сведения об удаленном работнике в табеле

Табель учета рабочего времени должен вести каждый работодатель, в нем он либо фиксируется отклонения от нормального рабочего дня, либо отражает ежедневно фактическую информацию о работнике.

Как отражать информацию о работе дистанционного работника в табеле учета рабочего времени, если нет возможности проконтролировать его рабочий процесс.

Рекомендуется данную процедуру проводить с помощью фиксации отклонений:

  • выходные обозначать как В или 26;
  • оплачиваемый основной отпуск обозначать в табеле как ОТ или 09;
  • больничные — Б или 19.

Дни осуществления рабочих обязанностей в табеле учета рабочего времени никак не обозначать. Пустые клетки автоматически будут восприниматься как явки, то есть полностью отработанный рабочий день без каких-либо отклонений.

Источник: https://9trud.ru/poshagovaya-instrukciya-po-priemu-na-rabotu-distancionnogo-rabotnika/

Как оформить дистанционного сотрудника: трудовой договор, соглашение о работе, приказ о переводе | Оформление на работу надомных работников

Как оформить работу с дистанционным сотрудником?

Определение дистанционной работы — статья 312.1 Трудового кодекса

В Трудовом кодексе есть термин «дистанционная работа». Это обычная работа по трудовому договору, только без привязки к офису работодателя.

Представьте, что есть два бухгалтера. Мария работает в компании «Зяблик», ходит в офис. Она офисный сотрудник. И Елена — она делает всё то же самое, только из дома. Она дистанционный сотрудник.

В Трудовом кодексе нет ограничений, каких сотрудников можно брать на дистанционную работу, а каких нет. Поэтому, если условия позволяют, берите кого угодно: бухгалтера, юриста, маркетолога, менеджера по продажам.

Условия работы — как для офисных сотрудников

По Трудовому кодексу дистанционные сотрудники работают, как «штатные сотрудники на общих основаниях». На практике это значит, что работодатель:

  • дает отпуск;
  • оплачивает больничный;
  • доплачивает за переработку или работу в праздники;
  • платит суточные и компенсирует расходы в командировке;
  • расследует несчастные случаи, которые произошли во время рабочего дня. Допустим, сотрудник упал в офисе и сломал ногу. Работодатель обязан выяснить причину падения и, если виноват работодатель, компенсировать ущерб. То же самое с дистанционным сотрудником. Бухгалтер работает из дома и упала во время подготовки отчета — работодатель выясняет, что случилось;
  • дает оборудование и программы для работы или компенсирует, если у сотрудника всё свое. Вот для работы нужны компьютер, телефон, лицензионный фотошоп. Если у сотрудника всё свое, работодатель выплачивает компенсацию.

Общее правило такое: работодатель делает для дистанционного сотрудника всё то же самое, что для офисного. Если кто-то думал на таком сэкономить, то не получится.

Без трудовой книжки, но с электронной подписью

Документы для трудового договора

Правила оформления дистанционного сотрудника почти не отличаются от оформления офисного. Список документов такой же:

    Шаблон приказа с Консультанта-плюсКак принимать и передавать документы
  • личные документы сотрудника. Это паспорт, страховое свидетельство и документы об образовании, если нужны;
  • документы об условиях работы. Обычно среди них должностная инструкция, инструкция по охране труда, положение о персональных данных и коммерческой тайне;
  • трудовой договор;
  • приказ о приеме на работу.

Есть два отличия по сравнению с офисными сотрудниками. Первое — трудовая книжка. По Трудовому кодексу работодатель не обязан ее заполнять для дистанционного сотрудника, только если он сам попросит. Просьба — это заявление сотрудника с его подписью.

Еще одно отличие в оформлении документов — необязательно встречаться, чтобы подписать документы. Есть два способа для этого. Первый — через Почту России или курьера. Работодатель отправляет два экземпляра трудового договора и документов об условиях работы, сотрудник подписывает и отправляет по одному экземпляру обратно. Так он показывает, что всё видел и со всем согласен.

Еще один способ взять на дистанционную работу — удаленно подписать документы. Но здесь, как всегда, подвох. Есть компании, которые считают, что удаленно — это когда сотрудник получает трудовой договор по электронной почте, распечатывает, подписывает, сканирует и высылает скан по почте. Для дистанционной работы это не так.

Как получить электронную подпись

Чтобы принять на работу дистанционного сотрудника, он и работодатель должны подписать трудовой договор, а сотрудник — показать, что видел документы об условиях работы. Например, должностную инструкцию и положение о коммерческой тайне. Для этого понадобится электронная подпись сотрудника.

Электронная подпись, или ЭП — замена рукописной подписи для электронных документов. Она подтверждает, что именно Мария Машкина подписала договор, а не кто-то еще. Получение электронной подписи может занять неделю и три тысячи рублей.

В Трудовом кодексе нет указания, кто оплачивает получение подписи и вообще этим занимается. Обычно это делает работодатель за сотрудника: он нанимает десять сотрудников, оплачивает десять подписей. При этом заставить сотрудника делать подпись за свой счет нельзя.

Если сотрудник подписывается эл. подписью, бумажная версия договора всё равно нужна. В этом случае работодатель отправляет договор заказным письмом. На отправку — три календарных дня с даты подписания.

Мой совет — подписывать договор на встрече или через электронную подпись. По закону без подписанных документов сотрудник не вправе работать, а на пересылку уходит время. Еще есть риск, что сотрудник забудет прислать экземпляр документов, работодатель об этом забудет, и компания останется без документов.

Дистанционный формат работы

В трудовом договоре работодатель и сотрудник договариваются обо всем: сколько сотрудник работает, как получает задания и отчитывается, какое оборудование будет использовать.

Трудовой договор для дистанционного сотрудника мало чем отличается от обычного. Я расскажу об особенностях. Первое, что должно быть в договоре — формат работы. Это кажется очевидным, но я видела трудовые договоры, где не было слова «дистанционный», хотя речь об удаленной работе. Подходит такая фраза:

Работник выполняет работу дистанционно. Дата начала дистанционной работы — 21 ноября 2018 года.

Если в договоре нет формата работы, у трудовой инспекции могут появиться вопросы, почему сотрудник в другом городе или работает из дома.

Место работы или место заключения договора

Требования к трудовому договору

По трудовому кодексу место работы — обязательное условие договора. Можно написать домашний адрес сотрудника или любой другой, где он бывает.

Отпуск удаленного сотрудника:

письмо Минфина

статья 312.1 Трудового кодекса

От региона работы зависит количество отпускных дней и надбавка к зарплате. Место работы для удаленных сотрудников — это место нахождения, так говорит Минфин в своем письме и Трудовой кодекс.

Бухгалтер Мария работает из дома, дом в Якутске. Ее отпуск — 52 дня:

28 дней — обязательный отпуск,

24 дня — дополнительный за работу на Крайнем Севере.

Если сотрудник меняет город, например, живет то в Москве, то в Якутске, непонятно, как считать отпуск и доплату. Чтобы избежать споров с сотрудником, предлагаю писать не «место работы», а «место заключения договора». Таким местом может быть город, где сидит работодатель.

Поводы для увольнения

Дистанционного сотрудника можно уволить точно также, как офисного, если он нарушает условия работы.

Можно ли уволить сотрудника за прогул?

Секретарь Елена должна была отработать пять дней, но три из них прогуляла. Трудовой кодекс называет это «неисполнением трудовых обязанностей». За нарушение компания вправе уволить по статье, это 81-я статья, шестой пункт, подпункт «А».

На практике за один прогул уволить не получится, но за несколько прогулов — да.

Чтобы были доказательства нарушения условий, советую основные условия прописать в договоре. Для дистанционного сотрудника это:

  • график и продолжительность работы. Рекомендую установить общую продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю;
  • в какие часы сотрудник на связи и как показывает, что он на связи. В договоре пишем, что сотрудник отвечает в телеграме не реже раза в час, кроме обеда. По понедельникам — планерка. Если сотрудник не вышел на связь без предупреждения, это может расцениваться как прогул.
  • как сотрудник получает задачи. Например, «Руководитель сотрудника отправляетслужебные задания и необходимую информацию для их выполнения на электронную почту ivanov@firma.ru»;
  • как отчитывается. «Работник отправляет результаты работы на электронную почту работодателя petrov@firma.ru. Срок — в служебном задании»;
  • дополнительные причины увольнения. Например, «если сотрудник не выполняет задания в срок и у него нет уважительной причины, работодатель вправе объявить выговор с последующим расторжением договора. Список уважительных причин — в приложении №1».
  • оборудование и компенсация. В договоре пишете, что понадобится сотруднику для работы, он покупает нужные вещи сам или за счет работодателя. Пример формулировки: «Работник использует собственную оргтехнику для работы. Работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование оргтехники в размере 1000 рублей в месяц. Срок — до 10-го числа каждого месяца».

Подробности выполнения задач, кто кому подчиняется и в каком формате отчитывается, можно расписать в должностной инструкции или в трудовом договоре. Мой совет — описывать всё это, как можно подробнее. Иначе есть риск, что сотрудника не получится уволить, даже если он фактически не работает.

Согласие сотрудника

Работодатель вправе перевести сотрудника на дистанционную работу. Это можно сделать по инициативе компании или сотрудника.

Предложение работодателя. Если перевод — инициатива работодателя, он сообщает об этом за два месяца. Для этого есть уведомление: с такого-то числа предлагаем перейти на удаленку. Уведомление нужно передать лично и попросить сотрудника расписаться, что он видел предложение и со всем согласен.

Пример уведомления о переводе на дистанционную работу

Работа, которую обязан предложить работодатель — 74-я статья Трудового кодекса

Сотрудник вправе отказаться от дистанционного формата работы. Допустим, речь о бухгалтере Марии. Если работодатель хочет, чтобы бухгалтер работал удаленно, а Мария против, у него два варианта:

  • согласиться с Марией и разрешить ей работать в офисе;
  • отказать и уволить Марию.

Уволить просто так нельзя. Сначала работодатель предлагает свободные вакансии. Там много правил, но вот главное: надо предлагать буквально все свободные вакансии. Например, врача, финансового директора и уборщицы. Вот прямо все.

Можно уволить, если сотрудник отказывается от новой работы — Трудовой кодекс

Если сотрудник отказывается от предложений, работодатель вправе его уволить, право дает седьмой пункт 77-й статьи Трудового кодекса. Он говорит о том, что компания изменила условия работы, предложила другие вакансии, но сотрудник отказался.

Предложение сотрудника. Сотрудник может сам попросить перевести его на дистанционную работу. Для этого он пишет заявление и рассказывает о причине.

Пример заявления о переводе на дистанционную работу

Обычно просьба сотрудника связана с тем, что сложно добираться до работы или хочется поехать в другой город, появился ребенок или нужно ухаживать за пожилыми родственниками. У работодателя нет обязанности соглашаться на просьбу сотрудника. Поэтому даже если сотрудник очень хочет, а работодатель против, сотруднику придется ездить в офис или увольняться.

А есть еще надомники — это другое

Правила для документов: статьи 310 и 312.2 Трудового кодекса

В Трудовом кодексе два типа сотрудников, которые работают вне офиса работодателя, — надомники и дистанционные. Правила оформления приема на работу отличаются, поэтому здорово заранее разобраться.

В Трудовом кодексе нет подробного описания, чем надомники отличаются от дистанционных сотрудников. Единственный критерий, который можно применить на практике, — насколько много ручного труда в работе сотрудника. Если много, это надомник.

Елена отвечает на звонки клиентов, но работает из дома. Каждый день она составляет отчет: сколько клиентов позвонили, что спрашивали, какие просьбы и проблемы. Суть ее работы — в ответах на звонки, поэтому формально это дистанционная работа.

Оксана собирает подарочную упаковку для клиентов: у нее сотни листов картона, которые надо сложить по схеме. В конце дня с нее — отчет, в котором она рассказывает, сколько собрала упаковок, сколько брака в картоне и какого. Фокус работы — на сбор упаковки, и это ручной труд. Формально Оксана надомник.

Надомные и дистанционные сотрудники по-разному оформляются на работу. Вот главные отличия:

Работодатель сам выбирает, как оформить сотрудника. Если он вдруг ошибется и оформит надомника как дистанционного сотрудника, большой ошибки не будет. Никаких штрафов за это нет.

Источник: https://delo.modulbank.ru/all/remote

Дистанционные работники: что нужно знать бухгалтеру

Как оформить работу с дистанционным сотрудником?

Дистанционная работа — это удобно и для работника, которому не нужно тратить время, деньги и силы на ежедневные поездки в офис, и для работодателя, который может не только экономить на расходах по организации стационарного рабочего места (аренда, связь, техника, программы, поддержка), но и более гибко подходить к найму персонала. Ведь дистанционный работник может работать не только вне офиса, но и из другого города и даже из другой страны. На эту же чашу весов ложатся и поведенческие стереотипы молодых сотрудников, которые изначально более ориентированы на работу вне офиса.

Все эти факторы, взятые вместе, приводят к возрастающей популярности удаленной работы.

Но законодательство до недавнего времени такое явление, как «дистанционная работа» обходило стороной, и работодатели были вынуждены изобретать различные «схемы». Но вот в прошлом году Федеральным законом от 05.04.

13 № 60-ФЗ Трудовой кодекс, наконец, был дополнен новой главой 49.1, посвященной особенностям регулирования труда дистанционных работников.

В чем отличие от надомной работы

Первое, на что стоит обратить внимание при изучении положений новой главы ТК РФ, — это отличие «дистанционщика» от надомника. Ведь регулирование надомного труда в ТК РФ было изначально, но на практике для оформления отношений с теми, кто не сидит в офисе «с девяти до шести» эти нормы не применялись. И вот почему.

Во-первых, нормы о надомниках устроены таким образом, что регулируют трудовую деятельность производственного характера.

Такой вывод следует уже из определения, данного в статье 310 ТК РФ: надомник — это лицо, заключившее трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Т.е.

речь идет о чем-то материальном, создаваемом руками сотрудника. Применить эту статью к юристу, бухгалтеру, редактору сайта или дизайнеру, согласитесь, непросто.

Во-вторых, надомник, согласно ТК РФ, — полноценный работник, в отношении которого нужно выполнять все предусмотренные Кодексом процедуры (полноценное оформление, оборудование рабочего места, обеспечение его безопасности и выполнения им требований охраны труда и т п.). А это в ситуации с дистанционным работником невозможно. С ним один-то раз встретиться для заключения договора не всегда возможно.

Эти недостатки и попытался устранить законодатель, принимая нормы об удаленной работе. Теперь в Кодексе четко указано, что дистанционный работник выполняет трудовую функцию.

При этом он выполняет ее вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения) и даже вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Взаимодействие между работником и работодателем происходит по телекоммуникационным сетям общего пользования, в том числе посредством интернета (ст. 312.1 ТК РФ). По общему правилу работник самостоятельно обеспечивает себя рабочим местом и техникой.

Дистанционному сотруднику не требуется проходить медицинский осмотр, трудовой договор с ним можно заключить и расторгнуть в электронной форме. Наконец, «дистанционщику» не обязательно делать запись в трудовой книжке, оплачивать сверхурочную работу и обеспечивать безопасность труда в полной мере. В общем, условия куда более реалистичные для выполнения, нежели правила для надомников.

Как правильно составить договор

Перейдем от теории к практике. Первым делом рассмотрим, какие формулировки нужно включить в трудовой договор, если планируется, что работник будет трудиться дистанционно.
Так, в договоре надо обязательно указать на характер работы.

Например, это может быть такая формулировка: «Работник выполняет предусмотренную настоящим трудовым договором трудовую функцию вне места расположения работодателя (дистанционно)». Местом работы указываем адрес сотрудника (или иной адрес по его желанию) — этого требует статья 57 ТК РФ.

Требуется указать и режим работы, так как статья 57 ТК РФ исключений для дистанционного труда не делает.

Тут формулировка будет стандартной: «Работнику устанавливается нормальная продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю, пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье, продолжительность ежедневной работы — 8 часов».

Далее в договоре нужно зафиксировать положения, касающиеся подчинения работника правилам внутреннего трудового распорядка (ст. 15 ТК РФ). Здесь мы рекомендуем такую формулировку: «На работника распространяются Правила внутреннего трудового распорядка в части, не противоречащей сути условия настоящего трудового договора о дистанционной работе».

В договоре нужно установить порядок обеспечения сотрудника различными ресурсами. Так, можно указать, что «работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, телефонной связью и доступом к сети интернет».

А можно возложить подобную обязанность и на работодателя: «Не позднее 5 рабочих дней с даты заключения настоящего трудового договора работодатель обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, обеспечить наличие интернет-соединения».

Третий вариант —зафиксировать обязанность работодателя по компенсации затрат сотрудника на технику и (или) оплату телефона и интернета.

Например, так: «Работодатель обязуется не позднее пятого числа каждого месяца компенсировать расходы работника по оплате счетов за интернет и мобильный телефон по фактическим затратам, но не более 10 тыс. рублей в месяц. Компенсация выплачивается в соответствии с Положением о компенсации расходов работникам, занятым вне места расположения работодателя (дистанционно), утвержденным работодателем».

Наконец, в договоре надо зафиксировать сроки и порядок сдачи работы, а также порядок и периодичность коммуникаций с работодателем, указав адреса электронной почты, на которые работник должен отправлять все свои сообщения работодателю.

Что писать в Табеле учета рабочего времени

Обязанность работодателя по учету времени, фактически отработанного каждым работником  (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), в связи с дистанционной работой не отменяется. На наш взгляд, табель на «дистанционщика» можно заполнять так: в будние дни ставить явку (код «Я» или «01»), в выходные и праздники — отдых (код «В» или «26»). Количество отработанных часов ставим в соответствии с трудовым договором.

Можно пойти и другим путем, зафиксировав в трудовом договоре, что работник распределяет рабочее время и время отдыха по своему усмотрению (вариант, предусмотренный статьей 312.4 ТК РФ в качестве основного), и извещает о режиме работы работодателя письменно.

В таком случае можно заполнять Табель на основании отчетов сотрудников. Но этот вариант законодательно не урегулирован, поэтому мы бы не рекомендовали применять его повсеместно. Тем более что это может повлечь и налоговые проблемы (см.

ниже вопрос про компенсации).

Перевести работника на «дистанционку»

На дистанционную работу можно принимать не только новых сотрудников, но и переводить «действующих». Для этого нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Предмет этого соглашения — изменение характера труда. Соответственно, в соглашение включаете все формулировки, касающиеся нового режима труда, которые мы приводили выше.

Не забудьте указать дату, с которой применяется новый порядок работы.

«Дистанционная» командировка

Следующий интересный момент, с которым может столкнуться бухгалтер — выплата командировочных дистанционному сотруднику.

Например, «дистанционный» юрист может выезжать в другие города для участия в рассмотрении дела, или посещать различные семинары и форумы.

Возникает логичный вопрос: могут ли у сотрудника, работающего дистанционно, быть командировки? И, соответственно, примет ли налоговая такие расходы?

В силу статьи 312.1 НК РФ на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ.

Каких-либо исключений для командировки указанная глава не содержит. Таким образом, работодатель может направить дистанционного работника в служебную командировку. И, соответственно, учесть все связанные с этим расходы при налогообложении.

Регистрировать ли обособленное подразделение

Отметим еще один важный для бухгалтера пункт: прием сотрудника на дистанционную работу гарантированно не влечет образования обособленного подразделения.  Ведь в статье 312.

1 Трудового кодекса прямо сказано, что подобная работа выполняется вне обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. А согласно статье 11 Налогового кодекса обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места.
Как видим, эти два определения прямо противоречат друг другу. Так что речи о регистрации подразделения в данном случае не идет.

Учет компенсаций

Статья 312.3 Трудового кодекса предусматривает возможность установить для дистанционных работников компенсации, связанные с использованием личного имущества для выполнения работы.

Причем компенсировать можно не только расходы на связь и интернет, но и оплачивать «амортизацию» компьютера, планшета и иного оборудования.

Тут важно, чтобы это условие было зафиксировано именно в трудовом договоре, а не в отдельном документе (служебной записке с визой или приказе), как это допускает статья 188 ТК РФ в отношении обычных работников.

Еще один нюанс связан с распределением компенсируемых расходов на произведенные в связи с выполнением трудовых обязанностей и вне их. Для расходов в виде абонентской платы такое распределение можно проводить на основании соотношения количества рабочих часов и общего количества часов в периоде. Эти данные, понятно, нужно взять из трудового договора и Табеля учета рабочего времени.

По расходам, которые можно четко отнести к тому или иному времени (оплата расходов на связь, например, или по оплате тех или иных программ, доступов и т п.) работодателю также важно знать — в рабочее ли время произведен тот или иной расход.

Но в условиях, когда работник сам определяет режим рабочего времени и времени отдыха, это сделать затруднительно.

Соответственно, нужно либо требовать с работника соответствующий отчет и сохранять его в бухгалтерии, либо установить в трудовом договоре четкую продолжительность рабочего времени.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2014/6/8731

Центр права
Добавить комментарий