Кадровый аудит

Содержание
  1. Кадровый аудит
  2. Кто проводит кадровый аудит
  3. Кому необходим кадровый аудит
  4. Цели кадрового аудита
  5. Особенности при проведении аудитов
  6. Критерии оценки эффективности работы
  7. Виды и способы кадрового аудита
  8. Заключение
  9. Сколько стоит кадровый аудит?
  10. Внутренний кадровый аудит
  11. Кадровый аудит персонала
  12. Кадровый аудит компании
  13. Где заказать кадровый аудит?
  14. Аудит кадровой документации персонала
  15. Аудит кадрового потенциала организации
  16. Стоимость услуг
  17. Сроки аналитики персонала
  18. Аудит кадрового делопроизводства
  19. Кадровый консалтинг и аудит
  20. Всесторонний кадровый аудит
  21. Услуги аудита
  22. Когда нужно проводить кадровый аудит
  23. Результаты кадровой проверки
  24. Что включает в себя проверка кадров
  25. Проводим внутренний кадровый аудит
  26. Положение об оплате труда
  27. Штатное расписание
  28. Положение о защите персональных данных работников[3]
  29. Правила внутреннего трудового распорядка
  30. Другие документы
  31. Что такое кадровый аудит
  32. Зачем требуется кадровый аудит
  33. Виды кадрового аудита
  34. Этапы аудита
  35. Кадровый консалтинг
  36. кадрового консалтинга
  37. Где заказать услуги кадрового аудита
  38. Отправить заявку на проведение кадрового аудита

Кадровый аудит

Кадровый аудит

Кадровый аудит — это оценка кадрового потенциала компании, в первую очередь, относительно целей и задач, поставленных компанией, — предметом анализа становится все составляющие управленческого процесса, целью — диагностика причин возникновений проблем по вине сотрудников и руководства.

Это независимая проверка кадровых соответствий бумаг, прописанных в трудовом кодексе Российской Федерации.

Основные кадровые бумаги — это:

  • Трудовые книжки,
  • График отпусков,
  • Трудовые договора

Однако, чаще всего, под понятием кадрового аудита подразумевается первое определение.

Проще говоря, кадровый аудит — это проверка способностей работников (от руководителя персоналом до стажера, занимающегося печатью) компании и оценивание — соответствуют ли они занимаемым местам — и насколько эффективна работа каждого индивидуально и в коллективной работе, насколько эффективно выполнение своих функций сотрудников в частности и насколько эффективна и прибыльна работа компании в целом — все это способствует улучшениям показателей прибыльности и доходности предприятий того или иного профиля работы.

Кто проводит кадровый аудит

Кадровый аудит проводит как отдельный сотрудник, так и целый отдел, занимающийся непосредственно кадровым аудитом — зависит от конкретного рабочего предприятия, количества сотрудников и того — насколько остра нужда в аудите.

Иногда кадровый аудит может проводиться только одним сотрудником, который может быть юристом, специалистом по набору кадров или дипломированным психологом; конечно, само по себе, возложение ответственности за целый коллектив на одного человека сказывается на качестве и скорости работы — поэтому аудит, проводимый одним человеком достаточно субъективен и имеет не такие чистые результаты.

Чаще для кадрового аудита стараются собрать отдел по аудиту — и лучшим вариантом будет, когда — наряду со специалистами по работе с кадрами там будет и эксперт по эффективности работы, который будет контролировать проверку рабочих документов и осуществлять анализ нахождения сотрудников работающих более всего эффективно, а также и юрист, и психолог, который сможет составить грамотные тесты для сотрудников.

Аудит помогает компании обнаружить проблемы среди сотрудников и кадровой политики руководителей компании, однако решение о принятии, увольнении или повышении остается за руководителями. Аудит только помогает разобраться в проблемах предприятий и выносит предложение об улучшении в рамках общей кадровой политики учреждений.

Поэтому кадровый аудит можно отнести скорее к рекомендательной процедуре, данный аудит не является управленческой практикой, поскольку его работа сводится к совету, а окончательное решение — прислушиваться или нет, — остается за управляющей структурой.

Аудит ставит следующие цели: проанализировать уровень персонала в соответствии с требованиями к работе сотрудников, установленными учреждениями, где сейчас работают специалисты по кадровому аудиту.

К ступеням анализа относятся следующие пункты:

  1. Пренебрежение своими рабочими обязанностями;
  2. Соответствие сотрудников;
  3. Анализ уровней квалификации персонала;
  4. Общая амбициозность и мотивированность;
  5. Соблюдение установленных требований;
  6. Злоупотребление должностными полномочиями;

Кому необходим кадровый аудит

Аудит необходим, в первую, очередь компаниям и их управляющим — с тем, чтобы учреждение добилось куда более успешных результатов.

Зачастую кадровый аудит необходим фирмам, которые после смены либо перемещений изнутри коллектива, обнаружили резкое снижение работоспособности, амбициозности и мотивации целого коллектива и отдельных сотрудников в частности, что не могло не сказаться на общей эффективности и прибыльности компании.

Часто кадровый аудит бывает очень востребованным в компаниях, чья прибыль оказалась чрезмерно низкой и уверенно ведет компанию к банкротству.

В таких случаях, помогает проведение кадрового аудита — с тем, чтобы понять, что привело к тому, что фирма перестала приносить прибыль, рассчитать отрицательные влияния факторов на работу, проанализировать и понять какие кадровые переустановки повлекли за собой такие критические изменения.

Однако не стоит полагать, что проведение кадрового аудита актуально только для компаний, находящихся на грани риска и терпящих убытки — это не так.

Зачастую, клиентами кадрового аудита становятся успешные компании, желающие ещё больше увеличить эффективность и повысить поток прибыли.

В этом случае, помогает кадровый аудит, рассчитывающий — какие коллективы работают эффективнее, какие сотрудники работают в отрицательную для фирмы сторону, какие руководители умеют добиваться самых больших результатов эффективности работы и почему.

Кадровый аудит проводится, как по отношению к руководству, так и по отношению к младшему персоналу, не обходит он стороной и — непосредственно кадровый отдел.

Цели кадрового аудита

Основной целью кадрового аудита является проверка персонала на предмет соответствия работников характеру работы, эффективности рабочего процесса, умений работать — как в расслабленных, так и в условиях профессионального стресса. Проверка — как работники того или иного учреждения справляются со своими рабочими обязанностями. Насколько тот или иной работник соответствует занимаемому им месту.

Можно сказать, что основной целью кадрового аудита является анализ того — в каких ситуациях и при каких условиях компания достигает наибольшей рабочей эффективности, каких сотрудников необходимо оставить в организации, каким сотрудником необходимо предоставить руководящую должность и соответственно обнаружить тех, чье сокращение принесет фирме пользу либо сотрудников, требующих понижения в должности, поскольку они не справляются с возложенными на них обязанностями по руководству и принятию серьезных решений.

Особенности при проведении аудитов

Одним из основополагающих критериев кадрового аудита — является профессионализм аудитора.

Это работа, которой необходимо быть непредвзятой, аудитор обязан оценивать сотрудников бесстрасто и максимально объективно, не давая воли личным симпатиям и антипатиям, а также состраданию и жалости.

Как ни жестоко это звучит, однако кадровый аудит, в первую очередь, придерживается политики открытости и честности.

Критерии оценки эффективности работы

Часто для кадрового аудита характерно составление тестовых работ, как профессиональных, так и личностных.

Достаточно часто результаты работ безо всякого снисхождения оказывают большое влияние на профессиональный уровень сотрудника и впоследствии могут его понизить.

Часто кадровые агенства ссылаются на единый квалификационный справочник, согласно которому оценивается квалификация сотрудников, для этого используются такие широко распространённые рабочие критерии:

  1. Квалифицированность работы сотрудника и его соответствие занимаемой им должности.
  2. Умение сотрудников оперировать их рабочим временем эффективно.
  3. Способность к работе в условиях профессионального стресса и под давлением вышестоящего сотрудника.
  4. Оценка полноценности и взаимодополняемость персонала.

Опять же, при оценке персонала аудиторы учитывают правильность организации и эффективности кадровой политики руководства, а также уровень текучести персонала в рамках этой организации.

По итогам аудита, эксперты выносят решение о соответствии и соответственно несоответствии персонала их должностям, о том, что необходимо улучшить в политике компании.

Также в отчете они пишут об отрицательных действиях руководства и путях их устранений.

Виды и способы кадрового аудита

Существует три способа кадрового аудита, которые применяются по очереди, впоследствии совмещая результаты и вынося итоговое решение.

  • Первый способ — проверка документации компании, ее соответствие законодательству и правильность кадровой политики руководства по отношению к сотрудникам и общей организации работы.
  • Второй способ — психоэмоциональный, проходит в рамках разговоров с сотрудниками, также заполнения тестовых бланков с тем, чтобы оценить мотивацию, работоспособность и профессиональную усталость работников.
  • Третий способ — коммерческий, сводится к общей оценке успешности и прибыльности компании, которая была достигнута в оговоренные сроки способами вышеизученной политики.

После анализирования результатов в целом выносится итог, который фиксируется на бумаге в качестве вывода, и на основании которого фирма впоследствии будет прорабатывать свою политику.

Заключение

Кадровый аудит в качестве обязательной проверки работоспособности персонала, с тем, чтобы увеличить эффективность работы предприятий проявил себя, как хороший стимул для повышения качества и скорости работы сотрудников.

Проведение кадрового аудита позволяет не только мотивировать работников снизу, но и сменить в лучшую сторону кадровую политику на самом верху, что делает аудит кадров одной из более демократичных работ с персоналом и его руководителями

Источник: http://bankspravka.ru/bankovskiy-slovar/kadrovyiy-audit.html

Сколько стоит кадровый аудит?

Стоимость такой услуги, как внутренний кадровый консалтинг персонала или кадровый консалтинг делопроизводства, зависит от ряда факторов.

Как правило, стоимость аудита персонала и потенциала в Москве начинается от 400 рублей за проверку документации одного сотрудника предприятия. Стоимость может уменьшаться с ростом количества персонала, документация которого проверяется в процессе аудита.

Уточнить, сколько стоит кадровый аудит делопроизводства, персонала и потенциала вы сможете обратившись за помощью в компании, предоставляющие консалтинговые услуги.

Внутренний кадровый аудит

Внутренний кадровый аудит – это кадровый комплекс мер, который включает в себя диагностику делопроизводства и юридической документации, а также корректности оформления нормативных актов, документов, персонала и потенциала организации. При необходимости внутренний кадровый анализ персонала и потенциала включает в себя работы по ликвидации ошибок в кадровой документации.

Внутренний кадровый анализ персонала, потенциала юридического лица, делопроизводства и документации проводится с целью совершенствования работы кадровой службы, мониторинга и минимизации рисков работодателя от персонала.  

Кадровый аудит персонала

Внутренний кадровый аудит персонала, его потенциала и документации проводится как оценка эффективности и продуктивности деятельности сотрудников.

Внутренний кадровый аудит потенциала и персонала – важный фактор при проверке персонала – выполняет сразу несколько задач:

  • выявление причин сложностей персонала и способов их решения;
  • определение степени эффективности работы руководства и персонала, отдельными подразделениями персонала организации;
  • определение соответствий работы персонала компании нормативной базе, целям компании и стратегии ее развития;
  • соответствии персонала и запрашиваемого потенциала работников.

Кадровый аудит компании

Основные этапы аналитики персонала

Внутренний кадровый аудит корпорации проводится в несколько основных этапов:

  1. Подготовка. Внутренний кадровый аудит персонала, потенциала на этом этапе осуществляется как выявление основных целей и задач, которые ставятся перед проверкой. Выполняется подбор документации и персонала, определяются сроки, участники и исполнители, а также проводится инструктаж персонала и аудиторов.
  2. Сбор информации. Внутренний кадровый аудит начинается со сбора информации, мониторинга персонала, документации, отчетности и делопроизводства. Статистические данные персонала и документации предварительно обрабатываются.
  3. Обработка и анализ. Кадровый аудит организации, ее потенциала и персонала выполняется с использованием всей полученной информации. Она обрабатывается и формализуется в разных форматах – схем, таблиц, диаграмм и графиков, после этого проводится экспертная аналитическая и оценочная работа документации, аналитика персонала и потенциала.
  4. Заключение. На заключительном этапе внутренний кадровый аудит предполагает предоставление отчетности о результатах проверки документации, делопроизводства и работы персонала, а также рекомендаций по улучшению и исправлению ошибок.

Где заказать кадровый аудит?

Провести внутренний кадровый аудит собственного потенциала или персонала, компания может выполнить своими силами, однако, оптимальным решением будет обратиться за помощью к профессионалам.

Самостоятельный кадровый аудит организации позволит сэкономить средства на оплате специалистов и изучить новую сферу делопроизводства, но при этом сотрудники будут отвлечены от текущих задач персонала, кадровый аудит будет необъективным.

Кадровый аудит организации от специалистов обладает рядом достоинств:

  • время персонала экономится – нет необходимости отвлекать их от текущих задач, документации;
  • результатом, который предлагает кадровый осмотр персонала или потенциала фирмы будет глубокая и актуальная экспертная проверка;
  • отчетность полноценна, а рекомендации эффективны;
  • возможность заказать все виды аудита, в том числе аудит кадровой документации, кадрового потенциала персонала, а также аудит кадрового делопроизводства.

Аудит кадровой документации персонала

Внутренний аудит кадровой документации включает в себя:

  • внутренний кадровый анализ документов персонала;
  • кадровый анализ и проверка регистрации и оформления приказов персонала;
  • проверка и аналитика порядка оформления личных карточек персонала, ведения их личных дел;
  • проверка заполнения и ведения трудовых книжек персонала, документооборота по отпускам персонала и делопроизводства.

Аудит кадрового потенциала организации

Данный вид аудита позволяет определить, обладает ли компания достаточным ресурсом персонала – способны ли сотрудники работать в полной мере эффективно, а также следовать общей стратегии и глобальным целям. Для этого проводится оценка фактического состава персонала, а также особенностей персонала, профессиональных качеств и характеристик работников, их потенциала.

Проведение кадрового аудита потенциала фирмы либо персонала и делопроизводства включает в себя:

  • укомплектованность состава персонала;
  • оценка соответствия персонала требованиям по должностям персонала;
  • внутренний аудит структуры персонала по социальным, демографическим характеристикам, требованиям технологий;
  • кадровый аудит текучести персонала.

Стоимость услуг

Аудит будет зависеть от общего объема работ, разновидностей проведенного аудита персонала и его потенциала, численности персонала и направленности бизнеса. Так, комплексная услуга, в которую будут входить внутренний аудит кадрового делопроизводства, документации, персонала и потенциала фирмы в среднем обойдется в 30 000 – 50 000 рублей.

То, сколько стоит проверка персонала и документации, вы можете уточнить на сайте. Стоимость, по которой работает кадровый аудитор во время анализа персонала, потенциала и документации, показана в специальном разделе «Стоимость услуг». Также вы можете узнать стоимость аудирования персонала и документации у одного из специалистов.

Сроки аналитики персонала

Проведение кадрового аудита может занимать разные сроки – длительность проведения зависит от объема работ и их сложности.

  • выборочный аудит потенциала и персонала занимает от одного до пяти дней;
  • обзорный кадровый внутренний анализ персонала и потенциала может занять до одной недели;
  • комплексный кадровый аудит занимает до трех-четырех недель.

Аудит кадрового делопроизводства

Почему он так необходим для хорошей работы персонала и раскрытия его потенциала?

Аудит кадрового делопроизводства – это важнейшая часть жизнедеятельности бизнеса любого потенциала. Решение любых вопросов в корпорации сопровождается соответствующими документами персонала.

В компании нанимаются и увольняются сотрудники, они уходят в отпуска, отправляются в командировки отдельные члены персонала и награждаются премиями.

Любой шаг, касающийся персонала, должен быть отражен в документации – это позволит избежать неблагоприятных последствий проверок персонала, конфликтов с сотрудниками, ошибок. 

Кадровый консалтинг и аудит

Если вы хотите позаботиться о качестве проведения аудита персонала и его потенциала, заказать услугу рекомендуется только в проверенных компаниях – так вы гарантируете себе качественный результат, который будет содержать полезные рекомендации для вашей организации относительно персонала, документации и потенциала.

Похожие услуги по теме

Источник: https://advokat-malov.ru/reg-uslugi/kadrovyj-audit.html

Всесторонний кадровый аудит

Кадровый аудит

Основа любой компании – это её сотрудники. Их эффективная и слаженная работа позволяет добиться стабильного развития, а также обеспечивать возможность преодолевать возникающие сложности.

Кадровый аудит позволяет оптимизировать функционирование всей системы. Учёт в данной сфере у многих компаний не предусматривает использование специалиста.

Такая задача возлагается на бухгалтера, секретаря или руководителя, что в немалой степени снижает эффективность проведения мероприятий.

Услуги аудита

Наша компания готова предложить проведение проверок специалистами своего дела. Сотрудники обладают многолетним опытом и постоянно совершенствуют свои навыки. Это позволяет им успешно справляться даже с самыми сложными ситуациями в сжатые сроки. Можно выделить иные преимущества обращения:

  • Доступные цены
  • Индивидуальный подход
  • Гарантии качества услуг

Для обсуждения интересующих деталей позвоните по контактному телефону или посетите офис компании. Менеджер осуществит разъяснение по любым вопросам.

Когда нужно проводить кадровый аудит

В каких случаях требуется обратиться к нам и заказать проверку? Ведение кадрового делопроизводства предусматривает необходимость аудита с следующих ситуациях:

  • Организация будет реорганизовываться
  • Требуется увеличить управляемость филиалов и дочерних предприятий
  • Необходимо получить реальные сведения о кадровом потенциале организации
  • Возникли сомнения по поводу необходимости содержания штата текущих размеров
  • Планируются инвестиции и нужно получить полный отчёт по всем направления деятельности
  • Рассматривается возможность оказания новой услуги или выпуска новой продукции
  • Пришло время расширяться и нужно собрать кадровые сведения для формирования дальнейшей политики

Наша компания отличается своей честностью с клиентами. В некоторых ситуациях заказчик не уверен в том, требуются ли ему подобные услуги. Достаточно проконсультироваться с специалистом. Если в ходе беседы наш сотрудник не увидит необходимости проведения аудита, то честно сообщит об этом.

Результаты кадровой проверки

Как это видно из задач, мероприятия в указанном направлении ставят своей целью сбор данных для осуществления дальнейших действий. Это может быть оптимизация. Расширение и многое другое. Следует перечислить наиболее важные результаты кадрового аудита:

  • Обнаружение проблем со штатом. Помимо их выявления, наши сотрудники готовы сказать причины возникновения и дать грамотные советы по дальнейшему устранению.
  • Создание действующей системы управления персоналом. Это способствует оптимизации работы людей, когда на решение поставленных задач будет затрачиваться минимальное количество человеческих ресурсов.
  • Предоставление для компании сведений о том, каким образом можно увеличить эффективность работы за счёт кадровых перестановок или других мероприятий.
  • Выявление явных и скрытых рисков, связанных с работой конкретного штата. Наш специалист может отметить вероятности появления определённых угроз в ходе работы клиента и последствий их возникновения.
  • Определение кандидатур для увольнения в случае сокращения штатов. Подобный момент очень важен в кризисные периоды, когда приходится уменьшать численность персонала. Мы поможем оформить все документы таким образом, чтобы со стороны трудовой инспекции не возникло нареканий.
  • Оценка готовности компании к расширению. Нередко, необходимость создания филиала или увеличения объёмов производства/услуг упирается именно в человеческий фактор. Мы точно скажем, способна ли компания перейти на новый уровень и что нужно сделать, если она не готова.
  • Обнаружение зон риска в кадровой сфере. Например, увольнение или временное отсутствие определённых сотрудников способно иметь самые печальные последствия для всей организации. Подготовка на такой случай позволит увеличить стабильность работы.
  • Укрепление трудовой дисциплины. Происходит выявление всех слабых мест в политике фирмы с возможностью избежать дальнейших осложнений. Лояльность сотрудников повышается за счёт того, что их интересы в ходе аудита учитываются в обязательном порядке.

После выполнения аудита руководитель получает ценные сведения. Мы готовы предложить такой вид услуг, как разработка локальных нормативных актов. Сюда можно отнести положения о персональных данных, оплате труда, направлении работников в командировки, а также коллективный договор. Они создаются на основании действующего законодательства, предложений со стороны клиента и условий организации.

Что включает в себя проверка кадров

Наша фирма проводит достаточно широкий спектр услуг и необходимо заострить на подобном моменте внимание. Перечень мероприятий для каждого заказчика является индивидуальным. Но наиболее часто приходится работать в указанных направлениях:

  • Кадровый документооборот. От наших специалистов требуется не только провести его анализ на предмет условий ведения и грамотности архивации сведений. Полученные результаты должны быть проанализированы для предоставления рекомендаций.
  • Проверяется правильность заполнения документов об изменении статуса персонала. Просматриваются бумаги о переводе, найме на работу, увольнении и прочее. Учитывается грамотность составления трудового договора и ведение трудовых книжек.
  • Составляются личные карточки работников. Здесь должна быть представлена основная информация о человеке и его деятельности в организации.
  • Проверяется, насколько эффективно вёлся учёт кадров. Специалистам нужно ознакомиться с должностными инструкциями, приказами, табелями учёта рабочего времени и прочими бумагами.

Источник: http://buhgalter-msk.ru/personnel-services/personnel-audit

Проводим внутренний кадровый аудит

Кадровый аудит

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний кадровый аудит?

            Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

  1. При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение,  перевод на другую должность/в другое подразделение.
  2. При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
  3. При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата  или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке.

После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов.

Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.

Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

  1. Полный (по всем участкам ведения КДП).
  2. Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

  •  отдельные участки ведения КДП;
  • или документы по отдельным работникам;
  • или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.

Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?

В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:

  • направить работника кадровой службы на учебу;
  • дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
  • перевести на другую работу;
  • расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. п.

Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.

Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.

МНЕНИЕ АВТОРА

Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.

С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита?

Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям[1]. У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА[2].

Положение об оплате труда

            Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т. п.).

Однако ст. 135 ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА.

Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная).

            При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

  • принципы формирования системы оплаты труда;
  • порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
  • критерии и процедуру оценки труда.

            Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате.

Форма этого документа должна быть утверждена у каждого работодателя в обязательном порядке.

Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

[…]

Порядок выдачи работникам расчетных листков законодательно не установлен. В Трудовом кодексе РФ прямо не сказано, должен ли работник расписываться в их получении. Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю будет трудно доказать выполнение обязанности.

При отсутствии или невыдаче работнику расчетного листка (равно как и отсутствии приказа об утверждении формы расчетного листка) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

К СВЕДЕНИЮ 

Задача лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, уметь не только грамотно оформлять документы по личному составу, но и разрабатывать ЛНА в соответствии с трудовым законодательством.

Штатное расписание

В случае проведения мероприятий по сокращению численности и/или штата работников, а также при рассмотрении индивидуальных споров между работником и работодателем в случае увольнения работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним из главных документов является штатное расписание — старое (до проведения мероприятий) и новое (измененное).

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя, в обязательном порядке должно содержать перечень должностей служащих (ст. 15, 57 ТК РФ).

Может содержать перечень структурных подразделений, профессий рабочих, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов, тарифных ставках и надбавках.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Судебная практика

Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата.

Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы остались прежними.

С учетом изложенного суд согласился с доводами работницы, что процедура сокращения носила формальный характер, и признал процедуру сокращения штата в части, касающейся истицы, незаконной. В пользу работницы была взыскана недоплаченная заработная плата и компенсация морального вреда.

Решение Ленинского районного суда г. Смоленска от 23.05.2012 по делу № 2–984/12

Положение о защите персональных данных работников[3]

Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников.

В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:

  • непринятие оператором мер, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
  • осуществление обработки персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, без согласия субъектов;
  • несоответствие сведений, указанных в уведомлении об обработке персональных данных, фактической деятельности.

Правила внутреннего трудового распорядка

Обязательный ЛНА. Предусмотрен ч. 3 ст. 189 ТК РФ, согласно которой трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Следовательно, отсутствие ПВТР будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Другие документы

            График отпусков. Согласно чч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

            График сменности. Если у работодателя введен сменный режим работы, то график сменности в обязательном порядке должен быть в наличии (ст. 103 ТК РФ).

            Табель учета рабочего времени. Об обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, указано в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени.

            Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР)

Источник: https://www.profiz.ru/kr/1_2016/vnutrenniy_audit/

Что такое кадровый аудит

Кадровый аудит представляет собой независимое квалифицированное исследование документации компании. Он позволяет изучить специфику работы фирмы и оптимизировать процессы делопроизводства.

Считается большой ошибкой приводить кадровые бумаги в порядок только при наличии информации о приближающейся проверке контролирующих служб.

Такой подход может:

  • Приводить к серьезным проблемам с государственными органами
  • Стать причиной привлечения к юридической ответственности за нарушение трудовых норм
  • Руководителям организаций следует постоянно контролировать качество делопроизводства, исключая риск ошибок задолго до взаимодействия с надзорными структурами

При проведении аудиторских мероприятий важно строго придерживаться регламентированных законом правил и принципов. Необходимо учитывать положения ФЗ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ, ТК РФ, ПП РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и Постановления Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69

Аудит можно заказывать отдельно или в комплексе с операциями по кадровому консалтингу. Проводить исследование внутренней документации могут сотрудники предприятия или сторонних организаций. Исполнители из специализированных компаний имеют богатый опыт аналитической деятельности и отличное знание действующего законодательства.

Квалифицированные сотрудники самостоятельно исследуют документы организации и представляют ее руководителю детальный отчет с выявленными ошибками и рекомендациями по их устранению.

Если начальник компании принимает решение вести аудит своими силами, он издает приказ о проведении проверки. В документе отражаются цели, стадии и сроки исследования, ФИО ответственных сотрудников предприятия.

Зачем требуется кадровый аудит

Выделяют несколько целей проведения аудита кадрового потенциала:

  • Подготовка компании к инспекционной проверке на предмет соблюдения предписаний миграционного, трудового, страхового, налогового, пенсионного, архивного законодательства
  • Повышение уровня профессионализма специалистов кадровой службы компании
  • Подготовка действенного плана, направленного на исправление допущенных нарушений
  • Объективная оценка и анализ состояния кадровых документов

Виды кадрового аудита

Периодичность выполнения

Текущая

Основана на утвержденном регламенте. Выполняется в определенные промежутки времени

Оперативная

Основана на оперативном распоряжении руководящего персонала

Регулярная

Совершается периодически

Панельная

Выполняется в конкретные даты, с помощью установленных методик, в отношении определенных объектов и групп специалистов

Полнота исследования

Полная

Проверка касается всех объектов изучения

Локальная

Проводится в отношении отдельного вида трудовой документации. Аудит ориентирован на один объект или группу объектов

Методика анализа

Комплексная

Необходимо выделить и применять широкий арсенал методов

Тематическая

Подразумевает исследование всех документов по одному выделенному критерию соответствия

Выборочная

Проводится анализ статуса конкретных работников

Уровень

Стратегический

Анализ на уровне руководящего персонала

Управленческий

Исследование линейных менеджеров

Тактический

Проверка службы управления персоналом

Способ осуществления

Внешний

Аудитом занимаются сотрудники предприятия

Внутренний

Привлекаются специалисты из сторонних аудиторских организаций

Длительность аудита зависит от выбранного типа проверки и может составитьот 1 до 21 дня.

Исследованию могут подвергаться:

  • Управленческие и кадровые процессы, протекающие в организации
  • Элементы структуры компании
  • Персонал, включая его численность, качество, достаточность и распределение. Решается вопрос присутствия достойного кадрового резерва

Этапы аудита

  1. Проверка кадровых документов
  2. Каждый работодатель имеет обязанность сформировать и следить за соответствием следующего пакета кадровых документов:

    • Правила внутреннего распорядка
    • График отпусков
    • Инструкция по охране труда
    • Положение о защите персональных данных
    • Табель учета рабочего времени
    • Положение об оплате труда
    • Штатное расписание
    • Личная карточка работника
    • Трудовой договор
    • Трудовая книжка сотрудника

    Определенные документы должны быть разработаны работодателем при наличии соответствующих условий.

    Организациям может потребоваться утверждение:

    • Графика смен
    • Коллективного договора
    • Должностных инструкций
    • Положений о премировании
    • Положений о неразглашении
    • Перечня должностей с ненормированным рабочим графиком
    • Договора о коллективной или индивидуальной материальной ответственности
  3. Экспертиза документации
  4. Специалисты устанавливают правильность оформления бумаг, их соответствие актуальным требованиям российского законодательства.

    Исследование содержания кадровых документов подразумевает проверку на такие критерии как:

    • Основанность на ТК РФ и других нормативных актах
    • Отсутствие признака нарушения прав работников
    • Объективное описание условий труда компании
    • Ознакомленность персонала с положениями
    • Правильность регистрации, учета и хранения документации
    • Актуальность внесенной информации
    • Наличие сведений о приеме и переводах работников
    • Указание всех необходимых кодов
    • Нумерование, пломбирование, прошивка, подпись, скрепление документов печатью
  5. Аудит программного обеспечения
  6. Важную роль при выполнении аудита играет проверка бумаг с помощью специализированных программных продуктов. Электронные базы данные содержат унифицированные формы с актуальными сведениями.

    Специалисты анализируют:

    • Порядок доступа к программному обеспечению и подготовке кадровой документации
    • Полномочия отдельных сотрудников, наличие допуска к персональным данным
    • Варианты несанкционированного доступа или потери кадровой информации
    • Целесообразность использования определенных программных продуктов
  7. Оформление итогов кадрового аудита
  8. По результатам проверки эксперт составляет отчет. Документ содержит полное описание проведенных мероприятий. Отчет о состоянии кадрового учета описывает выявленные ошибки и риски.

    Экспертное заключение можно условно разделить на 2 блока:

    • Данные о проверке локальных актов, приказов, графика отпусков, штатного расписания
    • Сведения по делу каждого сотрудника, включая трудовые договоры, личные карточки, трудовые книжки

    В результате аудиторской проверки работодателю удается объективно оценить:

    • Структуру управленческого персонала
    • Эффективность стиля управления
    • Потребность в обучении работников
    • Кадровую обеспеченность фирмы
    • Социально-психологический климат на предприятии

Кадровый консалтинг

Систему мероприятий для совершенствования структуры юридического лица, улучшения корпоративной культуры называют кадровым консалтингом. Его целью является создание и внедрение действенных методик управления персоналом для повышения конкурентоспособности и прибыльности организации.

HR-консалтинг подразумевает широкий спектр задач, включающий:

  • Поиск сотрудников
  • Разработку программ развития
  • Анализ потребностей фирмы в персонале
  • Аттестацию и повышение квалификации
  • Оценку результатов трудовой деятельности
  • Применение мер для мотивации работников
  • Коррекцию социально-психологического климата

кадрового консалтинга

Выполнение кадрового консалтинга подразумевает под собой:

  • Аналитику текущего состояния и кадрового потенциала
  • Проверку должностных функций
  • Исследование организационно-кадровой структуры
  • Изучение деятельности кадрового менеджмента
  • Совершенствование управленческих технологий

При осуществлении своей профессиональной деятельности кадровые консультанты применяют следующие действенные методики:

  • Коучинг. Означает обучение персонала для улучшения деловых и личностных качеств. Профессиональный тренер помогает обучающимся самостоятельно находить решения для поставленных работодателем задач
  • НЛП. Психотерапевтическая техника позволяет разработать эффективную систему управления бизнесом. Нейролингвистическое программирование предлагает пути развития предприятия, основываясь на беседах и социальных исследованиях мнения сотрудников

Выделяют 2 этапа кадрового консалтинга:

  • Аналитический. Включает исследование истории компании, сбор дополнительной информации о кадровых процессах, определение программы консультирования
  • Программирующий. Необходим для активизации и обучения работников, создания оптимальных трудовых условий

Грамотное проведение кадрового консалтинга дает такие положительные результаты как:

  • Сокращение временных затрат на подбор персонала
  • Уменьшение издержек и расходов на ФОТ
  • Оценка системы управления кадрами
  • Улучшение психологического климата

Где заказать услуги кадрового аудита

Группа компаний “СЕРКОНС” оказывает компетентную помощь по проведению кадрового аудита и консалтинга. Мы обслуживаем компании различных организационно-правовых форм. Клиенты получают подробные отчеты с рекомендациями по устранению выявленных ошибок.

Отправить заявку на проведение кадрового аудита

Источник: http://www.SerconsRus.ru/services/kadrovyy-audit/

Центр права
Добавить комментарий