- Кадровое делопроизводство на предприятии
- Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства
- Пошаговые рекомендации по оформлению
- Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документов
- Обязательные документы кадрового делопроизводства
- Сбор и изучение учредительных документов
- Оформление перечня документов
- Оформление на работу директора
- Составление локальных нормативных актов
- Разработка типового образца трудового договора
- Подготовка документов учета
- Назначение ответственного за ведение трудовых книжек
- Оформление на работу сотрудников
- Ведение кадрового делопроизводства на предприятии
- Необходимая литература
- Организация кадрового делопроизводства с нуля
- Обязанности специалиста по кадрам
- Ошибки, допускаемые в отделе кадров
- Восстановление порядка в кадровом учете
- Автоматизация в делопроизводстве
- Аутсорсинг кадрового делопроизводства
- Пример 2
- Пример 3
- Пример 4
- Что такое кадровое делопроизводство и чем оно может помочь
- Отдел кадров на предприятии
- Чем занимается отдел кадров
- Оформление работников
- Ведение документации
- Ведение прочей кадровой работы
- Место кадров в функционировании организации
- Почему на каждом предприятии необходим отдел кадров
- Кадровое делопроизводство
- Мы оказываем следующие услуги по кадровому делопроизводству:
- Перечень документов, разрабатываемых в рамках оказания услуг по кадровому делопроизводству:
- Ваши преимущества от услуг кадрового делопроизводства компании «Правовая сфера»:
- Направьте свою заявку и в течение 30 минут вы получите ответ:
- Откроем счёт без отказа
Кадровое делопроизводство на предприятии
На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.
В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.
Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства
Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.
Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.
Пошаговые рекомендации по оформлению
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
- для регистрации ИП
- регистрации ООО
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
- Ведение бухгалтерии для ИП
- Ведение бухгалтерии для ООО
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!
Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документов
Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.
Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.
Обязательные документы кадрового делопроизводства
Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: прием, увольнение и перевод. Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.
К кадровым приказам относятся все остальные:
- отпуска;
- премии;
- командировки;
- дисциплинарные взыскания и.д.
Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.
Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.
Следующий обязательный документ это карточки Т-2, в которых отражаются все основные сведения о работнике. Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.
Третий обязательный документ – это трудовые книжки. В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.
Поскольку трудовые книжки являются бланками строго учета, то обязательно вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эта книга также хранится 75 лет.
Следующий обязательный документ это трудовой договор. Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.
После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную оценку условий труда каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.
К прочим обязательным документам относится:
Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это должностные инструкции, коллективный договор, книга основания для приказов.
Рекомендации по организации и ведению кадрового делопроизводства представлены в следующем видеосюжете:
Сбор и изучение учредительных документов
После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.
Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены спецодежда и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.
Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.
Оформление перечня документов
Когда весь перечень необходимых документов определен, можно приступать к составлению Положения о ведении кадрового делопроизводства.
В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.
Оформление на работу директора
Если предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.
Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками.
Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они.
Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.
Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.
Составление локальных нормативных актов
Для того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание. Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.
По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.
В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.
Разработка типового образца трудового договора
В трудовой договор должны быть включены все основные положения, перечисленные в трудовом кодексе.
Сюда относится:
- наименование работодателя, его фактический и юридический адреса, ФИО его представителя;
- ФИО работника;
- должность, на которую принимается работник;
- срок трудового договора;
- вид договора (совместительство или основная должность);
- должностные обязанности, их можно прописать в самом договоре, а можно сделать ссылку на должностную инструкцию;
- оплата труда, здесь ссылаться на локально-нормативные документы не стоит, а лучше все подробно расписать в самом договоре;
- график работы;
- результаты специальной оценки условий труда данного рабочего места;
- реквизиты и подписи сторон.
Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.
Подготовка документов учета
Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить. А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью.
Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний форзац.
Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.
На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.
Назначение ответственного за ведение трудовых книжек
Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.
Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.
Оформление на работу сотрудников
При оформлении на работу каждого сотрудника необходимо произвести определенную последовательность работ:
- прием заявления у работника;
- ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
- оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
- оформление приказа о приеме на работу;
- заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы.
- передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления заработной платы.
В следующем видеоплейлисте представлены инструкции по ведению кадрового делопроизводства:
Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=10086
Ведение кадрового делопроизводства на предприятии
Ведение кадрового делопроизводства – это деятельность, направленная на систематизацию документов персонала и проведение работы с ними.
Кадровый отдел существует во всех организациях и обеспечивает бесперебойную работу с документами, а так же своевременный учет всех изменений со стороны предприятия и его сотрудников.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:
Необходимая литература
Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:
- журнал под названием «Кадровик-практик», изучение которого будет не только полезным, но и интересным тем людям, которые много времени на работе посвящают именно этой отрасли;
- книга «Заработная плата. Практическое руководство бухгалтера» написанная Г.Ю. Касьяновой станет удачным пособием для новичков, которые еще не успели набраться опыта на пути к профессиональному росту;
- «Типовые ошибки кадрового делопроизводства» (автор Касьянов М.Ю.) расскажет об ошибках в работе с персоналом и будет полезна не только опытным работникам этой сферы, но и начинающим сотрудникам, а также руководителям организаций;
- «Сложные вопросы расчетов по оплате труда» автора Гейц И.В. будет полезной для тех, кто интересуется различными видами расчетов в этой сфере, начислением отпускных или других видов выплат, и особенно для тех, кто любит наглядные примеры и решения сложных производственных задач;
- журнал «Кадровое дело» рекомендуется для прочтения опытным пользователям программ и работающим в этой сфере людям без значительного опыта и практических навыков;
- в электронном журнале «Все для кадровика» освещаются наиболее задаваемые вопросы со стороны сотрудников отдела персонала и появляются все нововведения в области это сферы.
Организация кадрового делопроизводства с нуля
Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:
- Установка специальных программ для компьютера, рассчитанных для того чтобы проводить грамотную документацию и прочие дела, касающиеся кадрового делопроизводства.
- Изучение важных документов организации.
- Приобретение или самостоятельное изготовление журнала регистрации.
- Оформление директора. Необходимо проверить правильное заполнение всех бумаг, в которых должно быть отражено, с какого числа работает руководитель в фирме.
- Создание штатного расписания и правил для внутреннего распорядка, распространяющиеся на всех без исключения сотрудников.
- Создание типового трудового договора, который будет выгоден организации, но не будет противоречить законодательным нормам.
- Затем необходимы основные документы.
- бланки по приказам;
- договоры о материальной ответственности;
- журнал регистрации;
- книги по учету;
- табель по рабочему времени.
- После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести трудовые книжки.
- Последний этап – набор сотрудников для трудоустройства.
- приказы о зачислении на работу;
- оформление трудовых договоров;
- наличие трудовых книжек;
- карточки для сотрудников;
- книга для того, чтобы учитывать трудовые книжки.
На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С.Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.
Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.
Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках трудового договора.
Как правильно составить штатное расписание читайте в нашей статье.Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.
Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:
Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы. По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.
Для этой процедуры потребуется:
Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.
Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти здесь.
Обязанности специалиста по кадрам
У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой.
Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:
- Оформление документов, касающихся отпуска, больничного и иных справок.
- Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
- Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
- Проведение и подготовка кадровых приказов.
- Расчет и последующее начисление заработной платы.
Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте здесь бесплатно.
Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи, такие как:
- отслеживание рынка по заработной плате;
- отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
- составление списка открытых вакансий в организации;
- разработка положений об увольнении и приеме на работу сотрудников компании.
Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.
Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем.
Ошибки, допускаемые в отделе кадров
В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:
- При оформлении и увольнении работника.
- Работа с трудовыми книжками. По правилам, серию и номер этого документа нужно вносить в книгу учета движения трудовых книг, чего не все делают.
- При заключении трудового договора. Основные упущения заключаются в отсутствии какого-либо из документов, необходимых для этой процедуры, или приеме на работу граждан, не способных заниматься указанным видом деятельности по состоянию здоровья.
- Приказы. Локальный нормативный акт на предприятии может быть издан, но в нем отсутствует подпись руководителя компании. Это грубое нарушение, и такой документ не имеет силы.
Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по испытательному сроку или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении.
Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.
Восстановление порядка в кадровом учете
Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос.
Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции:
- Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
- Пересмотр документов и проверка.
- Изучение пожеланий руководителя, а также того как обстоят дела в компании и соответствуют ли они заявленным приказам и локальным нормативным актам. В этот же этап входит внимательное изучение учредительных документов в организации.
- Определение круга лиц, участвовавших в разработке недостающих документов и тех работников, которые в дальнейшем будут ответственны за документооборот и его сохранность.
- Анализ штатного расписания, которое должно быть выполнено в унифицированной форме.
- Проверка оформления руководителя, сотрудников и трудовых договоров в компании.
- Важная часть – это изучение предыдущих приказов о приеме на работу и личных карточек на сотрудников, ошибок в них быть не должно.
- Проверка трудовых книжек.
- Проверка переводов и перемещений сотрудников в компании, увольнений, как прошлых, так и текущих.
- Завершающим этапом проверяют рабочее время на каждого сотрудника.
В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.
Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах.
Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.
Автоматизация в делопроизводстве
Кадровое делопроизводство со временем становится все сложнее, а компании все больше. Поэтому выходом из такой ситуации служит автоматизация в отделе кадров. На сегодняшний день практически в каждой организации вопросы по кадрам решают с помощью автоматических устройств.
Налаживание процесса автоматизации должно проходить в несколько этапов:
- Первый этап состоит в постановке цели для автоматизации. Чаще всего это налаженная работа и эффективность установленной системы.
- После определения эффективности, нужно заняться внедрением системы, то есть созданием автоматической базы.
- Далее необходимо обучить сотрудников работать на предоставленном оборудовании.
- Введение в систему данных из всех документов организации является основным этапом. В это время нужно создать шаблоны по отчетам.
Для корректного кадрового делопроизводства потребуются следующие программы:
- предсистемы, то есть программы обеспечивающие учет;
- HRM-системы. Это система решающая проблему с автоматизацией кадров.
Это система хранящая информацию на каждого из работников;
- WFM-система. У этих программ больше функций по сравнению с обычными программами для автоматизации;
- HCM-системы решающие вопросы не только по количественному показателю персонала, но и по качественному.
Такие программы улучшают работу крупных фирм, примерно на 15 процентов.
Конечно, можно отказаться от новых технологий и осуществлять проведение работ по старым способам. Однако прогресс не стоит на месте, и в дальнейшем может оказаться так, что из-за неправильного автоматического оснащения может произойти нарушение документооборота, которое может повлечь за собой штраф.
Как организовать кадровый учет в только что созданной компании – смотрите в видео-семинаре:
Источник: https://bizakon.ru/kadry/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva.html
Аутсорсинг кадрового делопроизводства
Если работодатель отказался зарегистрировать иностранного работника, который не встал на учет по месту фактического проживания, компания нарушает 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации».
Размер штрафа: для должностного лица – до 50 000 руб.; для компании – до 500 000 руб.; для ИП – до 500 000 руб. (ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ).
Пример 2
Если трудовой договор с сотрудником оформлен ненадлежащим образом (например, в договоре с иностранным работником нет реквизитов полиса ДМС или реквизитов документа, на основании которого он имеет право вести трудовую деятельность на территории РФ – патент/разрешение на работу), компания нарушает ТК РФ (ст. 327.2 ч.2).
Размер штрафа: для должностного лица – до 20 000 руб.; для компании – до 100 000 руб.; для ИП – до 10 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Пример 3
Если при приеме на работу вы требуете у сотрудника копии документов (об образовании, личных и т.д.
), а затем храните их, но при этом не подписываете с ним согласие на обработку персональных данных, такие действия расцениваются как нарушение 152-ФЗ «О защите персональных данных».
Размер штрафа: для руководителя компании – до 20 000 руб.; для компании – до 75 000 руб.; для ИП – до 75 000 руб. (ст. 13.11, ч.2 КоАП РФ).
Пример 4
Если вид начислений для сотрудников не определен в Положении о премировании, но регулярно выплачивается сотрудникам, выплаты не могут быть приняты в расходы компании. Соответственно, компания систематически переплачивает или недоплачивает налог на прибыль.
Иностранца приняли на работу по срочному договору на период действия разрешения на работу. Такого основания для заключения срочного, а не бессрочного договора, не существует.
Если иностранный гражданин будет уволен по истечению срока действия договора, сотрудник через суд восстановится на работе, а компании придется возместить судебные издержки, средний заработок за каждый день вынужденного прогула, рабочие дни войдут в стаж для расчета ежегодного оплачиваемого отпуска, а, возможно, сотрудник потребует возместить еще и моральный ущерб.
Что такое кадровое делопроизводство и чем оно может помочь
Доброго времени суток, уважаемые посетители! Что такое кадровая работа, для чего она нужна и нужна ли вообще? Об этом вы узнаете из моей статьи: кадровое делопроизводство для чайников.
Отдел кадров на предприятии
Как для посетителей театр начинается с вешалки, так для любого вновь нанятого сотрудника предприятие начинается с отдела кадров. Им же оно и заканчивается при увольнении.
Отдел кадров отвечает за все вопросы, связанные с сотрудниками предприятия:
- Прием, перевод и увольнение;
- Соблюдение трудовой дисциплины;
- Соблюдение должностных инструкций;
- Ведение личных дел работников;
- Ведение кадровой документации;
- Поиск персонала на открытые вакансии;
- Проведение первичных собеседований;
- Ознакомление работников со всеми изменениями в организации;
- Разработка различной документации;
- Участие в разработке основных локально-нормативных документов предприятия.
Как видите перечень очень большой, и он не исчерпывающий. Отдел, ведущий кадровое дело, это особое подразделение в организации, которое взаимодействует со всеми остальными структурными единицами компании.
И не важно, что чаще всего кадры — это самое маленькое подразделение на предприятии, а иногда его вообще не выделяют.
Чем занимается отдел кадров
Теперь рассмотрим подробнее, чем все-таки занимается кадровик на своем рабочем месте – это и будет кадровым делопроизводством.
Оформление работников
Прием и увольнение работников — это самая главная функция отдела кадров. Все перемещения сотрудников находятся в его ведении. Когда, человек ищущий работу видит вакансию и звонит по указанному номеру, то в 90 случаях из 100 он попадет в кадры, где его сориентируют по интересующим его вопросам, а также назначат время, когда придти на собеседование или заполнить анкету.
После того, как руководитель принял решение о том, что сотрудник ему подходит, последний снова попадает в руки специалиста по кадрам. И еще, заметьте, когда вакансия заполняется путем конкурсного отбора, в комиссию кадровик войдет обязательно.
Итак, после того, как сотрудник нанят, он попадет к кадровику, где проходит следующие процедуры:
- Представляет все необходимые документы;
- Знакомится со всеми локально-нормативными документами, относящимися к его работе и распорядку в компании;
- Подписывает трудовой договор;
- Знакомится с приказом о принятии его на работу;
- В некоторых случаях здесь же он получает начальные знания по охране труда, то есть проходит первичный инструктаж.
Ведение документации
После того, как все документы подписаны и предоставлены, специалист по кадрам формирует личное дело сотрудника. Оно представляет собой все копии документов и личную карточку на унифицированном бланке.Помимо этого, в последующем через кадры будут оформляться все вопросы, связанные непосредственно с работником:
- Оформление отпуска;
- Выплата премий и других денежных сумм;
- Лишение премии и другие штрафные санкции;
- Наложение дисциплинарных взысканий и наказаний;
- Изменения в оплате труда и прочих условиях трудового договора;
- Изменения в организации общие, или касающиеся непосредственно сотрудника.
И многие другие вопросы, перечень можно продолжать практически бесконечно в зависимости от специфики компании и функционала, возложенного на кадры.
Многие возразят, что большинство перечисленных вопросов относится к компетенции бухгалтерии, но нет, это не так. Да, именно бухгалтерия начисляет отпускные и денежные выплаты. Она же их удерживает, но только после того, как получит соответствующий приказ, созданный кадровым работником.
Для составления этих приказов кадровик использует различные основания:
- Заявления от работника;
- Служебные записки от руководителей подразделений;
- Служебные расследования и заключения комиссий;
- Письменные и устные распоряжения руководителя предприятия.
Кстати, кадровик находится в непосредственном подчинении у руководителя предприятия. В редких случаях его зама.
После того как приказы изданы, их оригиналы и основания для них подшиваются и хранятся положенное время. Этим тоже должен заниматься специалист по кадрам.
Ведение прочей кадровой работы
Помимо того, что работники кадров оформляют документы сотрудников, они занимаются еще другой работой, которую можно отнести к кадровому делопроизводству.
- Составление должностных инструкций. Но это не значит, что всю инструкцию составляет один человек. Как правило, раздел должностные обязанности пишет тот, кто хорошо знаком с данным видом работы. Едва ли работник кадров подробно распишет функционал сварщика, электрика или крановщика. Но он формирует инструкцию в единый документ.
- Организация проведения аттестации рабочих мест и подготовка необходимой документации для нее. Кстати это понятие – аттестация – осталось только в обиходе. Законодательно эта процедура уже пару лет называется специальной оценкой условий труда (СОУТ).
- Участие в составлении основных документов организации: положений об оплате труда, коллективных договоров и соглашений, правил внутреннего трудового распорядка. В некоторых случаях вносятся только коррективы, а в некоторых полностью составляется документ.
- Ведение штатного расписания. Ответственность за этот документ кадровик делит с главным бухгалтером предприятия. В его ведении находятся наименование должностей и их количество, а бухгалтерия контролирует ставки и оклады.
- Организация медицинских осмотров и обучения работников. Если компания небольшая, то он делает эту работу сам, в противном случае следит только за исполнением. В любом случае это определяется политикой компании.
- Участие в различных комиссиях: по проведению служебных расследований, несчастных случаев на производстве, проверке знаний охраны труда и т.д.
Как видите, дел у кадровика довольно много и они весьма разнообразны.
Место кадров в функционировании организации
В этом разделе мы рассмотрим взаимодействие отдела кадров с другими подразделениями. Вот основные из них:
- Бухгалтерия. С этим отделом кадровик сотрудничает тесно и постоянно. Именно сюда уходят все издаваемые приказы. В первую очередь это относится к приказам о приме, переводе и увольнении. Именно из них сотрудники бухгалтерии, начисляющие зарплату, узнают, кого включить в ведомость, кого исключить из нее и какой у кого оклад. Табели учета рабочего времени, перед тем как попасть расчетчику на стол также проходят проверку в кадрах, а зачастую их и ведет кадровик. Если на предприятии делопроизводство ведется с помощью специализированных программ, то взаимодействие кадров и бухгалтерии значительно упрощается.
- Секретариат или приемная. Именно отсюда в кадры поступает большинство оснований для издания приказов с резолюцией руководителя. Это если делопроизводство на предприятии ведется с соблюдением всех правил. Если такого отдела нет, то заявления поступают прямо к кадровику, и он несет их к руководителю.
- Со всеми прочими отделами организации взаимодействие заключается в доведении до сведения руководителей и непосредственно работников всех кадровых изменений в организации.
Почему на каждом предприятии необходим отдел кадров
Законодательство не обязывает выделять такую структурную единицу как отдел кадров. Но в сложившейся практике делопроизводства именно это подразделение ведет большинство документации предусмотренной Трудовым Кодексом РФ.
Можно ли пренебрегать ведением кадрового делопроизводства? Ответ: нет, делать этого не стоит. И тому есть несколько причин:
- Надлежащим образом оформленный договор между работодателем и работником, а также все остальные документы, касающиеся работы сотрудника, помогут избежать множества неприятных ситуаций, когда между сторонами возникнут разногласия.
- Аккуратное ведение документации, в том числе и кадровой, характеризует организацию только с положительной стороны.
- Помимо оформления приема на работу и увольнения кадровик выполняет множество другой работы, он служит своеобразным соединительным звеном между вышестоящим руководством и прочими подразделениями.
- Грамотный кадровик не только правильно оформит все документы, но и сможет указать руководителю в какой части он нарушает трудовое право, что поможет избежать проверок и санкций.
Сведя воедино все вышесказанное можно с уверенностью сказать, что делопроизводство и кадровый учет весьма полезны и нужны в каждой организации. А хотябы поверхностные знания в этой сфере, которые и были даны «для чайников», уверен, помогут с приемом на работу и последующим беспроблемным выполнением своих трудовых обязанностей.
И немного юмора напоследок…
С уважением, Технические Эксперты.
Источник: http://fullstartup.ru/tonkosti/kadrovoe-deloproizvodstvo-dlya-chajnikov.html
Кадровое делопроизводство
Ведение кадровой документации в соответствии с установленными правилами и формами — обязанность каждого работодателя. Важно отметить, что ошибки в кадровом делопроизводстве допускают многие предприниматели.
Наиболее распространенным нарушением является отсутствие трудового договора с Генеральным директором ООО.
Компания «Правовая сфера» оказывает услуги по кадровому делопроизводству в Москве для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
Обратиться за услугами по кадровому делопроизводству вы можете по телефону +7 (499) 649-16-55, либо по электронной почте info@lawsphere.ru .
Мы оказываем следующие услуги по кадровому делопроизводству:
- Ведение кадрового делопроизводства
- Восстановление кадрового делопроизводства
- Постановка кадрового делопроизводства
- Исправление ошибок в кадровых документах
- Кадровый аудит
Законодательство о кадровом делопроизводстве едино для всех и не предоставляет послаблений ни индивидуальным предпринимателям, ни субъектам малого предпринимательства. Каждое юридическое лицо обязано вести кадровые документы и соблюдать правила по их заполнению и хранению. Если по каким-либо причинам у вас возникли сложности с ведением кадровой документации, наши услуги по кадровому делопроизводству помогут вам исправить положение.
Перечень документов, разрабатываемых в рамках оказания услуг по кадровому делопроизводству:
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- Журнал учёта приказов по личному составу;
- Журнал регистрации приказов по основной деятельности;
- Журнал учёта отпусков;
- Книга учёта трудовых договоров, изменений и дополнений к ним;
- Журнал учёта работников, выбывающих в командировки;
- Журнал учёта работников, прибывающих в командировки;
- Журнал учёта листков нетрудоспособности;
- Журнал учёта мероприятий по контролю;
- Журнал регистрации служебных записок, замечаний, распоряжений и прочих документов;
- Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение, отпуска, совмещение, индивидуальное премирование и пр.);
- Договоры о материальной ответственности;
- Трудовые книжки;
- Штатное расписание;
- График отпусков, уведомления о времени начала отпуска;
- Личные дела работника, организация формирования, включая копии паспорта, военного билета, пенсионного удостоверения, ИИИ, документ об образовании, личная карточка Т-2, дополнительные документы;
- Табели учёта рабочего времени;
- График сменности (при сменной работе);
- Командировочные удостоверения, служебные задания (служебное задание формулируется Заказчиком в письменном виде), приказы о направлении в командировки;
- Приказы по основной деятельности;
- Типовые должностные инструкции;
- Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий;
- Списки работников, уходящих на льготную пенсию;
- Журнал выдачи информации, отнесённой к коммерческой тайне по отделу кадров;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Положение о защите персональных данных работников;
- Положение о дисциплинарной ответственности;
- Положение об испытательном сроке;
- Положение о Генеральном директоре;
- Положение об аттестации работников;
- Положение о коммерческой тайне;
- Положение о порядке учёта рабочего времени.
Стоимость услуг кадрового делопроизводства зависит от выбранного вами списка кадровых документов, подлежащих разработке и количества сотрудников предприятия.
Компания «Правовая сфера» оказывает услуги по кадровому делопроизводству юридическим лицам любой организационно-правовой формы (ООО, ЗАО, ОАО, НП и СРО) и Индивидуальным предпринимателям в Москве.
Обращайтесь, будем рады сотрудничеству!
Ваши преимущества от услуг кадрового делопроизводства компании «Правовая сфера»:
- 100% гарантия соблюдения законодательства;
- Бесплатные консультации заказчиков по кадровому делопроизводству при заключении договора на ведение кадровых документов;
- Профессиональная поддержка по бухгалтерским и правовым вопросам всегда рядом.
Направьте свою заявку и в течение 30 минут вы получите ответ:
СПЕЦПРЕДЛОЖЕНИЕ
Мая 2019 года
ЛИЦЕНЗИЯ ФСБ
и
ФИРМЫ С ЛИЦЕНЗИЕЙ ФСБ
ПО САМЫМ ВЫГОДНЫМ ТАРИФАМ
_____________________
ООО “Правовая сфера” предлагает
комплексную поддержку:
Регистрация ООО и ИП
Бухгалтерское обслуживание
Лицензирование
Абонентское сопровождение
Ликвидация и банкротство
Создание сайтов
И многое другое
ЗВОНИТЕ:
+7 (499) 649-16-55
____________________
В 2019 году
АБСОЛЮТНО ВСЕ КОМПАНИИ
Должны пройти СОУТ
Для компаний, не прошедших СОУТ
Штрафы до 80 000 руб.
Без СОУТ не сможете сдать отчётность
в ФСС в 2019 году!
ЗВОНИТЕ:
+7 (916) 157-99-00
Цена: 2 000 р. за рабочее место
_____________________
ОТЗЫВЫ КЛИЕНТОВ:
____________________
Гарантии
Послепродажная поддержка
Акции и спецпредложения
Любые способы оплаты
Доставка готовых документов курьером и самовывоз
Откроем счёт без отказа
БАНКИ – ПАРТНЁРЫ:
Уважаемые клиенты, просим обратить внимание на то, что наши сотрудники НИКОГДА не предложат Вам перевести деньги на реквизиты, отличные от указанных в разделе “контакты”. Также, все вопросы согласования цены и способа оплаты возможны исключительно у нас в офисе и лично с руководителем ПЕРЕГОВОРЫ С СОТРУДНИКАМИ ВОЗМОЖНЫ ТОЛЬКО ПО ТЕЛЕФОНАМ, УКАЗАННЫМ В РАЗДЕЛЕ “КОНТАКТЫ” Данные меры предприняты исключительно для безопасности наших клиентов. |
Источник: https://lawsphere.ru/uslugi/accounting/kadrovoe-deloproizvodstvo/