Документы по личному составу

Содержание
  1. Документы по личному составу
  2. Основные виды документов
  3. Сроки хранения
  4. Что требуется выполнить для долговременного хранения
  5. Обеспечение сохранности
  6. Рекомендации по ведению документации по личному составу: что это, как обеспечить хранение
  7. Как регулировать взаимоотношения между работником и администрацией
  8. Какие документы необходимо вести
  9. Как обеспечить хранение документов
  10. Какие сроки хранения существуют. Уничтожение
  11. Как подготавливать документы
  12. Как формировать дела
  13. О распорядительных документах
  14. Составление, согласование, регистрация и хранение распорядительных документов по личному составу
  15. обязательные распоряжения (приказы) по личному составу
  16. регистрация документов в журнале. формирование дела
  17. Состав документов по личному составу, их виды. Какие бывают приказы по личному составу?
  18. Что входит в состав документов по личному составу
  19. Правила оформления документов по личному составу
  20. Приказы по личному составу
  21. Документы предприятия по личному составу
  22. Оформление личного дела
  23. Личная карточка: как правильно оформить?
  24. Трудовая книжка: оформление и хранение
  25. Оперативное хранение персональных документов
  26. Архивное хранение документов персонала
  27. Уничтожение персональных документов

Документы по личному составу

Документы по личному составу

Давайте поговорим о том, как необходимо формировать пакеты документов по личному составу и как хранить их. Документы такого рода всегда появляются в процессе текущей деятельности любой компании, особенно в кадровом и финансовом отделе.

Данные документы содержат данные о трудовом стаже, размере заработной платы, а также о наличии у сотрудников льготных или имущественных прав.

Поэтому каждый работодатель обязан хранить и вести строгий учет документации по личному составу, чтобы их можно было использовать при необходимости.

В этой статье мы рассмотрим работу с документами и ту ее сторону, которая отвечает за обеспечение их сохранности, а также за подготовку к хранению в архиве. Мы будем говорить о документах, которые уже завершили процесс делопроизводства.

Основные виды документов

В процессе текущей деятельности любой организации появляется целый ряд определенных документов. Предлагаем вашему вниманию типичный перечень таких документов:

  • Организационно-распорядительная документация (ОРД) представляет собой приказы и распоряжения о приеме на работу или увольнении сотрудников и т.д.
  • Разнообразные базы учета и регистрации кадров, которые могут представлять собой списки или журналы в электронном или печатном виде.
  • Личные каточки и дела сотрудников.
  • Невостребованные личные документы сотрудников, например, трудовые книжки, аттестаты и т.д.
  • Документы, связанные с оплатой труда, в том числе лицевые счета и прочее.
  • Документы, относящиеся к расследованию различных несчастных случаев, это могут быть заключения, акты и т.д.
  • Документация по награждению сотрудников, в том числе копии решений, представления и прочее.
  • Документы, связанные с аттестацией и тарификацией, например, различные протоколы.
  • Документы, относящиеся к наличию вредных условий труда на производстве.

Далее мы рассмотрим особенности работы с вышеупомянутыми документами более подробно.

Сроки хранения

Чтобы установить сроки хранения тех или иных документов, используют номенклатуру дел компании за определенный год.

Если возникает необходимость, можно дополнительно использовать для работы действующий типовой перечень, по указанной ссылке вы сможете ознакомиться с теми, которые используются в настоящее время.

Есть вероятность, что ваша организация входит в отраслевой или ведомственный перечень, и в таком случае в первую очередь необходимо проверить именно в нем.

Главное внимание следует уделить тем документам, которые должны храниться на протяжении более 10 лет (а некоторые из них вплоть до 75 лет).

Документы такого рода следует упорядочить в соответствии с определенными нормативами, в ходе чего должно осуществиться проведение экспертизы ценности документов, а также их подшивка в твердую обложку или переплет дела, затем необходимо будет осуществить передачу на хранение в архив.

Проще говоря, проведение экспертизы ценности документации подразумевает, что должна проводиться проверка наличия в деле лишь корректно оформленных бумаг.

То есть документы должны быть правильно подписаны, заверены, и при необходимости иметь все нужные печати.

Если при проверке будут найдены некорректно оформленные экземпляры документов, а также их черновики или дубликаты, которые не имеют юридической силы, то необходимо будет приложить все силы к исправлению сложившейся ситуации.

Что требуется выполнить для долговременного хранения

Если мы поставили перед собой задачу упорядочить документацию по личному составу в установленном нормативами порядке, вам потребуется совершить следующие действия:

  • При помощи нормативных перечней документации следует установить сроки хранения, прежде всего, обращая внимание на документы, имеющие длительный срок хранения – от 15 до 75 лет.
  • Затем необходимо обеспечить корректное формирование определенных дел по персоналу, для этого может потребоваться заново систематизировать бумаги в деле.
  • Далее потребуется оформить дело с технической стороны, то есть пронумеровать страницы, провести оформление листа-заверителя, а также обложки дела, подшивку дела);
  • Также потребуется составление описи дел по персоналу организации.
  • Чтобы документы были в сохранности, необходимо определить место для их хранения и содержания. Это может быть архив самого предприятия, его правопреемника или же вышестоящей организации, также может быть использован городской архив. Три последних способа актуальны в том случае, если проводится реорганизация или же ликвидация фирмы.
  • В завершение работ потребуется составление описи дел по персоналу.

Обеспечение сохранности

После упорядочения документов длительного хранения (до 75лет) их можно поместить непосредственно в архив компании или же по договору хранения передать его в специализированную аутсорсинговую фирму.

Даже в том случае, если предприятие будет реорганизовано или ликвидировано, необходимо обеспечить сохранность его документации. В такой ситуации документы следует передать организации-правопреемнику.

Если же правопреемника не существует, то должна состояться передача документации в вышестоящую организацию. Если же отсутствуют оба упомянутых варианта, то следует передать документы в специальный городской архив.

Данный архив может называться по-разному, это следует уточнять в конкретных обстоятельствах.

Иначе говоря, документы долговременного хранения, касающиеся личного состава, в любом случае должны быть упорядочены в соответствии с установленными правилами.

Кроме того, необходимо обязательно обеспечить сохранность документации, чтобы при необходимости заинтересованные лица могли бы обратиться к ним.

Чаще всего обращение к архивным документам может быть инициировано по просьбе бывших сотрудников данной организации.

В следующих статьях мы подробнее поговорим о принципах формирования уже упомянутых дел по персоналу организации.

Источник: https://delo-pro.ru/deloproizvodstvo/dokumenty-po-lichnomu-sostavu.html

Рекомендации по ведению документации по личному составу: что это, как обеспечить хранение

Документы по личному составу

Деятельность любой организации — это оформление многих бумаг, в том числе немаловажной является документация по личному составу работников. Как регулируются взаимоотношения между работником и администрацией, какие документы необходимо вести и как обеспечить их хранение, будет подробно рассказано в настоящей статье.

Как регулировать взаимоотношения между работником и администрацией

Документальное оформление отношений между сотрудником и работодателем

Организация делопроизводства, выполненная грамотно, — это не только залог успешной деятельности предприятия, но и облегчение проблем с поисками нужных бумаг. Информация, поступающая на бумажных носителях, требует трепетного и чуткого отношения, причем все должно быть организовано в соответствии с действующими нормативами.

Между сотрудниками организации и непосредственными работодателями существуют взаимоотношения, которые тоже регулируются документально, на эту тему разработаны нормативные и правовые акты. Документация по личному составу работников ведется в большом объеме, она периодически обновляется и актуализируется.

Именно в этих бумагах прописывается, как регулируются отношения между двумя сторонами. Оформление контролируется непосредственным руководством объекта. Порядок ведения устанавливается трудовым законодательством, нормативными актами Пенсионного фонда и иными документами.

Учитывать документацию, касающуюся личного состава работников, должен представитель кадровой службы. Оперативный учет осуществляется на основании первичных документов, в том числе наличия изменений и дополнений. К таковым документам относятся: личные карточки, штатное расписание, ведомости и многое другое.

После приема на работу сотруднику присваивается табельный номер, это необходимо для начисления заработной платы. Если даже работник переходит работать на иную должность, то табельный номер остается тем же самым.

Какие документы необходимо вести

Перечень документации, которую необходимо вести по личному составу, подразделяется на следующие группы:

  1. Документы по укомплектованию штата сотрудниками.
  2. Бумаги, содержащие информацию о передвижении сотрудников по карьерной лестнице.
  3. Нормативные акты, регулирующие выполнение регламента работы, в том числе как исполняется трудовая дисциплина.
  4. Документы, свидетельствующие о прерывании трудовых обязательств по соответствующим причинам.

В организациях по вопросам, касающимся личного состава, ведется множество бумаг, с их помощью несложно регулировать взаимоотношения между сотрудниками предприятия и работодателями.

Первичная документация подразделяется на две составляющие:

  1. Касающаяся кадрового учета.
  2. По учету фактически отработанного времени на производстве и иных данных, без которых невозможно выполнить расчет оплаты труда.

К документации такого плана относится: распорядительные документы, трудовые соглашения, дипломы сотрудников, аттестаты, личные дела и карточки, удостоверения и свидетельства об аттестации сотрудников и многое другое, касающиеся непосредственно работника.

Как обеспечить хранение документов

Порядок хранения документов на предприятии

Далеко не всегда, к сожалению, бумаги хранятся правильно и тенденция к грамотному ведению делопроизводства существенно снижается. На основании статистических данных лишь только пятая часть предприятий и иных организационных структур соблюдают основные правила делопроизводства, несмотря на то, что в обязанности каждого предприятия входит закрепление этих правил нормативной документацией.

Это необходимо для обеспечения взаимодействия с государственными структурами, например, с налоговой инспекцией, с ПФР или соцстрахом. Если документооборот не налажен, это грозит как минимум штрафом для предприятия, а если произойдут более существенные нарушения, то применимы и более серьезные меры наказания.

Документация по личному составу подтверждает трудовой стаж сотрудников, а также является подтверждением для оформления пенсий и иных выплат. Если у работодателя имеются ошибки либо он сознательно занижает доходность работника, то у сотрудника всегда имеется возможность обратиться в суд для решения этих задач.

Все документы у работодателя должны храниться и находится в порядке, это необходимо, чтобы создавалась логическая цепочка исторических сведений о трудовой деятельности работника. Определены довольно большие сроки хранения документации, и это делается не зря.

Терять документацию ни в коем случае нельзя, а содержать необходимо в соответствующих условиях. Руководство и начальник кадровой службы обязаны обеспечивать хранение важных бумаг.

Основополагающие требования по хранению:

  • определение отдельной площади для обеспечения хранения;
  • шкафы с бумагами либо ящики должны запираться на замок;
  • ко всем документам необходимо ограничивать доступ;
  • контроль за доступом к документации конфиденциальной важности.

Дела должны быть прошиты и пронумерованы, а также учтены в делопроизводстве.

Помимо всего прочего, правила сохранность документации, в том числе сроки хранения, прописываются в перечнях отдельных ведомств.

Документы, которые нужно хранить долго, стоит передавать в архив организации по акту, а документы, срок хранения которых небольшой, стоит своевременно уничтожить.

Какие сроки хранения существуют. Уничтожение

Сроки хранения и уничтожение документов

Для определения сроков хранения документов стоит воспользоваться перечнем, созданным по типовому образцу. Этот документ стоит пересматривать с заданной периодичностью и когда это необходимо.

Перечень, изданный в 2010 году, был и остается действующим. Согласно ему, все распорядительные документы хранятся на предприятии в течение 5 лет, но основная их часть хранится на протяжении 75 лет.

Безусловно, сроки хранения всей документации, касающейся личного состава, довольно долгие.

На предприятиях должно быть обеспечено длительное хранение следующих документов:

  1. Распорядительные документы, к таковым относятся приказы и распоряжения, а также постановления правительства.
  2. Списки сотрудников организационной структуры.
  3. Личные карточки, заведенные на каждого работника.
  4. Индивидуальные счета каждого сотрудника.
  5. Табельный учет.
  6. Наряды на выполненные работы.
  7. Трудовые договоры, обязательства и соглашения по видам деятельности.
  8. Протоколы аттестационных комиссий по повышению квалификации сотрудников или присвоению им второй профессии.
  9. Списки по льготным пенсиям и начислениям компенсационных выплат.
  10. Журналы по приему на работу и прекращению трудовых обязательств.

Эти бумаги необходимо хранить на протяжении 75 лет. Для чего это делается? Выполняется это для того, чтобы даже при выходе на заслуженный отдых была возможность урегулировать возникающие спорные ситуации.

Но имеются и такие документы, которые не требуют длительного хранения, к таковым относятся:

  • акт по форме Н-1 (оформляется при несчастном случае) должен храниться на протяжении 45 лет;
  • ведомость по перетарификации хранится 25 лет;
  • протоколы, на основании которых установлены надбавки за выслугу лет, хранятся не менее 15 лет.

Время хранения должно быть четко соблюдено и обеспечивать сохранность необходимо в соответствии с требованиями закона.

По истечении сроков хранения многие документы должны быть уничтожены, это выполняется, чтобы не запутаться в сформированных делах. Уничтожать дела можно самим либо обратиться в иную организацию по решению данного вопроса, главное, чтобы не было секретной документации.

Документы предполагается сжигать или разрезать на мелкие части с использованием технического устройства. Но предварительно следует оформить акт по уничтожению, форма документа произвольная.

В акте следует четко указать, какое количество дел подлежит уничтожению, а также дополнительно взвесить папки. В идеале необходимо, чтобы ответственный за делопроизводство в организации присутствовал при выполнении данной операции, чтобы все соответствовало требованиям конфиденциальности.

Как подготавливать документы

Подготовка и группировка документов

Итак, хранить всю документацию с информацией о личных данных работников необходимо в архиве с ограниченным доступом сотрудников. Сюда передаются все дела о личном составе. Необходимо правильно подготавливать документы на начальном этапе их создания.

За грамотность и своевременное оформление бумаг ответственность возлагается на кадровую службу. Компоновать документы необходимо следующим образом:

  1. Дела заводятся на каждую разновидность документов, то есть отдельно приказы, распоряжения, протоколы, личные карточки и иные.
  2. Каждому делу по отдельности присваивается свой номер учета и обязательно прикладывается опись.
  3. Непременно должно быть обеспечено хранение документации, то есть шкаф либо сейф должен запираться на ключ.
  4. Листки, находящиеся в деле, должны быть подшиты совместно и пронумерованы. Прошивка должна быть скреплена печатью, а также заверяться подписью лица, ответственного за обеспечение хранения.
  5. На папках сшитых бумаг должны быть указаны следующие сведения: даты, длительность хранения и их названия.

Как формировать дела

В личных делах находятся все бумаги, касающиеся трудовой деятельности работника. Такие дела должны быть на каждого работающего в данной организации. Но на практике встречаются случаи, когда работники отдела кадров заводят такие дела лишь на руководящий состав, а это является крайне неверным решением.

Каждая организационная структура обладает правом вести документооборот в нужном ей объеме. В связи с этим для каждого предприятия заводятся дела в различном составе. Хотя в основном необходимо включать документацию следующего характера:

  • провести опись всей документации;
  • обеспечить сохранность резюме и трудовой автобиографии;
  • заполненная в соответствии с установленными нормами анкета;
  • копии аттестатов и дипломов, свидетельствующих об образовании сотрудника;
  • характеристики на сотрудников;
  • приказы о назначении на должность;
  • трудовые договоры, соглашения и обязательства;
  • справочные материалы;
  • приказы о приеме на работы, прекращении трудовых отношений и внутренних перемещениях сотрудника в процессе деятельности на данном объекте.

В данной описи необходима вся информация о порядке размещения документации в личных делах. Подписывается работником, который занимался составление дел.

Дополнительно в делах должна присутствовать анкета, содержащая личные сведения о сотруднике, это биография, семейные данные и образование работника. Для заполнения этой бумаги необходимо воспользоваться выписками из аттестатов, трудовой книжки и паспортными данными.

О распорядительных документах

Порядок хранения распорядительных документов

Распоряжения и приказы, касающиеся личного состав, относятся к наиболее важным документам. Формирование личных дел по каждому сотруднику производится с соблюдением последовательности наступивших событий, например: прием на работу, назначение на должность, перевод на иную должность, присвоение квалификации. Все формируется по отдельным делам-папкам, которые имеют свои порядковые номера.

Для издания многих приказов используется форма, то есть заполняются лишь свободные поля. Дополнительная документация составляется в произвольном формате, но все же стоит придерживаться некоторых рекомендаций.

Хранить документы, касающиеся личного состава работников, следует четко придерживаясь сроков хранения. Подшивать их рекомендуется в отдельные дела, имеющие одни и те же сроки хранения. К примеру, распоряжения на прием или увольнение хранятся 75 лет, а это значит, что их нужно отделить от приказов, обновляемых ежегодно, которые нужно хранить в течение 5 лет.

Если в организации трудится достаточно много работников, то и оборот документов тоже приличный. Соответственно, каждое наименование документа должно храниться по отдельности, то есть если это приказ на увольнение, то он хранится совместно с приказами этого характера.

Разумеется, так будет проще разобраться, где хранятся бумаги. При наличии в распорядительном документе приложения необходимо обеспечить и его сохранность.

На практике все приказы хранятся совместно, а когда становятся необходимы, раскладываются по разным местам. Заявления от сотрудников необходимо, к примеру, также хранить в течение 75 лет. Вся же остальная документация уничтожается после 5 лет хранения.

О правилах хранения и группировки документов смотрите это видео:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/dokumentatsiya-po-lichnomu-sostavu-eto.html

Составление, согласование, регистрация и хранение распорядительных документов по личному составу

Документы по личному составу

В “Справочнике кадровика” № 2, 2007 мы рассматривали, какие распорядительные документы по личному составу являются обязательными, определяли их отличительные особенности. В этом номере остановимся на вопросах составления, согласования, регистрации и хранения распорядительных документов по личному составу.

Распорядительные документы по личному составу, как правило, составляются (подготавливаются) совместно кадровой службой (сотрудником, ответственным за работу с персоналом) и заинтересованными структурными подразделениями. Однако, на наш взгляд, учитывая конфиденциальный характер документов по личному составу, более целесообразно технологические процедуры с ними осуществлять в кадровой службе.

Проекты распорядительных документов по личному составу согласовываются с бухгалтером (как правило, главным), юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна и виза руководителя кадровой службы.

Данные распорядительные документы подписываются обычно руководителем или – в соответствии с распределением полномочий – лицом, уполномоченным на подписание таких документов.

В установленных законом случаях эти документы должны иметь гриф согласования или отметку об учете мнения первичного выборного профсоюзного органа организации.

Распорядительные документы по личному составу доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре, находящемся на хранении в отделе кадров (см. приложение 1). Все эти документы оформляются, как правило, в трех-четырех экземплярах:

  • первый подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе;
  • второй рассматривается как основание для проведения бухгалтерских операций и хранится в бухгалтерии, например в папке “Приказы по личному составу. Копии”;
  • третий помещается в личное дело работника (если такое ведется);
  • четвертый при необходимости передается в соответствующее структурное подразделение.

Все виды и формы распорядительных документов по личному составу должны регистрироваться и храниться отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (подлинники).

Поскольку последствия разных принимаемых кадровых решений неодинаковы в целом для организации и ее сотрудников, то различна и ценность распорядительных документов, в которых они фиксируются.

Большая часть распорядительных документов по личному составу относится к “текущим”. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.

00, распорядительные документы по личному составу и их копии должны храниться во всех организациях, независимо от формы собственности, но срок их обязательного хранения составляет от одного до 75 лет.

Копии таких документов в бухгалтерии и подразделениях хранятся такой же срок или до минования надобности.

Случаи, в которых требуется обязательное ознакомление работника (работников) с документами под подпись

В соответствии со сроками хранения определяются системы регистрации и хранения документов.

Их регистрация может осуществляться по усмотрению самой организации – как в общем массиве, так и отдельно по группам, например: отпуска, командировки, дежурства и отгулы, поощрения и т. д.

Так же могут формулироваться и заголовки дел в номенклатуре дел кадровой службы, например: “Приказы по отпускам” и т. д.

Выбор системы регистрации и хранения таких приказов определяется их количеством в течение года; чем больше число документов, тем целесообразней выделение самостоятельных регистрационных баз данных и дел.

Сама регистрация может вестись в любой форме по выбору организации, ограничений здесь нет: это могут быть журналы, картотеки, компьютерные базы данных.

Однако следует иметь в виду, что многие контролирующие органы и суды в случае трудового спора традиционно отдают предпочтение журнальной форме регистрации.

Структура регистрационного индекса – это порядковая нумерация по возрастанию (валовая) в течение делопроизводственного года с добавлением, как правило, расшифровывающего буквенного индекса, например: “Л / С” – личный состав, “О” – отпуска, “П” – поощрения, командировки -“КМ” и тому подобное.

Дела с такими приказами могут быть переходящими, т. е. их формирование может осуществляться несколько лет (принято – не более 5 лет), т. к. при небольшом количестве листов в деле каждый год заводить новое дело нецелесообразно. Это увеличит сроки хранения части документов, но уменьшит объемы хранимых дел.

Порядок хранения таких документов ничем не отличается от правил хранения других дел с временными (до 10 лет) сроками хранения.

Документы учитываются по номенклатуре дел за последний год их формирования, при закрытии дела уточняются хронологические рамки включенных в дело документов и полнота раскрытия их состава в заголовке.

Сами документы дополнительно не систематизируются, листы не нумеруются, скобки и скрепки могут не выниматься, нет претензий и к качеству папок. После истечения срока хранения они, наряду с другими документами, включаются в акты о выделении к уничтожению.

обязательные распоряжения (приказы) по личному составу

В кадровой службе, кроме “текущих”, издаются распорядительные документы по личному составу, обязательность которых установлена ТК РФ. Например, ст.

68, 841 ТК РФ и другие прямо говорят, что прием на работу, перевод на другую работу и увольнение должны оформляться соответствующими распорядительными документами.

Только они (а не трудовой договор) являются основанием для внесения записей в трудовую книжку работника, о чем в последней по каждой записи дается ссылка на соответствующий номер и дату документа.

Так, в соответствии с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.

03 № 225, все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту распорядительного документа.

Распорядительные документы по личному составу являются юридическими актами, подтверждающими сам факт работы гражданина в данной организации, его квалификацию, занимаемые в процессе работы должности, а также факт и основание увольнения. В соответствии с информационной ценностью эта группа распорядительных документов должна сохраняться столько времени, сколько может понадобиться содержащаяся в них информация.

При определении минимальных сроков их хранения за основу принята средняя продолжительность жизни – 75 лет, но, конечно, документы могут сохраняться и далее минимального срока.

регистрация документов в журнале. формирование дела

Распорядительные документы по личному составу обязательно регистрируются в специальных журналах, имеющих тот же срок хранения – 75 лет. В журнале должен указываться не только регистрационный индекс, но и по возможности фамилии работников, особенности оформления документа: рукописные тексты или исправления, отсутствие виз, дат и др.

Такой же срок установлен и для хранения картотек и указателей к приказам по личному составу, если они создавались для внутренних потребностей кадровой службы организации.

Документы-основания к распорядительным документам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Завершенное дело приказов по личному составу должно быть полностью оформлено в строгом соответствии с архивными правилами, едиными и обязательными для всех организаций, независимо от формы собственности. Полное оформление дела предусматривает:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов в деле;
  • составление заверительной записи (листа-заверителя);
  • составление внутренней описи документов дела;
  • оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело, и др.).

Документы, помещенные в дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.Часть 1 ст. 68 ТК РФ Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.Часть 1 ст. 841 ТК РФ

Приложение 1

Пример доведения до сведения работников под подпись документов поличному составу

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/6145-rasporyaditelnaya-dokumentatsiya-po-lichnomu-sostavu

Состав документов по личному составу, их виды. Какие бывают приказы по личному составу?

Документы по личному составу

Независимо от рода деятельности, любая организация работает с людьми. Юридическое оформление работников необходимо на всех этапах трудовых отношений. В состав документов по личному составу, создаваемых в этих случаях, входит много разного рода бумаг, нормативных актов и персональных данных.

Работодатель обязан не только грамотно вести документы по учету личного состава, но и организовать их хранение, передачу в архив и в необходимых случаях уничтожение. Все эти действия должны соответствовать действующим нормам законодательства.

Что входит в состав документов по личному составу

Все этапы движения сотрудников должны быть в отражены в соответствующих бумагах. В состав документов по личному составу, отражающих движение персонала, входят следующие:

  • документы, связанные с поиском и набором персонала;
  • документы, отражающие текущую деятельность сотрудников;
  • нормативные акты, регламентирующие трудовой процесс и кадровые взаимоотношения;
  • различные приказы по личному составу, как изданные в общей форме, так и унифицированные;
  • документы, включающие личные сведения о работниках;
  • архивные документы по личному составу;
  • документы персонального учета и анкеты;
  • иные виды документов по личному составу.

Правила оформления документов по личному составу

Сотрудники кадровой и секретарской службы предприятия должны помнить о необходимости оформления персональных документов в соответствии с требованиями закона. Правила, прописанные в нормативных актах предприятия, не должны противоречить вышестоящим указаниям.

Правильное оформление документов по личному составу предприятия указано в соответствующей инструкции. В ней с примерами и ссылками должны быть указаны все нюансы фиксации на бумаге работы с персоналом. Этот нормативный акт издается и утверждается руководством организации и носит бессрочный характер.

Персональные документы могут быть оформлены как в электронном, так и в бумажном виде. Если текст пишется от руки, то необходимо следить за аккуратностью почерка и стараться не делать помарок. Любая исправленная ошибка должна быть подтверждена печтью организации и заверена подписью руководителя.

Документы по учету личного состава зачастую носят секретный характер, так как содержат защищенную законом персональную информацию. К работе с ними допускается лишь строго определенный круг специалистов.

Приказы по личному составу

В документах службы персонала выделяют два вида приказов:

  • приказы предприятия по основной деятельности, но касающиеся работы сотрудников;
  • приказы по личному составу фирмы.

Они отличаются способом оформления, порядком утверждения, подписания и издания. Кроме того, с персональными приказами чаще всего работают сотрудники отдела кадров. Там же они и хранятся, отдельно от других документов. Такие приказы входят в состав документов по личному составу организации.

Большая часть личных приказов имеет унифицированные формы. Удобство работы с такими бланками подразумевает их единство для фирмы. Однако обязательное использование стандартизованных бланков предписывается только государственным структурам и бюджетным организациям. Предприятия с иной формой собственности могут не придерживаться этих правил.

Среди персональных приказов чаще всего встречаются следующие:

  • приказы о приеме и увольнении:
  • приказы о перемещении и переводе;
  • командировочные приказы;
  • приказы обо всех видах отпуска;
  • нормативные акты об аттестации, обучении и повышении квалификации и т. д.

Любой приказ по личному составу доводится до сведения того работника, которого он касается. Если сотрудник по каким-либо причинам не подписывает документ, то об этом составляется акт.

Все персональные приказы должны проходить обязательную регистрацию в специальном журнале. При этом им присваивается номер, который говорит о том, что они поставлены на учет и за их исполнением ведется контроль. Копия приказа обязательно подшивается в личное дело, документ-оригинал хранится отдельно в течение года, после чего либо отправляется в архив, либо уничтожается.

Документы предприятия по личному составу

В каждой организации, в зависимости от формы собственности и иных особенностей, будут создаваться различные документы по личному составу предприятия. Их перечень должен быть приведен в инструкции по ведению кадрового делопроизводства.

Чаще всего это:

  • штатное расписание;
  • перечень должностей;
  • трудовые книжки и чистые бланки трудовой книжки;
  • копии персональных документов сотрудников;
  • документы персонального учета и личные дела персонала;
  • должностные и иные инструкции и трудовые договоры работников;
  • приказы или распоряжения, касающиеся сотрудников предприятия по основной деятельности;
  • документы по работе аттестационной комиссии;
  • направления и другие документы на обучение и повышение квалификации;
  • документы об отпусках, переводах и командировках;
  • различные приказы или распоряжения по личному составу;
  • записки, заявления и должностные записки от сотрудников и т. д.

Каждая фирма самостоятельно определяет нужные виды документов по личному составу, а также способ их создания и хранения.

Оформление личного дела

Наиболее важные и полные сведения о сотруднике заносятся в его личное дело. Состав документов и особенности их комплектования определяются каждой организацией самостоятельно и обязательно прописываются в нормативном документе. Можно подшивать копии бумаг как в прямом, так и в обратном порядке либо формировать по группам.

Личные дела могут вестись как на большинство работников организации, так и исключительно на руководителей и ведущих специалистов. Однако на практике большинство организаций предпочитает иметь комплект документов и иных сведений о любом сотруднике, независимо от его должности и статуса.

Категории документов и их копий для хранения в личном деле работника:

  • анкета или личный листок служат для объединения основных биографических сведений;
  • копии документов, удостоверяющих личность и подтверждающих образование и квалификацию, – паспорт, диплом, сертификаты и свидетельства;
  • копия трудовой книжки;
  • заявление о приеме, переводе и другие;
  • копии всех приказов на работника;
  • копия трудового договора;
  • иные персональные документы.

На каждого сотрудника заводится отдельная папка, в которую подшиваются перечисленные документы и их копии. Хранятся личные дела отдельно от других кадровых документов. Они содержат персональные данные, и поэтому не должны быть доступны для посторонних лиц.

Личная карточка: как правильно оформить?

Унифицированная личная карточка сотрудника является обязательной для всех фирм, независимо от формы собственности. Она является базовым документом, предназначенным для учета работников организации.

Личная карточка содержит все основные сведения о работнике. Заполняют ее обычно от руки, но допустимо первичные сведения внести с помощью техники. Ведется личная карточка все время работы сотрудника в организации. При заполнении раздела допускается распечатать и вклеить вкладыш.

При заполнении личной карточки обратите внимание на ссылки кодов. Они указаны справа от тех таблиц, сведения в которых унифицированы. Информация в этих разделах должна соответствовать классификаторам и иным нормативным документам.

Личные карточки будет правильно хранить отдельно от других персональных документов, в сейфе или в металлическом шкафу с замком. Этот документ содержит персональные сведения и подлежат строгому учету. При увольнении работника делается соответствующая запись, и личная карточка оформляется на архивное хранение.

Трудовая книжка: оформление и хранение

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий опыт работы, стаж и должности сотрудника. Ее ведение является обязательным для всех. Она заводится при начале трудовой деятельности и в дальнейшем сопровождает человека вплоть до выхода на пенсию.

Обязанность закупать пустые бланки и вкладыши трудовых книжек лежит на бухгалтерии организации. Ее сотрудники хранят их у себя в сейфе и выдают сотрудникам отдела кадров по требованию. Об этом делается запись в соответствующей учетной книге. Администрации не рекомендуется принимать у работников бланки и чистые вкладыши трудовых книжек неизвестного происхождения.

Оформляется трудовая книжка всегда только от руки. Записи делаются шариковой ручкой с синими чернилами. Если произошла ошибка, то ее надо исправить и подтвердить это подписью администрации и печатью организации. Все вносимые сведения должны соответствовать закону и инструкции.

Хранятся трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их работникам и тем более третьим лицам. Если сотруднику организации необходимо получить сведения о записях в этом документе, то делается копия всех страниц, потом они прошиваются, и каждая страница заверяется печатью. При увольнении трудовая книжка вручается работнику в тот же день.

Оперативное хранение персональных документов

Правильное хранение документов по личному составу – одна из основных обязанностей работников кадровых служб. Информация, содержащаяся в них, относится к разряду персональной и не подлежит разглашению. Кроме того, храниться и обрабатываться такие документы должны с соблюдениями специальных условий.

До подписания трудового договора с будущего работника в обязательном порядке берется письменное разрешение на обработку персональных данных. Копия этого документа подшивается в личное дело или в отдельную папку.

Все документы, касающиеся личных данных, должны храниться изолированно от общих бумаг. Доступ к ним разрешен только специалистам отдела кадров и первому руководителю организации. Сторонним лицам и организациям личные данные работников разглашать строго запрещено. Исключение составляют судебные и прокурорские органы, обратившиеся с официальным документированным запросом.

Для хранения персональных документов составляют отдельную номенклатуру дел. Папки и коробки с документами располагают в запирающихся шкафах. Желательно изолировать их от прямых солнечных лучей и повышенной температуры. Для большого количества документов целесообразно выделить специальное помещение.

Личные дела, анкеты и личные карточки находятся на оперативном хранении до тех пор, пока организация сотрудничает с конкретным работником. После увольнения они отправляются на архивное хранение.

Приказы по персоналу хранятся в течение года после их издания. Должностные и иные инструкции бессрочны вплоть до их отмены. Штатное расписание, а также график отпусков издаются ежегодно и хранятся в отделе кадров либо в бухгалтерии еще год после завершения действия.

Архивное хранение документов персонала

После окончания срока оперативного хранения данные о персонале отправляются в архив документов по личному составу. Это может быть подразделение организации либо сторонняя, чаще всего государственная, организация.

Перечень документов, подлежащих длительному архивному хранению, следующий:

  • личные дела, анкеты и личные карточки уволившихся работников;
  • невостребованные трудовые книжки и вкладыши;
  • приказы и распоряжения по личному составу с истекшим сроком хранения;
  • журналы по учету движения документов по персоналу;
  • штатное расписание;
  • графики отпусков;
  • иные документы, необходимость хранения которых предусмотрена законодательством либо комиссией.

Документы в архив оформляет сотрудник отдела кадров либо секретарь. Длительно хранить дела и другие бумаги можно как в самой организации, так и по договору в специализированном учреждении.

Документы в папке для длительного хранения формируются по дате, начиная от самой ранней. Следует внимательно следить за физической сохранностью бумаги и, если необходимо, сделать и заверить копию. Все листы дела нумеруются и прошиваются, после чего составляется опись.

Папки с документами следует размещать в строгом порядке. В самом помещении надо поддерживать оптимальную температуру и невысокую влажность, а также не допускать попадание прямого солнечного света. Стеллажи следует регулярно очищать от пыли, а комнаты с документами обрабатывать от грызунов и других вредителей.

Уничтожение персональных документов

Несмотря на длительное хранение, документы по личному составу могут быть уничтожены. Перед этой процедурой проходит заседание специальной комиссии, которая коллегиально принимает решение о дальнейшей судьбе персональных документов.

Уничтожение всегда происходит строго по описи, в присутствии всех членов комиссии. Это может быть сжигание, уничтожение методом измельчения, прессование и другие способы.

Состав персональных документов многолик и разнообразен. Работникам кадровых служб и руководству предприятий следует знать, как их правильно оформлять, хранить и уничтожать.

Источник: http://fb.ru/article/239787/sostav-dokumentov-po-lichnomu-sostavu-ih-vidyi-kakie-byivayut-prikazyi-po-lichnomu-sostavu

Центр права
Добавить комментарий