Где должны храниться трудовые книжки работников?

Содержание
  1. Правила хранения трудовых книжек и личных дел – СИЗ, нормы, инструкции
  2. Хранение и учёт
  3. Сроки хранения
  4. Нововведения 2018 года
  5. Как правильно хранить трудовые книжки
  6. Трудовые книжки в организации
  7. Где должны храниться трудовые книжки работников и кто несет ответственность за них
  8. Место хранения трудовой книжки у работодателя
  9. Сроки хранения трудовых книжек на предприятии
  10. Хранение трудовой книжки ответственным лицом
  11. Где должны храниться трудовые книжки работников
  12. Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек
  13. Vi. учет и хранение трудовых книжек 
  14. Где должна храниться трудовая книжка работника
  15. Где должны храниться трудовые книжки работников – Управление персоналом
  16. Трудовые книжки правила хранения
  17. Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её
  18. Где хранится трудовая книжка работника и кто несет за нее ответственность?
  19. Немного о главном
  20. Правовое регулирование
  21. Некоторые нюансы
  22. Краткая характеристика
  23. При увольнении
  24. Дополнительная информация
  25. Что планируется?
  26. Для информации
  27. В заключение
  28. Учет и хранение трудовых книжек
  29. Как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати
  30. Можно ли выдать сотруднику оригинал трудовой книжки для оформления досрочной пенсии
  31. Хранение трудовых книжек

Правила хранения трудовых книжек и личных дел – СИЗ, нормы, инструкции

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Трудовая книжка – главный документ работающего человека, в нём отражена вся информация о периодах его трудоустройства, а также причины и условия приёма и увольнения. Правила ведения и хранения трудовых книжек строго регламентированы в законодательстве и подлежат чёткому выполнению. Нарушение представляет собой порчу материала и влечёт административные санкции.

Ключевым документом, регулирующим аспекты, связанные с трудовыми документами является шестьдесят шестая статья кодекса. В ней отражены базовые принципы, и именно на основании этого нормативного акта были изданы специальные правила.

Они включают в себя следующую информацию:

  • условия хранения и ведения книг;
  • инструкция по изготовлению бланков;
  • порядок передачи новых книжек работодателям.

Постановлением министерства труда номер шестьдесят девять от 2003 года была издана инструкция. В ней отражены сведения о процедуре заполнения материалов. Ведение трудовых книжек носит не просто рекомендательную форму, но и влечёт санкции в случае нарушения базовых норм.

Все правила и инструкции сохранились в неизменном виде с конца восьмидесятых годов прошлого века и являются актуальными на сегодняшний день.

Сам документ представляет собой специальный бланк, состоящий из двадцати разворотов, пронумерованных. Каждый раздел несёт конкретную информацию и на всех страницах пропечатаны серия и номер документации. В случае, если лимит страниц в материале исчерпан – добавляется вкладыш, к оформлению которого предъявляются аналогичные требования.

В соответствии с сорок четвёртым пунктом правил у работодателя всегда должен быть запас чистых трудовых книжек, а также вкладышей в них. Ведение материалов осуществляется в отношении всех сотрудников, официально трудоустроенных свыше пяти дней.

Указание не распространяется на:

  • работников-совместителей;
  • работодателей – физических лиц, которые не зарегистрированы в качестве ИП.

На официальном сайте ведомства ГОСЗНАК представлен перечень организаций, уполномоченных продавать чистые бланки. Отказ в трудоустройстве по причине отсутствия бумаг – не законен. Наряду с этим не рекомендуется приобретение книг в обычных канцелярских магазинах, так как там нет гарантий подлинности.

К основной информации, которую вносить в документацию работодатель, относится:

  1. Выполняемая работа – должность, специализация, подразделение предприятия.
  2. Перевод с одного на другое место в рамках компании.
  3. Особые заслуги – поощрения, награждения.
  4. Сведения об условиях и причинах увольнения, обязательно указание статьи ТК РФ.

Сведения о нарушениях, в том числе выговор и замечание в документации не фиксируются. Исключение, если они являются основаниями для увольнения. Порядок ведения трудовой книжки важен не только для работодателя, но и для работника. Если по причине действий второго она будет испорчена, восстановление потребует сил, времени и дополнительных расходов.

Если в компании есть официальная печать, то при приёме человека на работу она ставится на титульную страницу. При отсутствии символического отображения компании подпись руководителя сопровождается записью о том, что печать не предусмотрена, такое допустимо для ИП.

Хранение и учёт

Так как трудовая книжка относится к документам строгой отчётности, то её хранение регламентировано положениями привил.

В частности на предприятии обязательно ведение двух книг:

  • приходно-расходной – в бухгалтерии;
  • движения – в отделе кадров.

Если соответствующие отделения в компании отсутствуют, то управлением занимается непосредственно руководитель или владелец фирмы.

К обоим формам предъявляются требования, связанные с тем, что они:

  • прошнуровываются;
  • нумеруются;
  • заверяются подписью руководителя;
  • опломбировываются – скрепляются сургучной печатью.

В первой книге отражается информация о новой документации, с подробным указанием дат поступления и расхода, а также идентификационных данных бумаг. Во второй – фиксируются сведения о выдаче трудовых книг уволенным сотрудникам. Последнее действие обязательно сопровождается подписью самого работника о получении.

Ни в инструкции, ни в правилах не акцентировано в каких условиях осуществляется хранение журналов. В связи с этим целесообразно обратиться к положениям, связанным с общим документооборотом.

Трудовые книжки содержат персональные данные о сотрудниках, следовательно, недопустимо их размещение в местах, где присутствуют посторонние лица. Рекомендуется осуществлять хранение в сейфах или металлических шкафах, закрываемых на ключ. Доступ к бумагам строго ограничивается.

 Учёт трудовых книжек – одно из действий при проведении инвентаризации. Любое несовпадение в данных – повод для более тщательной проверки и даже внутреннего расследования.

За хранение и ведение отвечает конкретный уполномоченный работник. Становится он таковым после издания приказа руководителем о назначении. Как правило, обязанности возлагаются либо на бухгалтера, либо на специалиста из отдела кадров.

Сроки хранения

По общему правилу, трудовые книжки находятся на сохранности у работодателя в течение всего периода трудоустройства. Бумаги совместителей не предоставляются руководству компании. По письменному запросу сотрудник вправе запросить свой документ на короткое время, например, для предоставления в налоговую или иной государственный орган.

После издания приказа об увольнении документация выдаётся бывшему работнику вместе с расчётом.

Существует три основных варианта передачи:

  • лично в руки;
  • через доверенное лицо;
  • отправка по почте с уведомлением о получении.

Первый вариант наиболее распространён. Привлечение доверенного лица, как правило, связано с нежеланием или невозможностью работника самостоятельно обратиться к работодателю.

Для такого способа необходимо оформление нотариально заверенного документа, в котором фигурирует информация о всех трёх сторонах: сотруднике, компании и доверенном человеке.

Использование третьего метода связано с аналогичными причинами, но требует расходов предприятия. Однако, по предварительному соглашению это допустимо.

Сложности возникают с умершими работниками, чьи трудовые книжки остались у работодателя. Согласно закону они выдаются близкому родственнику в заявительном порядке.

Если родня отказывается от получения или не проинформирована о необходимости, то трудовая книжка хранится у работодателя в течение семидесяти пяти лет.

 В инструкции по ведению трудовых книжек уточнено, что если работодатель нарушил нормы содержания материалов уволенных сотрудников, то его вправе привлечь к административной и гражданской ответственности. В связи с этим иногда в архиве фирмы могут сохраняться бумаги за несколько десятков лет.

Если сотрудник отказывается от получения своих документов, руководство компании составляет соответствующий акт и прикладывает к личному делу, тем самым обезопасив себя от административного штрафа за удержание.

Нововведения 2018 года

На уровне федеральных органов власти России на данный момент подготовлен проект, который пока не вступил в силу, связанный с корректировкой правил ведения трудовой документации.

К ключевым изменениям относятся:

  1. Необходимость информировать сотрудника о записях в личную карточку. Он обязан поставить свою подпись в соответствующем документе.
  2. Сведения об увольнении допустимо заверять подписью не только руководителя, но и уполномоченного работника отдела кадров.

На рассмотрении находится и законопроект о внедрении в оборот электронных книг, которые заменят бумажный вариант. Однако, до утверждения ещё далеко, так как требуется продумать множество нюансов.

 Стоит также учитывать, что внедрение электронной документации требует создания мощной платформы, сохраняющей конфиденциальность информации.

На текущий момент ряд передовых компаний наряду с книгами учёта внедряют онлайн-журнал, в который в том числе вносятся сведения относительно трудовых книжек и их движении.

Ни одно из нововведений ещё не вступило в силу, значит, работодателям стоит руководствоваться стандартными процедурами и правилами.

Ведение и хранение трудовых книжек чётко регламентируется в нормативных актах. Каждый работодатель обязан соблюдать инструкцию и правила.

Все меры направлены на то, чтобы важный персональный документ работника не был испорчен, а сведения о нём не попали к третьим лицам.

 Порча или утеря документации карается административной ответственностью, а также сотрудник вправе подать на компанию или конкретное уполномоченное лицо – гражданский иск.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/trudovaya/pravila-vedeniya-i-hraneniya

Как правильно хранить трудовые книжки

Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий официальную трудовую деятельность работника и ее продолжительность, проще говоря, стаж. Без нее не обойтись при поиске работы, или оформлении пенсии.

Трудовые книжки в организации

Трудовые книжки в организации находятся в виде чистых бланков и вкладышей, а также в виде уже заполненных документов.

В первом варианте в соответствии с п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» их хранят как бланки строгой отчетности. Учитываются они в расходно-приходной книге, то есть считаются материальными ценностями организации.

Заполненная трудовая книжка — документ, принадлежащий работнику. При оформлении сотрудника кадровик принимает ее на хранение, при увольнении — возвращает владельцу. Все это сопровождается соответствующими записями в книге учета движения трудовых книжек. Работодатель обязан не только сохранить их, но и не допустить разглашения личной информации сотрудников.

Источник: http://rossiz.ru/pravila-hraneniya-trudovyh-knizhek-i-lichnyh-del/

Где должны храниться трудовые книжки работников и кто несет ответственность за них

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.

Трудовая книжка существует в России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в данный момент используется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований. Важно, чтобы он имел форму юридического лица и выступал в качестве основного места работы гражданина.

Место хранения трудовой книжки у работодателя

Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ.

В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления.

Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:

  • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
  • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

Хранение трудовой книжки ответственным лицом

Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек

Ответственное лицоРазмер штрафа
Должностное лицо или предприниматель от 1 тыс. до 5 тыс. руб.
Юридическое лицо от 30 тыс. до 50 тыс. руб
Предприниматель или юрлицо приостановление деятельности на срок до 90 дней

Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:

  • Количество оформленных трудовых книжек;
  • Перечень владельцев бланков;
  • Реквизиты документов;
  • Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.

Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.

Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике

Передача трудовой книжки может производиться только после подписания Приказа об ответственности. Назначенное ответственное лицо регулярно отчитывается перед работодателем по вопросам хранения трудовых книжек, если произошли изменения.

Выдача трудовой книжки на руки работнику допускается только при его увольнении. В других случаях оформляется выписка или выдается копия, заверенная подписью ответственного лица.

Источник: https://otdelkadrov.online/5097-pravila-vedeniya-hraneniya-trudovyh-knizhek-v-sootvetstvii-s-zakonodatelstvom

Где должны храниться трудовые книжки работников

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Это может привести к тому, что данный документ окажется фальшивкой, и предприятию придётся заплатить штраф. У работодателя в обязательном порядке должны быть запасные бланки и вкладыши.

Приходование бланков Приходует чистые бланки и трудовые книжки от сотрудников на предприятии работник, который уполномочен на это руководством. Как правило, это работник кадровой службы.

Данные о книжках и бланках заносятся в приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей к ней. Она ведётся строго по регламенту, указанному в п. 41 Правил.

Ответственный работник – кадровик в конце каждого календарного месяца подаёт сведения в бухгалтерию предприятия о наличии у него чистых бланков и вкладышей, а также о том, сколько бланков он получил, а сколько израсходовал в текущем месяце. При этом указываются реквизиты книжки, а также её стоимость.

Но при этом работа должна быть основной для сотрудника.

  • В трудовой книжке записывают личные данные работника, его должность, награждения во время работы. Важно Также указывается увольнение и его причина.
  • Трудовая книжка обычно оформляется на государственном языке России, но в федеральных республиках она может вестись также на языке этих республик.
  • Копия трудовой книжки (или выписка из трудовой) выдается сотруднику работодателем не позднее трех дней после подачи им заявления.
  • Каковы правила ведения трудовых книжек? Учитывая, что трудовая является очень важным документом для любого сотрудника, никаких, даже малейших, ошибок быть в ней не должно.

Поэтому правила ведения трудовой должен знать каждый работодатель, а также сотрудник кадрового отдела, занимающийся оформлением книжек.

За нарушение правил учета, хранения, выдачи, ведения и оформления трудовой книжки предусмотрена ответственность, установленная законодательством России.

Бланки трудовых Бланки трудовых книжек – это бланки строгой отчетности, но в наше время во многих городах их можно купить в любом книжном магазине.

Физическое лицо, устраивающееся на работу впервые, не должно покупать бланк самостоятельно – он обязательно должен быть в наличии в отделе кадров (или непосредственно у самого работодателя).

Внимание

Сотрудник отдела кадров, который является ответственным за оформление, хранение и учет трудовых книжек, обязан иметь при себе определенное количество чистых бланков и вкладышей.

Оформив трудовую книжку при помощи документа, удостоверяющего личность, сотрудник отдела кадров хранит ее как документ строгой отчетности, лучше – в несгораемом сейфе.

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Отчеты содержат сведения:

  • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
  • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет.

Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Vi. учет и хранение трудовых книжек 

Трудовая книжка – документ, который необходим каждому гражданину, работающему официально. Исходя из записей в трудовой книжке, определяется размер начисляемой пенсии, поэтому в данный момент трудовые книжки, несмотря на слухи об их устранении из списка необходимых документов, до сих пор очень важны – их наличие необходимо.

Где в организации хранятся бланки трудовых книжек, каковы правила ее хранения и ведения – это должны знать кадровики.

Что нужно знать о трудовой книжке?

  1. Трудовая книжка является основным документом, сообщающим о трудовой деятельности работника.
  2. Трудовая книжка должна быть у каждого работающего официально лица.
  3. Работодатель должен заводить трудовую книжку каждому работнику по истечении пяти дней его пребывания на той или иной должности и хранить ее у себя.

Затем её нужно опечатать с помощью номерной индикаторной пломбы, которая сразу же позволяет заметить факт вскрытия.

  • Далее нужно поставить печать отдела кадров или печать предприятия и указать число страниц в книге. Название предприятия должно быть точно такое же, как и в уставе фирмы.
  • На 2-ой странице нужно сделать запись о сотруднике, который отвечает за ведение книги. Обязательно нужно указать реквизиты приказа о назначении данного сотрудника ответственным.

Книга состоит из 12 колонок.

Все имеющиеся в организации чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них указываются в приходно-расходной книге. В ней же делается отметка о выдаче бланка для оформления п. 41

Правил ведения трудовых книжек: трудовой книжки или вкладыша в нее новому работнику; вкладыша в трудовую книжку действующему работнику; дубликата трудовой книжки действующему или уволенному работнику.

Если бланк трудовой книжки был испорчен, то его надо уничтожить, о чем составляется акт п.
42 Правил ведения трудовых книжек.

Уничтожение бланка трудовой книжки ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете не отражается, так как его стоимость уже учтена в расходах в периоде его приобретения.

Сведения о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек работников, в том числе оформленных в вашей организации, записываются в книгу учета движения трудовых книжек п. 41 Правил ведения трудовых книжек.

Где должна храниться трудовая книжка работника

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. (п. 43 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132) (см. текст в предыдущей редакции) 44.

Источник: http://zakon52.ru/gde-dolzhny-hranitsya-trudovye-knizhki-rabotnikov/

Где должны храниться трудовые книжки работников – Управление персоналом

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Это может привести к тому, что данный документ окажется фальшивкой, и предприятию придётся заплатить штраф. У работодателя в обязательном порядке должны быть запасные бланки и вкладыши. Приходование бланков Приходует чистые бланки и трудовые книжки от сотрудников на предприятии работник, который уполномочен на это руководством. Как правило, это работник кадровой службы.

Данные о книжках и бланках заносятся в приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей к ней. Она ведётся строго по регламенту, указанному в п. 41 Правил.

Ответственный работник – кадровик в конце каждого календарного месяца подаёт сведения в бухгалтерию предприятия о наличии у него чистых бланков и вкладышей, а также о том, сколько бланков он получил, а сколько израсходовал в текущем месяце.

При этом указываются реквизиты книжки, а также её стоимость.

Но при этом работа должна быть основной для сотрудника.

  • В трудовой книжке записывают личные данные работника, его должность, награждения во время работы. Важно Также указывается увольнение и его причина.
  • Трудовая книжка обычно оформляется на государственном языке России, но в федеральных республиках она может вестись также на языке этих республик.
  • Копия трудовой книжки (или выписка из трудовой) выдается сотруднику работодателем не позднее трех дней после подачи им заявления.
  • Каковы правила ведения трудовых книжек? Учитывая, что трудовая является очень важным документом для любого сотрудника, никаких, даже малейших, ошибок быть в ней не должно.

Поэтому правила ведения трудовой должен знать каждый работодатель, а также сотрудник кадрового отдела, занимающийся оформлением книжек.

За нарушение правил учета, хранения, выдачи, ведения и оформления трудовой книжки предусмотрена ответственность, установленная законодательством России.

Бланки трудовых Бланки трудовых книжек – это бланки строгой отчетности, но в наше время во многих городах их можно купить в любом книжном магазине.

Физическое лицо, устраивающееся на работу впервые, не должно покупать бланк самостоятельно – он обязательно должен быть в наличии в отделе кадров (или непосредственно у самого работодателя).

Внимание

Сотрудник отдела кадров, который является ответственным за оформление, хранение и учет трудовых книжек, обязан иметь при себе определенное количество чистых бланков и вкладышей.

Оформив трудовую книжку при помощи документа, удостоверяющего личность, сотрудник отдела кадров хранит ее как документ строгой отчетности, лучше – в несгораемом сейфе.

Трудовые книжки правила хранения

Такая ответственность предусмотрена, в частности, соответствующими статьями Уголовного кодекса РФ (далее — УК РФ). Так, в соответствии со ст.

140 «Отказ в предоставлении гражданину информации» УК РФ неправомерный отказ должностного лица (в том числе руководителя предприятия или руководителя кадрового органа предприятия) в предоставлении работнику собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы последнего, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам работника, наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет.

Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её

УК РФ.

Статья 292 «Служебный подлог» УК РФ устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательных работ на срок от 180 до 240 часов, либо исправительных работ на срок от одного года до двух лет, либо ареста на срок от трех до шести месяцев, либо лишения свободы на срок до двух лет.

При массовой утрате трудовых книжек работников предприятия вследствие чрезвычайных обстоятельств, а также при неправильном первичном заполнении трудовой книжки (вкладыша в нее) либо в случае их порчи не по вине работника стоимость бланков оплачивается работодателем.

Источник: http://tr777.ru/gde-dolzhny-hranitsya-trudovye-knizhki/

Где хранится трудовая книжка работника и кто несет за нее ответственность?

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Где хранится трудовая книжка работника? Таким вопросом чаще всего интересуются сотрудники частных кампаний, которые боятся того, что данный документ может быть утерян в отделе кадров предприятия.

Так вот, сразу же хочется сказать о том, что трудовые книжки хранятся у работодателя в течение всего периода профессиональной деятельности сотрудника. Находятся данные документы под особым контролем.

Поэтому для хранения трудовых книжек сотрудников в организации должен быть предусмотрен несгораемый сейф или металлический шкаф, который будет закрываться на ключ. Подробнее обо всем этом читайте ниже.

Немного о главном

Где хранится трудовая книжка работника? Ответ на данный вопрос достаточно прост. Указанный документ хранится в организации по основному месту работы гражданина.

Для того чтобы трудовые книжки были в целости и сохранности, они должны находится в специальном, несгораемом сейфе или металлическом шкафу, под ответственностью руководителя предприятия.

Тем не менее, в большинстве случаев, данные документы хранятся в отделе кадров, в котором также находятся и личные дела всех сотрудников фирмы. Ответственность за трудовые книжки в такой ситуации возлагается на начальника отдела кадров. Это нужно запомнить.

Трудовые книжки существуют в нашей стране очень давно. Впервые данные документы появились еще в 1939 году. При этом форма трудовой книжки менялась уже не один раз. В настоящее время используется образец документа 2004 года, который был утвержден Правительством РФ.

Правовое регулирование

В соответствии с действующим законодательством, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей. Об этом, указано в Постановлении Правительства РФ “О трудовых книжках” от 16 апреля 2003 года № 225.

Обеспечивать сохранность документов, руководитель предприятия обязан на протяжении всего срока действия договора с сотрудником. Трудовая книжка обязательно выдается подчиненному лично на руки в последний день его служебной деятельности на предприятии, а также его близкому родственнику под расписку в случае смерти самого сотрудника. Это нужно запомнить.

Где хранится трудовая книжка работника после его увольнения, если он отказался от получения данного документа? Это очень интересный вопрос, волнующий многих граждан.

Так вот, в данной ситуации трудовая книжка должна храниться в архиве предприятия до востребования в течение 50 лет, но при том условии, что она поступила в архив после 2003 года.

Если данный документ был передан в архив раньше указанного года, то срок хранения увеличивается до 75 лет. Это обязательное условие.

Где хранится трудовая книжка работника, если он осуществляет служебную деятельность в коммерческой фирме? Ответ здесь будет достаточно прост.

После официального трудоустройства ответственность за хранение и ведение документа несет руководитель организации.

В том случае, если последний издает приказ и передает трудовые книжки на хранение специалисту отдела кадров, то уже этот специалист будет отвечать за их сохранность. Таков порядок.

Где должны храниться трудовые книжки работников? Разрешено ли сотруднику оставить документ у себя и не передавать руководителю фирмы? Ответы на данные вопросы содержатся в трудовом законодательстве. В соответствии с ТК, работодатель должен внести запись в трудовую книжку, если сотрудник работает на предприятии больше, чем пять дней.

Кроме того, указанный документ работник передает в отдел кадров при оформлении и сможет забрать под роспись при увольнении с предприятия, а также в случае, если трудовая требуется последнему в целях его социального обеспечения. Это нужно знать всем. Оставить трудовую книжку у себя можно только в случае, если человек работает неофициально. Потому что в этом случае оформление официальных документов не требуется.

В соответствии с утвержденными нормами законодательства, все трудовые книжки сотрудников должны находиться только в сейфе или в металлическом шкафу, который запирается на ключ. Если документы будут храниться в тумбочке в отделе кадров, то это будет являться серьезным нарушением.

Некоторые нюансы

Очень часто граждане задаются вопросом о том, можно ли получить трудовую лично в руки без увольнения с работы, если указанный документ необходим для назначения пенсии? Для ответа на указанный вопрос нужно обратиться к стат.

62 ТК. В этой норме четко прописано, что по письменному заявлению сотрудника, работодатель должен выдать последнему (не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи заявления) трудовую книжку в целях обязательного соц. страхования работника.

Таким образом, подчиненный вправе требовать выдачи трудовой, если это ему действительно необходимо. Ничего противозаконного здесь нет.

Краткая характеристика

Где хранится трудовая книжка работника по закону? Еще раз хотелось бы ответить на данный вопрос. Трудовая книжка хранится в отделе кадров организации работодателя по основному месту служебной деятельности сотрудника. Если, последний устраивается на другое предприятие по совместительству, то этот документ ему не потребуется. Таков порядок.

По желанию самого гражданина в трудовую книжку могут быть вписаны сведения о его профессиональной деятельности по совместительству. Хотя, согласно закону, это не является обязательным.

В настоящий момент времени трудовая является единственным документом, подтверждающим стаж профессиональной деятельности гражданина, который необходимо учитывать для назначения последнему пенсии.

В том случае, если она была утеряна работодателем, то организация обязана восстановить трудовую и внести в нее все сведения о служебной деятельности сотрудника.

Решением вопроса должен заниматься сам работодатель.

При увольнении

В случае прекращения служебных отношений с сотрудником работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в последний день работы подчиненного. В случае, если последний отсутствует по определенной причине на рабочем месте, то руководитель обязан направить ему уведомление о получении трудовой или о согласии на отправление этого документа почтой. Это нужно запомнить.

При увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана сотруднику вместе с окончательным расчетом. Так положено по закону.

По письменному обращению сотрудника, который не получил трудовую, работодатель обязан выдать ее не позднее трех дней с момента обращения последнего. В противном случае работник может обратиться с жалобой в прокуратуру и даже в судебную инстанцию.

Где хранятся трудовые книжки работников организации? По закону документы должны находиться в сейфе или металлическом шкафу, который обязательно закрывается на ключ. Если сотруднику требуется копия трудовой для получения кредита, то специалист по кадрам выдает такую копию и заверяет ее надлежащим образом (ставит свою подпись и печать).

Что ожидает виновного сотрудника в случае порчи или утери трудовой книжки сотрудника? В данном случае нужно обратиться к нормам административного законодательства. Согласно статьи 5.27 КОАП, за нарушение трудового законодательства предусмотрены следующие санкции:

  • на должностных лиц – предупреждение или штраф в сумме от 1000 до 5 тысяч;
  • на лиц, которые осуществляют деятельность без образования юридического лица – штраф от тысячи до пяти;
  • для организаций – только штраф в сумме от 30 до 50 тысяч.

Тем не менее, если работодатель ранее уже нарушал нормы трудового законодательства, то штрафные санкции будет значительно выше. По части 2 статьи 5.

27 КоАП, штраф уже будет от 10 до 20 тысяч на должностное лицо, а на юридическое – от 50 до 70 тысяч. Также, может быть применена дисквалификация уполномоченного лица от года до трех лет.

Это нужно знать всем гражданам, чьи документы были утеряны работодателем.

Дополнительная информация

Выдача трудовых книжек работникам осуществляется работодателем на основании действующего законодательства. Для этих целей в каждой организации существует специальный журнал. Он называется “Книга движения и учета трудовых книжек”. В день увольнения сотрудник обязан получить свою трудовую и расписаться в журнале.

Работодатели боятся ответственности за утерю или порчу трудовых книжек и поэтому относятся к их хранению с максимальной ответственностью. Именно поэтому документы должны находиться в сейфе или специальном металлическом шкафу. И всегда под контролем должностного лица.

Что планируется?

Законодатели уже давно рассматривают вопрос о введении электронных трудовых книжек в России. Сначала это планировалось сделать в 2017 году. Но в настоящее время в России все еще действуют бумажные трудовые книжки.

Минтруд также заявил о том, что нужно более детально изучить вопрос о переводе граждан нашей страны на электронные трудовые документы.

Потому что, по мнению многих специалистов, это позволит уменьшить количество пересылки бумажных документов.

Для информации

Выдать трудовую книжку работнику в отделе кадров организации обязаны в двух случаях:

  • когда это необходимо сотруднику в целях социального страхования;
  • при увольнении из учреждения.

Во всех остальных случаях сотрудник имеет право лишь на получение копии данного документа. Если сотрудник скончался, трудовую книжку может получить его супруга или другие родственники, но только под расписку.

Здесь же хотелось бы сказать еще о том, что работодатель должен приобретать трудовые книжки и вкладыши к ним только в специальных печатных центрах, а также следить за тем, чтобы они соответствовали государственным требованиям. Ведь на каждого молодого сотрудника организация самостоятельно заводит трудовую книжку, в которую вносит сведения о первом месте профессиональной деятельности гражданина. Последний не обязан приобретать ее самостоятельно.

В заключение

При увольнение работника запись в трудовую книжку вносится только на основании приказа руководителя. Никаких сокращений в документе быть не должно. Иначе такая запись будет считаться недействительной. Многие специалисты по кадрам не знают этого и допускают существенные нарушения при заполнении трудовой.

Если гражданин устраивается на работу по совместительству, он не обязан предоставлять в данную организацию трудовую книжку. В данном случае достаточно будет копии с нее, которую можно взять в отделе кадров по основному месту служебной деятельности.

Выдать трудовую книжку на руки работнику работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника, но только в случаях, предусмотренных законом.

Источник: http://fb.ru/article/458903/gde-hranitsya-trudovaya-knijka-rabotnika-i-kto-neset-za-nee-otvetstvennost

Учет и хранение трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: +7 (499) 938 42 63 (Москва) 8 (800) 350 10 92 (Остальные регионы) Это быстро и бесплатно!

Первая – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 ).

Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя.

В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров.

А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если на предприятии ее нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию.

В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:– для должностных лиц (например, руководителя организации) – от 1000 до 5000 руб.;

– для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ ).

Как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати

Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки.

Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки и поставьте на нее обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку.

И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись и дату.

Можно ли выдать сотруднику оригинал трудовой книжки для оформления досрочной пенсии

Нет, нельзя. Выдайте сотруднику заверенную копию либо выписку из трудовой книжки. Сделать это вы обязаны по письменному заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней с момента его подачи.

Об этом сказано в пункте 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. При этом ответственность за нарушение данного требования лежит на сотруднике, отвечающем за ведение и хранение трудовых книжек.

Так, если оригинал трудовой книжки будет выдан сотруднику на руки и он его потеряет, ответственность за утрату полностью возлагается на сотрудника, на которого возложены обязанности по хранению и ведению трудовых книжек.

Данное правило применяется даже в том случае, если оригинал трудовой книжки был выдан сотруднику под расписку. Аналогичной позиции придерживается и Роструд в письме от 18 марта 2008 г. № 656-6-0.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.

Источник: http://pravostoriya.ru/gde-dolzhny-hranitsya-trudovye-knizhki-rabotnikov/

Центр права
Добавить комментарий