Электронный больничный лист в 2019: как принимать и оформлять

Содержание
  1. Электронный больничный лист в 2019 году: действия работодателя
  2. Изменения с 2017 года
  3. Действия работодателя
  4. Электронная подпись
  5. Регистрация руководителя
  6. Договор с ФСС об информационном взаимодействии
  7. Порядок взаимодействия
  8. Преимущества и недостатки электронного больничного листа
  9. Инструкция: Как работать с электронным больничным работодателю
  10. Шаг 2. Перераспределите обязанности
  11. Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях
  12. Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного
  13. Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете
  14. Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия
  15. Зачетная система
  16. Прямые выплаты
  17. Преимущество электронных больничных
  18. Электронные больничные листки в 2019 году: как перейти или отказаться
  19. Электронные больничные листы в 2019 году: действия работодателя
  20. Электронные больничные листы в 2018 году: как это будет работать
  21. Электронные больничные листы в 2019 году для работодателей: как отказаться
  22. Электронный больничный лист в 2019
  23. Электронные больничные листы в 2019 году для работодателей
  24. Как оформить больничный лист в электронном виде в медорганизации
  25. Как работать с электронными больничными работодателю
  26. Исправление ошибок
  27. Кто оплачивает
  28. Плюсы и минусы электронного больничного листа
  29. Действия работодателя с электронным больничным листом в 2019 году – Evle
  30. Необходимость перевода в электронный вид
  31. Порядок формирования документа
  32. Действия работодателя с ЭЛН
  33. Преимущества и недостатки ЭЛН

Электронный больничный лист в 2019 году: действия работодателя

Электронный больничный лист в 2019: как принимать и оформлять

Электронный больничный лист был введен в законодательство еще в июле 2017 года. В 2019 году реализация проекта продолжается. Рассмотрим действия работодателя при получении документа в электронном виде.

Изменения с 2017 года

Электронный больничный лист (ЭБЛ) – документ, подтверждающий отсутствие работника на рабочем месте по причине болезни, родам или ухода, представляемый в электронном варианте.

Подобный вид документооборота упрощает процесс выдачи и учета больничных листов.

В законную силу выдача электронных больничных вступила еще в 2017 году, но большой популярностью программа стала пользоваться в 2019 году.

Электронный больничный лист

На сегодня множество медицинских учреждений представляют физическим лицам электронный больничный лист, поэтому работодатель должен знать свои действия при получении такой формы документа. Право выбора остается за работником, то есть при его желании ему будет выдан бумажный вариант больничного листка. Об этом свидетельствует ФЗ №86 от 1 мая 2017 года.

Электронный вариант документа вносится в базу документооборота на официальном сайте ФСС РФ. Она доступна, как всем медицинским учреждениям, так и каждому работодателю. Для использования программы необходима регистрация, создание личного кабинета, электронной подписи руководства и печати.

Электронный больничный лист

Действия работодателя

Регистрацию необходимо пройти по адресу: cabinets.fss.ru, после этого предоставляется доступ к личному кабинету руководству и бухгалтерии предприятия.

Электронная подпись

Для возможности проводить какие-либо операции в личном кабинете ФСС, необходима ЭЦП. Ее можно заказать в любом специализированном центре. Если таковая уже имеется на предприятии, необходимо уточнить в ФСС, подходит ли она для сдачи отчетов в личном кабинете соцстраха.

Регистрация руководителя

После удостоверения электронной подписи проходится регистрация на официальном портале ФСС. Руководитель компании регистрируется в качестве физического лица и получает учетную запись. Аккаунт требуется подтвердить документально, для этого нужно представить оригинал и копию паспорта.

Дальше через учетную запись руководителя необходимо создать учетную запись самой фирмы или ИП.

До и после внедрения электронного больничного

Договор с ФСС об информационном взаимодействии

Уже с 2017 года ведется рассылка договоров с ФСС об информационном взаимодействии. Также форму договора можно скачать на портале государственной службы. Его необходимо заполнить и передать в службу, только после этого фирма-работодатель и ФСС смогут обмениваться электронными документами.

На сайте ФСС есть специальная программа, которую предлагается скачать на персональный компьютер и пользоваться ею в удобное время. Вместе с программой служба предлагает ознакомиться с инструкцией по использованию продукта, где описываются подробно все действия работодателя при получении, оформлении, и передаче электронного больничного листа в 2019 году.

Как получить электронный больничный лист

Порядок взаимодействия

Если пациент дает согласие на оформление электронного подтверждающего документа, врач создает документ, вносит все необходимые сведения о физлице, а после выздоровления закрывает больничный лист в соответствии с законодательными требованиями. Работнику сообщается номер б/л, который тот, в свою очередь, передает его работодателю в первый свой рабочий день после болезни.

Интересно! Миллион учителям в сельской местности в 2019 году

Затем действия производит бухгалтерия. Через учетную запись находит по номеру документа соответствующий б/л, заполняет соответствующие графы, производит расчет пособия, исходя из положений бухучета, сохраняет данные и закрывает документ. Он автоматически будет доступен специалистам службы соцстраха.

Дальше дело техники: ФСС, ознакомившись с документом, делает перечисления средств на счет предприятия. Бухгалтерия после получения финансирования выплачивает пособие. О своих действиях по выплате пособия по электронному больничному листу в 2019 году работодатель обязан сообщить в ФСС.

Порядок взаимодействия

Найти нужный электронный больничный можно по таким данным:

  • ФИО работника;
  • СНИЛС;
  • номер б/л.

Отметим, что доступ к листкам нетрудоспособности гражданина представляется только к тем, которые были выданы при трудоустройстве лица на этом предприятии. Узнать о болезнях работника в прошлые периоды, когда он был трудоустроен на другом месте, не получится.

Все заполняемые предприятием графы соответствуют тем, что отражены на бумажном документе, поэтому особых проблем с заполнением не должно возникнуть.

Порядок работы

Преимущества и недостатки электронного больничного листа

Многие компании работают по старинке, боясь окунуться в новое и неизведанное. Это вполне уместно закаленным бухгалтерам, они уверены, что бумажные больничные листы будут действовать еще долгое время, и правительство просто не сможет от них отказаться. Но если заглянуть глубже, можно найти множество положительных сторон электронного документооборота.

Преимущества:

  1. В первую очередь упрощаются действия работодателя по заполнению и передаче электронных больничных листов. В 2019 году уже стоит задуматься об экономии времени бухгалтера. Не нужно ждать, когда работник принесет больничный, не нужно вручную просчитывать сумму пособия, ведь после заполнения основных данных, расчет производится автоматически. Также не нужно тратить свое время на предоставление документа в службу соцстраха, после закрытия он будет доступен специалистам.
  2. Если при составлении документа были допущены ошибки, их легко можно устранить, откорректировав запись.
  3. Высокий уровень защиты позволит исключить хищение и подделку документов.

Плюсы электронного больничного

Кроме множества преимуществ есть и свои недостатки:

  1. Для оформления электронного документа необходимо пройти обучение. Медицинский персонал старшего поколения здесь может оказаться под угрозой, ведь для некоторых ПК вызывает страх.
  2. Если больной вызывает врача на дом, возможность оформления электронного б/л отсутствует.
  3. Электронная система иногда подвергается хакерским атакам. Поэтому хоть и малая доля, но она все же есть, порча или удаление внесенных данных.
  4. Необходимость оснащения медицинских учреждений компьютерной техникой.
  5. Обязанность руководства больниц вводить штатную единицу – программист, который регулярно будет производить контроль и ремонт компьютерной техники и ПО.

Электронный больничный лист в 2019 году полностью не вытеснит оформление бумажного документа. Но действия работодателя во многом упростятся.

Проект начал реализовываться еще в 2017 году, но на данный момент есть некоторые недостатки, которые требуют совершенствования.

А мы будем только ждать, когда электронная система приживется и будет признана эффективной и полезной, как для медучреждений, так и работников и предприятий.

Материал подготовлен редакцией сайта pensiyaportal.ru

Источник: https://PensiyaPortal.ru/news/elektronnyy-bolnichnyy-list/

Инструкция: Как работать с электронным больничным работодателю

Электронный больничный лист в 2019: как принимать и оформлять

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.

Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

  1. На esia.gosuslugi.ru перейдите во вкладку «Организации».
  2. Создайте подтвержденную учетную запись, используя квалифицированную электронную подпись, выданную на имя руководителя или на лицо, имеющее право действовать без доверенности.
  3. Заполните карточку с реквизитами.

После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

  • Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
  • Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
  • Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
  • Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
  • Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
  • Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Шаг 2. Перераспределите обязанности

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными.  Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

В Контур.Экстерне электронные больничные можно загружать из ЕИИС, заполнять и отправлять в ФСС

Перейти на сайт

Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.

ФСС оплатит больничный, если он представлен в электронной форме, за три рабочих дня

Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

  • Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
  • Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
  • Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.
  • Если в регионе проходит пилотный проект по прямым выплатам, ФСС оплатит больничный, представленный в электронной форме, за три рабочих дня (в бумажной форме — за 10 дней).

Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус»:

— ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии.

Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений.

От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять  сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за  ошибки. Раньше такое случалось.

Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного

Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.

Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете

По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.

Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.

Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.

Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России.

Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику.

В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.

Зачетная система

Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.

При зачетной схеме:

  • Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
  • Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.

Прямые выплаты

Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».

При прямых выплатах:

  • В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
  • Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
  • Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
  • Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
  • Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.

Подробнее о прямых выплатах читайте в этой статье.

Контур.Бухгалтерия умеет обрабатывать оба сценария для разных регионов. При этом не важно, откуда получены исходные данные: из электронного или бумажного листка нетрудоспособности.

Перейти на сайт

Преимущество электронных больничных

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

Меньше ошибок

При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

Меньше злоупотреблений

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

Меньше работы

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

  • передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
  • учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
  • проверку подлинности больничных;
  • хранение и обработку архива.

Меньше места для архивов

Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности  хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия,
Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн

Источник: https://kontur.ru/articles/4890

Электронные больничные листки в 2019 году: как перейти или отказаться

Электронный больничный лист в 2019: как принимать и оформлять

Пока немногие работодатели перешли на виртуальные бланки. Большинство опасаются сложностей и отказываются участвовать в проекте. Расскажем, как работать с электронными больничным листами в 2019 году, чтобы обезопасить работу компании и главбуха.

В связи с тем, что каждый год Фонд социального страхования обрабатывает огромное количество листов нетрудоспособности, в 2017 году было принято решение о переходе работодателей и медучреждений на виртуальные листки нетрудоспособности. Цель – доступность страхового обеспечения и экономии времени специалистов фонда, работодателей и работников.

Однако пока немногие компании перешли на виртуальные бланки. Большинство опасаются сложностей и отказываются участвовать в проекте. О том, что работодателям надо учесть в работе с электронными больничными листками в 2019 году, расскажем подробнее далее.

Электронные больничные листы в 2019 году: действия работодателя

Присоединиться к проекту виртуальных листков нетрудоспособности может любая компания, в том числе малая или средняя. Для этого надо пройти четыре шага.

1. Заключить соглашение с ФСС о взаимодействии

Организация сможет работать с виртуальными листками нетрудоспособности, но для этого она подписывает с ФСС соглашение об информационном взаимодействии. Оформить соглашение можно только на бумаге (см. образец ниже).

Запишите в форме реквизиты организации и попросите директора расписаться. Затем бумагу отнесите в региональное отделение ФСС, где уполномоченные сотрудники фонда дополнят и тоже подпишут документ.

2. Проверить электронную подпись

У компаний есть подписи, которыми они визируют виртуальную отчетность в налоговую и другие органы. Сертификат оформляют на директора. Убедитесь, что можете использовать подпись для работы с электронными больничными в 2019 году.

Проверить подпись можно самостоятельно. Для этого откройте браузер Internet-Explorer. В пункте меню «Сервис» нажмите «Свойства браузера». Откроется новое окно. Далее нажмите «» > «Сертификаты» и выберите сертификат подписи, который надо проверить. Левой кнопкой мыши откройте его.

На вкладке “Состав” выберите “Показать ” и найдите поле “Субъект”. Если в открытом окне показаны ОГРН и регистрационный номер ФСС, подпись подходит.

Если у организации еще нет подписи, то оформите ее в любом удостоверяющем центре. Список таких центров есть на minsvyaz.ru.

3. Получить доступ к кабинету страхователя на cabinets.fss.ru

В сервис можно попасть, если директор зарегистрировал компанию на портале gosuslugi.ru. Если нет учетной записи, то ее надо сделать, иначе пользоваться сервисом фонда не получится.

Если у компании еще нет учетной записи на портале госуслуг, ее надо сделать. Иначе воспользоваться сервисом фонда не получится

Чтобы оформить личный кабинет организации на портале госуслуг, директор сначала регистрируется на сайте сам как «физик». Затем он создает учетную запись для компании. После этого в личный кабинет страхователя на сайте ФСС руководитель сможет войти по своему логину и паролю для портала госуслуг.

Обычно с листками нетрудоспособности работает бухгалтерия. Поэтому директору удобнее оформить доступ в кабинет страхователя и главбуху.

4. Установить программу

Для входа в кабинет страхователя надо подтвердить усиленную квалифицированную подпись. Для этого установите на компьютер программу ЭЦП Browser plug-in. Когда будете заходить в кабинет страхователя, сервис попросит выбрать подпись. Если на рабочем месте установили единственную подпись, программа не будет предлагать выбор.

Если больничными занимается главбух, то программу проверки установите на его компьютер. Сам сертификат тоже устанавливают на компьютер. Но можно этого не делать. Сертификат сохраните на сервере или в облачном сервисе и предоставьте главбуху доступ.

Дополнительную доверенность на бухгалтера оформлять не надо, поскольку директор уже добавил его в список доверенных на портале госуслуг. После всех шагов бухгалтер сможет заполнять виртуальные листки нетрудоспособности и подписывать их самостоятельно.

Как подключить главбуха к личному кабинету организации на сайте ФСС

Чтобы главбух смог оформлять виртуальные листки нетрудоспособности, надо открыть доступ к личному кабинету на cabinets.fss.ru. УНП испытала процедуру.

Сначала зарегистрируйте компанию на сайте gosuslugi.ru. Для этого у директора как у «физика» должна быть учетная запись на портале. Тогда руководитель сможет создать для своей организации личный кабинет на сайте госуслуг, а затем — на сайте ФСС.

Через систему портала госуслуг получают доступ к услугам ведомств и фондов. Чтобы личным кабинетом ФСС мог пользоваться главбух, нужно записать его как сотрудника в кабинете на сайте госуслуг.

Запишите в личном кабинете  Ф. И. О. и почту бухгалтера. После этого система сразу предложит отправить приглашение новому участнику в группу доступа к личному кабинету организации.

Отправьте приглашение. Главбух получит его на почту. В письме будет ссылка, по которой нужно будет пройти на сайт госуслуг и авторизоваться. Это получится, если бухгалтер тоже зарегистрировался на портале как «физик». После того как сотрудник зайдет на сайт госуслуг с личным логином и паролем, система портала сразу же привяжет его учетку к данным.

Следующий шаг – разрешить бухгалтеру доступ к кабинету страхователя на сайте ФСС. Это сделает директор через личный кабинет на сайте госуслуг.

Для этого во вкладке «Доступ к системам» надо найти группу «Электронное правительство Госуслуги» и нажать на «Участники» > «Добавить участника в группу».

Появится окно, в котором надо нажать «Добавить участников» и ввести часть фамилии главбуха. Система покажет сотрудника, нажмите «Добавить».

Главбух сможет заходить на cabinets.fss.ru через авторизацию под своим логином и паролем на портале госуслуг. После того как прошли проверку на портале госуслуг, система автоматически вернет пользователя на страницу для входа в кабинет страхователя.

Система предложит главбуху начать работу как «физику» или как организации. Выберите вход как организация. При этом на компьютере главбуха должен быть сертификат электронной подписи компании. Если все сделали правильно, главбух попадет в личный кабинет ФСС.

Электронные больничные листы в 2018 году: как это будет работать

Пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам назначают и выплачивают на основании бумажного листа нетрудоспособности или виртуального документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью медицинского работника и организации. Новым порядком предусмотрено, что врач может оформить электронный больничный лист, если:

  1. Пациент дает письменное согласие на это;
  2. Медучреждение и работодатель участвуют в специальной системе выдачи листка нетрудоспособности в виртуальной форме.

Работник вправе обратиться в медучреждение, где по окончании лечения ему выдадут лист нетрудоспособности, оформленный с его согласия в виртуальной форме. При этом он получит только номер документа, который надо передать работодателю. Организация и фонд при этом получат все необходимые сведения для расчета и возмещения пособий через специальную электронную систему.

Как главбухам решить проблемы из‑за электронных больничных

В любую бухгалтерию работник сейчас может принести электронный листок нетрудоспособности. Такие листки выдают больше половины клиник в стране. У коллег возникают проблемы при работе с такими листками. Эксперты газеты “УНП” совместно с ФСС нашли решения.

Узнать решение

Электронные больничные в 2019: схема документооборота

Фонд планирует, что в 2019 году половина всех листков будет виртуальной, а в 2021 году бумажные листки совсем исчезнут. То есть с вероятностью 50/50 ФСС убедит вас уже в этом году перейти на новые листки нетрудоспособности .

ФСС обещает организациям безболезненный переход, а бухгалтерам – упрощение работы. Так ли это, мы выяснили у компаний, которые уже перешли на виртуальные листки.

Главбухи поделились с “УНП” проблемами, с которыми столкнулись. Узнайте, что вас ждет когда фонд заставит принимать новые больничные

Сейчас клиники оформляют электронные и бумажные листки. Теперь порядок их выдачи учитывает особенности виртуальных документов. Минздрав изменил приказ от 29.06.2011 № 624н (документ по ссылке ниже).

В приказе уточнят, что он распространяется на электронные листки нетрудоспособности. Минздрав прописал, как сотруднику получить такой бюллетень. Для этого работник должен представить в поликлинике документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.

Фонд выдаст несколько бумажных листков нетрудоспособности, если сотрудник работает в нескольких организациях. А вот виртуальный листок поликлиника сформирует один – его номер сотрудник сможет представить всем работодателям.

Листок нетрудоспособности оформляют в день обращения работника с его письменного согласия и размещают в базе ФСС. Но работодатель сможет увидеть бланк в этой базе после того, как больничный будет закрыт. Поэтому нельзя оплатить бюллетень сотруднику до окончания болезни.

Чтобы работать с электронными листками, компании нужен личный кабинет на cabinets.fss.ru. Если организация не подключится к электронному обмену больничными, работники смогут получить только бумажные бюллетени.

Как выглядит электронный больничный лист в 2019 году (образец)

Электронные больничные листы в 2019 году для работодателей: как отказаться

Компании не хотят принимать виртуальные листки нетрудоспособности. Но фонд требует объяснений. А сотрудники вправе сами выбрать, какой бюллетень предъявить работодателю.

Многие задают вопрос: обязательно или нет переходить электронные больничные листы с 2019 году? Организации вправе не применять виртуальные листки, ведь они еще не обязательны. Но потребуется попросить сотрудников не брать их и дать пояснения фонду.

Предупредите работников. Нельзя требовать, чтобы работники представляли только электронные или только бумажные листки нетрудоспособности.

Работников можно лишь предупредить, что организация не подключилась к виртуальному обмену листками, и попросить брать бумажный бюллетень. Для этого разошлите работникам письма или сделайте объявление.

Поясните, почему организация не переходит на электронные больничные. Например, потому что новая система только заработала и ее еще до конца не отладили. Пока надежнее брать бумажный.

Когда работник предъявляет код виртуального листка нетрудоспособности, считается, что сотрудник представил бюллетень к оплате.

Предупредите работников: компания не обязана начислять и платить пособие по такому листку, пока не подключилась к системе (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Тогда организация не нарушит трудовое законодательство, даже если сотрудник предъявит работодателю код листка. Это подтвердил Роструд.

Напишите пояснения для фонда. Поясните, почему организация не собирается использовать виртуальные листки, только если ФСС прислал запрос. Такие письма из фонда стали получать главбухи по всей стране, об этом сообщают читатели.

Сотрудники фонда собирают пояснения, чтобы изучить причины отказов от электронных листков и улучшить систему. Ответ подготовьте на бланке компании. Форма письма свободная. Перечислите причины, по которым не переходите на электронные больничные в 2019 году:

  • такие листки еще не обязательны;
  • нет утвержденного порядка работы с листками;
  • у компании много сотрудников, поэтому необходимо автоматизировать обработку больничных, но нет средств на доработку бухгалтерских программ.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/51826-elektronnyy-bolnichnyy-list-v-2019-godu

Электронный больничный лист в 2019

Электронный больничный лист в 2019: как принимать и оформлять

С больничными в электронной форме работодателям работать гораздо удобнее, чем с бумажными. Их нельзя подделать, невозможно потерять и проще заполнить. Все подробности читайте в нашей статье

Электронные больничные листы в 2019 году для работодателей

У работодателей появился выбор – они могут принимать не только привычные бумажные листы нетрудоспособности, но и электронные. Отличие в том, что эти документы создаются и хранятся в информационной базе и заверяются усиленными электронными цифровыми подписями (ЭЦП).

В законе пока что нет всеобщей обязанности присоединиться к программе электронных больничных – на данный момент это дело добровольное, и каждая компания сама решает, участвовать в ней или нет. Окончательная дата оцифровки этой стороны документооборота пока не определена ни одним актом.

Если человек работает в компании, не присоединившейся к программе, он должен принести работодателю бумажный лист нетрудоспособности – работодатель вправе отправить сотрудника переоформлять документ. В этом случае врачу придется отметить в электронном листке, что его действие прекращено и выдать бумажный.

Если компания готова принимать цифровые документы, руководству следует сообщить эту новость сотрудникам. Работникам надо рассказать, что врач еще до оформления должен взять согласие на “переход в цифру” от больного.

И что они сами смогут потом следить за больничным и сделанными выплатами, оформив учетную запись третьего уровня на госуслугах.

Также надо упомянуть, что электронные больничные не отменяют бумажные, поэтому они сами будут определять предпочтительный вариант.

Как оформить больничный лист в электронном виде в медорганизации

Медучреждение открывает цифровой лист так:

  • пациент предупреждает доктора, что хочет получить цифровой больничный. Он должен предоставить сведения об участии своей компании в программе, подписать согласие на выдачу документа в цифровой форме, указать СНИЛС;
  • врач направляет запрос для присвоения номера документу. После получения ответа доктор заполняет все положенные графы и заверяет цифровой подписью;
  • медучреждение заверяет сформированный документ своей ЭЦП и отправляет в систему «Соцстрах».

Если есть необходимость продлить больничный, в листок прямо в системе вносят новые записи. Врач распечатывает для пациента талон, в котором есть номер цифрового документа, период болезни.

Полученный талон пациент передает работодателю, и бухгалтерия потом посчитает пособие. Оформление больничных, независимо от их формы, производится бесплатно.

Что касается цифрового варианта, можно не волноваться о конфиденциальности – данные перебрасываются по защищенным каналам.

Как работать с электронными больничными работодателю

Чтобы ввести в свой документооборот электронный больничный лист в 2019 году действия работодателя должны начаться с регистрации. Пошаговая инструкция выглядит так.

Шаг 1. Регистрация. Чтобы обрабатывать цифровые листки в личном кабинете, надо завести учетную запись на сайте госуслуг, а затем с теми логином-паролем зайти в личный кабинет страхователя на сайте ФСС

Шаг 2. Установка программы. На сайте ФСС надо скачать программу «Подготовка расчетов для ФСС». Там же есть инструкция к ней. После установки можно будет работать с цифровыми листками.

Шаг 3. Заключение соглашения с ФСС. ФСС предлагает страхователям заключить соглашение о взаимодействии. Его нужно заполнить, распечатать, подписать у руководителя и отправить обратно.

Шаг 4. Внесение изменений в документы. Компания, решившая войти в программу, должна отобразить это в ЛНА. В учетной политике отдельным пунктом отображается, что больничные теперь принимаются в обоих вариантах. И надо уведомить об этом работников.

Сотрудники тоже должны завести личные кабинеты

В личном кабинете работодателя нужно совершить следующие действия:

1) на странице «ФСС: Электронные кабинеты» войти в «Кабинет страхователя», ввести логин и пароль подтвержденной учетной записи;
2) выбрать нужную ЭЦП, если их несколько, потом запросить больничный;

►Дальнейшие действия подробно описаны в статье журнала “Справочник кадровика”

Исправление ошибок

Исправить ошибки и опечатки в электронной версии проще, чем в бумажном. Все, что требуется:

  • внести корректировку в записи страхователя;
  • вписать причину исправления;
  • подписать;
  • заново отправить в ФСС.

Кто оплачивает

Порядок выплаты пособия остался тем же: компания оплатит три первых дня болезни, ФСС – все остальные, начиная с четвертого. Полностью оплачивает соцстрах, если сотрудник:

  • оказался временно нетрудоспособен из-за несчастного случая на производстве или профзаболевания;
  • ставил протез в стационаре;
  • после этого по направлению стационара долечивался в санатории;
  • брал больничный по уходу за членом семьи;
  • был на карантине (сам, с ребенком-детсадовцем, с другим недееспособным членом семьи).

Плюсы и минусы электронного больничного листа

Если с тем, как оформить цифровой лист нетрудоспособности, работодатели разбираются достаточно быстро, то оценить его плюсы и минусы не всегда могут сходу. 

К плюсам можно отнести:

  • удобство получения – оформляется онлайн и не выдается на руки, его невозможно потерять;
  • тратится меньше времени на оформление – не надо распечатывать и носить из кабинета в кабинет, собирая подписи и печати;
  • у врача появляется больше времени на общение с пациентом, поскольку все данные пациента вводятся один раз и не требуют повторного занесения;
  • нет проблемы с хранением и архивированием бумажных экземпляров;
  • невозможно испортить и практически нереально подделать;
  • информация легко доступна всем причастным лицам – ФСС, работодателю, сотруднику;
  • система и ФСС контролируют сроки выплаты пособий по электронным больничным;
  • сделанный расчет можно проверить программным калькулятором, что существенно снижает непреднамеренные ошибки – их проще отыскать и исправить;
  • нет надобности в постоянных проверках ФСС.

Из минусов можно отметить:

  • медики должны будут пройти курсы повышения квалификации, чтобы научиться работать с новым ПО;
  • «человеческий фактор» все равно остается;
  • все медучреждения придется снабдить компьютерами;
  • в системе могут возникать сбои и неполадки, а также вирусные атаки, из-за которых процесс выдачи больничного будет затруднен;
  • такой документ невозможно оформить при вызове врача на дом.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098039-18-m8-elektronnyy-bolnichnyy-list-v-2019-godu-deystviya-rabotodatelya

Действия работодателя с электронным больничным листом в 2019 году – Evle

Электронный больничный лист в 2019: как принимать и оформлять

Оформление больничных уже давно поставлено на поток, однако, до настоящего момента они были только в бумажном виде.

Сейчас же, учитывая активное внедрение в жизнь людей компьютеров и интернета, всё большее количество документов получают возможность передаваться в электронном виде. Больничные листы не могла обойти такая тенденция.

О действиях работодателя для оформления электронных больничных листов в 2019 году будет эта статья.

Необходимость перевода в электронный вид

Инициатива аргументирована так:

  • Хранение документации на бумажных носителях необходимо снижать, потому что цифровой вид упрощает взаимодействие с ними, а также сортировку и архивирование.
  • Так как больничные листы – это один из самых часто подделываемых документов, компьютерная версия позволяет ещё больше усилить меры информационной безопасности, а также предпринять новые технологии для проверки подлинности.
  • Электронные версии позволяют проще отслеживать и передавать сведения между физическими лицами и организациями.

Но не всё так просто. Несмотря на то что оформление электронных листков нетрудоспособности разрешено, выдать их могут только при выполнении следующих условий:

  1. Работодатель имеет учетную запись с личным кабинетом на сайте ФСС.
  2. У медицинского учреждения, где планируется получить справку, подключена система для работы с электронными версиями.
  3. У сотрудника компании есть оформленное согласие на выдачу документа не только в бумажном виде, который сейчас выглядит так.

Если любое из этих требований не будет выполнено, то больничный оформят как обычно.

Порядок формирования документа

В медицинском учреждении электронный лист временной нетрудоспособности будет составляться, следуя таким шагам:

  1. Человек заболел и сообщает своему врачу, что хочет взять электронный лист нетрудоспособности. Также нужно сказать, что работодатель участвует в этой программе и может предоставить любые необходимые данные. Дополнительно понадобится заявление на выдачу цифровой формы и СНИЛС (или хотя бы его номер).
  2. Доктор делает запрос в особую систему «Соцстрах», чтобы будущему документу дали код. Вместе с ним в специальной программе происходит заполнение листа.
  3. Код будет передан пациенту.
  4. Когда документ заполнен окончательно, врач заверяет его электронной подписью для дополнительной безопасности.
  5. Медицинское учреждение тоже ставит свою цифровую подпись.
  6. Лист отправляется в систему «Соцстрах».

Оформление таких больничных бесплатное. Вот как выглядит программа, в которой заполняются данные для неё:

Действия работодателя с ЭЛН

После того как работник узнает номер созданного для него электронного больничного листа, он должен передать его работодателю. Далее события будут развиваться по следующему алгоритму:

  1. Бухгалтерия или отдел кадров получает номер документа и СНИЛС работника.
  2. По этим данным они делают запрос в Фонд Социального Страхования для подтверждения существования записи в системе с таким номером.
  3. Когда лист направляется в компанию, где работает пациент, специалисты исправляют возможные ошибки, и вписывают в свой блок информацию, который так и называется — «Заполняется работодателем». Там отмечаются: название компании, должность застрахованного лица, ИНН, информация о его стаже и заработной плате, время больничного, ФИО нанимателя и заполняющего документ должностного лица и другие данные.
  4. Программа на основе введенной информации рассчитает необходимое пособие.
  5. Пособие выплачивается работнику, оформившему больничный лист, а оповещение об этом и сумма сообщается в ФСС.

Стоит сделать несколько важных замечаний по поводу действий работодателя:

  1. Чтобы сотрудники могли пользоваться такими возможностями, их наниматель обязательно должен быть зарегистрирован в системе. Для этого:
  • Необходимо получить электронную подпись или, если она уже есть, удостовериться, что она подойдёт для работы с ФСС.
  • После нужно пройти обязательную полную регистрацию на сайте Госуслуги, причем не только работодателю, но и всем сотрудникам компании.
  • Третьим шагом — заключить с ФСС договор о сотрудничестве. Он передаётся в отделение Фонда на специальном бланке, который можно скачать здесь. Потом на их сайте, используя логин и пароль в личном кабинете, можно будет: печатать и экспортировать листы, просматривать их без возможности редактуры, проверять журналы внесения изменений в ЭЛН и выплат пособий, получать уведомления о закрытии листов сотрудников.
  1. После процедуры регистрации работодатель обязан сообщить работникам о новых возможностях. Не менее важно грамотно проинформировать о том, что листы можно делать и на бумажном носителе, а также объяснить оформление ЭЛН пошагово.
  2. Обязательно проинформировать бухгалтерию или кадровый отдел о внесении изменений в политику компании, чтобы те скачали необходимое программное обеспечение и были готовы обрабатывать запросы, ведь такие документы должны оформляться быстро.

Наниматель сможет получить ЭЛН только после его закрытия. До этого его можно будет просмотреть, но не полностью – диагноз зашифруется для сохранения врачебной тайны.

Преимущества и недостатки ЭЛН

Многие граждане могут решить, что оформление электронного документа – это слишком сложно, и заняться хлопотами с бумажной версией, которая продолжает существовать, и, вопреки распространённому мнению, будут действовать ещё очень долго. Но чтобы точно определить, что лучше, стоит узнать подробнее о системе создания ЭЛН.

Необходимо понять не только как она работает, но и в чем её плюсы и минусы. Так, среди преимуществ можно отметить:

  1. Если в документ необходимо будет внести дополнения, к примеру, при продлении больничного, то это легко можно сделать прямо через компьютер. Не менее просто будет закрыть лист, потому что в его электронную версию просто вносится соответствующая информация и после заверения подписями решение вступает в силу. А данные об этом сохранит система «Соцстрах».
  2. Обязательное добавление двух электронных подписей и защищённость каналов связи позволит защитить информацию из больничных листов только для пациентов и медицинских учреждений, а также избежать похищения и подделок.
  3. Такие документы невозможно испортить.
  4. Их легче и быстрее заполнять, что позволит врачам освободить больше времени на выполнение прямых обязанностей.
  5. Расчет пособий упрощён, и его нельзя изменить искусственно.
  6. Учитывая высокую степень защиты и цифровые ресурсы, данные не будут множество раз проверяться на всех этапах оформления электронного больничного листа.
  7. Упрощена транспортировка, хранение документации.

О недостатках тоже стоит говорить, поэтому в их число обычно вносятся:

  1. Необходимость обучения медицинского персонала пользоваться программами для создания больничных листов. Старшее поколение может оказаться под угрозой увольнения, если не покажет успехи в освоении новых технологий.
  2. Невозможно оформлять лист при вызове врача на дом.
  3. Как и у любой информации, находящейся в сети, есть опасность её порчи или полного удаления из-за хакерских атак или вирусов.
  4. Человеческий фактор не будет исключен полностью.
  5. Электронная система может сбоить и требует постоянного контроля.
  6. Все медицинские учреждения придётся оснащать компьютерами в обязательном порядке.
  7. Необходимость иметь штатного программиста, который будет оперативно исправлять ошибки или чинить технику, если у медработников возникнут сложности.

Электронный больничный лист — это хорошая и правильная идея, которая может оказаться очень полезной, если будет верно реализована.

Пока она только начинает входить в жизнь работающих граждан, говорить о её будущем трудно и есть недостатки, которые нужно решить и достоинства, требующие совершенствования.

Остаётся надеяться, что эта система приживётся и будет признана полезной как пациентами, так и врачами, не становясь для них дополнительным бременем.

Действия работодателя с электронным больничным листом в 2019 году Ссылка на основную публикацию

Источник: https://evle.ru/zarplata-i-kadry/dejstviya-rabotodatelya-s-elektronnym-bolnichnym-listom-v-2019-godu

Центр права
Добавить комментарий