График отпусков для новых сотрудников

Содержание
  1. Как внести изменения в график отпусков?
  2. Инициатива работодателя
  3. Прием нового сотрудника
  4. Смена фамилии
  5. Перенос отпуска по семейным обстоятельствам
  6. В связи с больничным
  7. Разделение отдыха на части
  8. Изменение должности
  9. Увольнение сотрудника
  10. Изменение количества дней отдыха
  11. Как внести изменения, если есть необходимость отозвать рабочего из отпуска?
  12. Правила и порядок
  13. Когда и за сколько дней ?
  14. Как это делать поэтапно?
  15. Требуется ли согласование с работником?
  16. Документы
  17. Служебная записка (образец)
  18. Заявление работника (образец)
  19. Приказ
  20. Пример
  21. Типичные ошибки
  22. Как внести изменения в график отпусков
  23. Работаем с графиком отпусков
  24. Перенесение или продление очередного отпуска
  25. Перенесение отпуска на следующий рабочий год
  26. Отзыв из отпуска
  27. Вносим в график отпусков вновь принятых работников
  28. В каких случаях и как по закону внести изменения в график отпусков – варианты и внесения корректировок в форму т-7
  29. Когда составляется форма Т-7?
  30. Можно ли внести корректировки после его утверждения?
  31. По инициативе работодателя
  32. По желанию работника
  33. Примеры отражения изменений в бланке Т-7
  34. Как правильно оформить при переносе в связи с больничным?
  35. При приеме нового сотрудника
  36. При производственной необходимости
  37. При досрочном отзыве
  38. Выводы
  39. Как выполнить внесение изменений в график отпусков?
  40. График отпусков 
  41. Может ли работодатель менять график отпусков 
  42. Изменение графика отпусков по инициативе работника
  43. Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников 
  44. Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика 
  45. Образец приказа об изменении графика отпусков 
  46. График отпусков: правила оформления и внесение изменений
  47. Как составить график отпусков: предварительный этап
  48. Когда составляется график отпусков на следующий год
  49. Как составляется график отпусков для вновь принятых работников
  50. Знакомить ли с графиком отпусков персонал компании
  51. Нужно ли вносить изменения в график отпусков при приеме нового сотрудника — два экспертных мнения
  52. Корректировки не нужны
  53. Изменения обязательны
  54. Как внести изменения при приеме работников?
  55. Образец дополнения для вновь принятых лиц

Как внести изменения в график отпусков?

График отпусков для новых сотрудников

Формирование графиков отпусков для наемного штата сотрудников входит в обязанность каждой компании.

Согласно ст.123 ТК РФ соблюдение графика является обязательным как для работодателя, так и для самих рабочих.

По этой причине, у сотрудников отдела кадров возникает вопрос – можно ли вносить в него корректировки? Если да, то, как это сделать законно? Как вносить изменения?

В Трудовом Кодексе РФ упоминается только об обязанности соблюдать график отпусков. Что касается его корректировки, то запрета не предусмотрено.

На основании этого можно говорить о том, что допускается возможность по мере необходимости вносить в него изменения.

Изменение графика отпусков осуществляется при возникновении определенных оснований.

В случае если у наемного рабочего возникает необходимость в переносе своего отпуска на иную дату, в обязательном порядке ему предстоит предварительно согласовать этот вопрос с руководством компании.

Трудовой Кодекс РФ не запрещает переносить отпуск на иной период, если будет сформирован соответствующий приказ руководства.

Инициатива работодателя

Нередко основными причинами инициативы непосредственного работодателя о переносе отпуска сотрудника могут выступать:

  • возникновение срочной работы, с которой сможет в полной мере справиться исключительно определенный сотрудник;
  • скорая реорганизация предприятия;
  • возможный ввод в эксплуатацию нового современного оборудования либо же обновление программного обеспечения, с которым предстоит работать в будущем специалисту, уходящего в отпуск в этот период;
  • возможная болезнь руководителя цеха, подразделения, которого предстоит заменить сотруднику;
  • скорая внеплановая проверка различными контролирующими органами;
  • возникновение внезапных командировок.

В любом случае необходимо помнить об одном важном нюансе: перенос по инициативе работодателя можно исключительно с получения предварительного согласия наемного рабочего. Более того, это четко закреплено Трудовым Кодексом РФ.

Прием нового сотрудника

Если на протяжении календарного года в организацию приняты на работу новые сотрудники, изменять график отпусков нет необходимости.

Во многом это связано с тем, что работодатель имеет полное право предоставить положенные дни отпуска в любое время после непрерывной 6-месячной работы. Дополнительным условием для предоставления отпуска принято считать отсутствие ущерба для организации.

Если же руководство компании принимает решение зафиксировать этот процесс документально, тогда достаточно будет сформировать дополнительное приложение к утвержденному графику отпусков.

Причем в графе «Примечания» необходимо в обязательном порядке указывать период принятия на работу нового сотрудника.

Смена фамилии

Если наемный рабочий сменил фамилию, в обязательном порядке он обязан оповестить об этом сотрудников отдела кадров.

Более того, для корректировки его персональной документации, необходимо будет составить соответствующее заявление.

На основании предоставленного заявления будет корректировка и графика отпусков. Точнее, будет изменена его фамилия, не более.

Перенос отпуска по семейным обстоятельствам

Перенести отпуск по семейным обстоятельствам можно на основании предоставленного рабочим заявления и подписанного соответствующего приказа руководства компании.

На основании сформированного приказа будут скорректированы записи в графике отпусков.

Обязательно о новом графике должен быть оповещен сам заявитель.

В связи с больничным

Если речь идет о продлении отпуска на основании болезни рабочего, то никаких изменений в графике отпусков делать нет нужды.

Единственное, о чем необходимо помнить, так это то, что в графике отпусков нужно указать реквизиты больничного листка.

Если речь идет о переносе отпуска, тогда это возможно на основании больничного листка и соответствующего приказа руководства компании.

Разделение отдыха на части

Согласно статье 125 Трудового Кодекса РФ отпуск вправе быть разбит на части. Однако это возможно исключительно по согласованию руководства организации.

Причем самому «перекрою» подлежит та часть, продолжительность которой больше нескольких недель.

Основанием для разбивки на части является письменно составленное заявление наемного работника.

После подаче заявления в графике отпусков осуществляются изменения.

Изменение должности

При изменении должности корректировка графика отпусков возможна на основании приказа руководства компании по предварительному согласованию с наемным сотрудником.

Изменения осуществляются путем смены самой должности наемного рабочего.

Увольнение сотрудника

Если же рабочий принял решение отгулять положенный ему отпуск, а после сразу уволиться, то в графике отпусков необходимо отмечать данный факт.

Такая возможность предусматривается на основании предоставленного сотрудником заявления и утвержденного приказа.

Если же сотрудник не успел отгулять, ему положена денежная компенсация. В таком случае отпуска иных сотрудников могут быть видоизменены по их письменному согласию.

Изменение количества дней отдыха

Если наемный рабочий изъявил желание разбить отпуск на части, то это допускается на основании его письменного заявления и утвержденного приказа руководства компании.

Важно помнить: продолжительность одной из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней.

Как внести изменения, если есть необходимость отозвать рабочего из отпуска?

В такой ситуации важно помнить: отзыв наемного рабочего может осуществляться исключительно с его согласия.

Причем не имеет значения, какова причина этого решения у руководства – проверка контролирующим органом либо заболевание иного сотрудника.

Важно помнить: руководство компании не имеет права отзывать из заслуженного отпуска беременных женщин и тех рабочих, чья трудовая деятельность связана со вредными условиями труда.

Внесение изменений в график отпусков, образец внесения записей в который представлен на рисунке, позволит избежать возможных ошибок:

Правила и порядок

Вне зависимости от того, по каким причинам осуществляется корректировка графика отпусков, они должны быть отображены документально.

Согласно утвержденному графику, форма которого Т-7, в обязательном порядке при изменениях он подлежит корректировке.

Для этого в обязательном порядке подлежат заполнению специальные графы – 7,8 и девятая.

Итак, в первую очередь необходимо будет составить руководству компании соответствующий приказ. После этого он подлежит согласованию с генеральным директором организации.

Важно помнить: приказ обязательно подлежит ознакомлению с тем сотрудником, который предоставил заявление на смену графика отпусков. После ознакомления он обязан поставить свою роспись в журнале оповещений.

На завершающей стадии корректировки отображаются:

  • в учетной карточке;
  • в соответствующем табеле дней;
  • в самом графике отпусков.

При изменении графика категорически запрещается допускать различные опечатки и помарки.

Когда и за сколько дней ?

После изменения графика отпусков наемный рабочий должен быть ознакомлен с новым не позднее, чем за 14 рабочих дней до начала его заслуженного отдыха.

Это четко регулируется частью 3 статьи 123 Трудового Кодекса РФ.

Как это делать поэтапно?

Существует несколько алгоритмов внесения изменений в график отпусков.

Первый предусматривает инициативу наемного рабочего:

  • Сотрудник составляет заявление, в котором описывает причину необходимости перенести отпуск на иную дату и подает его работодателю.
  • Работодатель на основании заявления формирует соответствующий внутренний Приказ об изменениях в графике отпусков.
  • Сотрудники отела кадров на основании Приказа видоизменяет утвержденный график.

Второй вариант предусматривает изменения по инициативе работодателя:

  • Работодатель согласовывает отпуск с наемным сотрудником.
  • Издает приказ.
  • Оповещает об изменениях сотрудника.
  • Изменяется график.

В любом случае основным документом принято считать приказ руководства, от которого будут отталкиваться сотрудники отдела кадров.

Требуется ли согласование с работником?

Согласно Трудовому Кодексу РФ, без согласования с наемным рабочим категорически запрещается изменять график отпусков, поскольку за этим стоит нарушение трудовых прав.

И, как следствие, работодателю грозит административная ответственность.

Документы

Рассмотрим необходимые документы, которые являются основанием для изменения в утвержденный график отпусков подробней.

Служебная записка (образец)

Как и в случае, с корректировкой периода заслуженного отдыха по производственным нуждам, в процессе переноса либо продления отпуска допускается возможность  формирования служебной записки.

Служебная записка может быть написана в том случае, если компания включает в себя несколько подразделений либо цехов.

Этот документ является обязательным и служит в качестве дополнительного источника сведений для непосредственного руководителя компании об изменениях в графике отпусков. Форма ее составления – свободная.

В качестве образца можно выделить следующее основное содержание документа:

По причине производственной необходимости, инженер Грибинюк М.В. просит о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска слесаря КИПиА Коцаря В.А с мая на июнь 2019 года.

Пример документа:

Заявление работника (образец)

В процессе составления заявления о переносе отпуска необходимо указывать в нем:

  • наименование организации;
  • инициалы работодателя;
  • персональные сведения;
  • сведения, о полном либо частичном переносе оплачиваемого ежегодного отпуска;
  • дату составления;
  • подпись.

Образец заявления о переносе отпуска можно скачать тут.

Приказ

Соответствующий приказ о корректировке графика отпусков формируется от первого лица в свободной форме.

Однако он обязательно должен включать в себя:

  • наименование организации;
  • сведения о наемном сотруднике и его занимаемая должность;
  • на каких основаниях подлежит изменению график отпусков.

Образец приказа:

Пример

Слесарь ПАО «Пролетарий» Грибинюк М. В. получил отпуск согласно утвержденному графику – с 12.08 на все дни (28 календарных дней). Однако 27 августа он неожиданно заболел, что продолжалось ровно 7 календарных дней – до 2 сентября, причем включительно.

Грибинюк решил воспользоваться своим законным правом и продлить отпуск, для чего он и позвонил на предприятие для оповещения о своем желании. Им было сказано, что на работу он сможет выйти 16-ого числа.

В этот же день им было предоставлено больничный лист от 27 августа. На основании этого документа, в графике отпусков, точнее в 10 графе была сделана соответствующая пометка, что отпуск продолжается до 15-ого числа, с указанием номера больничного листка.

Это стало возможным на основании приказа руководства компании о продлении отпуска и занесения информации в графике отпусков.

Типичные ошибки

Типичные ошибки заключаются в следующем:

  • при каких-либо изменениях в графике это предварительно не согласовывалось с руководством компании;
  • отпуска не могут предоставлять исключительно по составленному заявлению наемного рабочего — всегда дополнительно необходимо формировать соответствующий приказ;
  • полное либо частичное игнорирование утвержденного графика отпусков, под этим подразумевается самовольное изменение очередности без согласования;
  • указание некорректных сведений;
  • наличие ошибок в процессе разделения графика отпусков на части —  важно помнить, что одна из частей не может быть меньше 2 недель;
  • не допускается накапливание ежегодных оплачиваемых отпусков;
  • недостоверно начисленные денежные вознаграждения относительно предоставленного отпуска.

Всегда необходимо помнить, что пренебрежение графиком отпусков, в том числе и неправильные внесения корректировок в него, преследуется законодательством РФ.

Выявленные нарушения грозят административной ответственностью в виде начисления штрафов.

Источник: http://buhdzen.ru/kadry/otpusk/vnesenie-izmenenij-v-grafik-otpuskov/

Как внести изменения в график отпусков

График отпусков для новых сотрудников

Начался очередной календарный год, график отпусков утвержден и доведен до руководителей подразделений. На кадровую службу возлагается дальнейший контроль за соблюдением этого документа.

И хотя график отпусков составлен работодателем с учетом пожеланий работников, нередко его приходится изменять. Такие изменения вносить можно, но делать это нужно грамотно.

Давайте вместе рассмотрим разные ситуации по внесению изменений в график отпусков.

Работаем с графиком отпусков

Еще раз напомним, что утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. В одностороннем порядке он не может быть изменен.

Сводный график отпусков должен находиться в кадровой службе организации, а его копия – в бухгалтерии и в структурных подразделениях.

В течение года с этим документом необходимо будет постоянно работать: вносить изменения, даты фактического предоставления отпуска, примечания и др.

В случаях расхождения между запланированной и фактической датой начала отпуска работником оформляется заявление, на основании которого кадровый работник вносит изменения в график отпусков и дает пояснения в графе «Примечание».

Например, работник в течение года может обратиться к работодателю с заявлением о разделении отпуска на части или перенесении отпуска на другой период.

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части по соглашению между работником и работодателем (работодатель может и отказать работнику, если это нецелесообразно по производственным причинам).

При этом заявление работника визируется руководителем и передается в отдел кадров для внесения изменений в график отпусков и издания приказа об очередном отпуске.

Для категории работников, которые могут использовать отпуск в удобное для них время (например, работник в возрасте до 18 лет, беременная женщина или работник, являющийся мужем беременной женщины), дата отпуска планируется условно, затем на основании заявления фактическая дата вносится в график отпусков (образец заявления см. ниже).

Перенесение или продление очередного отпуска

Обратите внимание на изменение в статье 124 Трудового кодекса, касающееся временной нетрудоспособности работника.

Если раньше отпуск ввиду болезни можно было только продлевать, то теперь эти дни можно использовать в другое время, то есть перенести отпуск на основании листа нетрудоспособности.

Срок такого переноса определяется работодателем с учетом пожеланий работника, оформленных в виде заявления.

Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска возможно в том случае, когда работник, получивший справку-вызов на учебный отпуск, решил воспользоваться частью второй статьи 177 ТК РФ и присоединить свой ежегодный очередной отпуск к дополнительному отпуску, согласовав такое присоединение с работодателем.

Если работника несвоевременно предупредили о времени начала отпуска или несвоевременно произвели оплату за время ежегодного оплачиваемого отпуска, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Не забывайте вносить в график отпусков отметки о перенесении или продлении отпуска!

Перенесение отпуска на следующий рабочий год

Согласно части третьей статьи 124 Трудового кодекса, в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (индивидуального предпринимателя), допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Исключительными могут считаться такие ситуации, как производственные аварии, стихийные бедствия и др.

Основанием для перенесения отпуска на следующий рабочий год могут быть докладная записка руководителя подразделения с обоснованием необходимости данной инициативы и заявление работника о согласии на перенесение отпуска с визой руководителя.

При перенесении очередного оплачиваемого отпуска на следующий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Это надо отразить в графике отпусков.

Составляя график отпусков, надо проверить задолженность по отпускам с прошлого года и внести неиспользованные отпуска в график на следующий год.

Необходимо учитывать, что трудовым законодательством запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Отзыв из отпуска

Рассмотрим ситуацию, когда возникает производственная необходимость отозвать работника из очередного отпуска. Прежде всего необходимо согласие работника.

Получив согласие работника в форме письменного заявления, оформляется приказ (распоряжение) руководителя организации (образец см. на стр. 56).

Вносятся изменения в график отпусков о перенесении отпуска с указанием предполагаемой даты оставшейся части отпуска.

Неиспользованную часть отпуска работник может использовать в удобное для него время: в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год.

Вносим в график отпусков вновь принятых работников

Часто у кадровиков возникает вопрос: надо ли вносить в график отпусков вновь принимаемых работников и каким образом это можно сделать. Вносить новых работников в график отпусков нужно. Особенно это актуально в первом полугодии, так как принимаемые во втором полугодии работники войдут в график отпусков на следующий год.

Для новых сотрудников создается дополнение к графику отпусков. В качестве основы может использоваться унифицированная форма № Т-7. Для удобства издавайте дополнения к графику отпусков, например, ежемесячно. Так как дополнение является приложением к графику отпусков, следовательно, и утверждать его необходимо в том же порядке, что и сводные графики отпусков.

К концу года в графике отпусков должны быть заполнены все необходимые строки, поэтому внесением данных в график отпусков необходимо заниматься в течение всего года.

Срок хранения графика отпусков – один год.

Источник: http://www.kadrovik-plyus.ru/publ/kak_vnesti_izmenenija_v_grafik_otpuskov/2-1-0-152

В каких случаях и как по закону внести изменения в график отпусков – варианты и внесения корректировок в форму т-7

График отпусков для новых сотрудников

> Персонал > Отпуск > В каких случаях и как по закону внести изменения в график отпусков – варианты и внесения корректировок в форму т-7

График отпусков – это документ, составляемый организациями работодателями с целью распределения времени отдыха персонала в течение следующего года.

Документ утверждается приказом и является строго обязательным к соблюдению всеми сторонами трудовых отношений. Что делать, если в течение года необходимо внести какие-либо изменения, возможно ли корректировать форму Т-7?

Когда составляется форма Т-7?

Статья 123 ТК РФ требует составления графика отпусков за 2 недели до начала года, на который происходит распределение.

Как правило, документ формируется с использованием типового бланка Т-7, в котором отражается, когда и какой длительности будет ежегодный оплачиваемый отдых в следующем году у каждого сотрудника организации.

График утверждается приказом директора, а потому обязателен для исполнения. Работник обязан идти отдыхать в то время, которое для него предусмотрено, а работодатель должен заранее предупреждать сотрудника о начале отпуска.

Можно ли внести корректировки после его утверждения?

Несмотря на то, что график утвержден руководителем и обязателен для всех, в него при необходимости можно вносить изменения после утверждения.

Более того в бланке Т-7 предусмотрена отдельная графа, где можно отразить перенесенные даты отпусков.

Главное при внесении изменений – это правильно задокументировать процесс. То есть чтобы внести новые даты начала и окончания отпуска или его продолжительности, нужно иметь обосновывающие документы.

Изменять форму Т-7 можно только при согласии обеих сторон, одностороннее изменение не разрешается.

Инициатива по корректировки исходного документа может исходить как от работника, так и от работодателя.

По инициативе работодателя

Основания для внесения изменений в график отпуск по инициативе работодателя:

  • прием на работу нового сотрудника;
  • производственная необходимость, под которой понимается обширный круг причин.

Изменить действующий график после его утверждения работодатель может по своей инициативе, но необходимо уведомить об этом работника, объяснить ему причину, убедить в необходимости переноса отпуска, получить его согласие в письменном виде.

Указанный выше порядок предусмотрен для случаев, когда причиной внесения изменений в порядок ухода в ежегодный отпуск выступают внутренние обстоятельства в организации, связанные с рабочим процессом, а сами корректировки касаются работников, отраженных в графике.

Под понятием «производственная необходимость» может подразумеваться любая причина, связанная с деятельностью организации:

  • внеплановая проверка деятельности – в этом случае возможен перенос отпуска бухгалтеров, ответственных, руководящих лиц;
  • срочное задание, которое может выполнить только конкретный работник;
  • болезнь человека, которого необходимо временно заместить, или иные причины отсутствия;
  • незапланированные командировки, которые невозможно перенести на другой срок;
  • большой заказ, который нужно срочно выполнить во избежание проблем с заказчиком;
  • реорганизация компании и т.д.

Обособленно стоит процедура изменения формы Т-7 при приеме нового сотрудника. В этой ситуации получать согласие работника не нужно, при желании работодатель может по собственной инициативе либо изменить действующий документ, либо предоставить работнику отпуск без внесения сведений о нем в текущий график отпуск. Данная ситуация подробнее рассмотрена ниже.

Уведомление должно содержать причины необходимости изменений и сроки, на которые планируется перенести отпускное время. Работник вправе согласиться или отказаться.

В первом случае составляется приказ о переносе отпуска и внесении изменений в действующий график Т-7.

По желанию работника

Наиболее частые причины изменений по инициативе работника:

  1. перенос в связи с болезнью;
  2. семейные непредвиденные обстоятельства, под которые может попадать широкий круг причин;
  3. отсутствие уведомления о начале отпуска от работодателя;
  4. невыплата в срок отпускных.

При этом две последние причины являются особо уважительными, так как они означают нарушение руководством трудовых обязанностей. Право перенести отпуск в отпуск в этих случаяхе закреплено за сотрудником ТК РФ.

Что касается изменений в предоставлении отпуска в связи с болезнью или по иным семейным обстоятельствам, то такое решение принимается по согласованию с работодателем.

О своем намерении изменить время ухода в ежегодный отпуск работник должен сообщить письменно в виде заявления. В нем указываются причины изменений и даты, на которые работник хочет перенести даты отдыха.

Примеры отражения изменений в бланке Т-7

Корректировать график отпуск нужно правильно. Существует два способа внести в него изменения:

  1. На основании приказа в действующей форме Т-7 указать новые даты ухода в отпуск.
  2. Составить дополнение к существующему документу в виде графика, в котором будут отражены только данные, в отношении которых вносятся изменения.

Вносить корректировки в действующий график после его утверждения можно в том случае, если изменения не массовые, а работник, в отношении которого вносятся сведения, уже внесен в форму Т-7.

Создавать отдельное дополнение к графику можно в случае, если внесение изменений связано с приемом нового сотрудника, фамилии которого нет в текущем документе.

Чтобы правильно изменить график Т-7, нужно заполнить 3 графы:

  • 8 – приводятся реквизиты документа, который служит основанием для корректировки данных;
  • 9 – обновленная дата начала ежегодного отпуска;
  • 10 – поясняющая информация.

Конкретные примеры изменения графика отпусков после его утверждения руководителем в различных ситуациях можно посмотреть ниже.

Как правильно оформить при переносе в связи с больничным?

Часто причиной переноса выступает больничный работника. Он может начаться до начала отпуска или во время него.

В случае продления никаких изменений в график Т-7 не вносится, отдых продляется автоматически на основании листка временной нетрудоспособности. Никаких дополнительных документов не нужно.

Если же по инициативе работника или работодателя нужно перенести отпуск, то необходимо заявление от работника и приказ от работодателя. На основании этих документов в график вносятся изменения в следующем порядке:

При приеме нового сотрудника

Факт принятия на работу нового работника не обязывает работодателя вносить сведения о предоставлении ему отпуска в график. В трудовом кодексе не содержится указания на обязательное выполнение данного действия.

На практике мнение разделяется: часть работодателей создает дополнение к существующему графику, в котором прописывает, когда вновь принятых сотрудник пойдет отдыхать, другая часть предоставляет отпускное время на основании заявления.

По сути оба вариант имеют право на существование.

Если компания желает документально запланировать день начала отпуска нового сотрудника, то по аналогичной форме Т-7 составляется дополнение к графику. Его отличие только в том, что будет стоять пометка «дополнение» с указанием той формы, которую он дополняет.

Пример заполнения дополнения к графику:

При производственной необходимости

Не имеет значение, какая именно причина кроется под понятием «производственная необходимость». Если работодатель предложил работнику перенести время его отдыха, и последний согласился, то необходимо внести изменения в утвержденный график отпусков.

Изменения вносятся также в графы 8-10.

Образец заполнения графика с учетом изменений:

При досрочном отзыве

Возможна ситуация, при которой появляется необходимость переноса отпуска не заранее, а в момент нахождения работника в нем. В этом случае с письменного согласия сотрудника оформляется приказ о досрочном отзыве.

В приказе обычно указывается, когда будут предоставлены неотгулянные дни работнику. На основании этого распоряжения оформляется внесение изменений в форму Т-7.

Пример заполнения графика при этом выглядит так:

Выводы

График Т-7 утверждается руководителем и действует весь год, на который он составлен. Однако непредвиденные ситуации могут послужить причиной изменения дат ухода в отпуск.

Внесение изменений возможно на основании приказа директора. Для этого в утвержденном бланке заполняются графы с 8-й по 10-ю, где показывается документ основания для корректировки, новые даты отдыха, а также поясняющая информация.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://buhland.ru/izmenenie-grafika-otpuskov/

Как выполнить внесение изменений в график отпусков?

График отпусков для новых сотрудников

График отпусков

Может ли работодатель менять график отпусков

Изменение графика отпусков по инициативе работника

Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников

Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика

Образец приказа об изменении графика отпусков

График отпусков 

Трудовой кодекс РФ вводит обязанность составлять график ухода сотрудников в отпуск и возлагает ее на работодателя. Ст. 123 ТК РФ разъясняет, что такой график — составляемый ежегодно документ, утверждаемый распоряжением руководителя.

График предоставления отпусков обладает рядом особенностей:

  1. Составляется и утверждается документ не позднее последних 2 недель перед новым годом.
  2. Учет мнения профкома (при наличии такового) при его оформлении — обязательная процедура.
  3. Однажды утвердив годовой график, администрация предприятия обязана придерживаться его весь год, так же как и работники.
  4. В ходе формирования графика нужно учесть, что некоторые категории сотрудников обладают преимуществами при выборе времени отпуска. О том, как предоставляется отпуск и каков порядок этого, можно узнать из статьи Порядок предоставления отпуска по Трудовому Кодексу. 

График можно составить в свободной форме, однако зачастую применяется бланк Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, поскольку в нем уже предусмотрены все требуемые трудовым правом моменты.

График отпусков в обязательном порядке утверждается руководителем компании. Сделать это можно 2 способами:

  1. Издать отдельный приказ об утверждении документа, а также об иных сопутствующих действиях по его исполнению за подписью руководителя.
  2. Предусмотреть гриф утверждения в самом графике (как в уже упоминавшейся форме Т-7). В этом случае приказ об утверждении графика отпусков не понадобится. 

Может ли работодатель менять график отпусков 

Нередко возникает ситуация, когда необходимо изменение графика отпусков, так как документ принимается заблаговременно на длительный период и нет возможности учесть особые обстоятельства, служебную необходимость, болезнь работника и т. п.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, указывающих на то, каким образом и как должны оформляться изменения и дополнения к графику отпусков. Однако сотрудники кадровых служб придерживаются мнения, что оформление дополнений и изменений необходимо по ряду причин:

  1. Неактуальность информации, указанной в графике отпусков, может повлечь за собой наложение штрафных санкций со стороны трудовой инспекции, а именно: факт его предоставления вне утвержденных и согласованных дат (ст. 5.27 КоАП РФ).
  2. Внеплановое отсутствие работников на своем рабочем месте может оказать существенное влияние на производственный процесс компании.
  3. Несогласованный отпуск может помешать работе бухгалтерии, у которой на этот случай формируются резервы оплат соответствующих расходов. 

Модифицировать график отпусков можно несколькими способами:

  1. Оформлением дополнения к существующему документу. Указанный способ наиболее удобен при принятии на работу нового сотрудника.
  2. Внесением изменений в уже существующий график. Этот способ удобен при переносе запланированной даты отдыха сотрудника. 

В любом случае необходимо учитывать, что для изменения времени отпуска конкретного работника нужно его согласие (см. ст. 124, 125 ТК РФ), а иногда распорядительный акт руководства, посвященный не изменению графика, а его причине (например, приказ об отзыве из отпуска). 

Изменение графика отпусков по инициативе работника

График отпусков может быть изменен не только по инициативе работодателя (при наличии согласия на это от сотрудника — ч.1 ст. 123 ТК РФ), но и по обращению самого работника.

Выделим следующие особенности процедуры, непосредственно предваряющие  изменение графика отпусков по инициативе работника:

  1. Сотрудник должен уведомить работодателя о своем желании перенести утвержденный графиком отпуск на другую дату или изменить его продолжительность. Для этих целей подается заявление по утвержденной в организации форме (прошу перенести запланированный (дата) отпуск, прошу внести изменения в график отпусков — образец заявления обычно содержит эти или подобные фразы).

    Важно!  В отличие от убытия в отпуск по графику, в случае переноса отпуска подавать заявление необходимо (см. ст. «Отпуск по графику — нужно ли в этом случае заявление?»).

  2. Сотрудник должен уведомить работодателя заблаговременно. Срок обращения работника за переносом отпуска не регламентирован ТК РФ. Но работодатель должен иметь возможность в соответствии с законом выполнить все необходимые процедуры. Например, выплатить отпускные не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
  3. На перенос отпуска по просьбе работника, в общем случае, требуется согласие работодателя.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, совместители, супруги военнослужащих — полный список читатель сможет найти в нашей статье «Обязательно ли составлять график на отпуск?».

Предоставляя работнику отпуск не по плану, работодатель сам  определяет, каким образом будут зафиксированы такие изменения графика отпусков: посредством утверждения нового графика, дополнений к нему или путем внесения соответствующих сведений в уже существующую форму (см. далее).

Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников 

Если в течение рабочего года трудоустраиваются иные лица, обязанности по внесению изменений в график отпусков нет. По согласованию с руководителем предприятия возможно предоставление отпуска в любое время по письменному заявлению работника.

Но при принятии решения о документальной фиксации отпусков таких работников разумным будет составление нового графика (дополнения к уже существующему). При этом порядок его введения в действие будет аналогичным:

  1. При заполнении унифицированной формы Т-7 нет необходимости в оформлении приказа об утверждении нового графика. Но при этом в графе «Примечания» следует указать дату поступления сотрудника на работу.
  2. При оформлении графика отпусков в свободной форме необходимо издание распоряжения руководителя об утверждении указанного документа и согласование графика с профсоюзом. 

Порядок оформления дополнения к графику предоставления отпусков будет аналогичен порядку оформления основного документа.

Образец дополнения к графику отпусков можно скачать здесь: Образец дополнения к графику отпусков. 

Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика 

Если же у сотрудника меняется дата предполагаемого начала отпуска, внести соответствующие изменения можно в уже существующий график формы Т-7 следующим образом:

  1. Графа 6, содержащая сведения о запланированной дате начала отпуска, остается в неизменном виде.
  2. Графы 8, 9, 10 заполняются соответствующим образом, а именно:
  • графа 8 информирует о документах, послуживших основанием для переноса отпуска;
  • графа 9 указывает на дату предполагаемого отпуска;
  • графа 10 указывает на возможные причины, послужившие основанием для переноса отпуска работника. 

При этом перенос даты начала должен оформляться соответствующим распоряжением руководителя с указанием причин, послуживших основанием.

С приказом должны быть ознакомлены под подпись все лица, в нем указанные. Кроме того, оформляется согласие работника на перенос отпуска в виде отдельного документа (например, заявление о переносе отпуска с приложением больничного листа) либо надписи на приказе за подписью работника.

Если график отпусков составлялся в свободной форме, порядок внесения изменений в него аналогичен предыдущему. 

Образец приказа об изменении графика отпусков 

Составление приказа о внесении изменений не регламентируется никакими нормами действующего трудового законодательства. Соответственно, допустимо его оформление в свободной форме с учетом применяемых в организации правил делопроизводства.

Однако этот документ должен содержать определенные реквизиты:

  1. Название предприятия.
  2. Название оформляемого документа.
  3. Дату и место его составления.
  4. Порядковый номер распоряжения.
  5. Вступительную часть, содержащую причины издания соответствующего распоряжения.
  6. Основную часть, содержащую всю суть волеизъявления руководителя (например, для отзыва из отпуска — собственно решение отозвать из отпуска с указанием даты выхода на работу, а также дат нового, перенесенного отпуска).
  7. Подпись руководителя.
  8. Подписи лиц, перечисленных в приказе, об ознакомлении с ним. 

Скачать образец приказа можно, пройдя по ссылке: Образец приказа о внесении изменений в график отпусков. 

*** 

Действующее законодательство не содержит норм, прямо указывающих на порядок внесения изменений в график предоставления отпусков на предприятии. Внесение изменений в график отпусков аналогично самому графику должно утверждаться руководителем предприятия.

Если график составлен по унифицированной форме, содержащей утвердительную надпись, необходимости в составлении отдельного распоряжения нет.

Если же график оформлялся в свободной форме и утверждался приказом руководства, все изменения в него также вносятся и утверждаются аналогичным способом. 

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/otpusk/kak_vypolnit_vnesenie_izmenenij_v_grafik_otpuskov/

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

График отпусков для новых сотрудников

Графиком отпусков называют документ, в котором фиксируется очередность предоставления сотрудникам компании оплачиваемых отпусков на протяжении года (ст. 123 ТК РФ). Для чего необходим график отпусков, как правильно составить этот документ и что при этом стоит учесть, узнаем из настоящей статьи.

Как составить график отпусков: предварительный этап

Оформление графика отпусков дает возможность работодателю своевременно предоставлять отпуска, выплачивать отпускные, контролировать эти операции, не допуская накапливания неиспользованных дней отпуска.

Современная судебная практика по трудовым спорам свидетельствует: значительная доля разбирательств происходит именно по поводу предоставления отпусков.

Поэтому составление графика отпусков проводят, опираясь на такие критерии:

  • соблюдение гарантий, установленных действующим российским законодательством, в части предоставления отпусков персоналу компании, в т. ч. преимущественным категориям (льготным, т. е. имеющим право на предоставление отпуска в удобное для себя время) учитывать их пожелания. К таким группам относятся:
    • сотрудницы, имеющие 2-х и более детей до 12 лет;
    • мужья, жены у которых находятся в декретном отпуске;
    • несовершеннолетние работники;
    • почетные доноры РФ;
    • супруги военнослужащих, планирующие отпуск совместно с мужем;
    • ликвидаторы Чернобыльской аварии;
    • совместители, поскольку этой категории работающих отпуск предоставляется в то же время, что и по основному месту работу.

Целесообразнее у этих групп сотрудников взять соответствующие заявления, где будут изложены их пожелания. К тому же, они будут служить подтверждением действительного предоставления отпуска в желаемое время. Если в оформленном графике учтено пожелание заявителя, то внести изменения времени отпуска впоследствии можно будет по обоюдному согласию сторон.

  • организационные особенности имеющихся производств в компании. К примеру, конвейерные технологии, применяемые в цехах, не позволяют массовое предоставление отпусков в летний период – это может привести к снижению объема выпуска, а, следовательно, и прибыльности в целом. Или напротив, уход персонала, занятого на сезонных работах в отпуск в периоды затишья – весьма грамотный ход, способный обернуться заметной экономией ресурсов.

График отпусков, правила оформления и внесение изменений в него должны быть закреплены во внутрифирменных локальных актах, таких как колдоговор или правила внутреннего распорядка. Это поможет избежать возникновения конфликтов на почве предоставления отпусков.

Когда составляется график отпусков на следующий год

Подписывает график начальник службы управления персоналом. Затем согласовывается с профорганом (при наличии) и утверждается руководителем.

Все мероприятия по планированию очередности ухода в отпуск сотрудников на будущий год компании необходимо завершить как минимум за две недели до окончания текущего года, т. е. график отпусков утверждается не позднее 17-го декабря включительно.

Руководителям предприятий с пятидневной рабочей неделей датировать утверждение графика отпусков следует рабочим днем, поскольку если этой датой будет выходной день, то при возможной проверке компании трудовой инспекцией могут возникнуть вопросы по поводу выхода на работу в выходной день и оплаты труда в установленном законом двойном размере.

Существует унифицированная форма графика (№ Т-7). В настоящее время ее обязательное применение не требуется, компании вправе использовать ее или разрабатывать собственные, удобные для них формы.

Главное условие, выдвигаемое законодателями – применяемые документы должны соответствовать требованиям закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402 в части наличия обязательных реквизитов (ст. 9), а использование их – закреплено в учетной политике фирмы.

Чаще всего новый бланк графика – это модернизированная типовая форма, доработанная в соответствии со спецификой производства.

В график отпусков вносят сведения о времени предоставления ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков, а также информацию о их переносе. К моменту утверждения графика первые 6 граф, тех, что касаются сведений о контингенте и планируемых датах (месяцах) отпусков, должны быть заполнены.

График отпусков – документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года.

Так в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск, а 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при отзыве сотрудника из отпуска либо его переносе. Перенос отпуска по инициативе сотрудника возможен с разрешения руководителя и по завизированному письменному заявлению.

В графе 10 указываются дополнительные сведения – причины отзыва либо замена доли отпуска выплатой денежной компенсации с отметкой номера и даты соответствующего приказа и др.

Как составляется график отпусков для вновь принятых работников

Поскольку утверждается график в конце года, а прием нового персонала осуществляется постоянно, перед предприятием встает вопрос: как вносить и вносить ли изменения в связи с этим обстоятельством? Законодательством этот аспект не освещен, а в компаниях обычно используют один из вариантов:

  • оформляют дополнение к графику по применяемой в компании форме и вносят сведения об отпусках принятого персонала. Составляют его так же, как и основной график: с подписью кадровика, согласованием профкома и утверждением руководства;
  • не корректируют действующий график, а новых сотрудников отправляют в отпуск, согласовывая заявления с руководством.

Знакомить ли с графиком отпусков персонал компании

Несмотря на то, что законом порядок ознакомления сотрудников с графиком отпусков не установлен, все же он является важным документом для каждого и требует ознакомления. В разных организациях этот вопрос решают по-разному: кто-то составляет специальную ведомость и знакомит каждого сотрудника под роспись, кто-то вывешивает на оповестительных стендах копию утвержденного графика и т.п.

Преимуществом применения этого документа внутри компании является то, что заявление на отпуск сотруднику писать не нужно. Контролируя исполнение графика, кадровая служба письменно уведомляет работников за 2 недели о времени наступления отпуска.

Трудовая инспекция весьма тщательно проверяет как оформлен график отпусков. Как правильно составить эту форму мы объяснили. Заметим, что игнорирование оформления документа повлечет административные штрафные санкции:

  • для должностных лиц и предпринимателей — от 1 до 5 тыс. руб.;
  • для предприятий – от 30 до 50 тыс. руб. 

Источник: https://spmag.ru/articles/grafik-otpuskov-pravila-oformleniya-i-vnesenie-izmeneniy

Нужно ли вносить изменения в график отпусков при приеме нового сотрудника — два экспертных мнения

График отпусков для новых сотрудников

> Трудовое право > Отпуск > Ежегодный > Документы > Нужно ли вносить изменения в график отпусков при приеме нового сотрудника — два экспертных мнения

График отпусков — это локальный акт, предусматривающий последовательность отдыха персонала в течение года. Ст.123 ТК РФ устанавливает, что данное расписание обязательно для обеих сторон трудовых отношений.

Составляется график заранее — за 2 недели до следующего года. Возникает резонный вопрос, нужно ли включать вновь принятых работников в данный документ, как им предоставлять отпуск?

Четкого однозначного ответа на вопрос относительно необходимости включения вновь принятых сотрудников в график отпусков на текущий год нет.

На практике применяют один из следующих способов:

  1. Не отражают данные по трудоустроенным в течение года лицам в графике и предоставляют отпуск по заявлению сотрудника.
  2. Вносят изменения в существующий график путем заполнения дополнительных строк для новых работников с последующей стандартной процедурой утверждения и ознакомления.
  3. Составляют дополнение к текущему расписанию, где показывают данные только по отпуску вновь принятого на работу.

Корректировки не нужны

Много сторонников у первого способа. Опираются в этом случае на ст.122 ТК РФ, где говорится, что право на отдых за первый год появляется через 6 месяцев работы, а уход в отпуск за второй и последующий годы регулируется очередностью предоставления отпусков, то есть в соответствии с графиком.

То есть в данной статье нет указания на то, что за первый год отдыхать работник должен по графику. Поэтому включать вновь принятых сотрудников в него не нужно и следует оформлять отпускное время по заявлению.

Изменения обязательны

Еще больше кадровиков придерживаются последнего мнения, что данные по трудоустроенным в текущем году все-таки нужно заносить в график, ссылаются при том на ст.123 ТК РФ.

Если четко следовать ТК РФ, то более правильный вариант будет последний.

Закон требует, чтобы работники отправлялись отдыхать в течение года четко по графику. Для вновь трудоустроенных право на отдых появляется через полгода работы.

Если этот момент наступил в году трудоустройства, то возникает вопрос, как ему уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, на каком основании?

ТК РФ позволяет предоставлять отдых по заявлению, однако где гарантия, что работодатель не откажет просьбе работника?

Получается, если начальство против, то сотруднику придется ждать следующего года, когда его очередной отпуск попадет в график.

С точки зрения закона правильнее будет закрепить законное право нового лица на отдых по истечение полугода в графике. В этом случае он спокойно сможет уйти отдыхать в заранее оговоренное с работодателем время.

Включение вновь принятых на работу сотрудников в график не запрещено законом, исключает потенциальные споры между работником и руководством компании, а также предотвратит возможные проблемы с контролирующими органами.

Опять же вносить изменения в текущий утвержденный график или составлять дополнение к нему целесообразно только для лиц, принятых на работу в первую половину года. Именно в этом случае может возникнуть случай запроса отпуска со стороны сотрудника по истечение полугода работы.

Если человек утроен на работу во второй половине года, то в текущем году отпуск он может получить только с согласия руководителя, за исключением отдельных ситуаций, например, на обязательный отдых может рассчитывать беременная перед декретом независимо от стажа, а также ряд других особых категорий.

Никаких спорных моментов в данном случае не возникает, и необходимость вносить таких лиц в график не имеет смысла, это только добавит работы кадровику.

Как внести изменения при приеме работников?

Наиболее правильный способ внесения изменений в график для вновь принятых работников — это создание нового дополнительного документа по той же форме Т-7 (или самостоятельно разработанной), где будут отражены сведения только по принятым сотрудникам.

Для составления дополнения берется форма графика, которая была использована для составления годового документа, обычно это типовая форма Т-7, но по желанию бланк можно разработать свой.

В дополнительном документе отражается:

  • номер — следующий по порядку;
  • дата — текущая дата составления;
  • должность нового сотрудника, его ФИО, табельный номер;
  • количество отпускных дней, которые планируется предоставить;
  • дата первого дня отдыха;
  • в последней графе приводится пояснение, что данный сотрудник принят на работу определенным числом, в связи с чем и создается данное дополнение.

Последний ставит свою утверждающую визу в правом верхнем углу, при необходимости может быть составлен приказ об утверждении, если такая практика заведена на предприятии.

Последний этапом выступает личное ознакомления нового работника с дополнением, свое согласие с установленными для него датами ежегодного отпуска он закрепляет подписью в листе ознакомления.

Также о правилах внесения изменений в график отпусков читайте в этой статье.

Образец дополнения для вновь принятых лиц

Ниже приведен пример того, как можно внести изменения в график при приеме нового сотрудника на работу. Для оформления использована стандартная унифицированная форма Т-7.

Образец дополнения при приеме нового человека в компанию:

Центр права
Добавить комментарий