Электронные трудовые книжки

Содержание
  1. Трудовая книжка в электронном виде
  2. Что представляет собой документ?
  3. Сходства и различия с бумажным вариантом
  4. С какой целью его планируют ввести?
  5. Аргументы «за» и «против»
  6. Проблемы внедрения проекта-2016
  7. Электронные трудовые книжки – все за и против
  8. Появятся ли в 2018 году трудкнижки в электронном виде?
  9. Как будет выглядеть документ, когда введут электронную трудкнижку?
  10. Переход на электронные трудовые книжки в 2017-2018 годах: аргументы за
  11. Трудкнижки станут электронными: аргументы против
  12. Итоги
  13. Электронные трудовые книжки в 2019 году: законопроект, образец заполнения
  14. Нововведения в трудовом законодательстве
  15. Особенности нового формата трудовой книжки
  16. Отличия от бумажного формата
  17. книжки
  18. Главные причины изменения формата трудовых книжек
  19. Плюсы и минусы новой системы
  20. Электронная трудовая книжка
  21. Традиционный формат трудовой книжки
  22. Перспективы введения электронной документации
  23. Планируется ли переход на электронный аналог
  24. Плюсы и минусы нового формата
  25. Возможные проблемы внедрения
  26. Электронные трудовые книжки: поправки в Трудовой кодекс РФ
  27. Какие сведения из трудовой книжки нужно передавать в Пенсионный фонд?
  28. Почему сведения об профессиональном образовании не нужно вносить в электронные трудовые книжки?
  29. Как проверяется диплом о дополнительном профессиональном образовании?
  30. Порядок ведения электронных трудовых книжек
  31. Приём на работу по электронной трудовой книжке
  32. Увольнение работника по электронной трудовой книжке
  33. Когда введут электронные трудовые книжки?
  34. Зачем отменяют бумажные трудовые книжки?
  35. Изменения в КоАП в связи с введением электронного формата трудовых книжек
  36. Электронные трудовые книжки
  37. Когда введут электронные трудовые книжки (законопроект)
  38. Плюсы и минусы трудовой книжки в электронном виде
  39. Этапы перехода на электронную систему учета трудовой деятельности
  40. Прекратят ли существовать бумажные трудовые книжки?

Трудовая книжка в электронном виде

Электронные трудовые книжки

В 2019 году в Министерстве труда и социальной защиты продолжается подготовка проекта учета занятости граждан в электронном виде. Планируется разработка специальных баз данных, в которые будет заноситься вся информация о трудовой деятельности жителей страны.

В прессе можно встретить различные точки зрения по возможности перехода на ведение трудовых книжек в электронном виде. Необходима ли реализация такой программы, аргументы «за» и «против», а также трудности с внедрением проекта обсудим в статье.

Что представляет собой документ?

Трудовая книжка является официальным документом, в котором содержится вся информация о сотруднике, история его должностных переходов и мест работы. Образец, правила заполнения и хранения таких бланков регулируются законом.

Бумажная форма трудовой книжки с годами приходит в негодность, может потеряться или даже намеренно быть испорчена самим работником. Поэтому уже несколько лет на государственном уровне рассматривается программа перехода на электронный оборот сведений по трудоустройству граждан.

Документ будет представлять собой файл, хранящийся в общероссийской базе персонифицированного учета.

Электронная трудовая книжка характеризуется следующими особенностями:

  • ведение кадровой информации в специализированных базах данных;
  • удобная навигация и поиск необходимых сведений по персоналу;
  • защищенность данных по трудовой деятельности от потерь или несанкционированного доступа;
  • интеграция с государственными службами (Пенсионный фонд, структуры Министерства социального развития).

Например, после окончания института Петров И.И. впервые устроился на работу в организацию ООО «Свет». Сотрудник отдела кадров вводит всю необходимую информацию по молодому специалисту в единую систему учета.

Далее в файл Петрова И.И. последовательно вносятся данные по переходам на другие должности или места работы. Сведения открыты для обработки территориальным отделениям Пенсионного фонда и Управлению социальной защиты населения.

Сходства и различия с бумажным вариантом

Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки не меняется: это главный документ каждого работающего гражданина страны.

Также не будет изменений в содержании основной информации:

Главные различия электронной трудовой книжки с ее бумажным предшественником представим в виде наглядной таблицы.

Сравнительные характеристики Электронный вид Традиционный вид
Учет данных В электронной форме без привязки к физическому носителю В бумажном варианте
Ведение информации В печатном виде Рукописным способом
Автоматизация процесса Поддерживается (сканирование, распознавание текста, автозаполнение форм) Недоступна
Интеграция с базами данных других государственных органов Предусматривается (например, Пенсионным фондом или реестрами управлений социальной защиты населения) Не поддерживается

С какой целью его планируют ввести?

Во многих странах трудовые книжки перестали существовать в принципе. Например, в Европе такой инструмент считается устаревшим, его полностью заменили электронные базы данных Пенсионных фондов и рекомендательные письма.

К бумажным трудовым книжкам накопилось достаточно много претензий как со стороны работодателей, так и со стороны сотрудников:

  • риск утери или порчи документа, восстановление которого будет проблематичным и длительным по времени;
  • случаи с мошенничеством в отношении бланков (их часто подделывают, образцы нелегально продаются в интернете или на улицах);
  • затраты организаций на хранение трудовых книжек сотрудников (при большой численности персонала необходимо выделять отдельные стеллажи и хранилища);
  • расходы на кадровое делопроизводство (подготовка и заверение копий таких документов, ручное заполнение).

Полная отмена трудовых книжек в стране является радикальным решением, к которому не подготовлены ни организации, ни работники, в то время как введение электронного оборота таких документов служит альтернативным способом, позволяющим решить все проблемы бумажной трудовой книжки.

Аргументы «за» и «против»

Сторонники и противники электронного ведения данных по трудоустройству жителей страны находят все новые плюсы и минусы такой системы.

Среди положительных аспектов отмечают:

  • возможность постоянного совершенствования процесса (интеграция с другими системами, автозаполнение форм);
  • защита от ошибок или описок, которые часто встречались при заполнении трудовых книжек вручную;
  • отсутствие смысла в подделке бланков;
  • сведение к минимуму риска потери информации о трудовой деятельности граждан;
  • упрощение кадрового делопроизводства;
  • защиту от недобросовестных работодателей, которые удерживают трудовую книжку и затягивают ее выдачу при увольнении.

Противники перехода на электронные трудовые книжки выдвигают следующие аргументы:

  • высокие затраты государства на разработку, поддержку и защиту от несанкционированного доступа базы данных со сведениями по трудовой деятельности граждан;
  • необходимость ввода в систему большого объема информации с бумажных документов;
  • риски сбоя программного обеспечения или поражения вирусами;
  • невозможность реализации программы в труднодоступных регионах страны, в которых нет доступа в интернет.

Проблемы внедрения проекта-2016

Сроки внедрения электронных трудовых книжек ежегодно откладываются. Ранее планировалось начать реализацию проекта в 2019 году. Однако на текущий момент подтверждений этой информации нет.

Трудовая книжка в электронном виде до сих пор не внедрена в стране вследствие трех основных проблем:

  • отсутствие разработанной базы данных;
  • не проработан вопрос по правам доступа к системе учета государственных служб и прочих заинтересованных сторон;
  • неясен порядок действий с электронными книжками в сложных ситуациях (например, при программных сбоях).

Реализация проекта перехода на электронные трудовые книжки отложена на неопределенный срок.

Но это не значит, что программа закрыта. Ведь в упрощении и прозрачности кадрового делопроизводства заинтересованы все три стороны процесса: государство, работодатели и сотрудники.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/jelektronnaja-trudovaja-knizhka/

Электронные трудовые книжки – все за и против

Электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки — удобный, но не самый надежный инструмент организации кадрового учета. Изучим перспективы их введения на российских предприятиях.

Появятся ли в 2018 году трудкнижки в электронном виде?

Как будет выглядеть документ, когда введут электронную трудкнижку?

Переход на электронные трудовые книжки в 2017-2018 годах: аргументы за

Трудкнижки станут электронными: аргументы против

Итоги

Появятся ли в 2018 году трудкнижки в электронном виде?

В апреле 2017 года в одном из интервью СМИ вице-премьер Правительства РФ Ольга Голодец заявила, что ожидает введения электронных трудкнижек в России с 01.01.2018.

Как сообщила Голодец, проект о переходе на электронные трудовые книжки разрабатывался давно и начинает выходить на финишную прямую.

Вице-премьер отметила, что для окончательного принятия решения по вопросу электронных трудовых книжек необходимо согласовать позиции работодателей и профсоюзов.

Предполагается, что при введении электронных трудкнижек будет промежуточный этап, когда одинаково законными будут как инновационный тип документа, так и традиционная бумажная трудовая книжка.

В мае 2017 года, спустя некоторое время после анонсирования Ольгой Голодец вывода на финишную прямую работы по введению трудовых книжек в электронном виде, другой чиновник, министр труда и социального развития Максим Топилин, рассказал о перспективах трансформации бумажного кадрового документооборота в электронный. Позиция министра была обозначена на встрече министров труда и занятости «Большой двадцатки», проходившей в немецком городе Бад-Нойенаре.

Топилин не разъяснил, что понимать под данной процедурой — только обеспечение применения электронных трудовых книжек или же работу с другими кадровыми документами. Но было обозначено, что пилотный проект, в рамках которого будут реализованы технологические и правовые механизмы обеспечения кадрового документооборота в электронном виде, планируется провести на базе инфраструктуры Сбербанка.

Как будет выглядеть документ, когда введут электронную трудкнижку?

Вместе с тем никаких проектов ведомственных или федеральных нормативных актов, регулирующих внедрение рассматриваемого документа либо устанавливающих его формат, органы власти пока нигде не опубликовали. Достоверно неизвестно, когда введут электронные трудовые книжки. Неясно и то, что может представлять собой электронная трудовая книжка как кадровый документ на практике.

Но как будет выглядеть электронная трудовая книжка? Вполне вероятно, что она будет представлять собой:

1. Технологический механизм, позволяющий избежать применения традиционной трудовой книжки как бумажного кадрового документа и в то же время воспроизводящий ее основную функцию. А именно: юридическое заверение сведений о стаже и содержании работы гражданина, необходимых прежде всего для корректного исчисления его пенсии.

То есть в данном случае речь пойдет, скорее всего, об отмене бумажных трудкнижек и их замене электронными формами учета, с помощью которых работодатели и государственные органы смогут фиксировать известные им сведения о работниках и обмениваться такими сведениями.

2. Специальный электронный формат трудовой книжки наподобие электронного больничного или налоговой декларации.

Он может подписываться с помощью ЭЦП и храниться на сертифицированных серверах — работодателя или правительственных структур.

Можно рассмотреть аргументы за и против применения электронных трудовых книжек. Они будут достаточно общими вне зависимости от конкретного формата таких документов.

Переход на электронные трудовые книжки в 2017-2018 годах: аргументы за

К ключевым аргументам за переход на электронные трудкнижки (электронный кадровый документооборот) правомерно отнести:

1. Снижение рисков, связанных с возможной утерей трудкнижек.

Очевидно, все сведения о стаже и содержании работы граждан будут располагаться на электронных носителях, облачных или физических, на защищенных серверах. При необходимости любое заинтересованное лицо сможет получить доступ к таким сведениям через электронные трудовые книжки.

2. Избежание имеющих место сегодня расходов работодателей и работников на покупку бумажных бланков трудкнижек, организацию их учета и хранения.

Стоимость 1 бланка трудкнижки сейчас составляет порядка 200 руб. Для организации их хранения работодателю потребуется купить специальный сейф и обеспечить контроль доступа к нему. Время от времени требуется инвентаризация трудкнижек — процедура, которая отвлекает ответственных работников от других корпоративных дел, быть может, более важных для бизнеса.

3. Повышение эффективности работы кадровых служб за счет возможности оперативного заполнения (корректировки) электронных трудовых книжек на компьютере.

Заполнение обычной трудкнижки — довольно трудоемкая процедура, поскольку она должна производиться вручную. В бумажном документе нежелательны ошибки, так как их исправление также занимает время. В электронной трудовой книжке проблем с корректировками быть не должно.

Вместе с тем по каждому из обозначенных аргументов за введение электронных трудовых книжек можно привести и контраргументы.

Трудкнижки станут электронными: аргументы против

Порядок восстановления сведений о стаже и содержании работы гражданина при утере бумажной трудкнижки достаточно четко регламентирован законом. Хранятся такие сведения распределенно (у работодателей, государственных органов), и в случае их утери одними лицами можно, как правило, запросить нужные данные у других субъектов.

При внедрении электронных трудовых книжек хранение таких данных, скорее всего, будет осуществляться более централизованно — с применением ограниченного спектра серверов. И если по каким-то причинам ведущий сервер выйдет из строя, восстановить сведения, сохраненные на нем, может быть просто неоткуда.

Издержки на хранение трудкнижек сегодня могут оказаться совершенно незначительными на фоне возможных расходов на обеспечение защиты электронного документооборота. В этих целях работодателям, вероятно, придется обзаводиться специальными квалифицированными ЭЦП — возможно, на каждого сотрудника. Сертификаты подписей будут требовать регулярного и не бесплатного обновления.

Электронное заполнение кадровых документов удобно. Но компьютер кадровика может в любой момент зависнуть, заразиться вредоносным кодом — и тогда работа отдела встанет, оформить новых сотрудников с помощью электронных трудовых книжек окажется невозможно. Кроме того, возможны перебои с интернетом (или вовсе его отсутствие — в отдаленных районах).

Имеет смысл, таким образом, говорить о том, что в 2017–2018 годах электронные трудовые книжки следует использовать в сочетании с традиционными — как вспомогательными на случай сбоев в электронном оборудовании.

Итоги

Представители власти заявляют, что в 2018 году появятся электронные трудовые книжки.

Но пока не принято никаких нормативных актов (и даже проектов), которые позволили бы получить представление о формате и способах применения инновационных трудкнижек.

Если в ближайшем будущем трудовые книжки станут электронными, то правомерно говорить о необходимости переходного периода, в рамках которого бумажные трудовые книжки будут применяться наряду с инновационными кадровыми документами.

Узнать больше об особенностях применения трудкнижек вы можете в статьях:

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/elektronnye_trudovye_knizhki_vse_za_i_protiv/

Электронные трудовые книжки в 2019 году: законопроект, образец заполнения

Электронные трудовые книжки

Современные электронные трудовые книжки придут на смену своим традиционным собратьям. С таким сообщением выступил Савва Шипов — заместитель министра экономического развития РФ на очередном заседании «Евразийской недели 2017» в городе Астана.

Нововведения в трудовом законодательстве

Информационные технологии прочно вошли в нашу жизнь, сегодня они коснулись почти каждой сферы нашей жизни. Трудовая деятельность граждан РФ не стала исключением, в скором времени ее затронут значительные изменения.

Еще в 2011 году на пресс-конференции замглавы Минздравсоцразвития Александра Сафонова появились предпосылки к началу компании по замене традиционных бумажных трудовых книжек на электронные. Мысль чиновника заключалась в том, что для достаточной защиты прав работников, достаточно трудового контракта или договора, где точно зафиксировано начало трудовых отношений.

После подписания данного документа, фиксируется вступление в трудовые отношения, и работник юридически защищен от возможного обмана работодателя. Возникает вопрос: а как же будет проходить расчет пенсии? Здесь не стоит переживать, все данные персонального учета стажа работы занесены в базу Пенсионного фонда России.

Поэтому трудовая не играет никакой роли в формировании пенсии.

Вопрос долго обсуждали, но вскоре убрали в долгий ящик. Вновь о реформе трудовых книжек заговорили в рамках программы «Цифровая экономика России».

Инициатором перевода трудовых книжек в электронные стало Министерство социальной защиты РФ. Теоретически реформа уже готова к работе, и подписана 28 июля 2017 года премьер-министром Дмитрием Медведевым.

К слову сказать, никто не собирается сразу отменять привычные для нас бумажные трудовые, переход будет проходить плавно.

Уже началась разработка концепции интерактивного взаимодействия между нанимателем и подчиненным. Формулировкой концепции занялось экономическое ведомство РФ. Главными аспектами в работе над нововведением станет:

  • Разработка стандартных документов, регламентирующих электронные трудовые отношения;
  • Работа над формулировкой принципов безбумажных отношений работодателя и подчиненных;
  • Создание электронной формы для заключения трудового договора.

Полноценно планируется запустить реформу для введения электронных трудовых книжек уже к 2020 году, а уже к 2022 году в такой системе будет работать около 60% работодателей.

Особенности нового формата трудовой книжки

Еще в далеком 1919 году, когда трудовая книжка только появилась в России, она стала основным документом, содержащем все данные о трудовом пути гражданина РФ. Таковой она остается и по сегодняшний день.

В нее записываются и сохраняются официальные данные о назначениях, переводах, увольнениях и наградах человека.

Законодательно трудовая книжка поддерживается «Постановлением правительства РФ о трудовых книжках №225 от 16 апреля 2003 года.

Современная электронная трудовая книжка будет наделена следующими особенностями:

  • В специализированной базе будут храниться файлы с персональными данными о трудовой деятельности каждого человека;
  • База будет иметь свой сайт с современной навигацией, это позволит быстро находить нужные сведения;
  • Понадобится масштабный сбой системы, чтобы все данные пропали, но благодаря современным технологиям, это практически невозможно;
  • Система электронных трудовых книжек ускорит работу Пенсионного фонда и других социальных министерств.

Отличия от бумажного формата

Трудовые книжки станут электронными, и мы избавимся от массы проблем, связанных с их бумажными версиями. К примеру, бывший работодатель сделал в трудовой запись об увольнении по «некрасивой» статье, это обычно значит, что человеку будет трудно вновь устроиться на работу.

Также работодатель может попросту забыть оставить какую-либо отметку об увольнении, такой прецедент лишит человека возможности встать на биржу труда и возникает риск потерять право пользоваться услугами органов социальной защиты. Если через судебные органы доказать несостоятельность статьи увольнения, запись из трудовой никуда не денется.

Поэтому в любом случае о нормальном трудоустройстве можно забыть.

Переход на электронные трудовые книжки поможет избежать тягостного восстановления документа. Также традиционный формуляр, выполненный из бумаги, со временем начинает рваться или вовсе теряется. А значит, исчезнут и многие важные данные, которые придется восстанавливать, просиживая в длинных очередях.

Кстати, можно и безвозвратно потерять информацию о прошлых трудоустройствах по причине ликвидации прежнего места работы. Намеренная порча и утрата трудовой книжки, также не позволит пропасть важным данным – все они будут внесены в специальную базу.

Поэтому так необходим законопроект о переходе на электронные трудовые книжки.

книжки

Трудовой документ в современном электронном исполнении будет содержать в себе тот же спектр данных о работнике. Вот полный перечень сведений, который был внесен в электронную трудовую по проекту прошлого года:

  • Название учебного заведения и уровень образования;
  • Полный трудовой стаж;
  • Организации, в которых человек работал в прошлом и перечень занимаемых ранее должностей;
  • Причины, по которым человек был уволен;

Не стоит переживать, главная суть документа о трудоустройствах не изменится, и он по-прежнему останется главным для работающего гражданина Российской федерации.

Чтобы более наглядно увидеть отличия между интерактивной трудовой книжкой и ее бумажным предшественником, рассмотрим  информацию в виде таблицы.

Аспекты для сравнения двух видов трудовых книжек Нюансы в работе с  электронной трудовой книжкой Нюансы в работе с  традиционной трудовой книжкой
Способ ведения учетных данных Рациональное и безопасное хранение информации в специализированной базе сведений. Информация о трудовом стаже работника вносится вручную, а значит нельзя исключать человеческий фактор.
Как происходит ведение информации? Удобное введение данных через электронное устройство (например, через ПК) Вся информация заполняется вручную.
Возможна ли автоматизация процесса? Автоматизация данного процесса исключит возможную потерю некоторых данных. Автоматизация данного процесса недоступна.
Возможна ли интеграция с другими базами данных? Предусматривается интеграция с другими базами данных, что также решит многие проблемы. В рамках данной программы не предусмотрена удобная и упрощенная система интеграции с другими госслужбами.

Главные причины изменения формата трудовых книжек

В большинстве государств Европы давно уже отошли от использования трудовых книжек, их полностью заменили базами данных. В нашей стране у потребителей также накопилось множество негативных отзывов о бумажных трудовых, вот некоторые из них:

  • Имеется огромный риск утери или порчи документа, а его восстановление занимает много времени и сил;
  • Бланки трудовых часто подделывают, а образцы для этого продают через сеть Интернет – нелегально;
  • Большие затраты на подготовку и заверение копий, на заполнение и хранение.

За последние несколько лет вопрос трудовых книжек уже неоднократно поднимался, но никаких существенных изменений не происходило.

Сейчас же тему обсуждают все более активно, и сама программа по искоренению классических трудовых книжек становится более лояльной.

К примеру, чиновники уже готовы идти на уступки и не отменять полностью бумажный вариант, они предлагают – к 2019 году у вас может появиться электронная трудовая книжка, как альтернатива старому образцу.

Привычные для нас трудовые неудобны для работодателей – тратиться много «человеко-часов» на заполнение и обработку данных; неудобна работа с бумажными формулярами и Пенсионному фонду, которому приходиться собирать и вносить необходимые сведения в свою базу вручную; неудобно и самим трудящимся, ведь при потере формуляра придется потратить уйму сил на его восстановление. Поэтому трудовая книжка в электронном виде – это не прихоть, а вынужденная необходимость.

Плюсы и минусы новой системы

Важно отметить, что некоторые эксперты опасаются, что даже попытки перевести систему трудовых книжек в электронный формат может повлечь за собой неразбериху и полнейший хаос. Это может произойти из-за неумения некоторых организаций и государственных ведомств работать слаженно, обмениваться необходимыми данными, а не разобщенно двигаться каждый в своем направлении.

У новой системы есть и свои минусы, и свои плюсы. Чтобы понять, почему до сих пор не принято окончательное решение по этому вопросу рассмотрим основные положительные и отрицательные моменты этого законопроекта.

Из положительных моментов можно отметить:

  • Удобство в быстром и полностью автоматизированном заполнении формуляров;
  • Удобная интеграция государственных служб и системы трудовых книжек;
  • Вся информация о сотруднике логично упорядочена и надежно сохранена в базе данных;
  • Сводится на нет риск возможной ошибки, опечатки или потери данных;
  • При увольнении не возникает проблем с возвратом трудовой книжки.

При том, что новая система очень удобна и практична, существуют и минусы в ее работе. К примеру, такой нюанс как положенная двухнедельная отработка, после увольнения по собственному желанию.

Недобросовестный работник может не выполнить этого условия, так как его уже не будет удерживать на старом рабочем месте то, что трудовая все еще находится в отделе кадров.

Все-таки классический вариант трудовой дисциплинирует работника в этом плане. Из основных минусов новой системы можно отметить:

  • Сложно предположить, с учетом наших реалий, сколько времени понадобиться для перехода на данную систему;
  • Также есть опасения ошибок в расчете пенсии на первых этапах работы законопроекта;
  • При начале работы с программой возможны ее ошибки, которые в дальнейшем будут исключены, но на первых этапах принесут немалые проблемы;
  • На первых этапах не будет механизма четкого руководства и контроля со стороны самих работников за внесением сведений в электронную базу;
  • Нет продуманного и четкого плана занесения изменений в базу на основании заявлений от работников и жалоб;
  • Значительные финансовые затраты со стороны государственного бюджета;
  • Низкая защищённость базы данных на первых этапах работы, пока будут выявлены все слабые места системы, может быть нанесен непоправимый урон;
  • Длительный процесс переноса информации с бумажных носителей в базу;
  • Возможный сбой системы и потеря всех данных.

Именно эти причины не дают прийти к единогласному решению по принятию законопроекта о том, чтобы электронные трудовые книжки появились у каждого уже в 2019 году.

И хотя полная ликвидация формуляра старого образца приведет к решению всех связанных с ним проблем, переход к новой системе буде крайне дорогостоящим предприятием для государственного бюджета.

Если же попытаться снизить расходы, связанные с законопроектом, то это повлечет за собой атаки хакеров и потерю данных и как следствие крах системы хранения информации о трудовой деятельности граждан РФ.

Полный отказ от бумажных носителей в трудовом законодательстве, возможен только при полном переходе всей системы документооборот, а затем должна будет пройти интеграция новой программы в систему с Пенсионным фондом и ФНС. А после этого самым важным и ресурсозатратным станет вопрос об информационной защите всей этой системы.

Остались вопросы по теме Спросите у юриста

Источник: https://viplawyer.ru/elektronnye-trudovye-knizhki/

Электронная трудовая книжка

Электронные трудовые книжки
Век высоких технологий диктует свои условия, вот и такой консервативный документ, как трудовая книжка попал под глобальные изменения.

С 1 января 2018 года планируется произвести перевод всех печатных сведений о трудовой деятельности каждого отдельного гражданина в электронный формат. О плюсах и минусах такого способа ведения учета отработанных лет говорилось достаточно много.

Первоначально принятый законопроект не единожды дорабатывался и дополнялся, да и сейчас существует немало вопросов о том, насколько эффективным будет внедрение такого закона.

Главной задачей перехода на электронный способ ведения является упрощение учета, а также возможность уменьшения бумажного документооборота.

Традиционный формат трудовой книжки

Трудовая книжка с момента ее внедрения и на протяжении многих поколений была бумажным документом. Форма самого бланка менялась не раз, в основном пересматривались методы защиты документа от подделок.

Трудовая книжка современного формата утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 и выглядит так:

  1. Твердая обложка, на которой изображен герб РФ и стоит название бланка.
  2. На титульном листе также изображен герб и дублируется название бланка.
  3. Также на титульном листе отводится место для внесения сведений:
  • о ФИО владельца,
  • его дате рождения,
  • об образовании,
  • профессии и специальности,
  • дате первичной выдачи бланка,
  • подписи работника,
  • ФИО, должности и подписи сотрудника ответственного за выдачу и ведение документа,
  • печати организации, в которой бланк был выдан.

Далее в книжке вставлено и прошито 10 разворотов вкладышей, на которых прописывается информация о работодателях, с которыми гражданин имел официальные трудовые отношения.

На разворотах указывается:

  1. Порядковый номер сделанной записи.
  2. Дата приема на рабочее место.
  3. Дата расторжения трудовых отношений.
  4. Сведения о работодателе, профессии, переводе, увольнении и все это с обязательными отсылками на статьи ТК РФ.
  5. Дата и номер бланка, которые стали основанием для внесения записи.

Также в трудовые книжки вносятся сведения о награждениях и поощрениях, для этого отводятся специальные страницы в конце бланка.

Если работник довольно часто меняет работодателей и переходит из одного места в другое, в результате чего все отведенные страницы оказываются заполненными, то выдается вкладыш для продолжения записей.

И сама трудовая и вкладыши имеют уникальные номера, которые позволяют подтвердить подлинность бланков. Последние несколько лет, кроме идентификационных номеров, были разработаны и внедрены голографические наклейки, которые позволяли закрепить особо важные сведения, исключая возможность их подделки.

Перспективы введения электронной документации

Бумажный бланк трудовой книжки имеет много недостатков, одним из главных считается быстрый выход его из строя. Конечно, если гражданин работает на одном предприятии в течение всей своей жизни, то документ хранится у работодателя и износу не подлежит, но что делать тем, кто перемещается от одного нанимателя к другому по своей или чужой воле.

Бланк не только изнашивается, но также может и потеряться, а для его восстановления придется потратить немало сил и времени. В некоторых случаях придется писать письма с запросами в другие регионы и страны. Особенно если бывший наниматель уже не существует как юридическое лицо или работа производилась в другом государстве или федеральном округе.

Еще одной немаловажной проблемой является подделывание документа. И если подделка может легко быть обнаружена при обращении в пенсионный фонд или иные государственные структуры, то наниматели часто не защищены от приема на работу граждан, которые на самом деле не имеют заявленной квалификации и опыта работы.

Все заявленные проблемы призвана решить именно электронная версия документа. В иных развитых странах электронный формат практикуется уже десятки лет. И даже наши ближайшие соседи, такие как, например, Азербайджан, ведут учет отработанных лет в специальных компьютерных базах, упразднив при этом бумажное ведение.

При выполнении заявленного перехода главной задачей Минтруда является защита данных и исключение возможности внесения сведений лицами, не имеющим доступа и полномочий к данной процедуре.

Планируется ли переход на электронный аналог

Электронная трудовая книжка обсуждается как возможность уже с 2012 года, именно тогда впервые был поднят вопрос о переходе на электронные версии. К сожалению, ввести такое новшество шесть лет назад не представлялось возможным, так как сам процесс перехода подразумевает наличие специальных баз по всей территории РФ.

Кроме того, система должна быть сообщающейся, для того чтобы каждый наниматель мог не только получить сведения о принимаемом сотруднике, но и внести данные в электронную книгу. Внедрению новшества мешало и еще то, что стороны, принимающие участие в обсуждении, не могли прийти к общему знаменателю.

Так долгое время многие профсоюзные организации и работодатели выступали против такого внедрения. Профсоюзы считали, что такие нововведения могут негативно отразиться на наемных лицах, а работодатели, в свою очередь, предвидели расходы, которые им придется понести.

Нестыковка была и по иным концептуальным вопросам, но все разногласия позади, а участники обсуждения пришли к общему мнению о необходимости глобальных изменений в этой области.

Заместитель председателя правительства Российской Федерации Ольга Голодец ответственно заявила на экономическом форуме в Санкт-Петербурге о том, что проект будет запущен с 01.01.2018 года. В свою очередь Минтруд, Роструд и Сбербанк России обеспечивают внедрение перехода в жизнь.

Перевод бумажной версии в электронную начнется с того, что новые данные будут вноситься работодателями в электронном формате.

Затем постепенно все данные, прописанные в бланках ранее, будут переводиться в компьютерные базы. Также предлагается на первых порах ввести пластиковые карты, на которые временно будут помещены все данные о стаже и квалификации, до полного урегулирования вопроса перехода из одного состояния в другое.

Плюсы и минусы нового формата

Шестилетние дебаты вокруг тотального изменения в формате ведения учета отработанных лет велись неспроста, причиной тому было наличие огромного количества слабых моментов в предложенной системе. Рассмотрим плюсы и минусы такого заполнения.

К несомненным положительным результатам внедрения системы можно отнести:

  1. Исключение внесения ошибочных данных, которые являются частыми спутниками при заполнении бланка вручную.
  2. Защита от подделывания данных о трудовом прошлом.
  3. Невозможность утерять документ.
  4. Упрощение ведения документации кадровыми работниками.
  5. Исключение необходимости выдачи книги на руки при увольнении, что не дает возможности нанимателю задержать ее и позволяет работнику не ходить лично за бланком.
  6. Возможность без особых затрат вносить усовершенствования в базу ведения.

Несмотря на такое количество явных преимуществ новой системы ведения, существует также огромное количество предполагаемых минусов, которые могут негативно отразиться на нововведении.

Самым главным минусом является факт огромных материальных затрат бюджетных средств на разработку и внедрение проекта.

Следует предусмотреть все возможные нюансы, а также обеспечить высочайшую защиту от внедрения в базу данных сторонних лиц. Хакерские атаки могут свести на нет столь обширный труд, ведь если они смогут вносить изменения по своему усмотрению или красть сведения для личного пользования, то вред будет несоизмерим с пользой.

Кроме риска несанкционированного внедрения, есть и иные более приземленные трудности. Объемы информации, которую следует перенести, поистине громадны и для ее введения понадобится очень много времени. К тому же никто не исключает возможность компьютерных сбоев, которые могут не только на время исключить возможность внесения данных, но и полностью уничтожить их.

Не стоит забывать и о том, что век высоких технологий добрался еще не во все уголки нашей страны. Есть труднодоступные регионы, которые не имеют на сегодня доступа к интернету, а потому чисто технически не имеют возможности воспользоваться предложенной инновацией.

Возможные проблемы внедрения

Одобрить до конца новую электронную систему учета не позволяют не только опасения хакерских атак. Существуют и иные проблемы внедрения. Так как система пока не предполагает возможности контроля со стороны самого работника.

Как он может узнать, внеслись ли сведения о его трудоустройстве в систему или нет? Недобросовестный работодатель может просто имитировать ввод данных, а вместо этого не оформлять работника, и, соответственно, не отчислять за него страховые взносы.

Такой подход не позволит гражданам накапливать страховой стаж и формировать свои пенсионные накопления.

Технических проблем внедрения достаточно много, поэтому в планах у Минтруда произвести поэтапный переход на новую систему учета.

Сначала планируется перевести мелкие организации на электронные базы, те которые имеют штат менее 15 человек. На их примере будет не только отрабатываться навык, но и исправляться те ошибки, которые всплывут по ходу внедрения. После того как этот сегмент работодателей будет освоен, перейдут к более крупным компаниям.

На введение электронных баз уйдет не один год, поэтому расставаться с привычными бумажными бланками еще слишком рано.

Источник: http://ZnatokTruda.ru/trudovaja-knizhka/jelektronnaja/

Электронные трудовые книжки: поправки в Трудовой кодекс РФ

Электронные трудовые книжки

Министерством труда подготовлен проект законопроекта об электронных трудовых книжках. Данный законопроект предусматривает изменения в Трудовой кодекс РФ и поправки в другие сопутствующие проекты федеральных законов.

Публикация актуальная слушателям курсов повышения квалификации и профессиональной переподготовки:

Напомним, что введение электронных трудовых книжек осуществляется в рамках федеральной программы «Цифровая экономика Российской Федерации», которая утверждена распоряжением Правительства России от 28 июля 2017 года № 1632-р.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) по форме ПФР

Электронной трудовой книжкой предполагается, что все сведения о трудовой деятельности работника:

  • выполняемая работа
  • должность,
  • перевод на другую постоянную работу,
  • увольнение,
  • основания прекращения трудового договора,

– будут формироваться уже в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Все данные работодатели будут передавать в электронной форме по заранее утверждённой ПФР форме.

Какие сведения из трудовой книжки нужно передавать в Пенсионный фонд?

Работодатели будут заполнять форму, куда войдут все сведения из трудовой книжки. Единственное, что не войдёт в электронную трудовую книжку, так это сведения об образовании и награждениях (поощрениях).

Почему сведения об профессиональном образовании не нужно вносить в электронные трудовые книжки?

В связи с тем, что работодатель может самостоятельно проверить подлинность документов о профессиональном и дополнительном профессиональном образовании, в том числе курсы переподготовки и повышения квалификации, то вносить сведения о этом заносить в электронные трудовые книжки заносить не нужно.

Как проверяется диплом о дополнительном профессиональном образовании?

Работодатель может проверить дипломы в Федеральном реестре сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении.

В Современной научно-технологической академии все слушатели курсов профессиональной переподготовки и курсов повышения квалификации получают официальные документы о доп. образовании. Сведения о них заносятся в федеральный реестр. Академия работает в сфере профессионального образования уже более 5 лет по международным и государственным стандартам менеджмента.

Порядок ведения электронных трудовых книжек

Уже с 1 января 2020 года вести ЭТК на каждого работника нужно каждый месяц. Для этого нужно заполнять 1 раз в месяц форму отчёта в ПФР «Электронная трудовая книжка работника». Данная форма будет разработана ПФР после принятия законопроекта.

После 1 января 2021 года работодатели должны будут передавать сведения в ПФР уже не только ежемесячно, но и после каждого наступления кадрового события не позднее одного рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа (распоряжения).

Приём на работу по электронной трудовой книжке

Как будет работодатели будут принимать на работу новых сотрудников без бумажных трудовых книжек? Чтобы заключить трудовой договор, а также в случаях, когда нужно подтвердить трудовую деятельность, работодатель должен принять от работника справку установленного образца.

Эту справку работник может получить на бумажном носителе двумя путями:

  • получить ее у предыдущего работодателя,
  • получить ее в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг.

Работник также может обратиться непосредственно в ПФР или на Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций). И тогда ему могут выдать необходимую справку в бумажном или электронном варианте.

Сроки хранения сведений о трудовой деятельности работника

Все сведения о трудовой деятельности работников являются составной частью индивидуального лицевого счета застрахованного лица, поэтому на данные сведения распространяется порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счета. Соответственно, сведения будут храниться в ПФР в течение всей жизни застрахованного лица.

Работодатели обязаны хранить сведения о трудовой деятельности работника после его увольнения в электронном виде в течение трёх лет.

Увольнение работника по электронной трудовой книжке

Работодатель должен выдавать увольняющемуся сотруднику не трудовую книжку, а сведения о трудовой деятельности за период работы на бумажном носителе. Данную справку необходимо заверять.

Когда введут электронные трудовые книжки?

Закон об электронных трудовых книжках заработает с 1 января 2020 года.

С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников ведутся только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе.

С 1 января 2027 года ведение бумажных трудовых книжек на бумажном носителе полностью прекращается.

Зачем отменяют бумажные трудовые книжки?

Введение электронного формата книжек, позволяет добиться следующих целей:

  • Увеличить гарантии сохранности персональных данных в единой информационной системе ПФР;
  • Дать возможность трудоустроиться удаленным работникам за счет простоты взаимодействия с кадровой службой работодателя;
  • Снизить издержки работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации, уменьшение бумажного документооборота.

Изменения в КоАП в связи с введением электронного формата трудовых книжек

Чтобы работодатели своевременно и в полном объеме передавали сведения о трудовой деятельности в ПФР, в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях с 2021 года появится административная ответственность в виде предупреждения должностных лиц за соответствующие нарушения в случае их неоднократного совершения в течение года (статья 5.27 КоАП РФ).

Скачать проект законопроекта об ЭТК

Источник: https://www.snta.ru/press-center/elektronnye-trudovye-knizhki-popravki-v-trudovoy-kodeks-rf/

Электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки планируется ввести с 1 января 2020 года. Переход от бумажного документа к электронному будет проходить поэтапно.

Однако, полностью отказаться от обычных трудовых книжек не планируется. Предполагается, что сотрудники смогут написать заявление, для того чтобы оставить трудовую книжку в бумажном виде, но с 2021 года для впервые трудоустроенных граждан доступен будет только электронный формат.

Минтруд предлагает внести в 2019 году изменения в Трудовой Кодекс, касающиеся ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Проект затрагивает всех работодателей, так как касается порядка предоставления информации о работниках в ПФР.

Создание электронной системы исключит необходимость восстановления трудового стажа в случае утери или подделки бумажной трудовой книжки, а также позволит сократить расходы работодателя, связанные документооборотом.

Когда введут электронные трудовые книжки (законопроект)

На заседании Правительства России 28 июня 2018 года обсуждался вопрос внедрения цифровых технологий в социально-трудовую сферу. По словам Председателя Правительства Д. Медведева, речь идет не только о переходе на электронный формат книжки, но и о создании базы данных, в которой будет храниться информация обо всей трудовой деятельности граждан.

Минтруд России разработал проект закона, в соответствии с которым предполагается внести изменения в ТК РФ, а также дополнить его статьей 66.1, согласно которой сведения о трудовой деятельности работников планируется передавать в информационную систему ПФР в электронном виде начиная с 1 января 2020 года.

Подготовка законопроекта организована в соответствии с Планом мероприятий по направлению «Нормативное регулирование» программы «Цифровая экономика Российской Федерации». Проект разработан с целью улучшения качества жизни граждан и условий ведения предпринимательской деятельности.

Рассмотрение законопроекта в Госдуме запланировано на февраль 2019 года. Предполагаемая дата вступления изменений в силу — 01.01.2020 г.

Плюсы и минусы трудовой книжки в электронном виде

Главное отличие электронной книжки от бумажной — вся информация о трудовой деятельности будет храниться в электронном виде у работодателя и в Пенсионном Фонде (ПФР). В информационной системе останется информация, которая сейчас вносится в трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ, за исключением сведений об образовании сотрудника и его поощрениях.

Электронные книжки имеют ряд преимуществ:

  • их невозможно потерять или подделать;
  • сотрудникам не нужно будет предоставлять бумажные копии трудовой книжки, чтобы подтвердить сведения о трудовом стаже при обращении за государственными услугами;
  • кадровики быстро получают сведения о трудовой деятельности соискателя при приеме на работу;
  • у работодателей снижаются издержки на ведение и хранение бумажных книжек.

По словам Н. Никифорова, министра связи и массовых коммуникаций, электронные трудовые книжки могут быть интегрированы с порталом Госуслуг.

Работник получит возможность в любой момент посмотреть записи, которые делает работодатель, а также направить свои данные при трудоустройстве, в том числе и для работы удаленно.

Планируется, что работодатель будет ежемесячно направлять все сведения о работнике в ПФР в режиме онлайн. Процесс предоставления данных значительно ускорится — с 2021 года информацию о приеме на работу или увольнении сотрудника нужно будет сообщать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

К 2020 году будет введена административная ответственность для должностных лиц за неоднократное нарушение сроков подачи сведений либо за направление в фонд неполной или искаженной информации.

Сведения о трудовой деятельности, внесенные в информационную систему ПФР, будут храниться в течение жизни работника.

Этапы перехода на электронную систему учета трудовой деятельности

В ходе обсуждения проекта Д. Медведев подчеркнул, что внедрение электронных трудовых книжек должно происходить поэтапно. Документы в электронном виде начнут подавать в Пенсионный фонд с 1 января 2020 года, до этого времени необходимо решить все организационно-правовые вопросы.

Для осуществления перехода на новые правила Минтруд предлагает работодателю перечень мер:

  • совместно с профсоюзной организацией подготовить, принять и изменить локальные нормативные акты;
  • изменить соглашения и коллективные договоры;
  • обеспечить техническую готовность к передаче сведений в электронном виде;
  • уведомить работников об изменении в трудовом законодательстве в письменной форме.

Кроме того, планируется проведение масштабной разъяснительной работы о предполагаемых изменениях в законодательстве совместно с общероссийскими объединениями профсоюзов и работодателей.

С 1 января 2021 года для сотрудников, впервые поступивших на работу, ведение сведений о трудовой деятельности будет осуществляться только в электронной форме.

По предварительной оценке, работодатели не понесут расходов, связанных с внедрением электронной трудовой книжки — в настоящее время кадровые документы во многих организациях ведутся в корпоративных информационных системах (1С, SAP ERP и др.). Наличие таких систем позволит автоматически формировать все необходимые данные для передачи в ПФР.

Прекратят ли существовать бумажные трудовые книжки?

Планируется сохранить за работодателем обязанность вести трудовые книжки на бумажном носителе для тех сотрудников, которые подадут об этом письменное заявление до 1 января 2027 года. Однако, для новых работников, которые не занимались трудовой деятельностью до 2021 года, такой возможности не предусмотрено.

Кроме того, работодатель будет обязан выдавать работнику на бумажном носителе заверенные сведения о трудовой деятельности в следующих случаях:

  • по заявлению сотрудника (кроме тех, кому продолжают вести бумажную книжку);
  • при увольнении.

Граждане и организации, для которых привычная форма кажется наиболее удобной, могут продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными. Предполагается, что с 1 января 2027 года ведение трудовых книжек в бумажном виде осуществляться не будет.

Источник: http://rabotnik-info.ru/priem-na-rabotu/trudovaya-knizhka/ehlektronnaya/

Центр права
Добавить комментарий